【正文】 素所涉及到的各個(gè)職能部門的活動(dòng)的文件，包括系統(tǒng)性程序文件和運(yùn)行操作性程序文件，它是手冊(cè)的支持性文件，可被視為組織內(nèi)部強(qiáng)制執(zhí)行的法規(guī)性文件。其內(nèi)容、數(shù)量、表達(dá)方法和格式可由組織自行確定，但一般程序文件都不涉及純技術(shù)細(xì)節(jié)，而且同一個(gè)組織的所有程序文件通常應(yīng)采用同一種結(jié)構(gòu)和編排格式。從內(nèi)容上講，程序文件可以涉及體系的一個(gè)要素或要素中的一部分，也可以是幾個(gè)要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)，其基本內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)的目的和范圍、活動(dòng)的相關(guān)職責(zé)、何時(shí)、何地做什么，如何做、采用何種材料、設(shè)備和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。程序文件應(yīng)確保組織的環(huán)境管理活動(dòng)始終處于程序化和文件化的受控狀態(tài)。 2023/1/26 78 作業(yè)指導(dǎo)書或操作規(guī)程是組織針對(duì)全過程中每一項(xiàng)活動(dòng)或每一道工序而制定的控制性文件，它側(cè)重于操作崗位或某一局部活動(dòng)，是對(duì)程序文件的細(xì)化、補(bǔ)充和展開，相當(dāng)于程序文件的實(shí)施細(xì)則。通常一個(gè)程序文件可由若干個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書或操作規(guī)程來支持，作業(yè)指導(dǎo)書主要應(yīng)包括的內(nèi)容有工藝流程、操作步驟、技術(shù)要求細(xì)節(jié)和檢驗(yàn)規(guī)定等。 環(huán)境管理體系的第四層文件是記錄。它為環(huán)境管理體系的實(shí)施和運(yùn)行提供了見證和可追溯性，同時(shí)也是組織實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的重要依據(jù)。 環(huán)境管理各層次文件之間應(yīng)當(dāng)作到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序和不存在矛盾。由于各層次文件存在相互支援、相互引用和互為補(bǔ)充的關(guān)系，因此，組織在編制體系文件時(shí)應(yīng)提供查詢相關(guān)文件的途徑，以便于查找標(biāo)準(zhǔn)中各項(xiàng)要求的落腳點(diǎn)。所謂查詢途徑實(shí)際上就相當(dāng)于體系文件的索引和按標(biāo)準(zhǔn)要求查找相關(guān)文件的路線圖。但環(huán)境管理體系文件與其他體系文件交叉時(shí)，也應(yīng)提供其他文件的查詢方法。 2023/1/26 79 ? 各體系文件的一體化問題 環(huán)境管理體系文件是組織全面管理體系的一個(gè)組成部分，因而，環(huán)境管理體系文件應(yīng)與組織的其他管理體系文件相協(xié)調(diào)，可根據(jù)組織的具體情況將環(huán)境管理體系文件納入到其他體系文件中去，也可引用其他體系文件作為環(huán)境管理體系文件的內(nèi)容。由于各管理體系要素的兼容性特點(diǎn)，將來體系文件的整合是必然趨勢(shì)，這樣做的好處在于文件管理統(tǒng)一，減少不必要的重復(fù)工作。另外，標(biāo)準(zhǔn)并未強(qiáng)求組織編制專門的環(huán)境管理手冊(cè)，而且我們也始終提倡應(yīng)建立一個(gè)簡(jiǎn)潔、實(shí)用而科學(xué)合理的體系文件系統(tǒng)，所以，過分追求繁瑣和復(fù)雜的文件系統(tǒng)的做法是不可取的。文件的最根本要求應(yīng)該是具有符合性、可操作性和相容性。 ? 文件載體的形式 文件可采用書面或電子的形式，或兩者并用，可視組織的實(shí)際條件和需要而定。采用電子媒體的特點(diǎn)是節(jié)約資源、容易更新、發(fā)布迅速且便于發(fā)放控制，但需注意防磁、防丟失和防病毒。 2023/1/26 80 文件控制 組織應(yīng)建立并保持一套程序，以控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件，從而確保： a. 文件便于查找； b. 對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性； c. 凡對(duì)環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本； d. 迅速將失效文件從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回、或采取其它措施防止誤用； e. 對(duì)出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標(biāo)識(shí)。 f. 所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識(shí)明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立和修改各種類型文件的程序和職責(zé)。 2023/1/26 81 理解要點(diǎn)： ? 文件控制的含義 文件控制是指對(duì)文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、報(bào)廢和回收等一系列管理工作，組織應(yīng)對(duì)此建立和執(zhí)行文件化的程序。 ? 文件控制的目的 環(huán)境管理體系文件是組織環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的依據(jù)，主要包括環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范等體系相關(guān)文件，同時(shí)還包括適用于組織活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的環(huán)保法律法規(guī)及其他要求，文件是行動(dòng)的指針，因此，文件的控制和管理工作對(duì)體系運(yùn)行至關(guān)重要。如果文件的使用和管理工作失控，將對(duì)組織的環(huán)境管理工作帶來重大影響。組織應(yīng)對(duì)其環(huán)境管理體系文件進(jìn)行系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理，以保證文件的適用性、完整性和協(xié)調(diào)性，保證與環(huán)境管理體系運(yùn)作有關(guān)的所有人員在履行其職責(zé)時(shí)都能獲得正確的、現(xiàn)行有效的信息，作到有章可循。需要注意的是，組織體系的成功運(yùn)行并不等于一定要擁有一個(gè)繁瑣的文件控制系統(tǒng)。組織應(yīng)緊密圍繞 EMS的有效實(shí)施和環(huán)境表現(xiàn)的持續(xù)改進(jìn)這一目的，來建立一套簡(jiǎn)潔、方面、快捷、準(zhǔn)確、實(shí)用而又有效的文件控制機(jī)制。 2023/1/26 82 ? 對(duì)文件控制的要求 1. 文件發(fā)放前應(yīng)由授權(quán)人審核并確認(rèn)其適宜性，批準(zhǔn)后按照文件控制程序進(jìn)行發(fā)放，并做好登記和注冊(cè)。 2. 文件容易查找。明確文件的存取位置和簡(jiǎn)便的文件查找方法，編制文件目錄并對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)。 3. 確保關(guān)鍵崗位能得到現(xiàn)行有效的文件。文件管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)允許，不得隨意翻印、復(fù)制和外借，以免丟失或損壞。 4. 定期評(píng)審和修訂，以確認(rèn)其適宜性和有效性。修訂文件之前應(yīng)由授權(quán)人進(jìn)行審批。 5. 文件失效后應(yīng)及時(shí)從所有曾經(jīng)發(fā)放的部門和使用場(chǎng)所收回，避免繼續(xù)使用或誤用。 6. 法律要求有些文件失效后還應(yīng)繼續(xù)保留，以備必要時(shí)查詢所需信息，或出于保留知識(shí)和信息的需要不能銷毀，對(duì)這些文件應(yīng)有明顯區(qū)別于有效文件的適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 ? 對(duì)文件本身的要求 EMS體系文件應(yīng)當(dāng)字跡清楚，注明批準(zhǔn)頒布日期和修訂日期，應(yīng)作到標(biāo)識(shí)明確，易于查找。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立、評(píng)審和修訂各種類型文件的程序和職責(zé)，并在規(guī)定的期間內(nèi)對(duì)文件予以保存。 2023/1/26 83 運(yùn)行控制 組織應(yīng)根據(jù)其方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確定與所標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行與活動(dòng)。應(yīng)針對(duì)這些活動(dòng)（包括維護(hù)工作）制定計(jì)劃，確保它們?cè)诔绦蛞?guī)定的條件下進(jìn)行。程序的建立應(yīng)符合下述要求： a. 對(duì)于缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離環(huán)境方針和目標(biāo)與指標(biāo)的運(yùn)行，應(yīng)建立并保持一套以文件支持的程序； b. 在程序中對(duì)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)定； c. 對(duì)于組織所使用的產(chǎn)品和服務(wù)中可標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素，應(yīng)建立并保持一套管理程序，并將有關(guān)的程序與要求通報(bào)供方和承包方。 2023/1/26 84 理解要點(diǎn)： ? 組織應(yīng)根據(jù)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確認(rèn)與重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行和活動(dòng)。這些運(yùn)行和活動(dòng)通常包括：產(chǎn)品的開發(fā)與設(shè)計(jì)：原材料的采購、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、加工和生產(chǎn)；技術(shù)方案的選擇：設(shè)備、工藝流程和技術(shù)參數(shù)的確定；產(chǎn)品的生產(chǎn)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、銷售、使用、維護(hù)和回收利用：營(yíng)銷和廣告活動(dòng)以及用戶服務(wù)等。確定這些重要的和運(yùn)行活動(dòng)時(shí)應(yīng)充分考慮過去、現(xiàn)在和將來潛在的環(huán)境影響，同時(shí)也要注意正常、異常和緊急等不同狀態(tài)。 ? 運(yùn)行控制的實(shí)質(zhì)就是對(duì)組織活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)中造成環(huán)境影響的點(diǎn)進(jìn)行控制，使組織的環(huán)境行為始終處于受控狀態(tài)。因此，組織應(yīng)針對(duì)已經(jīng)確定的運(yùn)行和活動(dòng)建立并保持文件化的控制程序，確保重要環(huán)境因素得到有效控制，以最終實(shí)現(xiàn)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)的要求。通常，不同類型、性質(zhì)和規(guī)模的組織所要求的運(yùn)行控制程序有較大差別，但他們多直接從標(biāo)準(zhǔn) ，而且是落實(shí)具體運(yùn)行控制要求的一個(gè)程序組。常見的運(yùn)行控制程序有大氣污染控制程序、污水排放控制程序、噪聲排放控制程序、固體廢棄物處置程序、能源資源控制程序、新建擴(kuò)建項(xiàng)目管理程序、分承包方環(huán)境行為控制程序等，組織還可根據(jù)活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)制定相應(yīng)的運(yùn)行控制程序。需要特別注意的是，對(duì)環(huán)保設(shè)施和主要生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)和預(yù)防性保養(yǎng)，應(yīng)作為組織運(yùn)行控制的重點(diǎn)內(nèi)容，因?yàn)榄h(huán)保設(shè)備失靈往往是造成潛在事故和緊急情況的根源，而這方面的運(yùn)行控制工作又常常被企業(yè)所忽視。 2023/1/26 85 ? 組織在制定運(yùn)行控制程序時(shí)應(yīng)考慮以下方面的問題： ——并非對(duì)所有的活動(dòng)都建立程序，而是針對(duì)那些能產(chǎn)生重大環(huán)境影響的關(guān)鍵活動(dòng)。尤其對(duì)于那些因缺乏程序指導(dǎo)會(huì)導(dǎo)致偏離環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)的活動(dòng)，應(yīng)制定相應(yīng)的文件化程序。 ——在程序中要規(guī)定過程操作的要求，并明確運(yùn)行所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，以便相關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行，并據(jù)此檢查實(shí)施情況。運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)通常是指組織適用的環(huán)保法律法規(guī)條款、國家強(qiáng)制執(zhí)行的污染物排放標(biāo)準(zhǔn)、組織的環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)和績(jī)效水準(zhǔn)等。 ——除了管理自身的運(yùn)行和活動(dòng)以外，組織還應(yīng)對(duì)其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)有合同關(guān)系的相關(guān)方的環(huán)境因素和環(huán)境影響給予關(guān)注。通常，組織所使用的相關(guān)方的產(chǎn)品或服務(wù)可能直接構(gòu)成組織生產(chǎn)產(chǎn)品的一部分，也可能是其生產(chǎn)產(chǎn)品所使用的輔助產(chǎn)品，這方面的環(huán)境因素一旦失控，很可能對(duì)組織的環(huán)境管理體系造成負(fù)面影響。因此，組織應(yīng)通過合同條款或其他方式，如宣傳教育、監(jiān)督檢查等，使相關(guān)方了解組織環(huán)境管理體系的要求，以期實(shí)現(xiàn)控制或施加影響。組織針對(duì)相關(guān)方所建立的控制程序和有關(guān)要求應(yīng)通報(bào)提供產(chǎn)品或服務(wù)的供方和承包方，使其在提供產(chǎn)品或服務(wù)的過程中，按照控制程序和有關(guān)要求來做。 2023/1/26 86 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng) 組織應(yīng)建立并保持一套程序，以確定潛在的事故或緊急情況，做出響應(yīng)，并預(yù)防或減少可能伴隨的環(huán)境影響。 必要時(shí)，特別是在事故或緊急情況發(fā)生后，組織應(yīng)對(duì)應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)的程序予以評(píng)審和修訂。 可行時(shí)，組織還應(yīng)定期試驗(yàn)上述程序。 2023/1/26 87 理解要點(diǎn)： (1) 組織必須建立程序來確定產(chǎn)品、活動(dòng)和服務(wù)中可能存在的異常情況和緊急事故。包括以下幾個(gè)方面： 應(yīng)確保在新工廠的立項(xiàng)和設(shè)計(jì)階段，以及設(shè)備安裝過程中對(duì)緊急情況和非計(jì)劃活動(dòng)可能產(chǎn)生的環(huán)境影響進(jìn)行了評(píng)價(jià)，確保采用使重要的有害環(huán)境影響最小的設(shè)計(jì)； 應(yīng)確?，F(xiàn)場(chǎng)管理對(duì)操作過程中的異常及緊急情況引起的潛在環(huán)境影響進(jìn)行評(píng)價(jià)，需考慮的因素可能包括：事故性溢出，有計(jì)劃周期的異常泄漏，如減壓閥檢驗(yàn)、設(shè)備啟動(dòng)和關(guān)閉過程的排放和泄漏、污染控制設(shè)備的失靈或損壞等。 2023/1/26 88 (2) 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)操作過程中可以涉及的潛在重大環(huán)境影響應(yīng)有準(zhǔn)備響應(yīng)計(jì)劃來控制，使這種影響最小化，應(yīng)急計(jì)劃應(yīng)在必要時(shí)評(píng)審以確保計(jì)劃能有效執(zhí)行。準(zhǔn)備和響應(yīng)計(jì)劃可能包括： 緊急響應(yīng)必須的污染控制設(shè)備的提供和適當(dāng)維護(hù)； 預(yù)見緊急事件與內(nèi)、外部聯(lián)系的程序； 緊急事故發(fā)生時(shí)響應(yīng)的程序、職責(zé)、和相應(yīng)的記錄。 (3) 確保相關(guān)人員對(duì)緊急事件的意識(shí)和能力，可定時(shí)、定期使相關(guān)人員接受使用環(huán)境緊急程序的訓(xùn)練。 (4). 在發(fā)生事故或緊急情況之后，在必要時(shí)可對(duì)響應(yīng)程序進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑u(píng)審和修改。 2023/1/26 89 監(jiān)測(cè)和測(cè)量 組織應(yīng)建立并保持成文的程序，對(duì)可能具有重大環(huán)境影響的運(yùn)行與活動(dòng)的關(guān)鍵特性進(jìn)行例行監(jiān)測(cè)。其中應(yīng)包括對(duì)環(huán)境績(jī)效、有關(guān)的運(yùn)行控制、對(duì)組織環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)符合情況的跟蹤信息記錄。 監(jiān)測(cè)設(shè)備應(yīng)予以校準(zhǔn)并妥善維護(hù)，并根據(jù)組織的程序保存校準(zhǔn)與維護(hù)記錄。 組織應(yīng)建立并保持程序，以定期評(píng)價(jià)對(duì)有關(guān)環(huán)境法律、法規(guī)的遵循情況。 2023/1/26 90 理解要點(diǎn)： (1). 建立程序以識(shí)別可以產(chǎn)生重大環(huán)境影響的運(yùn)行過程需要監(jiān)控的關(guān)鍵特性，這些特性可能包括： 現(xiàn)場(chǎng)操作中環(huán)境指標(biāo)的監(jiān)測(cè)； 監(jiān)測(cè)設(shè)備是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的檢查； 定期檢查與重大環(huán)境因素有關(guān)的目標(biāo)、指標(biāo)和方案實(shí)施達(dá)到情況； 定期評(píng)價(jià)外部的相關(guān)法律、法規(guī)、技術(shù)可得性等信息； 監(jiān)測(cè)供應(yīng)商的環(huán)境行為； 記錄檢查與監(jiān)測(cè)的結(jié)果 (2). 對(duì)監(jiān)測(cè)設(shè)備應(yīng)定期校準(zhǔn)和維護(hù)，并保持相關(guān)記錄。 2023/1/26 91 、糾正與預(yù)防措施 組織應(yīng)建立并保持程序，用來規(guī)定有關(guān)的職責(zé)和權(quán)限，對(duì)違章進(jìn)行處理與調(diào)查，采取措施減少由此產(chǎn)生的影響，采取糾正與預(yù)防措施并予完成。 任何旨在消除實(shí)際和潛在違章原因的糾正和預(yù)防措施，應(yīng)與問題的嚴(yán)重性和伴隨的環(huán)境影響相適應(yīng)。 對(duì)于糾正與預(yù)防措施引起對(duì)成文程序的更改，組織應(yīng)遵照實(shí)施并予以記錄。 2023/1/26 92 理解要點(diǎn)： ? 無論是質(zhì)量管理體系或是環(huán)境管理體系，在體系建立和運(yùn)行的初期，都難免會(huì)存在這樣或是那樣的不符合規(guī)定要求的客觀事實(shí)。出現(xiàn)不符合并不可怕，重要的是組織將如何應(yīng)對(duì)這些不符合。為了維護(hù)體系的正常運(yùn)行，是組織的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)始終能夠處于一種受控狀態(tài)，組織應(yīng)針對(duì)不符合建立一套發(fā)現(xiàn)問題、解決問題和有效防止問題再次發(fā)生的自我完善機(jī)制，對(duì)產(chǎn)生不符合的原因進(jìn)行調(diào)查和分析，采取切實(shí)有效的糾正或預(yù)防措施，減少由此產(chǎn)生的不良后果并改善其環(huán)境行為，從而最終達(dá)到持續(xù)改進(jìn)環(huán)境管理體系和環(huán)境績(jī)效的目的。因此，本要素實(shí)際上是衡量組織環(huán)境管理體系的適宜性、充分性和有效性的重要尺度。 2023/1/26 93 ? 標(biāo)準(zhǔn)中所談及的“不符合”主要是指各種不符合環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)或體系程序要求的情況，包括體系文件本身不符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，日?；顒?dòng)中環(huán)境行為出現(xiàn)不符合，人財(cái)務(wù)資源不充分，設(shè)施設(shè)備不滿足要求，內(nèi)部和外部的投訴以及內(nèi)審和管理評(píng)審提出的不符合等，造成不符合現(xiàn)象的原因可能是多方面的，一般來講，常見的原因有組織內(nèi)外部信息交流不順暢、員工培訓(xùn)工作不充分或是缺乏體系運(yùn)行資源的保障，對(duì)程序要求理解有偏差或是程序本身就存在某種缺陷、缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)程序要求進(jìn)行操作等。 2023/1/26 94 ? 針對(duì)所有的不符合情況，組織應(yīng)建立并保持一個(gè)文件化的系統(tǒng)程序，其內(nèi)容通常包括： 1. 針對(duì)潛在的不符合收集相關(guān)證據(jù)，分析其原因、發(fā)生的可能性或可能造成的影響程度，采取必要的預(yù)防措施，防止不