【正文】 TP 服務器為 。公司推薦使用 Microsoft Outlook 或者 Foxmail 進行郵件的收發(fā)，Web 界面的郵件收發(fā)盡量只作為輔助方式。為了方便工作，請務必使用 Outlook 或者 Foxmail 等 EMAIL 軟件，具體安裝可以請 IT 專員協(xié)助。不按規(guī)定使用者，依據公司《行政獎懲制度》執(zhí)行。第十章 MSN請盡量使用公司 Email 地址申請 MSN 帳號，MSN 的個人命名請按照如下規(guī)則：26 / 68姓名－視界商旅－電話－其他信息員工離職后，MSN 帳號將收歸公司。四、 協(xié)同辦公網協(xié)同辦公網是在 ERP 的完善之前對公司行政業(yè)務信息化的臨時補充。其具體情況和使用規(guī)定如下：第十一章使用方法訪問地址為 ，需輸入公司為用戶分配的帳號和密碼登陸才能訪問協(xié)同辦公網的數(shù)據。沒有分配用戶和密碼的，可以暫時使用用戶 eyeshot 和密碼 eyeshot 登陸。第十二章關于文檔庫每個部門都有自己的文檔庫，可以對本部門的文檔進行共享，本部門的員工對庫內的文檔可進行查看、修改和刪除，其他員工對文檔只能查看。第十三章關于公司通知所有員工請每天至少查看一次協(xié)同辦公網的通知欄，以了解最新消息，凡是通過通知欄發(fā)布的消息，便視為已經送達每位員工知曉。如果由于員工本人未及時查看通知欄而造成的對消息的缺失而引起的損失或責任，應由員工本人負責。面向全公司發(fā)布的通知，需打印出書面通知，由副總經理級以上管理人員簽字批準后，交由行政人事部進行發(fā)布。書面文檔由行政人事部留存?zhèn)浒?。通知欄僅適用于臨時性的、非政策性的通知，對于長期適用的政策性通知，請?zhí)峤恍姓耸虏浚瑓R總到公司的總手冊中，只在通知欄進行短期通知并作適當時間的保留。未來通知系統(tǒng)由 ERP 系統(tǒng)完成時，亦遵照此規(guī)定。第十四章關于員工討論區(qū)員工討論區(qū)是用于為員工提供的非正式信息交流區(qū)域，工作或生活中的感想、問題、意見和建議都可以在此提出。五、 電腦傳真系統(tǒng)電腦傳真系統(tǒng)用于簡化發(fā)送傳真的過程，其原理是將需要發(fā)送傳真的 Word（或其他任何可打印的）文檔通過虛擬打印機的方式“打印”到遠程傳真機上，從而實現(xiàn)點鼠標就能發(fā)傳真的目的。第十五章電腦傳真系統(tǒng)與傳統(tǒng)傳真機相比優(yōu)點在于：使用方便，只需在電腦上進行簡單操作就能發(fā)送傳真。電腦自動排隊，無需人工等候?？扇喊l(fā)和定時發(fā)送。第十六章電腦傳真系統(tǒng)的缺陷在于：目前只開通發(fā)送功能，暫不開通接收功能。暫時無法處理需要手寫、蓋章等操作的傳真27 / 68六、 IT 部管理制度第十七章密碼制度公司所有服務器、路由器及各種服務系統(tǒng)的密碼由 IT 部列密碼總表，以書面形式于總經理處存檔。未經總經理授權，不得復印外傳。第十八章機房管理制度機房門平時應處于鎖閉狀態(tài)，鑰匙由 IT 部和行政人事部各掌管一套。需要到機房查看過往監(jiān)控錄像時，需由其本部門經理批準，并由 IT 部員工陪同。第十九章設備管理制度未經 IT 部經理批準的情況下： 不得在服務器上安裝運行無關的程序或軟件，非必要情況下，不以管理員身份登陸服務器。 不得隨意拆除、調整、重啟和調換設備，不得隨意更改線路編號（包括網線和電話線）。 不得私自配制機房、機柜和服務器鑰匙，不得將鑰匙借給其他人員。第二十章其他 每天檢查一次各種設備的安全和運行狀況，并作書面日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 服務器數(shù)據庫必須每天備份（或雙機熱備） ，保證主服務器出現(xiàn)問題時，備份服務器能夠及時進行任務頂替和災難恢復。 出現(xiàn)緊急情況時應該立即向上級管理人員匯報。第六章 ERP 知識庫的管理條例系統(tǒng)知識庫由以下幾部分構成，功能分別如下： 一、公司基本情況與制度；由行政人事部負責管理 此部分的內容主要用于介紹公司的基本情況、組織架構、企業(yè)文化、重要講話；除此外，全公司按部門區(qū)分的各個崗位的職責描述及當前員工還有他們聯(lián)系方式也在上面，當大家不知對其他部門的哪個崗位和哪個人進行聯(lián)系時，可以通過此查詢相應的部門的崗位名稱和責任人及聯(lián)系方式； 二、基礎知識與概念；由行政人事部組織，各部門經理（培訓授課人）負責管理 28 / 68此部分的內容主要用于新員工第一階段的基礎知識和概念的培訓用途 三、目的地業(yè)務信息；由各部門經理各自管理與本部門業(yè)務相關的部分 此部分應該為大家日常業(yè)務所最經常使用和查詢的部分。內容先按照目的地國家和地區(qū)劃分，然后按簽證、公務、地接、票務進行細分，所起的作用是向全體員工隨時共享公司在各個目的地的資源狀況和最新的變化。 同時在此之后還有其他常識信息，用于介紹一些當?shù)氐某ＷR，比如貨幣、節(jié)假日、緊急電話等。 四、共享案例集；由各部門經理各自管理與本部門業(yè)務相關的部分 此部分的主要內容是記錄公司曾經經歷過的典型案例，希望通過實在的案例，方便大家學習和理解業(yè)務，同時也避免過去曾經犯過的一些低級錯誤。 五、學習園地；由行政人事部統(tǒng)一管理 此部分主要是用于大家學習一些與業(yè)務非緊密相關的知識與信息，以幫且公司員工們拓展視野，了解行業(yè)，提升職業(yè)化素養(yǎng)。 六、各部門崗位職責描述描述及流程；由各部門經理負責管理本部門內容 此部分是每個部門看到本部門的崗位設置與分工，各個崗位職責的詳細描述，各個崗位各項工作的流程說明，以及將來需要進一步豐富的操作手冊等內容。同時每個部門也設立了案例集，用于本部分內部員工經常遇到的問題的案例說明。 七、共享資料的下載；由各部門經理各自管理與本部門業(yè)務相關的部分 此部分用于方便大家隨時下載工作當中要使用的一些格式化的文檔模版。 所有內容的修改與調整由上述相關的部門來負責，統(tǒng)一發(fā)送至 IT 專員處，由 IT 專員負責上傳。 知識庫的建立與維護需要一定的時間，但公司希望各個部門擺脫過去落后的工作方式，將已經明確的流程與制度，最新的信息均立即維護到知識庫上來，而公司也要求大家養(yǎng)成良好的工作習慣，不要有事情只想著提起電話就問，而是應該先查一查知識庫，看是否已經有了答案，然后再找相關的人員咨詢。29 / 68八、關于客戶及供應商信息錄入ERP 系統(tǒng)發(fā)揮作用的一個基礎是具有足夠的正確的原始數(shù)據，并不斷將新的數(shù)據積累，系統(tǒng)能對這些數(shù)據進行良好地統(tǒng)一管理與使用。制定如下系統(tǒng)客戶及供應商信息錄入制度，具體如下： 為保證 ERP 系統(tǒng)的良好應用，公司要求全體員工注重客戶及供應商數(shù)據在系統(tǒng)中的積累，具體操作規(guī)定如下： 所有展會獲得的名片等客戶信息統(tǒng)一提交客服部登記，然后在系統(tǒng)中分配到具體人員使用； 所有展會獲得的供應商名片等信息必須在展會結束后兩個工作日內自己登記到系統(tǒng)中； 所有出差獲得或者供應商登門拜訪獲得的信息，必須由當事人兩個工作日內自己登記到系統(tǒng)中； 任何通過其他方式獲得的客戶信息資料，也必須立即登記到系統(tǒng)中去； 各方面信息有查看和修改權限的人，有責任定期管理和維護系統(tǒng)上的信息，以保證信息的真實和完整。對于自己沒有修改權限的，如果看到系統(tǒng)中有信息有重復、空的和錯誤的信息，有責任立即通告相關部門經理； 嚴禁在自己擁有修改權限的客戶和供應商資料中輸入虛假、錯誤和空的信息，更不允許隨意刪除信息。系統(tǒng)已經設立了操作日志記錄功能，一旦發(fā)現(xiàn)有故意破壞系統(tǒng)數(shù)據的行為，將根據公司行政獎懲制度予以從嚴處罰，直至提起法律訴訟； 各部門經理必須帶頭執(zhí)行好以上規(guī)定，同時督促下屬的日常維護工作，如果反復出現(xiàn)信息資料錄入不及時或不完整，將同樣承擔管理責任。30 / 68第七章 通訊管理一、工位固定電話：各工位確保至少一部辦公電話，其使用方法和要求如下： 公司電話話段范圍：59202200—59202299 公司范圍內可以內部撥打內線電話：6+后 3 個尾號。例如：59202223，內線：6023 撥打外線請先撥 9+號碼，禁止加撥任何 IP 號碼，禁止撥打國際長途、信息臺電話。 內部撥打，遇對方占線，請聽提示音后，按下 850 后掛機。當對方通話完畢后系統(tǒng)會自動回撥。 撥打境外電話：可以使用網絡電話、網絡國際傳真，其費用采取定額管理方式，具體使用人員必須在行政人事部門申請、備案。具體操作方法在新員工培訓中，由公司 IT 人員給予培訓講解。 （公司只為與境外有工作聯(lián)系的員工開設此項功能） 轉接電話，請按下插簧，直接撥“轉接方”四位內線號碼后，掛機即可。 他人電話無人接聽時，請按“*”字鍵，協(xié)助接聽，并告之機主不在工位上。 所有電話、傳真僅限工作使用，不得私用。 行政人事部每月對電話費用及使用情況進行監(jiān)察。 （具體見監(jiān)察制度）二、手機管理：公司按職務和崗位性質的不同對有工作需要的員工給予市內手機話費補助，特殊崗位員工的手機費補助可以單獨申請，由行政人事部核實，總經理批準后執(zhí)行。遇特殊緊急情況導致突然產生大量的手機話費，超出部分可以另行提出單獨的報銷申請。超標達200元以上的情況需經財務總監(jiān)審批后方可報銷。員工手機應該保持手機24小時暢通。若在一個月內遇緊急情況，公司與其手機聯(lián)系不上一次，將給予其口頭警告；如遇兩次，將扣除其100%當月的手機話費補助；如遇三次，將永久性取消其手機話費補助。手機號碼發(fā)生變動時，請一個工作日內通知前臺行政人員，及時在公司通訊錄中進行更正。 公司禁止員工撥打信息臺、私人電話，一經發(fā)現(xiàn)公司將給予通報批評，并由其本人交付撥打的電話費用。三、公司內部（總部與外辦，外辦之間）國內長話使用Skype 方式進行通話 公司內部國內長途聯(lián)系必須使用 Skype(或者 Email、協(xié)作消息等)進行溝通。 如發(fā)現(xiàn)公司內部國內長途聯(lián)系未使用 Skype 進行溝通，該直線號碼所發(fā)生的費用，將從使用此號碼當事人的工資中扣除。 當事人不明確的情況下（非直線號碼、或部門內部電話使用不明確等情況） ，相關部門必須自查，若自查不能發(fā)現(xiàn)當事人，將做如下處理：31 / 681) 北京地區(qū)，由各部門經理承擔此費用，請各部門負責人通過內部管理增強本部門員工的經營成本意識。2) 各地辦事處，因工作地點問題，以及使用交換機無法查詢等原因，特此針對各外辦內部國內長途花費進行額度管理。? 各外辦超出當月辦事額度部分，必須自查。監(jiān)察后無責任人的情況下，由辦事處經理承擔此費用的 70%、內勤財務人員承擔此費用的 30%。 （若辦事處無內勤財務，由辦事處經理全額承擔）? 各外辦每月的總花費的變動應結合團量的變動整體考慮，請各辦事處負責人通過內部管理增強本部門員工的經營成本意識。注：金額以當月電信部門話單為準。外辦在網絡不通的情況下可以使用固定電話撥打，各外辦有 300 元內部電話溝通額度，超額由辦事處自行承擔。Skype使用的如有技術問題，請咨詢IT專員。第八章　會議管理為了增強企業(yè)凝聚力，提高工作績效，迅速落實公司指示精神，加強各部門、大區(qū)之間的工作交流，公司特制定本會議制度。一、會議形式：公司日常辦公室會議；公司集中培訓；公司集體活動；其它公司組織的集體活動；二、公司日常辦公會議規(guī)定：（1）公司周（季）例會每季度第一周內召開季度例會、每周一召開周例會，會議一般包括以下方面的內容：? 公司每周（或月度、季度）工作主線或思路；? 各部門上周（或上月、上季度）工作完成情況，存在的主要問題及解決情況等；? 各部門周（或月度、季度）重點工作計劃及落實時間；? 各部門存在急待公司解決的問題。? 市場狀況分析、企業(yè)文化及銷售技巧培訓等。注：部門周例會不得超過 45 分鐘，事業(yè)部周例會不得超過 1 個小時。（2）年中總結會議 32 / 68年中會議時間一般為每年 7 月份的第二個周末；會議一般包括以下方面的內容：? 公司上半年工作完成情況及總結，存在的主要問題及解決情況等；? 強調、明確年初制定的年度計劃、工作主線或思路；? 下半年公司重點工作計劃及落實時間；? 存在急待公司解決的問題。（3）年終總結會議 年終總結會議時間由公司每年根據春節(jié)具體時間單獨提前通知；會議一般包括以下方面的內容：? 各部門進行述職? 公司全年工作完成情況及總結，存在的主要問題及解決情況等；? 宣布公司年度優(yōu)秀員工、團隊名單，并落實獎勵情況；? 商定、決策下一年的發(fā)展計劃和目標；? 根據公司發(fā)展計劃和目標，各部門確定工作主線和思路；? 存在急待公司解決的問題。三、會議主持：公司級會議由總經理指定人員主持。部門例會由部門經理主持。臨時會議、公司集中培訓、公司集體活動等由組織部門/人員確定人員主持會議。四、會議人員：視會議內容及規(guī)模自行確定。五、會議記錄：參會人員務必攜帶記事本和筆，如實記錄會議內容，會后自行總結查閱；公司級例會，由行政人事部門相關人員記錄會議主要內容，會后整理并由總經理簽字確認有效信息，然后簽發(fā)給各部門執(zhí)行。銷售部會議由銷售總監(jiān)助理記錄會議主要內容，會后整理并由銷售總監(jiān)簽字確認有效信息，然后簽發(fā)給各大區(qū)經理執(zhí)行。其它部門會議由各部門經理指定人員記錄會議主要內容，會后整理在部門內部落實會議內容。六、會議紀律： 參會人員應嚴格遵守公司會議時間，未經批準，不得遲到、缺席。 參會人員應嚴格遵守公司工作紀律，除特殊情況不得隨便出入。會前應關掉手機等通訊工具，或調為震動，以防影響會議進行。 參會人員應認真領會會議精神，會議期間應做好會議記錄，不得交頭接耳、大聲喧嘩，不得中途打斷他人發(fā)言，不得擅自離席。