【正文】 理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的?！　?1 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？　　答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費多少時間。機關工作人員要具有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，自己經(jīng)辦的事應該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務的完成，也有利于他人和有關工作的順利進行?！　∽⑥k一般包括以下內(nèi)容：　?、?一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期?！　、?需要辦理復文的文件，辦完后要注明“已復文”，并注上復文的日期和文號?！　、?用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字?！　、?不需復文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣?！　?2 公文在起草過程中應當注意哪些具體問題？　　答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關規(guī)定?！　、?擬寫的文稿要達到如下的要求：情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規(guī)范，書寫要工整，標點要準確，篇幅力求簡短?！　、?文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準確，日期應寫具體的年、月、日。　?、?在文件擬稿中，如要引用某份公文，應當先引標題，后引發(fā)文字號?！　、?在文件擬稿中，涉及計量單位時，必須使用國家法定的標準計量單位?！　、?擬寫文稿，在使用簡短時應先用全稱，并加以注明?！　、?公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字?！　?3 公文審核的重點是什么？簡述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容?！　〈穑汗膶徍说闹攸c是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關規(guī)定?！　」膶徍酥小傲椤钡闹饕獌?nèi)容：　?、?查是否需要行文，以什么名義行文?！　、?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級的有關規(guī)定是否一致，與平行機關和本部門已有的規(guī)定是否矛盾?！　、?查要求和措施是否明確具體，切實可行?！　、?查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽?！　、?查文字表述是否準確、簡煉、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范?！　、?查公文格式是否符合規(guī)定?！　?4 為什么說簽發(fā)是公文形成的關鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應當注意哪些問題？　　答：公文的簽發(fā)是指機關領導人對文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機關領導人行使職權(quán)的一個重要表現(xiàn)，是一件及其嚴肅的事情，必須注意以下幾個問題：　?、?機關領導在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)?！　、?以機關內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)?！　、?簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應付完全責任?！　、?文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)人應在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日?！　、?幾個機關或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關廉署機關或部門的領導人會簽?！　?5 簡述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求。　　答：⑴ 文稿是否按規(guī)定程序報請有關領導人審批，審批手續(xù)是否完備。　?、?文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否準確、恰當，標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。　?、?編排發(fā)文字號。　?、?對需要標明密級、緊急程度的公文進行標注?！　、?確定分送單位和印制份數(shù)?！　?6 繕印與校對公文有哪些要求？　　答：繕印公文要注意以下幾個問題：　?、?繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及換掉層次、段落。　?、?繕印公文要做到：文字準確無誤，設計美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。　?、?繕印公文不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象?！　、?繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文?！　、?公文的繕印要建立登記制度?！　⌒谋仨氉⒁庖韵聨c：　　⑴ 公文的校對必須以原稿為準?！　、?校對的方法原則上應當實行雙人對制，特別重要的文件，還應堅持“兩校兩讀”?！　、?校對中發(fā)現(xiàn)的錯字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對符號標明，在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原錯字處加字或減字?！　、?校對完畢后，應對文件的格式、文頭文尾等處的附加標記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復查，查對無誤后，校對人在校樣上簽字，然后付印?！　?7 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問題？　　答：公文用印要注意以下幾個問題：　?、?公文用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印?！　、?公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒?！　、?兩個以上的機關或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機關部門都要加蓋印章?！　、?公文用印一定要與制發(fā)公文的機關、部門或者單位相一致。　?、?公文用印要核實份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印?！　“l(fā)文登記一般采用簿冊式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機關采用這種方式?！　、?內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿?！　》獍l(fā)文件應注意以下幾點：　?、?文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進行分裝。　?、?收文機關的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確。　?、?發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟?！　、?文件裝封后，應及時發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞?！　、?會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強對會議文件的管理。第十二章 公文的整理與歸檔 　　1 什么是歸檔文件整理工作？　　答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！薄　? 簡述歸檔文件整理工作的意義。　　答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用?！　、?歸檔文件整理可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管?！　、?歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎。　　3 什么是文書部門整理（立卷）制度？　　答：文書部門立卷制度，是指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。具體地說，是指由機關的文書部門或者業(yè)務部門的專職或兼職的文書工作人員負責進行行文文件材料的整理（立卷）工作?！　? 簡述實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性?！　〈穑孩?由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率?！　、?由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。　?、?由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料?！　、?由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。　　5 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？　　答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理?！　、?對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求?！　、?確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關辦公地點的分布情況?！　、?還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務的熟悉程度等因素。　　6 簡述公文整理（立卷）的范圍。　　答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機關工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)?！　? 簡述公文整理（立卷）的分工?！　〈穑汗恼恚⒕恚┑姆止?，是指哪一級的文件由哪個機關或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關或部門之間在整理（立卷）時發(fā)生不必要的重復或遺漏?！　? 怎樣理解“歸檔文件”的含義？　　答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一含義可以從以下方面來理解：　?、?指出了歸檔文件的來源和范圍?！　、?應于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔?！　、?應于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。　　9 簡述歸檔文件的整理單位“件”的含義?！　〈穑喊选凹弊鳛闅w檔文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續(xù)程序的工作。　　10 掌握公文整理（立卷）范圍應抓住哪些主要條件？　　答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機關工作活動和具有考察利用價值這兩個主要條件?！　?1 歸檔文件整理的基本原則是什么？　　答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?！　?2 簡述歸檔文件整理的質(zhì)量要求?！　〈穑孩?歸檔的文件應當齊全完整，已破損的文件應予修理，字跡模糊或易褪變的文件應予復制?！　、?整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求?！　?3 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？　　答：⑴ 取消案卷，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。　?、?界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”?！　、?分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。　?、?裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可。　?、?文件排列方法強調(diào)事由排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用?！　、?歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目?！　、?取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄?！　、?無需編頁號，目錄改設“頁數(shù)”項?！　、?歸檔文件直接裝盒保管。　　⑽ 無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。　?、?檔案盒的項目設置有了較大變化?！　?4 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應作好哪些方面的工作？　　答：⑴ 更新觀念，增強改革意見。 ⑵ 提高人員素質(zhì)。　?、?加強硬件建設，即加大對現(xiàn)代化基礎設施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接?！　?5 簡述歸檔文件整理的工作步驟?！　〈穑簹w檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行?！　?6 歸檔文件以“件”為單位裝訂時，件內(nèi)文件怎樣排列？　　答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后?！　?7 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？　　答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程?！　w檔文件的分類方法：　?、?按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機構(gòu)（問題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結(jié)合運用　　18 簡述歸檔文件的排列方法?！　〈穑簹w檔文件按事由結(jié)合時間，重要程度排列的具體方法有：　?、?對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時間的先后排列或者按文件的重要程度排列?！　、?對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時間的先后排列和按事由的重要程度排列?！　、?對具有保存價值，但因故沒有及時歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應類別歸檔文件的最后或與相關的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說明?！　?9 什么是歸檔文件編號？編號的作用是什么？　　答：歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果?！　【幪柕淖饔檬牵和ㄟ^編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。　　20 簡述歸檔文件目錄的主要項目及填寫要求。　　答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成?！　w檔文件目錄的具體填寫要求是：　?、?件號：填寫室編件號。　?、?責任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機構(gòu)名稱。責任者一般應按文件照錄?！　、?文號：是指文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。文號一般由機關代字、年份和序號三個部分組成。　?、?題名：指文件的標題。文件標題是歸檔文件內(nèi)容的起點，一般應照實抄錄，不得省略或變更?！　、?日期：指文件形成的時間，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑?！　、?頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對?！　、?備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、