【正文】 設(shè)計處于系統(tǒng)后臺的數(shù)據(jù)庫是整個辦公自動化系統(tǒng)的核心部分，如何為數(shù)據(jù)設(shè)計選擇合理的結(jié)構(gòu)方便數(shù)據(jù)的操作非常重要[38]。整個OA系統(tǒng)所有的操作其實都是圍繞數(shù)據(jù)進行的，因此本節(jié)的介紹顯得尤為重要。 實體屬性圖談到數(shù)據(jù)庫一定繞不開實體屬性圖，該圖是現(xiàn)實世界的概念模型，能直接體現(xiàn)實體類型、實體屬性和實體間的聯(lián)系方法。關(guān)于該圖的詳細介紹可以在數(shù)據(jù)庫原理、軟件工程等相關(guān)書籍中查找到。接下來主要對系統(tǒng)主要的實體進行實體屬性圖的設(shè)計。1）員工基本信息整個辦公自動化系統(tǒng)的用戶均為本單位的員工，所以員工實體主要用來存放本單位員工的相關(guān)信息，這些信息主要從普通管理員為員工分配登錄帳戶及權(quán)限時根據(jù)員工的真是信息填入系統(tǒng)界面而獲取。這新信息包括用戶名、密碼、身份證號、郵箱號、所在部門等基本信息。圖413給出了員工實體屬性圖。員工基本信息用戶名密碼身份證號郵箱號部門名稱圖413 員工實體屬性圖2）部門基本信息員工信息實體屬性中有一個部門號，整個單位有多個部門，所以可將部門當(dāng)作一個實體對其進行屬性設(shè)置，且每個部門的權(quán)限會有所不同，故而 有些屬性需要在這實體中進行專門設(shè)置以區(qū)分不用用戶的權(quán)限。圖414 為部門實體屬性圖。部門基本信息部門號部門名稱圖414 部門實體ER圖由該實體屬性圖可知，我們只為部門實體設(shè)置了兩個屬性，分別為部門號和部門名稱。3）工作信息OA系統(tǒng)的設(shè)計就是為了簡化日常工作處理的操作，所以工作信息實體相關(guān)屬性的設(shè)計應(yīng)當(dāng)簡潔合理，圖415表示辦公自動化系統(tǒng)的工作信息實體屬性圖。日常工作信息工作編號工作名稱工作內(nèi)容起始時間終止時間操作員工圖415 工作信息實體屬性圖上面描述了日常工作信息信息實體的實體屬性圖，通過該圖我們可以看到，為了完整地表達日常工作這一實體，專為其設(shè)置了6個屬性。工作編號這一字段的屬性能表面該日常信息的類別（個人日常工作和單位日常工作兩類）及其在該類中的編號；工作名稱字段屬性直接表示該工作的名稱（即擁有一個怎樣的主題性質(zhì)）；工作內(nèi)容這一字段屬性表示整個日常工作的具體內(nèi)容，也就是說表示該工作需要進行一些什么樣的操作才算做完；起始時間這一字段表示該日常工作的生成時間；終止時間這一字段表示該日常工作的完成時間；最后一個字段操作員工表示該日常工作是哪位員工需要進行的。這些信息也是系統(tǒng)界面通過用戶對日常工作的管理而獲得的。4）公文信息 由于某辦公自動化系統(tǒng)會對單位的公文頒發(fā)流程就行管理，所以公文信息實體ER圖的設(shè)計不可忽略。根據(jù)公文信息的發(fā)布流程可知公文在流程中的每一個階段都有一個對應(yīng)的狀態(tài)，因而其實體必須設(shè)定一個標志字段表示公文的狀態(tài)。為了完整地表達公文信息這一實體，專為其設(shè)置了6個屬性。公文編號這一字段的屬性能表面該公文的編號；公文名稱字段屬性則表示該公文的標題（即擁有一個怎樣的主題性質(zhì)）；公文內(nèi)容這一字段屬性表示公文所述的具體內(nèi)容，；時間這一字段表示該公文被最近修改的時間；標志號這一字段表示當(dāng)前該公文在整個發(fā)布流程處于哪個階段；最后一個字段操作員工表示該狀態(tài)下的公文是由哪位員工操作形成的。這些信息同樣也是從系統(tǒng)界面通過對應(yīng)用戶對行政公文的管理而獲得的。圖416表示公文信息實體屬性圖。公文信息公文編號公文名稱公文內(nèi)容時間標志號操作員工圖416 公文信息實體屬性圖5）公共信息公共信息實體包含這樣一些屬性，公共信息編號字段表示公共信息所屬類別（公共信息、文件資料、網(wǎng)絡(luò)會議、論壇中心四類）及在該類別的編號；公共信息名稱字段表示公共信息的標題；公共信息內(nèi)容表示公共信息所包含的詳細內(nèi)容；發(fā)布時間表示對應(yīng)公共信息的發(fā)布時間；操作員工表示發(fā)布該公共信息的操作人員的員工編號。圖417為公共信息實體屬性圖。公共信息信息編號信息名稱信息內(nèi)容發(fā)布時間操作員工圖417 公共信息實體屬性圖6）流程信息為了完整地流程信息這一實體，專為其設(shè)置了6個屬性。流程編號這一字段的屬性能表面該流程信息的編號；流程名稱字段屬性直接表示該流程的名稱（即標題）；流程內(nèi)容這一字段屬性表示業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容，也就是說表示業(yè)務(wù)包含怎樣的內(nèi)容；起始時間這一字段表示該流程的生成時間；終止時間這一字段表示該流程的完成時間；最后一個字段操作員工表示該日常工作是哪位員工需要進行的。7）資源信息資源信息實體表示本單位的資源信息。大致為其分配了如下幾個屬性：資源編號表示某類資源歸屬于哪個類別（辦公用品，車輛及倉庫資源）及在該類的編號（如辦公用品中可將不同類別的辦公用品對應(yīng)編號）；資源名稱表示該類資源的實際名稱；資源總數(shù)表示單位總共含有的某一資源的數(shù)目；資源剩余數(shù)表示當(dāng)前某一資源被分配后所剩的數(shù)目。8）客戶信息客戶信息實體表示本單位已合作或?qū)⒑献鞯目蛻粜畔ⅰＦ鋵傩苑謩e為客戶編號、客戶名稱、客戶地址、客戶聯(lián)系電話、合作項目、合作客戶當(dāng)前標志（使用特殊標記表示與其的合作狀態(tài)，合作完成、正在合作、待合作）。9）財務(wù)信息財務(wù)信息實體表示單位的財務(wù)信息。其屬性分別為項目編號、項目名稱、類別標識（會計類、日常憑證類、賬簿類）、內(nèi)容、操作人員、操作時間。整個OA系統(tǒng)的主要實體都在上面一一列舉出來了，這些實體有一定的聯(lián)系，可共組成整個系統(tǒng)的ER圖。我們考慮到整個系統(tǒng)分為三類用戶，普通員工、普通管理員和系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員可管理（指定）普通管理員，普通管理員可管理員工信息、公共信息、財務(wù)信息等與本單位相關(guān)的重要信息，而普通員工則管理本身所處理的業(yè)務(wù)流程、查看員工信息、公共信息等與本單位或本職位相關(guān)的信息。圖415表示系統(tǒng)的ER圖。系統(tǒng)管理員管理管理1查看管理管理普通員工普通管理員員工信息公共信息流程信息財務(wù)信息管理查看M11NNN1N11NN圖415 整體ER圖 主要數(shù)據(jù)表的設(shè)計上節(jié)主要針對辦公自動化系統(tǒng)的一些主要實體進行了ER圖的設(shè)計，且繪制了整個系統(tǒng)的總體ER圖。而本節(jié)則針對所設(shè)計的ER圖將實體的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)展示出來。上節(jié)設(shè)計了9個主要實體，本節(jié)則專門針對員工信息、部門信息、工作信息、公文信息、公共信息、流程信息、資源信息、客戶信息、財務(wù)信息這9個實體進行基本的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計。具體的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)信息將用表格形式展示出來，也會用描述性的語言對這些數(shù)據(jù)庫表格進行專門的介紹。1）員工基本信息表該單位OA系統(tǒng)的主要用戶是普通員工，所以員工信息的設(shè)計和存儲非常重要。員工信息表是為了存儲該單位所以員工的基本信息而設(shè)計的數(shù)據(jù)庫表，包含了豐富的員工信息。有些如注冊信息、登錄信息類似的字段能方便用戶對這些信息的查詢，當(dāng)然也方便了管理員對員工信息的管理[40]。表41展示了員工信息的一些基本字段和屬性。表41 員工信息的基本字段和屬性字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY員工工號UsernameNvarchar20用戶帳戶用戶名PasswordNvarchar20帳戶密碼UseremialNvarchar20用戶郵箱PhoneNumNvarchar11用戶電話UserDepNvarchar4所屬部門號IDNumNvarchar18用戶身份證號UserTypeSmallint18用戶類型（系統(tǒng)管理員、普通管理員、普通員工）WrongPWDTimesSmallint密碼錯誤重試次數(shù)QuestionlDsNvarchar50找回密碼問題AnswersNvarchar200找回密碼問題答案RegTimeDatetime管理員添加帳戶時間LockTimeDatetime登錄時間VerifyCodeNvarchar50登錄時驗證碼2）部門基本信息表部門基本信息表包含了整個單位的部門信息，所以部門信息數(shù)據(jù)表的設(shè)計同樣重要。每個員工都有唯一的一個所屬部門，在員工基本信息表中我們設(shè)計了一個員工所屬部門的字段，所以員工基本信息表和部門基本信息表是有直接關(guān)聯(lián)的。表42為部門基本信息數(shù)據(jù)表。表42 部門基本信息數(shù)據(jù)表字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY部門號IDnameNvarchar40部門名稱MemberNvarchar10部門人數(shù)LeaderIDNvarchar領(lǐng)導(dǎo)工號ContactIDNvarchar負責(zé)人工號PhoneNumNvarchar12部門聯(lián)系電話DescriptionNvarchar300部門描述3）工作信息表工作信息表記錄了整個單位的各個員工的工作信息，體現(xiàn)了整個單位的工作信息情況。上節(jié)為工作信息表設(shè)計了基本的ER圖只包含了幾個基本屬性，而在真正進行數(shù)據(jù)表設(shè)計的時候會添加更加詳細的屬性。表43為本單位OA系統(tǒng)的工作信息數(shù)據(jù)表。表43 工作信息數(shù)據(jù)表字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY工作編號IDnameNvarchar40工作名稱DetailsNvarchar300具體內(nèi)容GenerateTimeNvarchar14生成時間FinishTimeNvarchar14最后修改時間HendleIDNvarchar操作人工號WorkTypeSmallint18工作類型（個人日常工作和單位日常工作）4）公文信息表公文信息表專門存儲本單位的公文信息，體現(xiàn)整個單位當(dāng)前面臨的行政政策問題，且有一定的隱密性。因此公文信息表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)需要仔細設(shè)計，如一篇公文要發(fā)布是要經(jīng)過多個流程的，所以在公文信息表的字段中必須要有一個標記字段來表示當(dāng)前公文處于怎樣的階段。表44為本OA系統(tǒng)的公文信息數(shù)據(jù)表。表44 公文信息數(shù)據(jù)表字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY公文編號IDTitleNvarchar40公文標題（名稱）DetailsNvarchar1000公文內(nèi)容IdenFlagNvarchar5標志公文所處階段（擬稿、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)布）ModTimeNvarchar14修改時間HendleIDNvarchar操作者工號5）公共信息表公共信息表包含整個單位詳細的公共信息。而這些公共信息也有多個類別，所以也需要一個標識符來說明某一公文信息所屬的類別。其他的一些字段則合理選擇便可，表45所示為公共信息的數(shù)據(jù)表相關(guān)字段與屬性的展示。表45 公共信息數(shù)據(jù)表字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY公共信息編號IDTitleNvarchar40公文標題（名稱）DetailsNvarchar公共信息內(nèi)容TypeFlagNvarchar5公共信息標識（新聞信息、文件資料信息、網(wǎng)絡(luò)會議信息、論壇信息）TimeNvarchar14發(fā)布時間HandleIDNvarchar發(fā)布者工號6）流程信息表流程信息表包含了整個單位的業(yè)務(wù)流程信信息，如請假、物資申請、公文發(fā)布審核等業(yè)務(wù)流程。單位員工所有業(yè)務(wù)流程均能通過這個流程信息體現(xiàn)出來。設(shè)計本表的時候要注意流程類型在本OA系統(tǒng)劃分為3類，分別為個人業(yè)務(wù)流程、公文業(yè)務(wù)流程、新聞業(yè)務(wù)流程、至于資源使用業(yè)務(wù)流程由于其使用者是普通員工，所以將其歸屬在個人業(yè)務(wù)流程下。表46為流程信息數(shù)據(jù)表。表46 流程信息數(shù)據(jù)表字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY流程編號IDTitleNvarchar40流程標題（名稱）DetailsNvarchar業(yè)務(wù)內(nèi)容TypeFlagNvarchar5流程標識（個人業(yè)務(wù)、公文、新聞）SendTimeNvarchar14發(fā)送時間HandleTimeNvarchar14處理時間HandleIDNvarchar處理者工號7）資源信息表資源信息數(shù)據(jù)庫的設(shè)置為管理員對單位實體資源的管理服務(wù)。在實體ER圖設(shè)計中對資源信息實體進行了分析，從該分析我們可以確認，資源信息實體應(yīng)該有一個類型字段，用來標識該資源是屬于哪一類別。我們將該單位的信息分為三個大類，分別為辦公用品、車輛、倉庫用品。表47為資源信息數(shù)據(jù)表的具體情況。表47 資源信息數(shù)據(jù)表字段名數(shù)據(jù)類型長度主鍵描述IDUniqueidentifierY資源編號IDTitleNvarchar40資源名稱SourTypeNvarchar資源類別（辦公用品、車輛、倉庫用品）TotalNumNvarchar8資源總數(shù)RemainNumNvarchar8剩余數(shù)DetailNvarchar100詳細內(nèi)容8）客戶信息表客戶信息數(shù)據(jù)表包含了該單位合作的客戶信息，這些信息非常重要，因此客戶信息數(shù)據(jù)表必須要謹慎設(shè)計。上一節(jié)中講到客戶信息實體的屬性基本設(shè)置為客戶編號、客戶名稱、客戶地址、客戶聯(lián)系電話、合作項目、合作客戶當(dāng)前標志（使用特殊標記表示與其的合作狀態(tài)，合作完