【正文】 (1) 行政隸屬上級主管:企劃部經(jīng)理工作對象:各辦事處(區(qū)域)相關業(yè)務人員(2) 主要職責A. 在企劃部經(jīng)理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業(yè)務管理。B. 負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協(xié)調(diào)各區(qū)域促銷活動推進時間與方案選擇。C. 負責各區(qū)域促銷活動的工作指導與審批管理，協(xié)助各區(qū)域市場開展促銷活動。D. 負責制定公司公共關系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。E. 負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。F. 完成企劃部經(jīng)理交辦的其他任務。檔案負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要。負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理。負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計。負責檔案的借閱、復制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄。及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作。負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便。負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符。每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制。職業(yè)要求1. 首先要有一個很好文字功底，無論是寫實心的東西還是寫空心的東西。另外還需善于領會領導的意圖(可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到。)。，記憶力要超強，因為要處理很多瑣碎的事情和突發(fā)事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做，如果不慎忘記，后果不堪設想。，還要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的。4. 文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什么事情該做，什么不該做。5. 對于文員的計算機水平一般只要達到會操作office辦公軟件就可以了。工作內(nèi)容第一條傳達事務接待來訪:來訪者不同，事有大小，文員要區(qū)別對待。對應該會見的人，應直接轉(zhuǎn)達對方的意圖，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人，在請示相關人員后以不在、正在開會或工作很忙等為由，拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復。接聽電話:接聽電話時一定要先聲明這里是公司，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經(jīng)理是否在。轉(zhuǎn)達:需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。文件的收發(fā)及分送:收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示主任)。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。折第二條日常運轉(zhuǎn)工作日程的設計及其安排:對所確定的應由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內(nèi)容和變更情況。準備及安排:有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當?shù)臏蕚?。第三條用品的整理文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。在辦公室內(nèi):平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。主任外出時:主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。文件、資料的準備:首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用。第四條文件整理業(yè)務為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件。整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。業(yè)務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據(jù)應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。經(jīng)過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。折第五條整理清掃工作清理桌面:臺歷每天調(diào)整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。室內(nèi)的物品要放在固定的地方。折第六條代行業(yè)務參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。轉(zhuǎn)達主任意見或命令:表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復向主任匯報。第七條會計實務該項事務是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。關于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。處理資產(chǎn)狀況還應注意以下幾點:(1)支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中?，F(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。(2)日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數(shù)量，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立帳并明示賬額。各種物品的購入和發(fā)放應注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。第八條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。進行調(diào)查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。有些專家事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。 第九條文書工作文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。信涵的完成:對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為標準通信范圍例，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。文件的卷清及印刷:主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關內(nèi)容等工作。第十條聯(lián)系業(yè)務聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再反饋給經(jīng)理。折疊第十一條招待事務招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成?？畲ㄏ?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。為經(jīng)理服務(1)經(jīng)理外出時應準備好車輛。(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。(4)要視空氣情況調(diào)好空調(diào)。為客人服務:秘書還須對客人進行服務，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙或畫報等。二十、行政經(jīng)理工作任務確保設備的安全并對其安全操作，維護良好。指導或者協(xié)調(diào)支持性的服務部門、代理或者組織。計劃，管理并且控制合同預算、設備和供應。為部門設定目標和期限。準備并評論操作報告和時間表以保證準確和效率。監(jiān)督建設和調(diào)整工程以改進效率并且保證設備符合環(huán)境、健康和安全標準，遵守政府的法規(guī)。雇用或者解聘文秘和管理人員。監(jiān)督機器，設備以及電子和機械系統(tǒng)的維護維修。分析內(nèi)部過程，建議和貫徹過程或者政策改革以改進經(jīng)營，如供應的變化或記錄的處理。獲取，分配并且儲存供給。處理或者協(xié)助處理公司危機事件辦公室行政管理，包括裝修、水電、辦公用品、零星修繕、固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境等組織制定行政管理規(guī)章制度并督促檢查制度的貫徹執(zhí)行管理公司對外行政事務，比如重要接待等等組織、協(xié)調(diào)公司的各種會議和員工活動規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政服務支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。崗位職責1. 組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案。2. 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。3. 組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照。4. 起草及歸檔公司相關文件。5. 搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記。6. 管理公司重要資質(zhì)證件。7. 組織好來客接待和相關的外聯(lián)工作。8. 主持部門內(nèi)部的建設工作，建設及維護內(nèi)部網(wǎng)絡。9. 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作。10. 對控制成本的方法提出建議。二十一、行政專員日常行政事務處理確保設備的安全并對其安全操作，維護良好。指導或者協(xié)調(diào)支持性的服務部門、代理或者組織。計劃，管理并且控制合同預算、設備和供應。為部門設定目標和期限。準備并評論操作報告和時間表以保證準確和效率。監(jiān)督建設和調(diào)整工程以改進效率并且保證設備符合環(huán)境、健康和安全標準，遵守政府的法規(guī)。雇用或者解聘文秘和管理人員。監(jiān)督機器，設備以及電子和機械系統(tǒng)的維護維修。分析內(nèi)部過程，建議和貫徹過程或者政策改革以改進經(jīng)營，如供應的變化或記錄的處理。獲取，分配并且儲存供給。處理或者協(xié)助處理公司危機事件辦公室行政管理，包括裝修、水電、辦公用品、零星修繕、固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境等組織制定行政管理規(guī)章制度并督促檢查制度的貫徹執(zhí)行管理公司對外行政事務，比如重要接待等等組織、協(xié)調(diào)公司的各種會議和員工活動規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政服務支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。崗位職責1. 組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案。2. 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。3. 組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照。4. 起草及歸檔公司相關文件。5. 搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記。6. 管理公司重要資質(zhì)證件。7. 組織好來客接待和相關的外聯(lián)工作。8. 主持部門內(nèi)部的建設工作，建設及維護內(nèi)部網(wǎng)絡。9. 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作。10. 對控制成本的方法提出建議。41 / 41