內部控制系統(tǒng)的關鍵控制點-資料下載頁
2025-07-09 12:53本頁面
【正文】 的費用都要有相關負責人的審批。如果公司的員工在費用報銷方面不斷出現(xiàn)問題，那就有必要要求相關負責人對所有要求報銷的費用進行審批。實行這項制度的好處在于，相關負責人可能了解員工要求報銷的原因以及是否應該報銷。不利之處是相關的報銷憑證可能在負責人那里滯留時間過長，延誤該員工報銷費用的領取。(12）應付工資有關工資的問題經常出現(xiàn)在兩方面，一方面是超額支付工資，另一方面是通過編造員工名冊并為其支付工資來進行舞弊。有關這兩方面的控制措施在下面都會提到?！驅嵭杏嫊r工資制的人員的加班實行審批。在公司里，員工最簡單的舞弊形式就是下班后又回到公司，打卡后又離開或者讓別人代替打卡，這樣就可以偽造虛假的加班記錄。如果要求相關負責人對所有需要加班的人員進行審批，就可以避免這種舞弊的發(fā)生。另一個更先進的方法就是使用電腦打卡，由電腦根據(jù)不同的工作期間將員工進行分類。這樣任何員工在自己正常工作期間之外的加班時間，電腦都會自動記錄下來并報相關負責人審批。在沒有相關負責人批準的情況下，電腦是不會給離開的員工打卡的?！蛩械墓べY變動都要有授權審批。如果出納與公司的其他員工串通，就很容易通過改變工資的支付額進行舞弊。如果定期將實際的工資支付率與記錄的批準的工資支付率進行比較，就可以發(fā)現(xiàn)這類問題。如果能夠由一位高層的經理來負責有關工資變動的審批，并且由當事的員工簽字確認，控制將會更完善。由于下調工資能夠有效地提高工資支付率，所以對下調的工資進行審計也是非常必要的。為了確保所有的工資下調都是根據(jù)有關權力機構的決定做出的，有關這方面的審計應該包括審查支付的金額及支付的時間?！驅⒐べY直接發(fā)給本人。負責工資的人員最常用的舞弊手段，要么是偽造員工姓名，要么是繼續(xù)給已離職的員工發(fā)工資，然后將這些工資據(jù)為己有。如果規(guī)定領取工資者必須要證明自己的身份，就可以防止此類問題的發(fā)生?！驅⒁迅豆べY單報送相關部門負責人。如果能定期將支付的工資單報送各部門負責人，這些部門負責人就能夠及時發(fā)現(xiàn)是否有為已離職人員發(fā)放工資的現(xiàn)象。在大公司里，由于相關的離職審批程序比較復雜，為已離職人員發(fā)工資的問題尤為嚴重。實行這項措施，就可以解決某些員工企圖利用拖延最終的審批決定而將過渡時期的工資據(jù)為己有的問題?！蚝藢べY單上的地址。如果負責工資的人員利用偽造的姓名騙取工資，并將騙取的工資寄到自己家里，那么將所有領取工資的員工的地址進行核對，就可以發(fā)現(xiàn)這些重復的地址。但如果舞弊人員將這些工資寄到郵局的信箱里，就可能繞開這項控制措施。因此，公司應禁止將工資寄到放在郵局的信箱里。(13）場地占用費盡管這項費用看起來不是很重要，但是如果實行了下面所述的控制措施，就可以保證員工在辦公設備的購買和使用方面做到盡量節(jié)儉?！驅⑥k公設備的實際成本與公司的相關政策進行比較。有的員工可能會以比較高的價格購買辦公設備，而這些設備如果由一位比較節(jié)儉的經理來采購的話，成本可能會下降很多。如果公司能夠頒布一項政策，規(guī)定每位員工的辦公費用的限額，并定期對已發(fā)生的費用進行內審，就可以防止這類問題。另一個方法是，可以規(guī)定采購人員只能采購批準的標準設備，任何在批準的采購計劃之外的采購都必須經過特殊審批。(14）管理費用一個公司可能因為與供應商簽訂了長期合同而需要持續(xù)付款。下面所采用的控制措施，大部分與所簽訂的合同條款有關，以減少不必要的支出?！虮O(jiān)控合同中約定成本的變化。如果在這方面加強控制，就可以使公司潛在的成本費用大大降低。因為供應商可能在開發(fā)票的時候，在采購單、空白采購單上改變已規(guī)定好的價格而期望付款方不會注意。而對那些在合同中約定的，供應商可以攀據(jù)現(xiàn)行成本調整價格的項目應特別加以關注，如原油的價格、客戶價目表等。因為根據(jù)合同中約定的價格變動條款，一旦價格上升，供應商就會立即提價；而遇到價格下降，供應商則遲遲不會有反應。所以，內部審計人員應定期檢查這些項目的價格，或利用會計電算化系統(tǒng)自動檢查發(fā)票上的價格是否與合同上的價格相符。還有一種方法，就是只根據(jù)采購單上所列的價格付款，這樣就不需要其他的控制措施了。◎關注到期而需要續(xù)簽的合同。如果一項包含優(yōu)惠價格條款的長期合同已經到期而公司卻事先沒有注意到，那么公司將不得不為此支付比原來高的價格。為了避免發(fā)生這種損失，最好是為所有的合同建立一個主檔案，里面清楚地標明各項合同的到期日。這樣，一旦有合同即將到期需要續(xù)簽的時候，就會有預警及時發(fā)出。◎對于包含各種貨幣傭金的合同進行審批。公司應制定相關的政策，并分項列出貨幣傭金需授權審批金額。這樣做雖然并不能幫助公司撤銷已簽訂的合同，但對于阻止經理們簽訂包含有大額或長期貨幣傭金的合同卻非常有用?！蜃審氖仑攧展ぷ鞯膯T工持有公司的證券。如果公司在實施了上述的控制措施后，仍可能存在個別員工舞弊的風險，那么，可以讓從事財務工作的個別員工或整個部門的員工持有公司的證券。這樣，一旦有舞弊發(fā)生，公司的損失也將得到相應補償。上面所講述的僅僅是各個公司最常采用的控制措施，而每個公司應根據(jù)不同的生產流程，對這些控制措施進行適當?shù)脑鰷p。同樣，不同的行業(yè)所采用的控制措施也應進行相應的改變，例如娛樂業(yè)，由于這些行業(yè)大部分為現(xiàn)金交易，所以其在現(xiàn)金方面的控制措施就會相應的增加。因此，本章所述的控制措施僅應視為是建立一套綜合控制系統(tǒng)的基礎，若要將其運用到具體的企業(yè)里，則應對其進行適當?shù)男薷摹?br />
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