【正文】 息占有的優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為開(kāi)發(fā)利用方面的優(yōu)勢(shì)，為機(jī)構(gòu)決策和行使職能服務(wù)。具體的目標(biāo)：一是廣泛，即拓寬利用范圍，既要方便機(jī)構(gòu)內(nèi)部的查詢和利用，又要增加機(jī)構(gòu)外部對(duì)文件信息的查詢和利用，滿足其他社會(huì)組織和公民的政務(wù)信息需求；二是高質(zhì)，即除了提供原始文件利用及保證其準(zhǔn)確性外，還對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行深度整理和挖掘，并提供多種檢索途徑，提高查全率和查準(zhǔn)率；三是及時(shí)，要準(zhǔn)確把握和預(yù)見(jiàn)各方面的信息需求，在第一時(shí)間實(shí)時(shí)提供利用；四是合理，要保護(hù)電子文件的信息安全，避免在利用過(guò)程中遭到破壞，避免非法用戶的訪問(wèn)。 ⑦ 電子文件管理原則 為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運(yùn)行環(huán)境中選擇和實(shí)施有效的管理，全面實(shí)現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原則。 全程一體化管理原則： 在電子環(huán)境中，電子文件的信息存儲(chǔ)分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固定載體，載體控制的方法體系徹底失效，需要重新構(gòu)建以系統(tǒng)控制為核心的方法體系，即通過(guò)功能完備的電子文件形成系統(tǒng)（即形成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)）、長(zhǎng)期保管系統(tǒng)（專門的電子文件 /檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)）來(lái)保證電子文件的真實(shí)、完整和可用。這樣的方法體系必須做到電子文件形成階段和保存階段的全程統(tǒng)一，即實(shí)現(xiàn)電子文件形成系統(tǒng)和長(zhǎng)期保管系統(tǒng)功能的集成配套。因此，電子文件管理必須遵循全程一體化管理的原則，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期中進(jìn)行連貫、一體化、一致的全程管理和監(jiān)控。我國(guó)《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 在總則中規(guī)定：“應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性”。 電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，旨在建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的管理體制、目標(biāo)體系、制度體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、程序體系和技術(shù)方法體系。電子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的無(wú)縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。電子文件的全程管理是一種過(guò)程管理，通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過(guò)程的可控性強(qiáng)，過(guò)程控制的反饋周期短，因此，對(duì)電子文件牛成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等每一項(xiàng)具體管理活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過(guò)程管理中，所有有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件在管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。 前端控制原則 前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略，是優(yōu)化管理功能、提高管理效率的科學(xué)理念，是新構(gòu)建的文件管理流程的重要特點(diǎn)，對(duì)改善管理功能和效率具有明顯的作用。 前端控制是以電子文件生命周期理論為基礎(chǔ)，從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）一直到歸檔整個(gè)過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析，給予全盤規(guī)劃，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。 資源整理 數(shù)字檔案館必須對(duì)接收進(jìn)館的各類數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理、控制。 首先， 根據(jù)數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方法，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有序排列和有效控制。 其次， 進(jìn)行檔案數(shù)字資源的技術(shù)鑒定，如鑒定其清晰度、準(zhǔn)確性和完整性等，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信息。第三， 按照國(guó)家法律法規(guī)要求，根據(jù)不同網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的傳播范圍、用戶群體和使用方式等，對(duì)涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私及其他敏感信息的數(shù)字檔案進(jìn)行劃控處理，涉密檔案限于在涉密網(wǎng)發(fā)布，內(nèi)部信息在內(nèi)網(wǎng)（包括政務(wù)網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等）使用；開(kāi)放信息則在公眾網(wǎng)發(fā)布，通過(guò)開(kāi)放審查確保數(shù)字檔案利用的安全性。 （ 三） 科技研究帶動(dòng)檔案信息化創(chuàng)新 太倉(cāng)市檔案局積極在檔案科技領(lǐng)域加強(qiáng)研究與實(shí)踐，先后 承擔(dān) 國(guó)家級(jí)課題研究 3個(gè)，省級(jí)課題研究 4個(gè)，獲國(guó)家檔案局科技成果三等獎(jiǎng)、江蘇省檔案科技成果一等獎(jiǎng)和二等獎(jiǎng)，江蘇省檔案管理與創(chuàng)新最佳案例，蘇州市科學(xué)技術(shù)進(jìn)步三等獎(jiǎng)，太倉(cāng)市優(yōu)化發(fā)展環(huán)境二等獎(jiǎng)，太倉(cāng)市科學(xué)技術(shù)進(jìn)步二等獎(jiǎng)等各類獎(jiǎng)項(xiàng) 13個(gè)，為太倉(cāng)檔案信息化穩(wěn)步發(fā)展、率先發(fā)展注入了強(qiáng)大的動(dòng)力。 2023年 12月，國(guó)家級(jí)課題《基于 OAIS模型的縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)及核心技術(shù)應(yīng)用研究》通過(guò)鑒定，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)李和平充分肯定了課題的研究成果和發(fā)展前景，認(rèn)為該課題填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)理論研究的空白。依托課題研究成果，太倉(cāng)市數(shù)字檔案館 (室 )系統(tǒng)全面建成。全市機(jī)關(guān)檔案室與檔案館通過(guò)電子政務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的在線歸檔、在線上傳、在線檢查、在線利用等各項(xiàng)功能。 2023年，在檔案安全領(lǐng)域深化探索研究，承擔(dān)國(guó)家級(jí)檔案科技項(xiàng)目《基于 RFID的檔案實(shí)時(shí)安全管理體系適用性研究》，項(xiàng)目應(yīng)用操作性好、實(shí)用性強(qiáng)、自動(dòng)化程度高，極具推廣價(jià)值，并順利通過(guò)國(guó)家檔案局鑒定 《 江蘇省檔案科技項(xiàng)目管理辦法 》 《 江蘇省檔案優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)勵(lì)辦法 》 四、江蘇省數(shù)字檔案館評(píng)估 《 數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程 》 DB32/T18922023 六部分 54條 100+5分 數(shù)字檔案系統(tǒng)測(cè)評(píng) — 國(guó)家檔案局 五、檔案信息化工作發(fā)展展望 （一）檔案信息化工作發(fā)展要求 以人為本 智能數(shù)字 安全可靠 綠色節(jié)能 以人為本，是一種對(duì)人在社會(huì)歷史發(fā)展中的主體作用與地位的肯定，強(qiáng)調(diào)人在社會(huì)歷史發(fā)展中的主體作用與目的地位；它是一種價(jià)值取向，強(qiáng)調(diào)尊重人、解放人、依靠人和為了人；它是一種思維方式，就是在分析和解決一切問(wèn)題時(shí)，既要堅(jiān)持歷史的尺度，也要堅(jiān)持為人的尺度。 發(fā)展應(yīng)當(dāng)是以人為本的發(fā)展，而不應(yīng)當(dāng)是以物或以經(jīng)濟(jì)為本的發(fā)展 發(fā)展應(yīng)當(dāng)是以絕大多數(shù)人為本的發(fā)展，而不應(yīng)當(dāng)是以少數(shù)人為本的發(fā)展 發(fā)展應(yīng)當(dāng)是以無(wú)數(shù)個(gè)具有平等權(quán)利的個(gè)體人為本的發(fā)展 通過(guò)全面提升提優(yōu)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、圖片數(shù)據(jù)庫(kù)、音視頻數(shù)據(jù)庫(kù)和智慧收集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源全流程控制。全面完成檔案數(shù)字化，智能化接收具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物，并對(duì)檔案進(jìn)行智能化整理和鑒定，入庫(kù)保存，為發(fā)揮記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的獨(dú)特作用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，建成“以人為本”的檔案館。 通過(guò)建立智慧檔案管理系統(tǒng)和（云）查詢應(yīng)用系統(tǒng)、民生檔案共享平臺(tái)和檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用的智能服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立各種數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分析，找到數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)而為利用者提供人性化的服務(wù)，把死檔案變成活信息，建成“數(shù)字智能”的檔案館。 通過(guò)充分利用云存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和智慧物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建設(shè)智能安防、 3D庫(kù)房、智能機(jī)房，建立安全認(rèn)證體系和科學(xué)合理的備份機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體和信息安全的全方位監(jiān)控，構(gòu)建檔案實(shí)體和信息安全的屏障，建成“安全可靠”的檔案館。 通過(guò)利用社會(huì)基礎(chǔ)硬件和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的全技術(shù)支持。利用云計(jì)算的技術(shù)，滿足服務(wù)器的快速擴(kuò)容及數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)，大幅降低系統(tǒng)投資維護(hù)成本，建成“綠色節(jié)能”的檔案館。 （二）檔案信息化發(fā)展目標(biāo) 檔案資源是為了利用的 檔案部門進(jìn)行各種努力的目的，就是把有價(jià)值的文件保存拿下來(lái)，并使它可供利用。 （美）謝倫伯格 每個(gè)用戶有其檔案 檔案館（室）保管、收藏的幾乎都是公共檔案，理應(yīng)為全社會(huì)成員所共有、共享和共用。人人都有利用檔案資源的權(quán)利。在檔案事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)充分樹(shù)立公共、平等理念，公平對(duì)待每一位用戶。 每份檔案有其用戶 要求檔案部門積極開(kāi)展主動(dòng)服務(wù)，積極為檔案尋找用戶，是每一份檔案都能得到有效利用。信息時(shí)代檔案利用多元化，要求檔案部門積極為檔案尋找用戶、開(kāi)拓用戶市場(chǎng)。 節(jié)省用戶時(shí)間 “快、準(zhǔn)、便、省”是檔案服務(wù)時(shí)代的要求、用戶的普遍心理。完善的檔案檢索工具體系、檔案資源建設(shè)、新技術(shù)運(yùn)用 …… 檔案館是一個(gè)成長(zhǎng)著的有機(jī)體 在檔案事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中要根據(jù)環(huán)境的變化不斷調(diào)準(zhǔn)定位、制度、職能、結(jié)構(gòu)、價(jià)值追求等?，F(xiàn)在的檔案館室正處于傳統(tǒng)檔案館室向現(xiàn)代檔案館轉(zhuǎn)變過(guò)程中，切實(shí)加強(qiáng)檔案館室的進(jìn)化力和發(fā)展力。 倉(cāng)庫(kù)式檔案館 現(xiàn)代化檔案館 數(shù)字檔案館 智慧檔案館 —— 有機(jī)生命體 檔案信息化建設(shè)將產(chǎn)生更多的問(wèn)題需要我們?nèi)ソ鉀Q和克服： 數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存和可用 信息安全 數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)化 憑證問(wèn)題 著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)保護(hù) 技術(shù)設(shè)備過(guò)時(shí)更新 管理理念方法 ?? 六、結(jié)束語(yǔ) 標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確性 檔案數(shù)據(jù) 長(zhǎng)期保存、可用 ? ?謝謝！ 演講完畢，謝謝觀看！