【正文】 理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過(guò)問(wèn)的?！　?1 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？　　答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費(fèi)多少時(shí)間。機(jī)關(guān)工作人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自己經(jīng)辦的事應(yīng)該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來(lái)龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務(wù)的完成，也有利于他人和有關(guān)工作的順利進(jìn)行。　　注辦一般包括以下內(nèi)容：　?、?一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書(shū)人員應(yīng)注明閱畢的日期。　?、?需要辦理復(fù)文的文件，辦完后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)?！　、?用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字?！　、?不需復(fù)文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。　　12 公文在起草過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意哪些具體問(wèn)題？　　答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定?！　、?擬寫(xiě)的文稿要達(dá)到如下的要求：情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書(shū)不曲，字詞規(guī)范，書(shū)寫(xiě)要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短?！　、?文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫(xiě)具體的年、月、日?！　、?在文件擬稿中，如要引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。　?、?在文件擬稿中，涉及計(jì)量單位時(shí)，必須使用國(guó)家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位。　?、?擬寫(xiě)文稿，在使用簡(jiǎn)短時(shí)應(yīng)先用全稱，并加以注明?！　、?公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字?！　?3 公文審核的重點(diǎn)是什么？簡(jiǎn)述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容?！　〈穑汗膶徍说闹攸c(diǎn)是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定?！　」膶徍酥小傲椤钡闹饕獌?nèi)容：　?、?查是否需要行文，以什么名義行文?！　、?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門(mén)已有的規(guī)定是否矛盾。　?、?查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。　?、?查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽?！　、?查文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范?！　、?查公文格式是否符合規(guī)定?！　?4 為什么說(shuō)簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)注意哪些問(wèn)題？　　答：公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一個(gè)重要表現(xiàn)，是一件及其嚴(yán)肅的事情，必須注意以下幾個(gè)問(wèn)題：　?、?機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)?！　、?以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門(mén)名義的發(fā)文，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)?！　、?簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改，對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應(yīng)付完全責(zé)任?！　、?文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫(xiě)上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日?！　、?幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)廉署機(jī)關(guān)或部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽?！　?5 簡(jiǎn)述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求?！　〈穑孩?文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備?！　、?文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定?！　、?編排發(fā)文字號(hào)?！　、?對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程度的公文進(jìn)行標(biāo)注。　?、?確定分送單位和印制份數(shù)。　　16 繕印與校對(duì)公文有哪些要求？　　答：繕印公文要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：　?、?繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及換掉層次、段落?！　、?繕印公文要做到：文字準(zhǔn)確無(wú)誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁(yè)面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理?！　、?繕印公文不要出現(xiàn)末頁(yè)無(wú)正文的現(xiàn)象?！　、?繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文?！　、?公文的繕印要建立登記制度?！　⌒?duì)公文必須注意以下幾點(diǎn)：　?、?公文的校對(duì)必須以原稿為準(zhǔn)?！　、?校對(duì)的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對(duì)制，特別重要的文件，還應(yīng)堅(jiān)持“兩校兩讀”?！　、?校對(duì)中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)標(biāo)明，在付印校樣上改的字或符號(hào)必須牽出版芯，不要在原錯(cuò)字處加字或減字?！　、?校對(duì)完畢后，應(yīng)對(duì)文件的格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對(duì)無(wú)誤后，校對(duì)人在校樣上簽字，然后付印?！　?7 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問(wèn)題？　　答：公文用印要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：　?、?公文用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后始得用印?！　、?公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒?！　、?兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門(mén)的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門(mén)都要加蓋印章?！　、?公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門(mén)或者單位相一致?！　、?公文用印要核實(shí)份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的不能蓋印?！　“l(fā)文登記一般采用簿冊(cè)式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機(jī)關(guān)采用這種方式?！　、?內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿?！　》獍l(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：　　⑴ 文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無(wú)附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝?！　、?收文機(jī)關(guān)的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫(xiě)準(zhǔn)確?！　、?發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒(méi)有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫(xiě)明親啟?！　、?文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞。　?、?會(huì)議發(fā)放的文件，凡允許與會(huì)人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應(yīng)向與會(huì)人員所在單位發(fā)出“會(huì)議文件目錄”或者“會(huì)議文件通知單”，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件的管理。第十二章 公文的整理與歸檔 　　1 什么是歸檔文件整理工作？　　答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程?！薄　? 簡(jiǎn)述歸檔文件整理工作的意義。　　答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用?！　、?歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與完全，也便于文件的保管?！　、?歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)?！　? 什么是文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度？　　答：文書(shū)部門(mén)立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說(shuō)，是指由機(jī)關(guān)的文書(shū)部門(mén)或者業(yè)務(wù)部門(mén)的專職或兼職的文書(shū)工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行行文文件材料的整理（立卷）工作?！　? 簡(jiǎn)述實(shí)行文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度的優(yōu)越性?！　〈穑孩?由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書(shū)部門(mén)熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書(shū)處理過(guò)程的長(zhǎng)處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率?！　、?由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國(guó)家的秘密。　?、?由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），文書(shū)部門(mén)就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料?！　、?由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)?！　? 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？　　答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書(shū)部門(mén)要直接經(jīng)手文件的處理?！　、?對(duì)整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求?！　、?確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況?！　、?還要考慮文書(shū)工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。　　6 簡(jiǎn)述公文整理（立卷）的范圍。　　答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)?！　? 簡(jiǎn)述公文整理（立卷）的分工?！　〈穑汗恼恚⒕恚┑姆止ぃ侵改囊患?jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門(mén)整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門(mén)之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏?！　? 怎樣理解“歸檔文件”的含義？　　答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一含義可以從以下方面來(lái)理解：　?、?指出了歸檔文件的來(lái)源和范圍。　?、?應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔?！　、?應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料?！　? 簡(jiǎn)述歸檔文件的整理單位“件”的含義?！　〈穑喊选凹弊鳛闅w檔文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。　　10 掌握公文整理（立卷）范圍應(yīng)抓住哪些主要條件？　　答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有考察利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件?！　?1 歸檔文件整理的基本原則是什么？　　答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用?！　?2 簡(jiǎn)述歸檔文件整理的質(zhì)量要求?！　〈穑孩?歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修理，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。　?、?整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求?！　?3 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？　　答：⑴ 取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程?！　、?界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件”?！　、?分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次。　?、?裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可?！　、?文件排列方法強(qiáng)調(diào)事由排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用?！　、?歸檔章的位置不限于首頁(yè)右角上，首頁(yè)上端任何空白處均可；同時(shí)對(duì)歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目?！　、?取消案卷，卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。　?、?無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄改設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)。　?、?歸檔文件直接裝盒保管?！　、?無(wú)需撰寫(xiě)案卷題名和填寫(xiě)案卷封面，只需填寫(xiě)盒脊?！　、?檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化?！　?4 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)作好哪些方面的工作？　　答：⑴ 更新觀念，增強(qiáng)改革意見(jiàn)。 ⑵ 提高人員素質(zhì)?！　、?加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對(duì)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接?！　?5 簡(jiǎn)述歸檔文件整理的工作步驟。　　答：歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行?！　?6 歸檔文件以“件”為單位裝訂時(shí)，件內(nèi)文件怎樣排列？　　答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。　　17 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？　　答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過(guò)程?！　w檔文件的分類方法：　?、?按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用　　18 簡(jiǎn)述歸檔文件的排列方法?！　〈穑簹w檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度排列的具體方法有：　?、?對(duì)同一事由的歸檔文件，可按文件形成時(shí)間的先后排列或者按文件的重要程度排列?！　、?對(duì)不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時(shí)間的先后排列和按事由的重要程度排列。　?、?對(duì)具有保存價(jià)值，但因故沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說(shuō)明?！　?9 什么是歸檔文件編號(hào)？編號(hào)的作用是什么？　　答：歸檔文件編號(hào)，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。　　編號(hào)的作用是：通過(guò)編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來(lái)，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。　　20 簡(jiǎn)述歸檔文件目錄的主要項(xiàng)目及填寫(xiě)要求。　　答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說(shuō)明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成?！　w檔文件目錄的具體填寫(xiě)要求是：　?、?件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。　?、?責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或者個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫(xiě)該文件的組織機(jī)構(gòu)名稱。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄?！　、?文號(hào)：是指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三個(gè)部分組成?！　、?題名：指文件的標(biāo)題。文件標(biāo)題是歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不得省略或變更。　?、?日期：指文件形成的時(shí)間，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑?！　、?頁(yè)數(shù)：以件為單位填寫(xiě)總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)?！　、?備注：用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括缺損、