【正文】 要有溫度、濕度等。溫度要求保持在8℃25℃；濕度要求40%65%。文件檔案存放處要有相應防潮、防火、防蛀蟲鼠害等措施。項目檔案資料如需查閱需經(jīng)項目經(jīng)理授權同意，由文件管理人員進行拿取，并要求在現(xiàn)場進行查閱；如需外借必須填寫CFJLZH012《項目（部門）檔案資料借閱記錄》，經(jīng)項目負責人簽字同意后方可借出。外借檔案資料要求在申請使用期限內(nèi)進行歸還，如未按期歸還需辦理延期手續(xù)CFJLZH013《項目（部門）檔案資料延期借閱申請單》，未如期歸還且未辦理延期手續(xù)，由檔案管理人員負責聯(lián)系催還，仍未歸還者，由項目報公司對申請借閱部門及人員進行處理。八、其他 《項目（部門）文件控制清單》、《項目（部門）記錄保存年限清單》應作為特殊記錄加以控制，過程部門應每季度對其進行評價與更新，保證業(yè)務過程中使用的文件與記錄與《項目（部門）文件控制清單》、《項目（部門）記錄保存年限清單》中的信息保持一致。、、發(fā)放與回收。綜合管理部有責任開展定期專項檢查對其進行監(jiān)督。九、相關記錄附件 附表一 項目（部門）文件控制清單 附表二 項目（部門）外來文件登記表 附表三 項目（部門）文件報批申請附表四 項目（部門）文件發(fā)放記錄表 附表五 項目（部門）文件發(fā)放記錄表 附表六 項目（部門）文件分發(fā)記錄表 附表七 項目（部門）文件更改通知單 附表八 項目（部門）文件回收記錄表 附表九 項目（部門）文件銷毀申請單 附表十 項目（部門）記錄保存年限清單 附表十一 項目（部門）記錄銷毀申請單 附表十二 項目（部門）檔案資料借閱記錄 附表十三 項目（部門）檔案資料延期借閱申請單項目（部門）文件控制清單版本號文件名稱編制時間項目（部門）外來文件登記表版本號文件名稱發(fā)出方登記時間項目（部門）文件報批申請文件名稱編寫人編寫時間（文件內(nèi)容）審批程序項目經(jīng)理主管副總綜合管理部文件編號行政部項目（部門）文件發(fā)放記錄表 文件名稱編號接收部門數(shù)量簽收簽收時間備注項目（部門）文件發(fā)放記錄表文件名稱編號接收業(yè)務部門數(shù)量簽收發(fā)放時間備注項目（部門）文件分發(fā)記錄表 項目（部門）文件編號分發(fā)原因數(shù)量簽名時間項目（部門）文件更改通知單 文件名項目（部門）變更類型□換頁 □更新日期（變更內(nèi)容）舊版文件是否回收□是 □否審批流程項目經(jīng)理主管副總綜合管理部文件編號行政部項目（部門）文件回收記錄表文件編號回收時間發(fā)放數(shù)量回收數(shù)量備注 項目（部門）文件銷毀申請單銷毀文件名文件編號銷毀原因申請時間批準人項目（部門）記錄保存年限清單部門記錄名稱表格編號保存年限綜合保潔 工程 秩序 客服項目（部門）記錄銷毀申請單銷毀記錄名記錄編號銷毀原因申請時間批準人項目（部門）檔案資料借閱記錄時間文件名編號借閱人批準人歸還時間 項目（部門）檔案資料延期借閱申請單文件名文件編號延期原因： 承諾： 檔案管理規(guī)定參見《圣境標準化服務手冊》內(nèi)部管理篇內(nèi)容，管理規(guī)定符合《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》、西安曲江建設集團有限公司《檔案工作管理辦法》，如出現(xiàn)丟失、殘損等對公司造成損失的結果，依據(jù)相關規(guī)定，公司有權對當事人進行相應處罰或人事更變決定。 本人已知曉相關規(guī)定，并遵守本辦法決議。 申請人： 時間：文件管理員項目經(jīng)理 時間：一、目的 為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范文件標準化，創(chuàng)造高效的工作環(huán)境，創(chuàng)建規(guī)范、統(tǒng)一的工作平臺，培養(yǎng)員工良好的工作習慣，同時為持續(xù)提高顧客滿意的能力，特制定本標準。二、范圍 本標準適用于西安曲江圣境城市服務發(fā)展有限公司（以下簡稱圣境城服）及子公司西安曲江新區(qū)圣境物業(yè)管理有限公司（以下簡稱圣境物業(yè)）和西安曲江圣境商務服務有限公司（以下簡稱圣境商務）所控制的全部文件的應用。三、要求 本標準由圣境城服統(tǒng)一編制，公司對其模板具有唯一變更權，下屬公司對其模板具有唯一使用權。 必要時，圣境城服可對其模板進行評審與變更，以符合不斷改變的內(nèi)外部環(huán)境需求。 圣境物業(yè)與圣境商務可根據(jù)實際需要，對標準化表格內(nèi)容進行增減或更改，但表格制式需根據(jù)本標準要求進行編制，最終由圣境城服進行審批。四、內(nèi)容 1；LOGO應與左上角頁眉底端對齊；標題大小為“小初”，字體為“方正小標宋”；文件編號、發(fā)布日期、發(fā)布部門及公司名稱大小為“小三”，字體為“仿宋GB2312”；若有字母與數(shù)字均用字體“Times New Roman”；凡是手填內(nèi)容均用黑色中性筆整齊填寫。模板參見第六章附件。 受控文件頁眉頁腳模板LOGO應與頁眉左側對齊，文件名稱與文件編碼應與頁眉右側對齊，大小為“小五”，字體為“宋體”；頁腳黑色線寬度180mm，居中填寫“創(chuàng)新 嚴謹 真誠 精細”，大小為“小五”，字體為“仿宋GB2312”。模板參見第六章附件。 記錄性表格封面（正面）；LOGO應與左上角頁眉底端對齊；標題大小為“小初”，字體為“方正小標宋”；文件編號、使用時間區(qū)間、使用部門及公司名稱大小為“小三”，字體為“仿宋GB2312”；若有字母與數(shù)字均用字體“Times New Roman”；凡是手填內(nèi)容均用黑色中性筆整齊填寫。記錄性表格封面（反面）標題大小為“二號”，字體為“方正小標宋”；正文部分大小為“小三”，字體為“仿宋GB2312”；模板參見第六章附件。 記錄性表格頁眉與頁腳模板（豎版）LOGO應與頁眉左側對齊，文件名稱與文件編碼應與頁眉右側對齊，大小為“小五”，字體為“宋體”；頁腳黑色線寬度180mm，“版本/修訂次數(shù)：XXX”左對齊，“保存部門：XXX”居中，“保存期限：XX”右對齊，大小“小五”，字體為“宋體”。記錄性表格頁眉與頁腳模板（橫版）與豎版相似，頁腳黑色線寬度為270mm。模板參見第六章附件。五、監(jiān)視與測量 必要時，城服公司綜合管理部應通過監(jiān)視或測量活動以驗證公司文件制式標準化程度是否符合本標準要求，并保留可作為證據(jù)的文件的信息。六、相關附件 附件一 受控文件封面模板 附件二 受控文件頁眉頁腳模板 附件三 記錄性表格封面模板（正面） 附件四 記錄性表格封面模板（反面） 附件五 記錄性表格頁眉頁腳模板（豎版） 附件六 記錄性表格頁眉頁腳模板（橫版） 文件名（小初方正小標宋）文件編號（小三仿宋GB2312） 發(fā)布日期： 發(fā)布部門： 公司名稱（小三仿宋GB2312）（空格行）（文件內(nèi)容） 記錄名（小初方正小標宋）記錄表格編號（小三仿宋GB2312）