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2025-08-03 06:22本頁面
【正文】 共 頁英文縮寫）XXX（文件順序號） 經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審核未批準(zhǔn)引用的文件，按另類進(jìn)行統(tǒng)一編號，文件原件由院辦保管，不得發(fā)放到醫(yī)院各科室/部門。 《外來文件登記表》應(yīng)注明外來文件的接收日期、發(fā)文單位、文件編號。 內(nèi)部文件的控制 內(nèi)部文件的產(chǎn)生和審批內(nèi)部文件由各科室/部門負(fù)責(zé)擬制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 內(nèi)部文件的標(biāo)識要求 內(nèi)部文件的刊頭內(nèi)容應(yīng)有醫(yī)院或部門名稱、文件編號及下發(fā)日期、發(fā)放范圍、抄送范圍、簽批人、主題。 醫(yī)院內(nèi)部文件應(yīng)由院辦統(tǒng)一管理，各科室/部門負(fù)責(zé)人制定的文件經(jīng)過審批后，應(yīng)報送院辦，由院辦報院長簽發(fā)意見，由院辦統(tǒng)一發(fā)放，并作好發(fā)放登記。審批權(quán)限和審批程序同擬制程序。 內(nèi)部文件的歸檔保管 院辦負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部文件的歸檔保管，根據(jù)產(chǎn)生的內(nèi)部文件建立《內(nèi)部文件清單》，明確內(nèi)部文件名稱、編號及日期，并根據(jù)內(nèi)部文件的修改進(jìn)行及時的更新。 有效文件的控制，每年12月由院辦和質(zhì)管辦公布有效文件清單及版本，聲明過期作廢文件，各持有文件的部門按清單清理文件，作廢文件上交質(zhì)管辦，以避免作廢文件的非預(yù)期使用。 各科應(yīng)有一名兼職文件管理人員負(fù)責(zé)院內(nèi)下發(fā)文件的保管，建立收文登記表，對下發(fā)文件妥善保管，保證使用場合能得到文件，需要時可申請補(bǔ)發(fā)，但不能私自復(fù)印。 文件資料的歸檔 文件的歸檔時間四川省南充精神衛(wèi)生中心 程序文件 編 號NCJWCX修改狀態(tài)第1次修改 文件控制程序版 本A頁 次第 頁 共 頁 一般的黨政管理檔案要求在第二年上半年內(nèi)完成整理立卷和移交歸檔。 科研、設(shè)備、基建檔案要求在每一項任務(wù)完成或告一段落后正式入檔。 會計、人事檔案在年度結(jié)束后，暫時由本部門保存一年，期滿之后歸檔。 各類專業(yè)檔案在一項活動結(jié)束之后歸檔。 文件歸檔的質(zhì)量要求 應(yīng)歸檔文件齊全完整。 保持文件之間在時間、來源、內(nèi)容上的內(nèi)在聯(lián)系，并擬定簡明確切的案卷標(biāo)題。 正確地劃分保管期限，不同保存價值的文件分別組卷。 采用統(tǒng)一的檔案卷皮和裝具材料，按規(guī)范化要求裝訂案卷，填寫封面，進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號、編制案卷目錄。6．相關(guān)/支持性文件 ISO 9001:2000標(biāo)準(zhǔn) 《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》國發(fā)[2000]23號7．質(zhì)量記錄記錄編號記錄名稱保存地點(diǎn)保存年限《文件發(fā)放回收登記表》《科室（部門）文件清單》《文件修改申請單》《文件更改通知單》《文件銷毀單》《外來文件登記表》《文件處理表》《收發(fā)文件登記表》《內(nèi)部文件清單》
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