【正文】 講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強硬的與會者的信心。挑戰(zhàn)挑釁者了解誰是盛氣凌人的與會者，在會上通過強調紀律性來對付他們?？斩吹拇笤掃@種浪費時間的做法包括有人對與討論內(nèi)容無關的題目作大聲的夸夸其談的講話。使大聲講話者安靜下來在其他人講話之前避免與潛在的大聲說話者進行目光接觸，準備孤立他們。發(fā)怒有些人在會上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術武器以求阻止討論，并讓會議延期。保持平靜找出那個利用這種高度破壞性的策略的與會者，如果必要，沉著地講他們逐出會議。準確掌握會議的節(jié)奏是主席的一個重要任務。始終要保證有一個議程且按照議程進行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時間講述他們的論點，又不會使會議超過預定時間。小提示68：將會議安排在午餐之前，這樣會議就更有可能準時結束。小提示69：會議開始時，告訴與會者會議將開多久。 當你主持會議時，要提出準時開會這一點，并在預定開會時間之前抵達會議地點。若有些與會者遲到了，不等他們趕到就先開始。然而若一個關鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會議。如果延遲開會時間無法避免，一定要在會議記錄中注明延遲的原因。不要浪費時間去為遲到者作扼要重述，而讓他們在會議結束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。如果會議的節(jié)奏拖拖拉拉，應采取補救措施，盡量在會議的其余部分作得最好。l 改變位置和聲調——起立，講得更響一點，更快一點，以振奮與會者。l 選擇你所知道的健談者在會上發(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機。l 考慮越過議程上一些非重要事項，但要保證全體與會者事先同意你這樣做。l 如果議程上某些部分實際上要用更長時間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會議。就完成會議所有議程來講，對總的時間進行分配是很重要的。研究表明，大多數(shù)與會者注意力集中時段為開頭10到15分鐘，然后注意力下降，在會議結束時再次振作。45分鐘的開會時間較理想，可使思想不集中的時間最少。主持會議時，嚴格按照議程，每項議程都應有嚴格的時間限制，使會議輕松愉快地順利進行。這樣，就能在會議進程中建立并維持一種急迫感和動力。l 與會者通常在會議開始時處于最善于接受的狀態(tài)。l 每隔一段時間總結一下會議的進展。l 提醒離會議結束還有多少時間。l 不能準時結束會議會招致與會者反感。小提示70：讓遲到者明白他們的行為會產(chǎn)生負效應。主席應當使每個與會者清楚地了解會議的目的，這很重要。不要讓與會者偏離主題而浪費時間。如果討論開始離題，可以講“今天我們這里不討論那件事，讓我們回到主題”這樣的話，把會議拉回到主要問題上來。總結爭論之前，留足時間給與會者作一個簡短的討論，并且如果恰當，對會上提出的問題進行一次表決。一個長會的議程中應當留有休息和吃點心的時間。這種休息有幾個目的：讓與會者以小組的形式討論問題，這可能會有助于消除一些尷尬的爭論；在特殊情況下為主席提供一個有用的緩沖時間，用于延長或縮短一個會議；使身心放松一下。中間不休息的會議要獲得最佳效果，開會時間不要超過90分鐘。點心：在規(guī)定的休息時間組織供應點心。避免凌亂的小吃，不提倡會議上吃東西。控制會議的關鍵在于事先預見問題所在，如果你學者解讀與會者的身體語言，你就能鼓勵正確的行為，避免發(fā)生問題，并爭取獲得積極的富有成效的結果。小提示71：阻止任何次要爭論或個人談話。通過許多非語言信號，可以看出那些對會議過程感到不愉快的人，常常看表，朝窗子張望，揉紙片及打呵欠，這些動作都表示不感興趣。排外的姿勢如雙肩聳起并避免目光接觸，表示不想交流，并可能提示沒有興趣，但也可能表示自信心不足。觀察這些信號，你才能做出適當?shù)姆磻蛟S需要改變會議的節(jié)奏。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁性地瞪著眼，握緊拳頭，頭略低。表示不感興趣：與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。排外的姿勢。好爭辯的姿勢：這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。挑釁性地用手指著小提示72：請與會者表明他們發(fā)怒的原因，以打消怒氣。有一些積極的信號明確地表示與會者對會議的進展感到高興。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵參與。來自與會者持續(xù)的目光接觸表示他們集中注意力于你，并且對你的講話持有積極的興趣。如果你自己能敏銳覺察到這些信號，就能利用這些積極的身體語言來估計一個或多個與會者何時已做出決定，這能幫助你把握結束討論或付諸表決的正確時機。小提示73：以積極的反饋去鼓勵猶豫的與會者。小提示74：尋找表明與會者感興趣的積極信號。表示感興趣：這個與會者頭側向發(fā)言者，并采取一種開放的表情。揚起眉毛并微笑是鼓勵性的。表示熱情：一種支持性并且專注的姿勢，意味著這個人對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。密切注意的姿勢?？瓷先ハ嗨频纳眢w語言在不同文化中表示的內(nèi)容并不相同。例如在中東。頭向上運動并伴隨著舌頭發(fā)出卡塔聲表示“不”，而在其他地區(qū)，這個動作表示點頭同意。類似地，在印度，搖頭可以表示“是的”，而不是“不”。地中海地區(qū)的居民比歐洲西北部人更多地用手勢表示。當與會者來自不同的文化背景時，你要熟悉身體語言的差異。主席應注意與會者不安定或不感興趣的最微小的信號。采取行動抑制破壞性的信號，例如，企圖主宰討論的與會者發(fā)出的信號。另一些時候，你或許還得鼓勵性格內(nèi)向的與會者發(fā)言。若你感覺到那些害羞的與會者不會通過他們的發(fā)言來促進討論，就不要強迫他們發(fā)言。想要發(fā)言：這位女士正力圖在討論中發(fā)言，她那夸張的姿勢是一種吸引主席注意的表示。抬起手以獲得注意害羞地躲避：這位男士不想被人注意，他抱著手臂，并且避免目光接觸。手臂交叉抱著。主席正確到評估會議的氣氛是很重要的。會議氣氛可以迅速地從熱情友好轉變?yōu)槭謹骋獾?。若氣氛緊張，應趕快行動，改善狀況。例如，你若發(fā)現(xiàn)與會者對某一個議項感到厭倦，則轉至議程的下一個項目；若你發(fā)現(xiàn)與會者對這個會議厭倦了，則可通過總結討論來結束會議。若必要，建議進行一次最后的表決。Q 每個人都有機會表達他們的觀點嗎？Q 是否遵守了組織的程序規(guī)則？ Q 你是否牢牢地控制了會議？Q 你是否通過向大家提問而鼓勵他們發(fā)言？小提示75：若有人被安排在你以后接著發(fā)言，要留意他們是否變得不耐煩。在正式會議上，保證所有問題和提議的提出都通過你，以此來維持對會議的控制。任何人想要發(fā)言，都必須引起你的注意并經(jīng)你允許。在非正式會議上，你也可以充當提問或爭論的協(xié)調人來維持秩序。不要打斷發(fā)言者的發(fā)言，除非他們扯遠了、超時了或試圖主宰會議。主席的責任是保證各個與會者以整個團體的利益為重，必要時個人利益放在一邊，會上的每個人為著同一個目的工作。通過牢牢地控制偏離目的的那些人，并緊緊抓住議程，從而確保實現(xiàn)這一點。小提示76：點到個人，并直接向他們提問題，以激起辯論。在俄羅斯的會議上，倘若主席允許交流激烈地進行，甚至某些與會者走出去，不要驚奇。這些行為通常是一些手法，并不構成破壞?！翱棺h者”常常會重新進入會議，并重新參加討論。與會者經(jīng)過表決，或者主席利用所掌握的權威而做出決定，均可達成協(xié)議。在小會上表決時，要求舉手或投票。若你要達到一致通過，則可進行多次投票。在大會上，一致同意不太可能，所以在投票開始之前，先約定多少票數(shù)“同意”即可通過決議。估計會議的氣氛，如果你看到與會者對某一特定行動都一致贊同，可不需投票而做出決定。如果會議因為與會者厭倦而停頓，或者偏離了主要議題，主席的責任是重新啟動討論，并將它限制于正在討論的議題。為此，試著向在場的與會者提一個開放性、有多個答案的問題，例如：“讓我問一下在場的各位，在那種情況下你會怎么做？”不要問一個只要回答是或否的問題。當尋找答案時，利用你對與會者的了解，選擇一個表達能力強的人，他可充滿自信地回答你的問題。或者，試著自己表達一種有爭議的意見，以引起進一步的爭論。例如，“在那種情況下我會開除部門中的全部員工”。確保你的評論特別過分，而不僅僅是做表面文章。如果這還不能使討論再次熱烈起來，那就不要浪費時間，轉到議程的下一個項目。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會導致會議秩序發(fā)生問題。作為主席你必須保證會議有序進行，如果發(fā)生爭吵，要使之恢復平靜。小提示77：充分了解會議中正式的紀律程序。會議的性質決定你作為主席的權力范圍和程度，以及你能用于維持秩序的程序類型。有兩類會議：秘密會議和公眾會議。秘密會議由從一個組織如公司的某個部門中選擇出來的成員參加，組織的章程決定主席的權力范圍。公眾會議每個人開放，會議在公共場所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會地點進行，則受組織者定下的規(guī)則約束。當正式會議的嚴密程序被破壞時，便出現(xiàn)混亂。不按照次序講話是一種常見的混亂。倘若出現(xiàn)這種情況，你應當設法停止這種爭論。直視講話的人，邀請他們給大家談談他們的想法。如果這還不能使他們安靜下來，采用紀律程序，嚴重時甚至驅逐他們。若雙方的討論過于激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權威性。使用一種平靜的有分寸的語調。 （伸出雙手的姿勢是一種請求安靜的表示；目光與主要的對抗者直接接觸。）當辯論趨于白熱化時，不加思考的或者針對個人的評論往往成為火藥庫，導致摩擦和爭論進一步加劇。將討論引回主題并避免個人因素的卷入，通過調解來消除導火線，以平息爭論，例如“我肯定瓊不是這個意思……”小提示78：爭吵后讓大家安靜一會，以使會議恢復秩序。問題可行的處理方法借口當談及一項未完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了”，“這不是我的責任”。l 在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作。l 約請某人監(jiān)督這位與會者，并保證他完成此項工作。l 將任務轉給他人。設伏與會者試圖暗中破壞會議，所以會議沒有達到預定的目標。l 通過揭露他的策略來孤立他。l 若與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，則休會。l 在極端情況下，將發(fā)難者逐出會議。對抗與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。l 以會議目的和達成一致的需要來提醒反對者。l 緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進行討論。l 在不損害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。嚴重混亂與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。l 要求大家遵守秩序。l 要求該與會者離開，或趕他出去。l 休會，而且不確定重新集合的時間。小提示79：你必須明確每次會議的規(guī)章。出現(xiàn)混亂時，你必須迅速解決問題，會議才能繼續(xù)進行。會議的性質決定用于恢復會議局面的最佳方法。保持低調的小型非正式會議，容易控制，倘若會議陷入混亂，你可行使紀律程序，休會直到恢復秩序，或者在嚴重混亂時，驅逐鬧事者?；謴痛笮蜁h的秩序，是困難的，尤其當破壞是有預謀的時候。從一開始就緊緊控制會議，以建立你的權威，并減少麻煩。l 會議的規(guī)章會隨會議的地點和參加者不同而變化。l 會議中的某些行為，如誹謗，可能違反刑法和會議本身的規(guī)章。l 法律程序可用于阻止或促進一個會議的事宜。l 規(guī)章只有當被嚴格執(zhí)行并一貫遵循時方才有效。小提示80：把與會者中的大多數(shù)爭取到自己一邊，孤立會議中的擾亂者。法律程序可用于控制或指導會議的事宜，這些程序反映了根據(jù)會議規(guī)則而授予主席的法律權力。會前你必須充分了解有關法律程序，這樣，你就能有效地主持會議。合法控制投票是一個十分重要的權力，所以開會前與你公司的律師預先核對你所擁有的權力。如果一場激烈的爭辯將會失控，你可以堅持通過投票解決問題。作為主席，在僵持局面中你可能還有第二次或起決定作用的投票權。法律程序可以規(guī)范與會者的行為，規(guī)則能夠限制某些言行舉止。必要時，實施結束程序來結束會議。在日本，主席的作用是取得意見的一致。主席常常退出會議，讓與會者慢慢地進行討論來獲得解決辦法。然而在美國，與會者希望主席用個人魅力和領導才能加與會以來取得一致意見。全力被明顯地用來維持秩序。積極結果 消極結果鬧事者立刻安靜下來鬧事者停止無禮行為鬧事者自愿退出會場鬧事者被住處后平靜地離開鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開并引起混亂鬧事者進一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會場強制鬧事者離開小提示81：通過改變會議的主題來改變會議的氣氛。小提示82：萬不得已才驅逐鬧事者。如果某些與會者因妨礙治安的行為而被排斥，因而達不到法定人數(shù)（正式會議所要求的最少人數(shù)），則可以休會。有特殊的處理規(guī)則用于在爭吵或爆發(fā)混亂時休會。然而，當你決定休會長短時，你可運用你的處理權?？梢远虝盒輹绨胄r，讓怒氣平息下來。對于更加嚴重的混亂情形，會議可無限期延期。這種情況下，不確定繼續(xù)開會的時間和地點。當議程上的全部事項均已討論過，并一致同意采取必要的行動時，主席該履行其結束會議的職責了。確保全部決定均被正確記錄，并且所有后續(xù)程序均在動議中立項。小提示83：全體與會者在場時安排下一次會議。1． 結束其他事宜。2． 總結討論并扼要重述決定。3． 通知與會者下次會議的時間和地點。4． 所有重要的事項都被記下并列入下次會議中。大部分會議議程的最后議項是其他事宜，這就為與會者提供一個機會，提出會前未曾預料到的問題，如在討論中引出的一些觀點。與會者有時策略性的應用“其他事宜”向會議提出有爭議的問題，或引入驚人的或未曾預料到的項目。作為主席你必須決定是否允許這么做。你可以允許討論，也可以就提出的問題進行表決，還可以將這個問題列入下次會議的議程，以便在做出決定之前能夠進行充分的討論。案例研究