【正文】 式發(fā)放會議通知等。對已召開會議可對出席情況、議題討論結(jié)果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理會議記要。同時(shí)還對所有的會議室的規(guī)模、設(shè)備服務(wù)配置和使用時(shí)間安排進(jìn)行管理。（6）公共信息為辦公軟件的全部使用者提供資料管理（對部門內(nèi)部文檔進(jìn)行統(tǒng)一的管理）、電子公告板（網(wǎng)上的BBS）和焦點(diǎn)論談（網(wǎng)上的討論組）等資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由相關(guān)部門各自整理更新后供查詢、使用。（7）信訪管理登記信訪內(nèi)容，保存信訪檔案，并自動形成轉(zhuǎn)辦單，并記錄反饋或處理意見。能夠?qū)π旁L情況進(jìn)行簡要的統(tǒng)計(jì)分析，并在網(wǎng)上發(fā)送到各有關(guān)部門傳閱。（8）資源管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部如：辦公設(shè)備、辦公用品、器材、車輛、房產(chǎn)、公用資料等的基本信息管理和借用、占用及調(diào)度管理。4．2．3．2 ABC集團(tuán)辦公自動化項(xiàng)目功能模型圖ABC集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)個(gè)人辦公其他會議管理檔案管理公文流轉(zhuǎn)待辦事宜私人文檔名片管理檔案借閱單位名錄流程定義收文管理發(fā)文管理文件登記文件歸檔待組卷未封卷已封卷案卷管理借閱管理場地管理會議計(jì)劃會議記錄資源管理信訪管理電子公告焦點(diǎn)論壇ABC集團(tuán)信息門戶圖45 辦公自動化功能模型圖4．2．3．3 集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)對企業(yè)各層面的功能描述（1）高層：對于高層來說，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用使其辦公桌上再沒有成堆的文件，文件的批閱只需在電腦上點(diǎn)擊幾下就可完成，對于經(jīng)常出差在外的領(lǐng)導(dǎo)來說，任何可以連通因特網(wǎng)的地方就可以實(shí)現(xiàn)如常的辦公，大大提高了工作效率。（2）中層：系統(tǒng)提供靈活的工作流程自定義功能，中層的人員可以根據(jù)不同的情況對文件的流向進(jìn)行設(shè)置，滿足企業(yè)本身的需求，系統(tǒng)周全的提醒與催辦功能保證整個(gè)系統(tǒng)的順暢運(yùn)行，為中層人員節(jié)省大量的操作層面工作。（3）業(yè)務(wù)層：紙化辦公的實(shí)現(xiàn)為業(yè)務(wù)層的人員辦事效率的提高有突出的貢獻(xiàn)，同時(shí)系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性保證事務(wù)處理過程中的“有據(jù)可查”，并清晰地了解其來龍去脈。4．2．4 ABC集團(tuán)信息化人力資源管理項(xiàng)目4．2．4．1 人力資源管理項(xiàng)目概要在人力資源管理方面，集團(tuán)總部的董事會成員由廣東省政府直接委派，各二級分公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)由集團(tuán)董事會派遣，各二級分公司負(fù)責(zé)本公司的人力資源管理工作，包括人事管理、招聘選拔、培訓(xùn)、薪酬管理等，在集團(tuán)總部，要求能對下屬公司的人力資源狀況進(jìn)行方便、快捷地查詢和統(tǒng)計(jì)。規(guī)劃中的人力資源管理系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)未來業(yè)務(wù)需求，按跨地域、跨部門、跨分公司的概念進(jìn)行設(shè)計(jì)，即該系統(tǒng)對ABC集團(tuán)及下屬的所有二級分公司的人力資源進(jìn)行管理，大量的、瑣細(xì)的編輯和維護(hù)工作基本上由二級子公司按照一定的權(quán)限進(jìn)行，集團(tuán)總部的相關(guān)部門能對整個(gè)集團(tuán)或某一家子公司的人事狀況進(jìn)行查詢、調(diào)閱，支持模糊查詢及關(guān)鍵字查詢。4．2．4．2 人力資源項(xiàng)目需求分析在人力資源管理系統(tǒng)的需求方面，我們可以從兩個(gè)方面來看：l ABC集團(tuán)二級子公司人力資源系統(tǒng)需求分析經(jīng)過對ABC集團(tuán)各二級子公司的調(diào)研，我們將他們的人力資源系統(tǒng)方面的需求概括為：（1）效績管理績效管理是人力資源管理的重要部分,ABC集團(tuán)的二級子公司致力于對內(nèi)部工作人員的目標(biāo)管理、過程管理、及工作績效的考核，在企業(yè)產(chǎn)生矩陣管理的需求時(shí)（例如航城公司的樓盤項(xiàng)目），可在團(tuán)隊(duì)管理中建立起相應(yīng)的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)使之獨(dú)立于企業(yè)本身的組織結(jié)構(gòu)，從而建立起項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并通過團(tuán)隊(duì)的設(shè)置明確相關(guān)人員間的管理關(guān)系。根據(jù)工作類別和員工管理層級的不同設(shè)計(jì)不同的考核標(biāo)準(zhǔn)及考核周期，通過設(shè)置相應(yīng)的考核問卷及標(biāo)準(zhǔn)，對考核對象進(jìn)行全方位、多角度的考核，考核結(jié)果由系統(tǒng)自動匯總，按照權(quán)重的設(shè)定匯總出綜合結(jié)果，滿足ABC集團(tuán)在效績考核過程中的需求。在績效考核的過程中，系統(tǒng)可支持自動啟動效績考核，也可由人工啟動效績考核，考核對象會收到通知并通過點(diǎn)擊通知直接進(jìn)入考核界面，通過工作流的方式在線完成績效考核工作，并將考核結(jié)果記錄進(jìn)績效管理數(shù)據(jù)庫，以備以后按不同條件進(jìn)行篩選查詢及統(tǒng)計(jì)使用。（2）人事管理人事管理是傳統(tǒng)意義上的人力資源管理的主要內(nèi)容，也是ABC集團(tuán)二級子公司重點(diǎn)關(guān)注的管理內(nèi)容，其主要通過建立子公司的組織結(jié)構(gòu)及其職位體系，構(gòu)建企業(yè)管理的基礎(chǔ)，同時(shí)通過人事事務(wù)、檔案維護(hù)完成人事信息管理的一些事務(wù)型工作。根據(jù)ABC集團(tuán)的實(shí)際情況，可能存在多重管理架構(gòu)，例如：集團(tuán)總部—二級管理子公司—三級業(yè)務(wù)經(jīng)營公司，而且由于國家經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深入與行業(yè)環(huán)境的變動，ABC集團(tuán)的組織架構(gòu)不排除或大或小的更改、合并、重組等情況，因此要求系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置、維護(hù)、擴(kuò)展既能適應(yīng)集團(tuán)多層管理架構(gòu)的需要，又具有充分的靈活性，各級企業(yè)的人事管理人員可在權(quán)限范圍內(nèi)對本企業(yè)架構(gòu)進(jìn)行管理。建立企業(yè)自身的一套職務(wù)體系，每個(gè)職務(wù)有其所對應(yīng)的職級、職別范圍、所需基本工作技能及任職資格?？蓪T工入職、轉(zhuǎn)正、異動、休假、離職等人事事務(wù)進(jìn)行管理。系統(tǒng)能對員工的檔案進(jìn)行收集、維護(hù)、查詢與管理。（3）招聘選拔因特網(wǎng)的發(fā)展為企業(yè)內(nèi)外部的信息交流提供了快捷方便而廣闊的平臺，根據(jù)ABC集團(tuán)二級子公司的實(shí)際情況，我們建議建立企業(yè)信息門戶與人力資源管理系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，通過企業(yè)人力資源部門的欄目發(fā)布招聘信息，企業(yè)的人力資源管理人員可對通過門戶網(wǎng)站收集的應(yīng)聘資料進(jìn)行組合條件過濾，對通過篩選的人員可選擇是否安排面試，形成安排面試表，在安排表中對其面試時(shí)間進(jìn)行設(shè)定后，可按照安排發(fā)送EMail到應(yīng)聘人。人員筆試及面試的結(jié)果可通過電腦進(jìn)行記錄，以供以后查詢，其資料自動歸類為淘汰、通過、備用等類別，人力資源管理人員能對招聘工作進(jìn)行總結(jié)及查詢工作。（4）培訓(xùn)ABC集團(tuán)二級子公司對培訓(xùn)的關(guān)注程度各不相同，在油運(yùn)公司，公司對每一名員工均有完善的培訓(xùn)計(jì)劃，在任何時(shí)候，公司均有一批員工在進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)劃中的人力資源系統(tǒng)在執(zhí)行有計(jì)劃的培訓(xùn)計(jì)劃的同時(shí)關(guān)注員工自身的培訓(xùn)需求。各級企業(yè)應(yīng)可針對本企業(yè)不同人員工作類型和級別制訂本企業(yè)培訓(xùn)體系，明確工作人員所應(yīng)具有的知識和技能及針對這一需求所應(yīng)參加的培訓(xùn)內(nèi)容，將培訓(xùn)項(xiàng)目與培訓(xùn)對象進(jìn)行掛鉤。系統(tǒng)應(yīng)支持建立完善的培訓(xùn)計(jì)劃，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類型、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)目的、計(jì)劃起止時(shí)間、計(jì)劃學(xué)時(shí)、費(fèi)用預(yù)算、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)地點(diǎn)、組織部門和組織人員等，對員工培訓(xùn)的情況可進(jìn)行匯總，并可查看員工對培訓(xùn)的反饋意見、培訓(xùn)總結(jié)等。通過設(shè)置諸如“我的培訓(xùn)”、“個(gè)人培訓(xùn)園地”等個(gè)性化的欄目，系統(tǒng)允許各級員工提出培訓(xùn)需求、培訓(xùn)建議等，通過一定的工作流程，人事管理人員能掌握公司員工的的培訓(xùn)意向，并據(jù)此安排培訓(xùn)計(jì)劃，合理調(diào)配培訓(xùn)師資力量等，對于一些常用的ABC企業(yè)的工具書和培訓(xùn)教材等可設(shè)立圖書管理欄目，員工可在此查詢相關(guān)培訓(xùn)書籍，并通過員工自助服務(wù)進(jìn)行借閱程序。（5）薪酬管理目前ABC集團(tuán)員工的薪酬結(jié)構(gòu)主要分為兩部分：崗位工資和效績獎(jiǎng)金，前者相對固定，一般為一年調(diào)整一次，效績獎(jiǎng)金為崗位工資乘以效績系數(shù)，效績系數(shù)按照“封頂扣減”的原則進(jìn)行計(jì)算。規(guī)劃中的人力資源系統(tǒng)按照ABC集團(tuán)的薪酬體系特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，與各公司職位體系相結(jié)合，制訂企業(yè)薪酬體系標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)定薪酬的計(jì)算公式。對于有考勤制度的公司來說，該人力資源系統(tǒng)應(yīng)具有對考勤機(jī)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、讀取接口。能針對不同職位或員工靈活設(shè)置考勤管理方案，支持對考勤結(jié)果進(jìn)行自定義查詢及統(tǒng)計(jì)。規(guī)劃中的系統(tǒng)可支持個(gè)人所得稅的計(jì)算，同時(shí)同考勤及效績管理結(jié)果相鏈接，自動計(jì)算出結(jié)果。并能實(shí)現(xiàn)與各大銀行自動轉(zhuǎn)帳。員工可根據(jù)權(quán)限進(jìn)行薪酬查詢。系統(tǒng)提供薪酬分析的功能，包括企業(yè)外部的薪資水平與企業(yè)現(xiàn)有的薪酬結(jié)構(gòu)進(jìn)行比較分析，也可對企業(yè)歷史薪酬數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)比較，以提供決策支持。（6）離退休人員管理包括對離退休人員的日常管理，離退休人員統(tǒng)計(jì)，黨政工作等。l ABC集團(tuán)總部人力資源系統(tǒng)需求分析相對于集團(tuán)的二級分子公司，ABC集團(tuán)總部對人力資源的需求主要趨向于對下屬公司人力資源狀況的查詢、了解、調(diào)閱。就集團(tuán)本部來說，人力資源管理主要包括以下幾個(gè)方面：（1）集團(tuán)人員培訓(xùn)管理（2）集團(tuán)人員效績考核（3）集團(tuán)人員獎(jiǎng)懲、激勵(lì)管理（4）外事簽證管理（5）外派人員管理（6）離退休人員管理對于第3點(diǎn)內(nèi)容，我們已在二級子公司的需求分析中作了詳細(xì)的描述，作為統(tǒng)一的系統(tǒng)，集團(tuán)總部的人力資源管理人員依據(jù)權(quán)限在相應(yīng)的組織范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的操作與維護(hù)，對于第4點(diǎn)，目前相關(guān)主管部門有相應(yīng)的軟件進(jìn)行操作，在此不贅述，集團(tuán)外派人員的管理應(yīng)在規(guī)劃中的人力資源系統(tǒng)的人事事務(wù)中得到應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)。4．2．4．3 人力資源項(xiàng)目功能模型甑選錄用ABC集團(tuán)人力資源管理系統(tǒng)人事管理薪酬管理培訓(xùn)發(fā)展招聘選拔效績管理組織結(jié)構(gòu)職務(wù)體系人事事務(wù)職位設(shè)置 檔案維護(hù)團(tuán)隊(duì)管理考核設(shè)置民主評議目標(biāo)管理效績考核用工征集人力規(guī)劃招聘活動招聘總結(jié)培訓(xùn)體系需求征集培訓(xùn)規(guī)劃培訓(xùn)活動培訓(xùn)管理考勤管理薪酬設(shè)計(jì)薪資發(fā)放薪酬分析人力成本ABC集團(tuán)信息門戶離退休人員管理圖46 人力資源系統(tǒng)功能模型圖4．2．4．4 人力資源系統(tǒng)對企業(yè)各層面的功能描述（1）集團(tuán)及各二級分公司高層:這部分的用戶在該系統(tǒng)中能對不同范圍的人力資源狀況進(jìn)行查詢，系統(tǒng)實(shí)施過程中預(yù)先設(shè)定好的報(bào)表保證高層能以最簡單的點(diǎn)擊方式查看信息，方便快捷地掌握整個(gè)集團(tuán)的人力資源分布情況及總體趨勢，查詢的數(shù)據(jù)可轉(zhuǎn)化為直觀的圖形以供分析。（2）集團(tuán)及二級分公司中層：這部分的用戶對該系統(tǒng)的整體架構(gòu)及功能點(diǎn)有清晰的認(rèn)識，系統(tǒng)提供滿足其需要的各種功能，例如集團(tuán)的人力資源部經(jīng)理利用該系統(tǒng)可以迅速方便地查詢到符合某一（或多）條件的人員，例如需要查詢本集團(tuán)所有?？茖W(xué)歷以上的船長，只需在“人事管理”中利用綜合查詢的功能輸入二個(gè)條件：學(xué)歷大于或等于大專，職務(wù)等于船長即可。（3）集團(tuán)及二級分公司業(yè)務(wù)層：這部分的用戶對系統(tǒng)的操作層面的細(xì)節(jié)有具體的掌握，數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)等工作主要由該部分用戶完成，及時(shí)而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)維護(hù)能保證人力資源信息的完整和有效，結(jié)合系統(tǒng)提供的工作流機(jī)制，各部門的業(yè)務(wù)層人員在統(tǒng)一的平臺上實(shí)現(xiàn)了事務(wù)處理與協(xié)同工作。4．3 財(cái)務(wù)綜合管理信息系統(tǒng)4．3．1 集團(tuán)財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目概要集團(tuán)財(cái)務(wù)管理是站在集團(tuán)的角度，對集團(tuán)總部、下屬各級單位他們各自內(nèi)部以及彼此之間的有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面工作的設(shè)計(jì)與管理。集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理一般包含如下內(nèi)容：（1）基本財(cái)務(wù)核算管理主要包括：總賬、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收、應(yīng)付、現(xiàn)金管理、現(xiàn)金流量管理等基本財(cái)務(wù)核算內(nèi)容（2）匯總、合并報(bào)表主要是及時(shí)、準(zhǔn)確完成各種財(cái)務(wù)從下到上的逐級匯總與合并（3）結(jié)算中心結(jié)算中心是集團(tuán)企業(yè)通過引入銀行管理機(jī)制，旨在提高集團(tuán)企業(yè)的資金使用效率和管理水平的一種集財(cái)務(wù)管理、金融管理、企業(yè)管理為一體的現(xiàn)代企業(yè)管理模式。他一般身兼銀行和企業(yè)兩種職能，對企業(yè)她是銀行，對銀行她又是企業(yè)。主要完成集團(tuán)統(tǒng)一帳戶管理、結(jié)算管理、內(nèi)部管理、利息管理、存款管理、融資管理、資金分析等資金管理工作。（4）集團(tuán)控制除了完成各種財(cái)務(wù)報(bào)表的逐級匯總和合并以外，還可以通過下級單位與集團(tuán)總部的科目對應(yīng)關(guān)系設(shè)置，完成集團(tuán)賬務(wù)的匯總和合并工作，加強(qiáng)了對明細(xì)賬務(wù)的管理工作。（5）管理會計(jì)主要完成集團(tuán)預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行控制、管理工作。提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，加強(qiáng)預(yù)算的執(zhí)行力度，使集團(tuán)各項(xiàng)經(jīng)營管理工作都在預(yù)算允許的范圍內(nèi)來進(jìn)行，確保公司各項(xiàng)經(jīng)營指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（6）商業(yè)智能分析與決策支持如何從紛繁復(fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中，通過一定的邏輯運(yùn)算分析方式，從中提取有用的信息，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)，是商業(yè)智能與決策支持要解決的問題4．3．2 信息需求分析ABC集團(tuán)是投資領(lǐng)域多元化的集團(tuán)企業(yè)涉足水運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn)、旅游、房地產(chǎn)、物業(yè)、貿(mào)易、交通等多個(gè)領(lǐng)域，而且集團(tuán)各級單位分布在香港、廣東、湖北、吉林等多個(gè)省市、地區(qū)。ABC集團(tuán)具有一般集團(tuán)企業(yè)顯著的共同特點(diǎn)。隨著集團(tuán)公司轉(zhuǎn)制、轉(zhuǎn)型的逐步深入，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也必須采取相應(yīng)的措施和方法匹配這種轉(zhuǎn)變，適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。經(jīng)過對ABC集團(tuán)總部及下屬單位的仔細(xì)調(diào)研，我們認(rèn)為ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)管理需求主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）財(cái)務(wù)信息收集難在多層、多個(gè)、多行業(yè)的財(cái)務(wù)主體背景下，傳統(tǒng)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中存在著集團(tuán)財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性比較差，收集的財(cái)務(wù)信息常常缺乏一致性和可比性。在多行業(yè)、多主體的環(huán)境下，各個(gè)財(cái)務(wù)主體在會計(jì)科目體系，主要核算方式，主要統(tǒng)計(jì)口徑上不一致，各項(xiàng)上報(bào)數(shù)據(jù)不具有可比性，難以為集團(tuán)績效考核提供有用信息和資料，同時(shí)，集團(tuán)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析資料、對比數(shù)據(jù)由于基準(zhǔn)不一致，也就失去了她應(yīng)有的作用，信息失靈。容易導(dǎo)致內(nèi)部矛盾的發(fā)生，決策分析的失誤，嚴(yán)重影響企業(yè)的日常經(jīng)營活動。ABC集團(tuán)二級單位匯總、合并三級單位的財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)間是在10號左右，而總部匯總、合并二級單位的財(cái)務(wù)報(bào)表是在15號左右，有時(shí)是在20號左右。20天以前的數(shù)據(jù)對現(xiàn)在還有多大的作用不得而知，因此應(yīng)該加強(qiáng)信息的及時(shí)性處理。解決這個(gè)問題的辦法之一就是借助“合并報(bào)表”軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，以最高的效率，及時(shí)實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)的財(cái)務(wù)報(bào)表匯總、合并工作。（2）控制權(quán)限設(shè)置不合理由于地域的關(guān)系，由于制度的管理，集團(tuán)總部在控制下屬單位的財(cái)務(wù)活動時(shí)，總是顯得“力不從心”。定期的審計(jì)、檢查，不僅“勞民傷財(cái)”，而且查到的內(nèi)容已經(jīng)是過去的事了，該發(fā)生的已經(jīng)發(fā)生了，為時(shí)晚矣。降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，及時(shí)監(jiān)控、及時(shí)監(jiān)督。多層次的財(cái)務(wù)主體，就會導(dǎo)致財(cái)務(wù)決策的多層次化。如何解決好集權(quán)和分權(quán)的矛盾，集團(tuán)總部如何有效、合理地控制下屬單位的財(cái)務(wù)決策權(quán)，如何及時(shí)了解下屬單位的財(cái)務(wù)情況，如何有效的進(jìn)行監(jiān)督和控制，是集團(tuán)財(cái)務(wù)管理在財(cái)務(wù)決策多層次化情況下面臨的又一主要問題。（3）財(cái)務(wù)核算手段需要改進(jìn)和提高目前ABC集團(tuán)下屬三級及以下單位還有部分沒有采用會計(jì)電算化，應(yīng)該盡快啟用會計(jì)電算化。已經(jīng)使用財(cái)務(wù)管理軟件的單位，大多