【正文】 系統(tǒng)的檔案格式，此時(shí)即需用到某些相關(guān)檔案。 以下就針對(duì)與訂單處理有關(guān)的檔案，說(shuō)明其因配合訂單處理系統(tǒng)而應(yīng)考量的字段資料。 (1) 客戶資料(客戶主文件) 除一般性的客戶資料外，與物流有關(guān)或往后訂單處理需用到的特殊資料亦應(yīng)考慮建立： (a) 配送區(qū)域 基于地理性或相關(guān)性，將客戶分類于不同區(qū)域。 例如：大分類－－北、中、南 中分類－－臺(tái)北市、臺(tái)北縣、中壢、臺(tái)中、高雄等 小分類－－大安區(qū)、中山區(qū)等 (b) 配送路徑順序 因應(yīng)街道路線、客戶位置，將客戶分配于適當(dāng)?shù)呐渌吐窂巾樞颉?(c) 車輛型態(tài) 客戶所在地點(diǎn)的街道，有車輛大小限制，須將適合該客戶的車輛型態(tài)建于資料文件中。 (c) 下貨特性 客戶所在地點(diǎn)或客戶下貨位置，由于建筑物本身或周圍環(huán)境特性 (如地下室有限高或高樓層) ，可能造成下貨時(shí)有不同的需求及難易程度，在車輛及工具的調(diào)度上須加以考量。 (d) 配送要求 客戶對(duì)于送貨時(shí)間有特定要求或有協(xié)助上架、貼標(biāo)等要求亦應(yīng)將其建于資料文件中。 (e) 客戶等級(jí) (f) 客戶型態(tài) (g) 信用額度 (2) 商品資料 (a) 替代性商品 若某商品有替代性商品(同功能不同供貨商或不同等級(jí)、不同價(jià)錢等)應(yīng)將其建立在數(shù)據(jù)文件中。 (b) 商品價(jià)格結(jié)構(gòu) 同一商品若有分現(xiàn)銷/ 賒銷等價(jià)格，或針對(duì)不同客戶型態(tài)而有不同的售價(jià)則應(yīng)將其明確建于資料文件中。 (c) 最小訂貨單位 商品若因包裝、儲(chǔ)存、存取等因素，而有最小單位訂貨的要求時(shí)，則此訂貨單位應(yīng)建于資料文件中。 (d) 單位換算 商品不同包裝單位間的轉(zhuǎn)換資料 (e) 材積 (3) 庫(kù)存資料 (a) 已采購(gòu)未入庫(kù)量 (b) 可分配量(可調(diào)撥量) (c) 已分配量 (4) 促銷信息 促銷活動(dòng)是流通業(yè)常用的行銷方法，物流中心在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上須加以考量。促銷活動(dòng)無(wú)奇不有，但可概分下面三種： (a) 贈(zèng)品 買？送？(買A送B) 　買多少？送？(買多少A送A或B) 這種隨貨附贈(zèng)或隨量贈(zèng)送的促銷方法不僅可提高銷售量，亦可將較不暢銷的商品搭配銷售，故在流通業(yè)頗流行。對(duì)于這些促銷信息，如商品促銷時(shí)間、促銷條件、購(gòu)贈(zèng)商品等資料，皆應(yīng)建文件。 (b) 兌換券 將兌換券附于商品包裝內(nèi)的促銷方式，亦為常見的方法。對(duì)于這些兌換券的資料，如兌換有效時(shí)間、兌換條件、兌換商品等皆應(yīng)建檔。 (c) 價(jià)格/數(shù)量折扣 買越多越便宜，鼓勵(lì)客戶大量采購(gòu)；或清倉(cāng)特賣期間，降價(jià)出售等非屬贈(zèng)品的折扣促銷方式。若客戶訂購(gòu)某金額或某數(shù)量商品而有價(jià)格折扣，則此折扣資料應(yīng)建立。 (5) 客戶寄庫(kù)資料 客戶因促銷期間大量訂購(gòu)但先寄放在倉(cāng)庫(kù)未出貨的資料 (6) 流通加工(分裝/重包裝/贈(zèng)品包裝) 客戶要求重包裝(如禮盒)，或贈(zèng)品的包裝等資料。 (7) 客戶應(yīng)收帳款 第五章、訂單數(shù)據(jù)處理訂單資料接收之后，主要的處理作業(yè)為將其輸入系統(tǒng)記錄建文件，以及進(jìn)行最主要的庫(kù)存分配，最后將處理結(jié)果打印輸出，如揀貨單、出貨單的打印，根據(jù)這些輸出單據(jù)進(jìn)行出貨物流作業(yè)。以下就依圖36所示的訂單數(shù)據(jù)處理步驟進(jìn)行各項(xiàng)作業(yè)的探討。 ![endif]圖36 訂單數(shù)據(jù)處理步驟 1. 訂單資料輸入 得客戶訂貨資料后，緊接著將此資料輸入建文件。將訂貨資料輸入系統(tǒng)有 二種方法： (1) 人工輸入 長(zhǎng)久以來(lái)，利用人員將業(yè)務(wù)員攜回的訂單、客戶電話、傳真、郵寄等訂貨資料輸入計(jì)算機(jī)，為多數(shù)企業(yè)所使用的方法。但此方式所需的人工成本及其效率、正確性，隨著訂單的多量化、多元化以及訂貨前置時(shí)間的縮短在在使得人工輸入方式受到挑戰(zhàn)。尤其物流中心平均一天上百?gòu)埖挠唵?，上千筆的訂貨品項(xiàng)資料均需一一輸入計(jì)算機(jī)，若碰上尖峰訂貨時(shí)間，面對(duì)倍增的訂單，現(xiàn)有的人力是否能應(yīng)付？其作業(yè)正確性是否受到影響？　 訂單資料輸入的正確性關(guān)系著后續(xù)的整個(gè)物流作業(yè)的績(jī)效。錯(cuò)誤的訂貨資料，即使后續(xù)的作業(yè)如何有效率、如何正確仍是白忙一場(chǎng)，而且輸入的效率性，亦影響整個(gè)配送前置時(shí)間，這也是近來(lái)電子訂貨作業(yè)的興起的 原因之一。 電子訂貨的聯(lián)機(jī)輸入方式，可解決人工輸入的正確性、效率性問(wèn)題，但國(guó)內(nèi)目前多數(shù)企業(yè)仍使用人工輸入。對(duì)于人工輸入作業(yè)如何提高其正確性、效率性或許可從下述幾方面加以著手： (a) 增加系統(tǒng)的自動(dòng)查核或提示功能 對(duì)于需輸入的訂貨資料 (如商品代號(hào)或名稱、客戶編號(hào)或名稱、商品售價(jià)、商品庫(kù)存等) 可設(shè)定自動(dòng)查核功能，以防止人員疏忽所引起的錯(cuò)誤或設(shè)有自動(dòng)提示功能以便人員線上查詢，提高輸入速度及正確性。 (b) 利用訂貨簿 可將物流中心銷售的商品加以分類(依商品特性或出貨頻率等)，將各類別商品的商品資料(商品代號(hào)、名稱等)作成訂貨簿，方便人員輸入時(shí)查詢。將其商品代號(hào)作成條形碼，更可直接利用光筆掃描，以減少人員輸入錯(cuò)誤。當(dāng)商品代碼數(shù)字多或過(guò)于復(fù)雜不易記憶時(shí)，利用條形碼亦可增加輸入速度。 (c) 盡量將訂貨作業(yè)平準(zhǔn)化，減少尖峰訂貨時(shí)段的擁擠 物流中心的出貨資料通常在出貨日或出貨日的前一天才知道，且其出貨量常因日期而變化。這種不確定且變動(dòng)性大的物流特性使得物流中心的作業(yè)不像一般制造業(yè)一樣易于日程化、平準(zhǔn)化，這也就是為什么物流系統(tǒng)常會(huì)有尖峰訂貨時(shí)段?；蛟S這種多變的訂貨特性是物流系統(tǒng)本身的特性，但觀察尖峰訂貨時(shí)段發(fā)生的原因，或許可將物流中心這種尖峰的訂貨量加以平準(zhǔn)化。 物流中心特性不同可能有不同的尖峰訂貨時(shí)間，但整體而言可歸納出幾個(gè)因素： 若有設(shè)定訂貨截止時(shí)間，在這時(shí)間的前一小時(shí)通常會(huì)出現(xiàn)大量訂單，為避免這種巨額的訂單在某一時(shí)刻涌入或許可將客戶分類，每類客戶設(shè)訂其訂貨截止時(shí)間，以分散尖峰訂貨量。 若有設(shè)定帳款結(jié)算日，則結(jié)算日的后一天，亦常有大量訂單出現(xiàn)，可設(shè)定多種結(jié)算日期，以分散尖峰時(shí)段的擁擠。 節(jié)日或假日的前后時(shí)間，通常亦是訂貨量較多的時(shí)段，不過(guò)這種因季節(jié)性或因消費(fèi)者需求型態(tài)引起的尖峰訂貨量較不易控制，只能藉由人員調(diào)用或系統(tǒng)功能加強(qiáng)來(lái)加以因應(yīng)。 (2) 聯(lián)機(jī)輸入 結(jié)合計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)，將客戶的電子訂貨資料藉由電信網(wǎng)絡(luò)直接轉(zhuǎn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)省卻人員的輸入。電子訂貨方式即為聯(lián)機(jī)輸入，不過(guò)若傳送的資料格式不是雙方約定的標(biāo)準(zhǔn)，仍需經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)文件才能進(jìn)入訂單處理系統(tǒng)。聯(lián)機(jī)輸入可分為供需雙方計(jì)算機(jī)直接聯(lián)機(jī)的撥接式傳輸方式，這種方式仍需彼此約定訂貨資料傳送時(shí)間，若是透過(guò)加值網(wǎng)絡(luò)中心的Email傳輸功能，則物流中心可隨時(shí)取用客戶的電子郵件訂貨資料，提高接單時(shí)間的彈性。 2. 訂單資料查核及確認(rèn) 訂單資料輸入前，須仔細(xì)檢查訂單上的各項(xiàng)資料是否完備、符合要求，若有疑問(wèn)需立即與客戶聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)清楚后再輸入。對(duì)于經(jīng)由電子訂貨所接收的訂貨資料亦須加以查核確認(rèn)。 訂貨資料的查核確認(rèn)可分輸入檢查及交易條件確認(rèn)等二部分： (1) 輸入檢查 訂貨數(shù)據(jù)項(xiàng)的基本檢查。即檢查品名、數(shù)量、送貨日期等是否有遺漏、筆誤或不符公司要求等。若采用電子訂貨方式接單，亦須對(duì)接收到的訂貨資料，加以檢查確認(rèn)，若透過(guò)VAN 中心進(jìn)行電子訂貨處理，可委托其進(jìn)行一些基本的客戶下單資料檢查，對(duì)于錯(cuò)誤的下單資料，傳回給客戶修改再重新傳送。 (2) 交易條件確認(rèn) (a) 客戶信用狀況確認(rèn) 檢查客戶的應(yīng)收帳款是否已超過(guò)其信用額度。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)可依下述二 種情況檢查客戶信用情況： 當(dāng)輸入客戶代號(hào)名稱資料后，系統(tǒng)即加以檢核客戶的信用狀況，若客戶應(yīng)收帳款已超過(guò)其信用額度時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)加以警示，以便輸入人員決定是否繼續(xù)輸入其訂貨資料或徑行拒絕其訂貨。 若客戶此次的訂購(gòu)金額加上以前累計(jì)的應(yīng)收帳款，超過(guò)信用額度時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)將此筆訂單資料鎖定，以便主管審核，審核通過(guò)，此筆訂單資料才能進(jìn)入下一個(gè)處理步驟。 (b) 訂單型態(tài)確認(rèn) 對(duì)于客戶的訂單或訂單上的訂貨品項(xiàng)資料，應(yīng)確認(rèn)其交易類型 (一般訂單、現(xiàn)銷式訂單、間接交易訂單...)，以便進(jìn)行不同的處理，亦即系統(tǒng)須針對(duì)不同型態(tài)的訂單提供不同的處理功能，如提供不同的輸入畫面或不同的檢核、查詢功能、不同的儲(chǔ)存檔案等。 (c) 庫(kù)存確認(rèn) 輸入商品代號(hào)名稱時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)檢查此商品是否缺貨，若缺貨則系統(tǒng)應(yīng)可提供替代商品資料或是此缺貨商品的已采購(gòu)未入庫(kù)資料，便于接單人員與客戶協(xié)調(diào)是否改訂替代品或是允許延后出貨等權(quán)宜辦法，以提高人員的接單率及接單處理效率。 (d) 銷售配額確認(rèn) 對(duì)于設(shè)有銷售配額限制的商品，輸入訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)檢查其是否超額訂購(gòu)，以維護(hù)其它客戶權(quán)益。 (e) 價(jià)格確認(rèn) 不同的客戶(大盤、中盤、零售)、不同的訂購(gòu)量，可能有不同的售價(jià)，輸入價(jià)格時(shí)系統(tǒng)應(yīng)加以檢核。若輸入的價(jià)格不符 (輸入錯(cuò)誤或因業(yè)務(wù)員降價(jià)強(qiáng)接單等) ，系統(tǒng)應(yīng)加以鎖定，以便主管審核。 (f) 加工包裝確認(rèn) 客戶對(duì)于訂購(gòu)的商品，是否有特殊的包裝、分裝或貼標(biāo)等要求，或是有關(guān)贈(zèng)品的包裝等資料皆需詳加確認(rèn)記錄。 經(jīng)由查核確認(rèn)后的訂單資料，才是公司允諾出貨的訂單資料，往后的訂單處理應(yīng)以此資料為依據(jù)。 3. 庫(kù)存分配 任何時(shí)代，流通機(jī)能在提供〞適品〞、適量〞、〞適價(jià)〞、〞適時(shí)〞、〞適所〞的供給是永遠(yuǎn)不變的，這也是物流中心的營(yíng)運(yùn)圭臬。然而物流中心的資源，不管是人、商品、設(shè)備等是有限的，在面對(duì)多變、不定的客戶需求時(shí)，要能面面俱到，達(dá)到百分之百的服務(wù)水準(zhǔn)，不是件容易的事，因此如何將有限的資源作最有效益的分配常是各企業(yè)所追求的目標(biāo)，這反映到訂單處理上便是如何將現(xiàn)有的庫(kù)存，作最好的分配。 訂單資料輸入系統(tǒng)，確認(rèn)無(wú)誤后，最主要的處理作業(yè)在于如何將大量的訂貨資料，作最有效的匯總分類、調(diào)撥庫(kù)存，以便后續(xù)的物流作業(yè)能有效的進(jìn)行。 (1) 分配模式 存貨的分配調(diào)撥，可分為單一訂單分配及批次分配。 (a) 單一訂單分配 此種情形多為線上實(shí)時(shí)分配，亦即在輸入訂單資料時(shí)，就將存貨分配給該訂單。 (b) 批次分配 累積匯總數(shù)筆的已輸入訂單資料后，再一次分配庫(kù)存。物流中心因訂單數(shù)量多、客戶類型等級(jí)多，且多采一天固定配送次數(shù)，因此通常采批次分配，以確保庫(kù)存能作最佳的分配。 采批次分配時(shí)，需注意訂單的分批原則，即批次的劃分方法。隨著作業(yè)的不同，各物流中心的分批原則亦可能不同，總括來(lái)說(shuō)有下面幾種方法： 將整個(gè)接單時(shí)段劃分成幾個(gè)區(qū)段，若一天有多個(gè)配送梯次，可配合配送梯次，將訂單按接單先后分為幾個(gè)批處理。 將同一配送區(qū)域/路徑的訂單匯總一起處理。 將需加工處理或需相同流通加工處理的訂單匯總一起處理。 (2) 參與分配訂單范圍 訂單若按正常步驟進(jìn)行，什么時(shí)后出什么貨皆有一定程序，但真實(shí)系統(tǒng)常會(huì)有異動(dòng)發(fā)生，導(dǎo)致一些訂單無(wú)法按正常時(shí)序進(jìn)行，因此在分配當(dāng)次的訂單時(shí)，對(duì)于這些因故未出貨的異動(dòng)訂單亦應(yīng)考慮其是否參與分配。 (a) 解除鎖定訂單 在訂單資料輸入查核及確認(rèn)處理作業(yè)里，因不符條件被鎖定的資料，后經(jīng)審核通過(guò)，解除鎖定的訂單資料是否參與當(dāng)次庫(kù)存分配。 (b) 前次已分配未出貨訂單 對(duì)于已經(jīng)參與庫(kù)存分配，因故未出貨者，是否重新參與庫(kù)存分配。 (c) 缺貨補(bǔ)送訂單 對(duì)于客戶前張訂單上的缺貨品項(xiàng)，此次是否已有庫(kù)存，這些缺貨資料是否參與分配，以便補(bǔ)送出貨。 (d) 延遲交貨訂單 因缺貨而順延的訂單，此次是否已有庫(kù)存，是否參與分配，以補(bǔ)出貨。 (e) 遠(yuǎn)期訂單 對(duì)于一些還未到交貨期限的訂單，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)追蹤其交貨日期，以便在交貨日到時(shí)自動(dòng)將其納入?yún)⑴c分配范圍，使其如期交貨。 (3) 多倉(cāng)或多儲(chǔ)位或多批號(hào)的庫(kù)存分配選擇 若商品存放地點(diǎn)有多個(gè)倉(cāng)庫(kù)、多個(gè)儲(chǔ)位或有多個(gè)批號(hào)時(shí)，則庫(kù)存分配時(shí)應(yīng)考量如何選擇適當(dāng)?shù)某鲐泜}(cāng)庫(kù)、出貨批號(hào)、出貨儲(chǔ)位，以便達(dá)到適時(shí) (選擇離客戶最近的倉(cāng)庫(kù)出貨)、適品(藉由批號(hào)或儲(chǔ)位的選擇，作到先進(jìn)先出)的配送。 (4) 分配順序 選定參與分配的訂單后，若這些訂單的某商品總出貨量大于可分配庫(kù)存量，則如何分配這有限的庫(kù)存？ (a) 具特殊優(yōu)先權(quán)者 對(duì)于一些例外的訂單如上述的缺貨補(bǔ)送訂單、延遲交貨訂單或遠(yuǎn)期訂單，這些在前次即應(yīng)允諾交貨的訂單，或客戶提前預(yù)約的訂單應(yīng)有優(yōu)先取得存貨的權(quán)利。因此當(dāng)存貨已補(bǔ)充或交貨期限到時(shí)，應(yīng)確定這些訂單有優(yōu)先的分配權(quán)。 (b) 依客戶等級(jí) (c) 依交易量/交易金額 (d) 依客戶信用狀況 (5) 分配后異動(dòng)處理 庫(kù)存分配后，若有缺貨情況發(fā)生，則對(duì)于這些有缺貨的訂單應(yīng)妥善處理： (a) 重新調(diào)撥 訂單間互相重新調(diào)撥，但須告知客戶，并征求其同意。 (b) 補(bǔ)送 客戶若允許缺貨配送，且同意缺貨的商品等待有貨時(shí)予以補(bǔ)送或納入下一次訂單予以補(bǔ)送，則需將這些缺貨品項(xiàng)資料記錄成文件。 (c) 延遲交貨(順延) 客戶若不允許缺貨配送，但同意將整張訂單延后配送，則需將這些順延的訂單記錄成文件。 (d) 轉(zhuǎn)至下一次訂單 客戶若不允許缺貨配送，但同意將整張訂單延后合并到下一次的訂單，這些訂單資料亦須記錄成文件。 缺貨訂單的處理方法有許多種，但主要須跟客戶取得協(xié)調(diào)或交易時(shí)即與客戶約定好。將這些異動(dòng)處理納入系統(tǒng)，以減少客戶的二次損失。 4. 訂單數(shù)據(jù)處理輸出 訂單資料經(jīng)由上述的處理后，即可開始打印一些出貨單據(jù)，以展開后續(xù)的物流作業(yè)。 (1) 揀貨單(出庫(kù)單) 揀貨單據(jù)的產(chǎn)生，在于提供商品出庫(kù)指示資料，作為揀貨的依據(jù)。揀貨資料的型式需配合物流中心的揀貨策略及揀貨作業(yè)方式來(lái)加以設(shè)計(jì)，以提供詳細(xì)且有效率的揀貨信息，便于揀貨的進(jìn)行。 不同的揀貨方法有不同的揀貨資料需求，揀貨方式因物流中心的特性而異，一般有以下幾類： (a) 單一訂單別揀貨 每次揀取只針對(duì)一張訂單 一張訂單由一個(gè)人從頭到尾，負(fù)責(zé)揀取完畢。此種揀貨方式的揀貨單，只需將訂單資料轉(zhuǎn)為揀貨需求資料即可。 將儲(chǔ)存或揀貨區(qū)劃分成幾個(gè)區(qū)域，一張訂單由各區(qū)人員采前后接力方式合力完成，因此只需一張揀貨單，即并不需將一張訂單拆成幾張揀貨單。 將儲(chǔ)存或揀貨區(qū)劃分成幾個(gè)區(qū)域，將一張訂單拆成各區(qū)域所需的揀貨單，再將各區(qū)域所揀取的商品匯集一起。 一般分區(qū)方式為 將商品儲(chǔ)區(qū)及揀貨區(qū)按其儲(chǔ)存單位或揀貨單位分為數(shù)個(gè)區(qū)域，如棧板揀貨區(qū)、箱揀貨區(qū)、單品檢貨區(qū)，此種分區(qū)方式可便