【正文】 對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。八、公文處理工作的組織形式：公文處理工作的組織形式是指一個機關如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說，一個機關到底采取什么樣的合理工作形式，對機關內(nèi)公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。九、公文處理工作組織形式的類型：集中形式。辦公室來進行，由辦公室直接同機關領導和各業(yè)務部門聯(lián)系公工形式。（1）、按文件內(nèi)容和職責分工。（2）、按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。十、公文處理工作的基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事求是，按照行文要求和公文處理規(guī)定進行的原則。十一、公文處理工作的具體要求：公文處理必須準確、周密、確保質(zhì)量。公文處理必須及時、迅速、注重時效。公文處理必須做到安全可靠，確保機密。公文處理必須加強集中統(tǒng)一管理。公文處理必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行。精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。第十一章一、什么是公文辦理程序：公文辦理程序指公文在機關內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。二、什么是收文辦理：收文辦理，指文書部門收到文件材料后，在機關內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。三、收文辦理程序主要有：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。四、簽收的概念：簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠，是收文辦理的第一個環(huán)節(jié)。機關的收文主要有三個來源：機關交通送來的的機要件；郵局送來的掛號函件和電報；外機關和部門直接送來的文件材料五、對照公文投遞清單或送文登記簿認真清點，做到四查清：查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致；查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆情況，應及時追查原因。查清文件登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符六、公文登記作用：便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；便于檢查和檢索文件；便于文件的統(tǒng)計和催辦工作作為核對與交接文件的憑據(jù)七、公文登記的具體范圍：上下級機關文件，包括指導性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關文件，包括請示、報告性文件；重要的帶有密級的刊物、資料；其他機關商洽問題和需要答復的文件；上級機關召開會議印發(fā)的會議材料。八、審核的概念：審核是指機關文書部門收到下級機關上報的需要辦理的公文，應當進行審核。九、審核的重點：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；使用公文文種、公文格式是否規(guī)范等。十、分發(fā)的概念：分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。十一、傳閱的概念：傳閱：是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。 傳閱現(xiàn)已成為機關領導處理事務，互通信息的一種有效的方式。十一、擬辦的概念：擬辦是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。十二、批辦的概念：批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。十三、承辦的概念：承辦是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。十四、催辦的概念：催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。十五、催辦工作應當注意做到的幾點：要明確催辦范圍。 要明確催辦落實。要建立和加強公文催辦工作的組織機構(gòu)。十六、查辦的概念：查辦是指文書工作人員協(xié)組機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。十七、查辦與催辦的異同： 相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。 區(qū)別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要經(jīng)領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，主動性較強。（2）查辦的問題要進行查辦立項，結(jié)果要寫出匯報材料及時反饋，實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。十八、注辦的概念：注辦是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。第十二章一、什么是歸檔文件整理工作：歸檔文件整理工作是指將歸檔文件以件為音位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 宗旨：簡化整理、深化檢索。二、歸檔文件整理意義：能夠保持文件之間有機聯(lián)系，便于文件的查找利用；可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；為檔案工作奠定了基礎。三、文書部門整理制度優(yōu)越性：由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務和文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可促進機關檔案工作，提高檔案管理水平，更好的為機關工作服務。四、選擇機關公文整理（立卷）立卷的地點應考慮的相關因素：被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況及他們對業(yè)務的熟悉程度。五、歸檔文件整理的概念：歸檔文件：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料歸檔文件整理：指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。六、歸檔文件整理原則：遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件的不同保存價值；便于保管和利用。七、歸檔文件整理質(zhì)量要求：應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求。書寫材料—筆應使用鋼筆和毛筆，墨水應使用藍黑、碳素及墨汁。不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。紙張—A4，6080克膠版印刷紙或復印紙。裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等。八、歸檔文件整理方法的改革（試述歸檔文件整理以“件”為單位同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較不同之處。）取消案卷，實際文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；界定“件”的要件，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體民政部組合及簡化分類層次；裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可；文件排列方法強調(diào)按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用；歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目；取消案卷，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；無需編頁呈，目錄改高“頁數(shù)”項；歸檔文件直接裝盒保管；無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；1檔案盒的項目設置有了較大變化：①封面只設“全宗名稱”；②盒脊保留“全宗號、年度”，增設“保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號”九、如何推行文件整理方法（推進以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應做好哪些方面的工作？更新觀念，增強改革意識；提高人員素質(zhì)；加強硬件建設即加大對現(xiàn)代化基礎設施的投入；注意新舊整理方法的銜接；十、歸檔文件整理的工作步驟裝訂—歸檔文件整理的第一步，可從實體上將歸檔文件的基本單位“件”確立下來。分類—指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。排列—指分類方案確定之后，同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定編號—指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明編目—指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一。裝盒—指將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。十一、文件歸檔要求：應歸檔的文件材料齊全、完整；文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。19，