中國石化辦公自動化系統(tǒng)操作手冊-資料下載頁
2025-07-07 12:24本頁面
【正文】 個單位蓋章后返回，再發(fā)到下一個單位蓋章后返回，直到完成。本期系統(tǒng)改用常規(guī)工作流程實現(xiàn)了這種聯(lián)合蓋章方式，要下一個單位聯(lián)合蓋章，只需要將文檔發(fā)送到下一單位的文書即可。注意操作時應(yīng)使用【聯(lián)合蓋章】按鈕。2. 清樣清樣是本期系統(tǒng)提供的新功能。清樣是指產(chǎn)生一份和正式文件相同，但沒有紅頭的Word版式文件，目的是為了支持文件印刷，即把文件印刷到紅頭文件專用紙上。代填意見用戶可以在某些環(huán)節(jié)可以代其他人錄入意見。代填意見的具體環(huán)節(jié)和意見類型由后臺配置決定。補發(fā)功能前期系統(tǒng)必須在流程結(jié)束前分發(fā)文件。本期系統(tǒng)改進(jìn)為在流程結(jié)束后，文書可以繼續(xù)分發(fā)文件，因此不必等到確認(rèn)分發(fā)完成后才結(jié)束流程。2. 公文流程文書撤轉(zhuǎn)要對一個正在運行的業(yè)務(wù)調(diào)整流程，前期系統(tǒng)只能通過【收回文檔】進(jìn)行有限的調(diào)整，或者請求運維支持人員介入。本期將流程調(diào)整功能完全交給文書。文書可以通過 調(diào)整流程。解鎖當(dāng)多人并發(fā)處理同一項業(yè)務(wù)時，為了避免操作沖突，系統(tǒng)會自動為實際操作人員鎖定文檔。但如操作人員異常退出系統(tǒng)，文檔就會被持續(xù)鎖定，其他人無法接手工作。為此，系統(tǒng)為文書提供了解鎖功能。文書只要進(jìn)入該文檔，點擊【解鎖】，其他人即可獲得操作權(quán)。3. 部門協(xié)作發(fā)文送其他部門會簽、簽報送其他部門會簽、收文送其他部門辦理、督辦送部門辦理，均屬于部門協(xié)作。部門協(xié)作機制和一般文檔流轉(zhuǎn)機制不同，不體現(xiàn)在流程圖中。部門之間是以發(fā)送單據(jù)和反饋結(jié)果來進(jìn)行協(xié)作的。以部門會簽為例，發(fā)起方通過“送部門會簽”操作向接收方發(fā)送會簽單發(fā)起活動，接收方在收文庫中接收會簽并內(nèi)部流轉(zhuǎn)，形成會簽意見后，反饋到發(fā)起方原文檔中。下面以部門會簽為例詳述具體操作。發(fā)起會簽如下圖所示，在操作區(qū)點擊 ，在彈出對話框選擇會簽部門，確定后，系統(tǒng)向選中的部門發(fā)送會簽單，當(dāng)前文檔則進(jìn)入等待反饋狀態(tài)。辦理會簽收文部門從收文箱得到會簽單，并在收文庫中以和收文相似的方式在內(nèi)部流轉(zhuǎn)直至形成會簽意見。反饋部門意見 部門內(nèi)形成會簽意見后，由文書反饋部門意見。點擊，在意見對話框中組織反饋意見，確定。系統(tǒng)會自動將組織好的意見自動反饋到發(fā)起部門的對應(yīng)文檔中,并進(jìn)入表單中相應(yīng)的位置。結(jié)束會簽如果全部會簽部門都已經(jīng)反饋會簽意見，當(dāng)前文檔自動結(jié)束等待反饋狀態(tài)，恢復(fù)到正常狀態(tài)，繼續(xù)按普通的流程流轉(zhuǎn)。中止會簽當(dāng)誤選會簽單位，或者不打算繼續(xù)等待某個部門反饋會簽意見時，發(fā)起部門可以中止會簽。點擊 ，在彈出對話框中選擇要中止的部門。確定后，系統(tǒng)取消該會簽部門，不再接收該會簽部門的意見，會簽部門會得到相應(yīng)提示。如果取消這些會簽部門后，再沒有要等待的反饋意見，則當(dāng)前文檔恢復(fù)到正常狀態(tài)，可以重起流程。會簽記錄在表單的“流轉(zhuǎn)信息”區(qū)，詳細(xì)記錄了會簽發(fā)起、中止信息。在表單的“審批意見”區(qū)，詳細(xì)記錄了反饋的會簽意見。4. 收文業(yè)務(wù)范圍本期系統(tǒng)中收文業(yè)務(wù)范圍得到進(jìn)一步擴大，范圍包括：l 正式文件l 非正式文件l 催辦單l 督辦單l 會簽單l 會議通知單所有單據(jù)都可以按收文流程或者定制的流程流轉(zhuǎn)，辦理完畢后可以向發(fā)起單位反饋部門意見。文件登錄文件登錄有手工登錄和電子登錄兩種渠道，手工登錄分為手工錄入和掃描條碼兩種形式，電子登錄分為從待辦登錄和從郵件登錄兩種形式。掃描條碼和從待辦登錄是本期系統(tǒng)新實現(xiàn)的方式。1. 手工登錄點擊 ，手工錄入文件信息提交。2. 從郵件登錄點擊 ，選中文檔，選擇“接收類型”，然后點 ，文件即接收到本數(shù)據(jù)庫中。3. 從待辦登錄如是收文，系統(tǒng)會自動把文件發(fā)送到部門文書的待辦信息庫中。文書點擊打開，選定“接收庫”和“接受類型”，點，即接收到指定的收文庫中。從待辦登錄和從郵件登錄的區(qū)別：1） 從待辦登錄每次只接收一個文件；2） 如果一個部門有多個收文庫，那么從待辦登錄需要先收文庫。注意，有些類型的收件，如會簽單、通知單，系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)定收文庫，文書不能選擇；3） 從郵件登錄一次可以接收多個文件；4） 從郵件登錄限定接收到本數(shù)據(jù)庫，而且系統(tǒng)事先已經(jīng)篩選了收件，這些收件都是系統(tǒng)設(shè)定允許接收到該數(shù)據(jù)庫的。4. 掃描條碼如果有二維碼掃描槍，而且接收的紙質(zhì)文件有二維碼，可以直接掃描錄入。準(zhǔn)備好掃描槍，點擊 ，光標(biāo)自動定位于彈出的掃描框中，掃描一個或者多個二維碼，然后提交到收文庫中。其中“合一提交”是把內(nèi)容框中的所有二維碼信息合并成一個文檔登錄，“逐條提交”是把每個二維碼信息作為一個文檔提交。5. 日常維護(hù)工作發(fā)文管理在發(fā)文中，文書可以查看回執(zhí)統(tǒng)計，可以維護(hù)清樣、紅頭、編號。收文管理在收文中，文書可以對摘錄領(lǐng)導(dǎo)意見，可以維護(hù)編號。
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