【正文】 機構(gòu)員工已完全瞭解只有蓋上 “ 受控 ” 章的文 件 ， 才是正式授權(quán)文件 ， 那麼 ,蓋 “ 非受控 ” 章做法可以取消 〃 注 ：有些機構(gòu) ， 由於組織簡單 ,員工紀律良好 ,更 無需在文件上蓋上任何識別印章 . 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 87 . 運作精簡化 例 :進行供應(yīng)商認可評估后 ,所得評估記 錄一般都先經(jīng)審核才確定合格 /認可的供應(yīng)商 ,但 有些機構(gòu)的審批是重復進行 ,過程如下圖所示 。 刪除 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 供應(yīng)商評估 審核評估結(jié)果 合格 /認可供應(yīng)商各單 審批名單 88 . 運作精簡化 分析 :合格 /認可供應(yīng)商名單需要再經(jīng)審核 ,是重 復做法 。 基本上合格 /認可供應(yīng)商名單是依照 獲審批的評估的結(jié)果而編制 ,再審批名單 ,一 般無此需要 . 例 :ISO9000的 ,要求頇清晰 釐訂質(zhì)量記錄保存期和負責人 ,一些公司會 有以下措施 : 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 89 . 運作精簡化 (一 ) (二 ) (三 ) 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 於程序文件中列出有關(guān)記錄之保存期、負責人 各部門制訂部門記錄總表列出部門記錄的保存期、負責人 MR制定公司記錄總表 90 . 運作精簡化 分析 :上述三項工作都有不少互相重復 ,若加以 「 精 簡化 」 ,只需擬訂一份記錄列明質(zhì)量記錄的保 存期和負責人等資料便已足夠 . 例 /詴驗 :產(chǎn)品由一個部門完成加工后 ,轉(zhuǎn)送 下一部門前 ,很多時都會先經(jīng)驗合格 ,才作運 輸 。 有些公司為要加強質(zhì)量保障 ,會在正式 移交製品時 ,由接收部門再進行抽檢 . 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 91 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 生產(chǎn)加工 檢 驗 運 輸 正式移交 92 . 運作精簡化 分析 :運輸前后的兩次檢驗是重復的工作 ,假如 第一次檢驗能發(fā)揮其應(yīng)有作用 ,而運輸過程 又受到控制 , 第二次檢驗便是一種浪費 .事 實上 ,多做一次檢驗只是消極方法 ,對改善質(zhì) 量並無幫助 ,工作重點是提高製品檢驗效能 和使質(zhì)量在運輸過程中得所到保護 . 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 93 . 運作精簡化 4) 使用合併方法 除了 「 取消 」 重復和無必要的運作外 , 另一 「 精簡化 」 的方法是把相關(guān)的措施 /文 件 /記錄 「 合併 」 ,除了刪減文件數(shù)量 ,更可 簡化運作和節(jié)省資源 .這原則在很多地方均 可應(yīng)用 ,列舉如下 : 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 94 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 ISO9000條文 合併方式 u 將發(fā)放記錄名單作為文件首頁的部份內(nèi)容 ,即將發(fā)放 清單與文件合併 u 將發(fā)放清單與文件總覽表合併 把備份資料的磁碟標簽與備份記錄合併 ,如圖 : Backup Data: Date 95 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 ISO9000條文 合併方式 將供應(yīng)商資料表與評估記錄合併 把供應(yīng)商表現(xiàn)評估作為管理評審會議的部份議程 物品識別標簽與檢驗狀態(tài)標簽合併 把列出需要預防性修護設(shè)備的總覽表、定期維護時間表和維護記錄合並 Part No: □ Acc □ Rej. 96 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 ISO9000條文 合併方式 10檢驗和試驗 將只進行簡單資料核對的來料檢驗記錄與收貨記錄合併 :於來貨單蓋上收貨印章及簽署作為檢驗合格證據(jù)檢驗 /試驗報告與不合格處理記錄合併 11檢驗、測量和試驗設(shè)備的控制 把檢驗 、 測量和試驗設(shè)備的總覽表和校準時間表合併 把 列出需要預防性修護設(shè)備的總覽表、定期維護時間表和維護記錄合並 97 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 ISO9000條文 合併方式 11檢驗、測量和試驗設(shè)備的控制 把檢驗 、 測量和試驗設(shè)備的總覽表和校準 時間表合併 糾正及預防措施 客戶投訴的跟進由於與內(nèi)部發(fā)現(xiàn)之質(zhì)量問題及內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)不合格項的跟進 ,基本是一致的 ,故可將各跟進過程合併為一個程序(見下圖 ),用同一記錄表格 98 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 ISO9000條文 合併方式 糾正及預防措施 記錄問題 分析原因 擬訂改善措施 執(zhí)行措施 跟進措施的有效性 通知客戶 /有關(guān)部門 99 . 運作精簡化 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 ISO9000條文 合併方式 內(nèi)部質(zhì)量審核 把 內(nèi)部質(zhì)量審核的審核的內(nèi)容記於內(nèi)部質(zhì)量審核程序文件中 ,即將審核 「 內(nèi)部質(zhì)量審核 」 的清單和該程序文件合併 對應(yīng)用統(tǒng)計技術(shù)的需要性檢討作為管理評審會議的議程之一 100 . 運作精簡化 5) 建立靈活性 在釐訂程序和制度時要顧及實際需要 ,例如考 慮在特殊情況下給與某些靈活性 ,避免刻板的 制度成為有效運作的障礙 ,這也是管理上的 「 權(quán)變 」 觀念 . 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 101 . 運作精簡化 在 ISO9000標準里 ,例如對物料可作緊急放行 (條 文 )和不合格品的讓步接受 ()等項 , 也給與相當?shù)撵`活性 。 事實上 ,在講求應(yīng)變的商業(yè)環(huán) 境 ,靈活性是不能忽視的 ,但靈活性亦應(yīng)有所規(guī)範 ,而 不能濫用 。 以下是運用靈活性以達致有效運作的一 些例子 : 卓越價值 .顧客滿意 運作精簡化 102 . 運作精簡化