【導(dǎo)讀】技巧的講解，幫助學(xué)員進行有效的時間管理、提高工作績效。了解自己使用時間的方式和狀況。縮短別人干擾的時間。第一次就把事情做好。時間的判斷應(yīng)有彈性。以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時。至于時間，更不成問題。世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。用這所擁有的24小時。不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時。間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽。

　　

【正文】 21 看孩子 22 宗教活動 23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 34 頁 共 52 頁 小計 四、休閑活動 26 聽廣播與音樂 27 看電視 28 休閑閱讀 29 嗜好 30 觀看比賽 31 運動 32 休閑旅游 33 聚會與社交 34 其它休閑活動 35 其它活動 小計 時間統(tǒng)計 (小時 ) 表二：一星期時間日志與簡略分析表 時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標(biāo)號 時間小計 7:00 1 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級匯報 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮 飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜物 16:00 19 其它的逛街活動 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 35 頁 共 52 頁 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜 好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運動 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會與社交 23:30 34 其它休閑活動 24:00 35 其它活動 實施步驟： 熟悉并準(zhǔn)備一份 “ 時間使用清單表 ” （如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生， 35 歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。 在表一中效率先生列出約 30 項每星期中的主要活動，并分成五或六類。希望你按表一的要求類似地列出公務(wù)活 動、個人活動、家庭活動與休閑及其它活動等類 30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。 在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。 準(zhǔn)備一份的 “ 一星期日志與簡略分析表 ” （如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中。 在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當(dāng)位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午 7 點到 7 點半穿衣服去上班，他就把編號 11 記在星期一上午 7 點的空格里。 該星期結(jié)束時，表二的所有空格都應(yīng)該有一個號碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計每 一項活動出現(xiàn)的次數(shù)。例如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了 15 次，即廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 36 頁 共 52 頁 表示他花了 7 個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的 “ 時間小計 ” 中記上 。依上述方法填滿表二，直到 “ 時間小計 ” 中都有一個數(shù)目字（可能是零）。 然后把表二中的 “ 時間小計 ” 填到表一的 “ 每星期實際花費時間 ”上。 將 “ 每星期估計花費時間 ” 減 “ 每星期實際花費時間 ” 的余數(shù)填在表一的 “ 上兩項時間的差額 ” 上。如果是負數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反。 為每項活動算出 “ 占每星期 總時間的百分比 ” ，公式如下： 百分比（ %） =（每星期實際花費時間 247。168 ） 100 檢查數(shù)目字。 “ 每星期實際花費時間 ” 的總計應(yīng)該等于 168，而 “ 占每星期總時間的百分比 ” 的總計應(yīng)該是 100%。若有些微差異，不必擔(dān)心。本項練習(xí)的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習(xí)。 1再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三： 表三 一星期時間總結(jié)表 時間統(tǒng)計 項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期 實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（ %） 公務(wù)活動小時 45 50 5 % 個人活動小時 45 40 5 % 家庭活動小時 32 46 14 % 休閑活動小時 40 % 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 37 頁 共 52 頁 其它活動 6 % 時間總計 168 168 0 100% 一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。 現(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習(xí)。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標(biāo)，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案： 我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預(yù)防或減低時間的浪費？ 我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？ 哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 我做的哪些事既重要又緊急？ 我做的哪些 事對我的目標(biāo)很重要？ 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？ 這些問題的答案應(yīng)能提供許多使你將時間使用得更理想的構(gòu)想。每 6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定計劃與設(shè)定目標(biāo)之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 38 頁 共 52 頁 新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾 約翰生所言： “ 習(xí)慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了。 ” 定期使用清單， 使你有一個更好的機會打破那些束縛。 第七章、如何制定計劃 ] 在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據(jù)部門 /個人的工作 /生活目標(biāo)來制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎(chǔ)概念有一些認識： 計劃的類型 分類標(biāo)準(zhǔn) 類型 按廣度分 戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃 按時間框架分 短期計劃、長期計劃 按明確性分 具體性計劃、指導(dǎo)性計劃 應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標(biāo)如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作 業(yè)計劃。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標(biāo)；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現(xiàn)的方法 。 短期計劃與長期計劃 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 39 頁 共 52 頁 短期是指一年以內(nèi)的期間；長期一般超過 5 年以上；而中期界于兩者之間。 具體計劃與指導(dǎo)性計劃 具體的計劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)性計劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤的具體計劃，可能具體規(guī)定在未來 6 個月中，成本要降低 4%，銷售額增加 6%；而指導(dǎo)性計劃也許只提出未來 6 個月使利潤增加5%— 10%。顯然，指導(dǎo)性計劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。 剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標(biāo)，實際上目標(biāo)是計劃的基礎(chǔ)，確定了方向，怎么走就清楚多了。 注意事項 事先的了解： 1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 4 、上級主管對你的期望和要求 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 遵循 5W2H 原則 Why: 為什么要做這 項任務(wù)，對工作目標(biāo)是否有支持 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達成的目標(biāo) When： 在什么時間段進行 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 40 頁 共 52 頁 Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰負責(zé) How to： 用什么方法進行 How much：需要多少成本 設(shè)置控制點 （ milestone） 在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說，我們計劃在 3 天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制 點，如果不能刷完 2 層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。 堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。 利用計劃工具 計劃管理－－ WBS 定義 WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進行的全部活動的清單，它是 PERT、 GANTT 分層計劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 WBS 基本構(gòu)架 階段、步驟、任務(wù)、活動 衡量標(biāo)準(zhǔn) v 是否全部分解完畢 v WBS 分解的所有活動是否全部定義了項目的工作 廣 西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 報名地址：南寧市七星路 137 號廣西商務(wù)廳西樓 6 層 07712800915 林老師 更多物業(yè)管理、 人力資源、企業(yè)培訓(xùn)、 企業(yè)管理資料請登陸廣西職業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 免費下載 第 41 頁 共 52 頁 v 所分解的活動是否可行 v 是否包含臨時的里程碑和監(jiān)控點 v WBS 的分解結(jié)構(gòu)是否合適 v 分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動 v 是否集成了所有的關(guān)鍵因素 v 邏輯上是否合理、清楚和簡單 計劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控 制開發(fā)進程，達到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計算找出計劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 計劃要素 （ 1） PERT 主要反映任務(wù)的時間、資源、配合、控制等。 （ 2） WBS 主要反映任務(wù)的層次。 建議： （ 1）先畫