【正文】 23 指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會檔案信息資源管理、保存和利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息共享利用的， 以檔案信息集成管理系統(tǒng)呈現(xiàn)的 虛擬檔案館 。 數(shù)字檔案館構(gòu)成要素 ⑴ 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備 ⑵ 數(shù)字資源與數(shù)據(jù)庫 ⑶ 應(yīng)用系統(tǒng)與服務(wù)平臺 ⑷ 保障體系 ⑴ 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備 數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)主要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建和硬件設(shè)備的配置。數(shù)字檔案館面向三類服務(wù)對象：檔案局（館）內(nèi)部工作人員、政府部門和社會公眾。 局域網(wǎng)是連接檔案館內(nèi)部各部門及相關(guān)資源的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)平臺，基于局域網(wǎng)平臺，數(shù)字檔案館履行著對檔案資源的“收集、管理、保存、利用”等業(yè)務(wù)功能和日常辦公活動。 依托廣域覆蓋、全面開放的互聯(lián)網(wǎng)的公共網(wǎng)絡(luò)平臺，數(shù)字檔案館在實(shí)現(xiàn)公眾對檔案資源最廣泛共享的同時采集具有保存價值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，以便為民眾所需提供更好的服務(wù)。”數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，在自建網(wǎng)絡(luò)的同時因地制宜，充分利用已有的信息共享平臺和網(wǎng)路基礎(chǔ)設(shè)施，以提高建設(shè)效率。 服務(wù)器又根據(jù)所承擔(dān)的任務(wù)不同而分成主服務(wù)器和輔助服務(wù)器兩類。硬件設(shè)備的優(yōu)化配置直接關(guān)系到數(shù)字檔案館的運(yùn)行效率和安全。有資料顯示，由于硬件所造成的系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)災(zāi)難約占 30%，可見硬件對于數(shù)字檔案館建設(shè)的重要程度。 來源范圍：包括檔案館的數(shù)字資源、各立檔單位移交進(jìn)館的電子文件和電子數(shù)據(jù)，以及從各種渠道收集來的具有檔案性質(zhì)的專題信息。 信息形式：既有文本、照片、圖片等平面數(shù)據(jù)，又有音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)，以及網(wǎng)頁、數(shù)據(jù)庫等結(jié)構(gòu)化的復(fù)合信息。檔案數(shù)字化是解決館藏“非數(shù)字檔案”在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提供利用的階段性工作。在數(shù)字形式的文件比例越來越大的今天，電子文件將成為檔案的主要來源。 目錄數(shù)據(jù)庫是是數(shù)字資源與利用者之間的橋梁，從上個世紀(jì) 90年代開始，各個有條件的檔案館為了提高檔案的檢索速度，陸續(xù)通過人工人錄入的方式，逐步建立起包括案卷目錄、文件目錄和各個專題目錄數(shù)據(jù)體系，大大提高了工作效率。 內(nèi)容數(shù)據(jù)庫人們習(xí)慣上也稱為全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上它除了文件的全文等平面數(shù)據(jù)，還包括多媒體數(shù)據(jù)等。 元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的的數(shù)據(jù)，它是保證數(shù)字檔案的原始性、可靠性和可用性的一項(xiàng)重要措施。 ⑶ 應(yīng)用系統(tǒng)與服務(wù)平臺 ① 應(yīng)用系統(tǒng) 數(shù)字檔案館的的應(yīng)用系統(tǒng)是一個可擴(kuò)展的、基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案收集、管理、保存、利用四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)，也是檔案信息化建設(shè)成果具體的、最主要的表現(xiàn)形式。 一是基于局域網(wǎng)的檔案綜合管理平臺，局域網(wǎng)系統(tǒng)是檔案信息資源總庫所在地，檔案綜合管理平臺是滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和對數(shù)字檔案核心資源進(jìn)行有效管理的需要； 二是基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺，是數(shù)字檔案館連接本級各黨政機(jī)關(guān)立檔單位的主干平臺，它依托本級政務(wù)網(wǎng)，能夠在線接收各立檔單位的電子文件，同時為黨政機(jī)關(guān)用戶提供檔案的在線查閱利用服務(wù)； 三是基于公眾網(wǎng)的檔案信息服務(wù)平臺，一般是通過檔案信息網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時采集具有利用價值的各類數(shù)字信息進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最廣泛的共享。保障體系應(yīng)該包括體制機(jī)制的保障、人才和資金的保障、信息安全的保障、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的保障等方面。數(shù)字檔案館建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，所以從論證、建設(shè)到運(yùn)維、管理各個階段都必須有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)來保證。 ② 安全保障。 ③人才和資金保障 與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館對管理人員的素質(zhì)要求明顯提高，但由于受原有基礎(chǔ)和工作條件的限制，既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才的緊缺，成為數(shù)字檔案館建設(shè)的一個主要制約因素。數(shù)字檔案館建設(shè)的資金來源，與檔案館庫建設(shè)一樣，是政府財政的投入，同時數(shù)字檔案館建設(shè)是一個漸進(jìn)的過程，要根據(jù)整體規(guī)劃分步實(shí)施，確保投資的效益最大化。一是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)檢索語言、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)格式與交換格式、元數(shù)據(jù)和對象數(shù)據(jù)格式等；二是管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如數(shù)字檔案信息采集、報送、接收、整理、著錄、編目、鑒定、劃控等各項(xiàng)工作的管理要求操作規(guī)范；三是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如電子文件歸檔范圍、檔案數(shù)字化流程、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)交換規(guī)范等；四是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案存儲備份技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點(diǎn)。 傳統(tǒng)載體數(shù)字化： 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化 照片檔案的數(shù)字化 音頻檔案數(shù)字化 視頻檔案數(shù)字化 縮微膠片數(shù)字化 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 312023 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程 DB32/T18942023 經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。 ② 組織實(shí)施：檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全規(guī)章制度，明確管理機(jī)構(gòu)和人員，確保檔案實(shí)體、信息及檔案數(shù)字化成果的安全，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。 ㈤ 檔案數(shù)字化工作應(yīng)實(shí)施全程攝像錄像監(jiān)控，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)應(yīng)由組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位保存3年以上。 ㈦ 條進(jìn)入場所的工作人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等具備照相攝像功能的設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)等信息設(shè)備及與工作無關(guān)的物品；未經(jīng)安全保密管理人員許可，嚴(yán)禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。 ④ 數(shù)字化流程和成果管理 (一 )檔案出入庫必須仔細(xì)清點(diǎn)，完備登記和辦理交接手續(xù)； (二 )按卷 (批 )建立檔案數(shù)字化處理單，在數(shù)字化加工流程中與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)，每個檔案交接環(huán)節(jié)均清點(diǎn)簽字； (三 )發(fā)現(xiàn)檔案原件錯、缺、污、損等情況的，要及時與檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位管理人員共同審核，并登記、簽字確認(rèn)； (四 )檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)在專用檔案裝具中保管，嚴(yán)禁隨地堆放，使用完畢及時歸還入庫； (五 )檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和工作人員嚴(yán)禁留存、復(fù)制、摘抄檔案。 ㈦ 檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，采取可靠措施安全保管，交接應(yīng)辦理手續(xù)；嚴(yán)禁私自復(fù)制、留存、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借或出售檔案數(shù)據(jù)，不得泄露檔案信息。 ㈧ 檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位應(yīng)科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)，并采用異質(zhì)、異地備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)完整、安全和長期可用。 ㈩ 檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位應(yīng)制定檔案數(shù)據(jù)利用管理制度，規(guī)范利用流程，采取防護(hù)措施，確保利用過程安全可控。 ㈡ 用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及信息系統(tǒng)必須與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離；禁止安裝使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和外圍設(shè)備；不得使用筆記本電腦、平板電腦等便攜信息設(shè)備。需開啟使用時，應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn)和登記并由組織實(shí)施檔案數(shù)字化單位安全保密管理人員全程監(jiān)督。 ㈤ 用于檔案數(shù)字化的設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自外送維修，維修應(yīng)有專門人員現(xiàn)場監(jiān)督。 ㈥ 用于檔案數(shù)字化的設(shè)備和存儲介質(zhì)，未進(jìn)行符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的信息和數(shù)據(jù)清除，不得改做其他用途。 ㈦ 移動存儲介質(zhì)和刻錄機(jī)等數(shù)據(jù)拷貝設(shè)備應(yīng)由檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位指定專人保管，每次使用應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)和登記，并在保管人員的監(jiān)督下使用，用后立即歸還。 ⑥監(jiān)督與檢查 ㈠ 各級檔案、保密行政管理部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，聯(lián)合或者單獨(dú)對本行政區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字化組織實(shí)施單位、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及有關(guān)工作人員執(zhí)行本辦法的情況和安全保密情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并逐級適時報送相關(guān)情況。 ㈢ 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)違反本辦法，情節(jié)嚴(yán)重或逾期不整改的，由檔案、保密行政管理部門依照有關(guān)法律法規(guī)予以查處 。 ①電子文件釋義 一是 2023年發(fā)布的 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB/T188942023）對電子文件的定義是：電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 ② 電子文件的內(nèi)涵 電子文件的內(nèi)涵把握和理解： 第一，電子文件的來源主要有三個方面，即在公務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件（多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，例如， OA系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、 Email信件等）；在社會活動（包括經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科研、社交、生活等）中形成的電子文件（除了文本、圖像、聲音或影像等外，還有光柵圖（像素圖）、矢量圖、數(shù)據(jù)庫文件等形式存在，如 CAD文件、 CAM文件等）；由傳統(tǒng)載體的模擬信息經(jīng)采集、轉(zhuǎn)換后形成的電子文件（如文字、圖片信息通過掃描儀轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，錄像、錄音等通過聲音、影視圖像數(shù)字化卡將模擬信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息等）。電子文件是文件類型的一種，它應(yīng)符合文件的一切必要特征。作為文件家族的新成員，電子文件具有文件的各種屬性，特別是具有特定的要素、作用和效力。 第三，電子文件由內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息三要素構(gòu)成的。背景信息是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及和文本之間相互關(guān)系的信息，包括表示文件來源與傳送目的地的信息以及與文件形成和存在、維護(hù)相關(guān)的其他描述性信息等（如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者、文件狀態(tài)改變的說明、文件生成的軟硬件環(huán)境等）。