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excel表格的全部基本操作大全-資料下載頁(yè)

2025-06-30 16:57本頁(yè)面
  

【正文】 115. 快速修改圖表元素的格式通常,我們通過(guò)使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標(biāo)右鍵,從快捷菜單中選擇“格式”命令來(lái)對(duì)圖表元素進(jìn)行格式化。其實(shí)還有快速的方法:雙擊圖表元素,將會(huì)調(diào)出此圖表元素的格式對(duì)話框。根據(jù)選擇的圖表元素不同,此對(duì)話框會(huì)有所不同。116. 創(chuàng)建復(fù)合圖表復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表,比如,你可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個(gè)復(fù)合圖表只需簡(jiǎn)單地將一個(gè)或一個(gè)以上的數(shù)據(jù)系列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個(gè)數(shù)據(jù)系列,單擊“圖表→圖表類型”命令,然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型,單擊“確定”按鈕即可。117. 對(duì)度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸有時(shí),你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列,如果你使用同樣的坐標(biāo)軸,那么很可能某個(gè)系列幾乎是不可見(jiàn)的。為了使得每個(gè)系列都清晰可見(jiàn),你可以使用輔助坐標(biāo)軸。要為某個(gè)數(shù)據(jù)系列指定一個(gè)輔助坐標(biāo)軸,首先要選定圖表中的這個(gè)數(shù)據(jù)系列,按右鍵彈出快捷萊單,單擊“數(shù)據(jù)系列格式→坐標(biāo)軸”命令,選擇“次坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。118. 將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型Excel 中提供了一些自定義圖表類型。其實(shí),你可以將自己創(chuàng)建的圖表設(shè)置為自定義圖表類型,以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設(shè)置為自定義圖表類型的圖表,直到你滿意為止。激活此圖表,單擊“圖表→圖表類型→自定義類型”,選擇“自定義”選項(xiàng),將會(huì)顯示所有用戶自定義圖表類型的一個(gè)列表。單擊“添加”按鈕,將會(huì)出現(xiàn)“添加自定義圖表類型”對(duì)話框,為你的圖表類型輸入一個(gè)名稱和簡(jiǎn)短的說(shuō)明,然后單擊“確定”,這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。119. 復(fù)制自定義圖表類型如果你希望將你定制的自定義圖表類型復(fù)制到其他電腦中,只需要簡(jiǎn)單地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel 文件復(fù)制到其他機(jī)器的同樣文件夾中即可。120. 旋轉(zhuǎn)三維圖表你可以非常靈活地旋轉(zhuǎn)調(diào)節(jié)三維圖表的視覺(jué)角度,以獲得不同的視覺(jué)效果。方法一:使用“設(shè)置三維視圖格式”對(duì)話框激活三維圖表,單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令,選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來(lái)旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視改變()。方法二:使用鼠標(biāo)實(shí)時(shí)拖動(dòng)“角點(diǎn)”旋轉(zhuǎn)圖表點(diǎn)擊圖表,圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(diǎn)(稱為“角點(diǎn)”)。你可以拖動(dòng)一個(gè)角點(diǎn),旋轉(zhuǎn)圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了,不要緊,你可以單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令,單擊“默認(rèn)值”按鈕,恢復(fù)原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)三維視圖。當(dāng)你旋轉(zhuǎn)三維圖表時(shí),如果在拖動(dòng)的同時(shí)按下Ctrl 鍵,則可以看到全圖的外廓,這樣使你看得更清楚,不至于把圖表搞得奇形怪狀的。121. 拖動(dòng)圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)改變工作表中的數(shù)值選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn),然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動(dòng)數(shù)據(jù)點(diǎn),你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作表中的相應(yīng)數(shù)值隨著圖中數(shù)據(jù)點(diǎn)的新位置改變而改變。如果你知道一個(gè)圖的外形以及你要確定能生成該圖的數(shù)值,這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是,這種方法在大多數(shù)情況下是危險(xiǎn)的,因?yàn)槟憧赡茉诓唤?jīng)意間更改了不應(yīng)該更改的數(shù)值。122. 把圖片合并進(jìn)你的圖表Excel 能很容易地把一個(gè)圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。方法一:使用“圖案”對(duì)話框雙擊某個(gè)數(shù)據(jù)系列,選擇“圖案”標(biāo)簽,單擊“填充效果”按鈕,在“填充效果”對(duì)話框中選擇“圖片”標(biāo)簽,單擊“選擇圖片”按鈕,選擇一個(gè)要使用的圖形文件即可。方法二:使用剪貼板將圖像復(fù)制到剪貼板上,激活圖表,選擇數(shù)據(jù)系列或數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn),再單擊“編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要調(diào)用的圖像不在文件中的時(shí)候,只要圖像可以復(fù)制到剪貼板上,則這種方法就可行。方法三:使用鏈接圖片我們知道,圖表中可以使用數(shù)據(jù)表。如果你覺(jué)得圖表中的數(shù)據(jù)表不是很靈活的話,你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數(shù)據(jù)表。下面是具體的操作方法: 創(chuàng)建好圖表,并將數(shù)據(jù)表使用的單元格區(qū)域按你的需要進(jìn)行格式化。選定需要的單元格區(qū)域,按住Shift 鍵,單擊“編輯→復(fù)制圖片”命令,出現(xiàn)一個(gè)“復(fù)制圖片”對(duì)話框,單擊“確定”接受默認(rèn)選項(xiàng)。這樣,選定的單元格區(qū)域就作為一個(gè)圖片復(fù)制到剪貼板中了。激活圖表,將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到圖表。此時(shí)所粘貼的是一幅圖,還不是鏈接的表,還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標(biāo)選擇)。這樣,粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據(jù)區(qū)域鏈接的圖片,對(duì)于工作表單元格區(qū)域中的任何改變,都會(huì)直接反映在圖表鏈接的圖片中。123. 用圖形美化工作表我們?cè)谥谱鱁xcel 工作表時(shí),呆板的橫豎顯示的工作表可能沒(méi)有多大的說(shuō)服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來(lái)吸引人們的注意,首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕,然后選擇“其他自選圖形”,從中選擇一個(gè)你需要的圖案。插入此圖形后,在工作表中選中它,單擊“編輯欄”,輸入你想要突出顯示的鏈接單元格,然后回車。這樣,鏈接單元格的內(nèi)容將會(huì)出現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內(nèi)容變動(dòng)時(shí),圖案上的數(shù)據(jù)也會(huì)跟著反映出變動(dòng)情形。另外,如果想要讓自選圖形更加醒目的話,你可以用鼠標(biāo)雙擊圖形,打開(kāi)“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框。在這個(gè)對(duì)話框中,你可以改變目前所使用的格式,例如調(diào)整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。124. 讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕,然后按住“Alt”鍵插入一文本框,就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。125. 快速創(chuàng)建默認(rèn)圖表我們知道,創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向?qū)А狈? 個(gè)步驟來(lái)完成,在每個(gè)步驟中你可以根據(jù)需要調(diào)整各個(gè)選項(xiàng)的設(shè)置。其實(shí),如果你想使用默認(rèn)的圖表類型、圖表選項(xiàng)和格式而不加修改直接生成圖表的話,有快速的方法:打開(kāi)包含用來(lái)制作圖表數(shù)據(jù)的工作表,選取用來(lái)制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后按F11 鍵即可快速創(chuàng)建圖表,圖表存放在新工作表圖表中,它是一個(gè)二維柱形圖。126. 快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表在工作表中選取用來(lái)制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后單擊“默認(rèn)圖表”按鈕即可,不過(guò),一般缺省時(shí),“默認(rèn)圖表”工具按鈕不會(huì)顯示在工具欄上,你可以通過(guò)下面的方法把“默認(rèn)圖表”按鈕顯示出來(lái):單擊“工具→自定義→命令”,在“類別”列表中選擇“制作圖表”,并在“命令”列表中找到“默認(rèn)圖表”,用鼠標(biāo)將它拖到屏幕上工具欄中適當(dāng)?shù)奈恢眉纯伞?27. 改變默認(rèn)圖表類型Excel 的默認(rèn)圖表類型是二維柱形圖連同一個(gè)淺灰色區(qū)域、一個(gè)在右邊的圖例以及水平網(wǎng)格線。如果你不喜歡這種默認(rèn)圖表類型,可以通過(guò)以下方法來(lái)改變它:單擊“圖表→圖表類型”命令,選擇一個(gè)你想作為默認(rèn)值的圖表類型(它可以是標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型中的一種),然后單擊“設(shè)置為默認(rèn)圖表”按鈕,確認(rèn)即可。如果你需要?jiǎng)?chuàng)建很多個(gè)同一類型的圖表,你就可以通過(guò)這種改變默認(rèn)圖表類型的方法來(lái)提高你的效率。128. 快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表你可以輕易轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表,方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表,可以看到Excel 的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)椤皥D表”菜單,單擊“圖表→位置”命令,出現(xiàn)“圖表位置”對(duì)話框,你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的對(duì)象插入”兩者之間作出選擇(圖5),同時(shí)選擇一個(gè)工作表。這樣,Excel 將刪除原來(lái)的圖表,以你選擇的方式移動(dòng)圖表到指定的工作表中。129. 利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表通常,我們使用“圖表”菜單中的命令來(lái)對(duì)圖表進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。其實(shí),我們可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中的任意位置,在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄,我們看到其中包含了“圖表對(duì)象”、“圖表區(qū)格式”“圖表類型”、“圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”、“按列”、“順時(shí)針斜排’’和“逆時(shí)針斜排”等按鈕(圖6),當(dāng)然你還可以通過(guò)自定義的方法將“默認(rèn)圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便,而且速度更快。130. 快速選取圖表元素圖表創(chuàng)建好以后,我們還需要對(duì)某些圖表元素進(jìn)行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個(gè)圖表和它的全部元素,當(dāng)你選取圖表區(qū)后,你就可以看到8 個(gè)黑色小方塊。要想調(diào)整單個(gè)的圖表對(duì)象,首先必須選取該對(duì)象,然后更改其屬性。通過(guò)把鼠標(biāo)指向某一特定圖表對(duì)象來(lái)選取該對(duì)象,可能會(huì)很困難,特別是在一個(gè)帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下,我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側(cè)的“圖表對(duì)象”下拉列表,從該下拉列表中選取的任何項(xiàng)目,也就等于在當(dāng)前圖表中選取了那個(gè)項(xiàng)目。其實(shí),還有一種選取圖表元素方法,即在選取圖表的任何一部分以后,你可以通過(guò)使用箭頭鍵快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素。使用向左或向右的箭頭鍵可2以連續(xù)地選取圖表每一個(gè)可以選取的元素,包括每一個(gè)數(shù)據(jù)系列中的單個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn),以及圖例中的彩色圖例符號(hào)和文本條目。131. 通過(guò)一次按鍵創(chuàng)建一個(gè)Excel 圖表這是一個(gè)非常老套的Excel 竅門(mén)。要想使用鍵盤(pán)快速創(chuàng)建一個(gè)圖表,選擇你需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11 鍵。Excel 將自動(dòng)為你創(chuàng)建圖表。另外,在選好單元格后按下“Alt+F1”,你將得到相同的結(jié)果。132. 繪制平直直線在Excel 繪制直線時(shí)是不是很難?其實(shí),在應(yīng)用直線繪制工具時(shí),只要按下Shift 鍵,則繪制出來(lái)的直線就是平直的。另外,按下Shift 鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍⒗L制橢圓形即變?yōu)閳A形。一、函數(shù)和公式編輯技巧133. 巧用IF 函數(shù)清除Excel 工作表中的0有時(shí)引用的單元格區(qū)域內(nèi)沒(méi)有數(shù)據(jù),Excel 仍然會(huì)計(jì)算出一個(gè)結(jié)果“0”,這樣使得報(bào)表非常不美觀,看起來(lái)也很別扭。怎樣才能去掉這些無(wú)意義的“0”呢?利用IF 函數(shù)可以有效地解決這個(gè)問(wèn)題。IF 函數(shù)是使用比較廣泛的一個(gè)函數(shù),它可以對(duì)數(shù)值的公式進(jìn)行條件檢測(cè),對(duì)真假值進(jìn)行判斷,根據(jù)邏輯測(cè)試的真假返回不同的結(jié)果。它的表達(dá)式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test表示計(jì)算結(jié)果為T(mén)RUE 或FALSE 的任意值或表達(dá)式。例如A1=100 就是一個(gè)邏輯表達(dá)式,如果A1 單元格中的值大于等于100 時(shí),表達(dá)式結(jié)果即為T(mén)RUE,否則結(jié)果為FALSE。value_if_true 表示當(dāng)logical_test 為真時(shí)返回的值,也可是公式。value_if_false 表示當(dāng)logical_test 為假時(shí)返回的值或其他公式。所以形如公式“=IF(SUM(B1:C1),SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格B1 到C1 內(nèi)有數(shù)值,且求和為真時(shí),區(qū)域B1 到C1 中的數(shù)值將被進(jìn)行求和運(yùn)算。反之,單元格B1 到C1 內(nèi)沒(méi)有任何數(shù)值,求和為假,那么存放計(jì)算結(jié)果的單元格顯示為一個(gè)空白單元格。134. 批量求和對(duì)數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作,除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外,對(duì)于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法:假定求和的連續(xù)區(qū)域?yàn)閙n 的矩陣型,并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白,用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行,也可以兩者同時(shí)選中,單擊“常用”工具條上的“Σ”圖標(biāo),則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動(dòng)生成求和公式,并且系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格,求和公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。135. 對(duì)相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和如果要將單元格B2 至B5 的數(shù)據(jù)之和填入單元格B6 中,操作如下:先選定單元格B6,輸入“=”, 再雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)“Σ”。接著用鼠標(biāo)單擊單元格B2 并一直拖曳至B5,選中整個(gè)B2~B5 區(qū)域,這時(shí)在編輯欄和B6 中可以看到公“=sum(B2:B5)”,單擊編輯欄中的“√”(或按Enter 鍵)確認(rèn),公式即建立完畢。此時(shí)如果在B2 到B5 的單元格中任意輸入數(shù)據(jù),它們的和立刻就會(huì)顯示在單元格B6 中。同樣的,如果要將單元格B2 至D2 的數(shù)據(jù)之和填入單元格E2 中,也是采用類似的操作,但橫向操作時(shí)要注意:對(duì)建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對(duì)話框中的“水平對(duì)齊”中選擇“常規(guī)”方式, 這樣在單元格內(nèi)顯示的公式不會(huì)影響到旁邊的單元格。如果還要將C2 至CD2 至DE2 至E5 的數(shù)據(jù)之和分別填入CD6 和E6 中,則可以采取簡(jiǎn)捷的方法將公式復(fù)制到CD6 和E6 中:先選取已建立了公式的單元格B6,單擊常用工具欄中的“復(fù)制”圖標(biāo),再選中C6 到E6 這一區(qū)域,單擊“粘貼”圖標(biāo)即可將B6 中已建立的公式相對(duì)復(fù)制到CD6 和E6 中。136. 對(duì)不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和假如要將單元格BC5 和D4 中的數(shù)據(jù)之和填入E6 中,操作如下: 先選定單元格E6,輸入“=”,雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)“Σ”。接著單擊單元格B2,鍵入“,”,單擊C5,鍵入“,”,單擊D4,這時(shí)在編輯欄和E6 中可以看到公式“=sum(B2,C5,D4)”,確認(rèn)后公式即建立完畢。137. 利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到,并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算,關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值,而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值(如單價(jià))平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel 中可設(shè)置公式解決(其實(shí)就是一個(gè)除法算式),分母是各個(gè)量值之和,分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和,它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。138. 自動(dòng)求和在老一些的Excel 版本中,自動(dòng)求和特性雖然使用方便,但功能有限。在Excel 2002 中,自動(dòng)求和按鈕被鏈接到一個(gè)更長(zhǎng)的公式列表,這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個(gè)功能更強(qiáng)大的自動(dòng)求和函數(shù),你可以快速計(jì)算所選中單元格的平均值,在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號(hào)下邊要計(jì)算的單元格,或者單擊行號(hào)右邊要計(jì)算的單元格,單擊常用工具欄上自動(dòng)求和按鈕右邊的箭頭,并單擊要用的公式,然后按Enter。139. 用記事本編輯公式在工作表中編輯公式時(shí),需要不斷查看行列的坐標(biāo),當(dāng)編輯的公式很長(zhǎng)時(shí),編輯欄所占據(jù)的屏幕面積越來(lái)越大,正好將列坐標(biāo)遮擋,想看而看不見(jiàn),非常不便!能否用其它方法來(lái)編輯公式呢? 打開(kāi)記事本,在里面編輯公式,屏幕位置、字體大小不受限制,還有滾動(dòng)條,其結(jié)果又是純文本格式,可以在編輯后直接粘貼到對(duì)應(yīng)的單元格中而勿需轉(zhuǎn)換,既方便,又避免了以上不足。140. 防止編輯欄顯示公式有
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