世界500強(qiáng)前十央企集團(tuán)公司子公司會(huì)務(wù)接待工作手冊(cè)-資料下載頁(yè)
2025-05-31 02:15本頁(yè)面
【正文】 排專門的服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。（三）主持人的定位會(huì)議如需主持人，在會(huì)議召開(kāi)前進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹、宣布會(huì)議進(jìn)行分段等。主持人位置一般在主席臺(tái)的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺(tái)就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。（四）會(huì)標(biāo)與背景板的布置會(huì)議如需要會(huì)標(biāo)（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作、懸掛、安放完畢。會(huì)標(biāo)與背景板上字樣和圖案應(yīng)由會(huì)議負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審定。（五）簽到臺(tái)的擺放簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。簽到臺(tái)應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與會(huì)人員佩帶胸花，應(yīng)提前選定和購(gòu)買胸花，并安排專人負(fù)責(zé)。19如欲請(qǐng)來(lái)賓題詞，則需提前在適當(dāng)位置安放題詞桌，并準(zhǔn)備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。（六）簽約臺(tái)的準(zhǔn)備如舉辦簽約儀式，一般應(yīng)以主席臺(tái)為簽約臺(tái)，面對(duì)觀眾席。應(yīng)制作對(duì)方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺(tái)左側(cè)和右側(cè)（面對(duì)簽約臺(tái)） 。簽約臺(tái)后只擺放兩張椅子，見(jiàn)證嘉賓一般安排站立在簽約人背后；臺(tái)上應(yīng)事先放好將簽署的協(xié)議和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開(kāi)協(xié)議書(shū)和交換協(xié)議。（七）電器設(shè)備的調(diào)試在會(huì)議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負(fù)責(zé)，并提前調(diào)試。一般應(yīng)至少提前半天準(zhǔn)備好會(huì)議上將用到的 Power Point 等材料，存入統(tǒng)一使用的筆記本電腦，進(jìn)行調(diào)試。如會(huì)議需使用幻燈片、DVD 放映等，也需相應(yīng)準(zhǔn)備。音響、話筒需提前調(diào)試。工作人員應(yīng)提前檢查話筒和音響的效果，并準(zhǔn)備備用話筒。其余如燈光、空調(diào)、風(fēng)扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查。（八）合影的預(yù)備首先在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選擇合適的合影地點(diǎn)。隨后對(duì)參加合影的人員名單進(jìn)行確認(rèn)和排序，一般采取在前排座椅的椅背上貼姓名牌的方法來(lái)為主要領(lǐng)導(dǎo)排位。攝影師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點(diǎn)擺放綠色植物，以烘20托效果。如合影人數(shù)較多，可利用臺(tái)階進(jìn)行分行排序。（九）記者席的安排攝影記者應(yīng)提前到場(chǎng)確定錄像機(jī)位置，電線的走線應(yīng)盡量靠墻邊，并采用地毯遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。文字記者席一般布置在會(huì)場(chǎng)兩側(cè)略前的位置。（十）講臺(tái)的安排講臺(tái)位置應(yīng)放置在主席臺(tái)的右側(cè)，略前于第一排座位；一般重要嘉賓講話要在講臺(tái)上擺放鮮花，但應(yīng)注意鮮花不可遮住講話人的面容；一般講臺(tái)要擺放兩支話筒，以備話筒出現(xiàn)故障時(shí)仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，適當(dāng)音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺(tái)正上方是否足夠明亮。六、其他會(huì)務(wù)工作牽扯面廣，工作繁瑣復(fù)雜。也應(yīng)注意以下工作。（一）后勤會(huì)務(wù)后勤工作包括接待車輛的準(zhǔn)備、禮儀工作人員的安排、配合會(huì)場(chǎng)布置做好各方面協(xié)調(diào)工作。后勤工作應(yīng)著重注意硬件設(shè)施，選定適宜的會(huì)議場(chǎng)地，準(zhǔn)備燈光、投影、音響、麥克風(fēng)、電腦、鮮花、桌椅、茶水、水果、地毯，并保障會(huì)場(chǎng)的供水、供電和周圍環(huán)境的清理；按要求制作背景板和會(huì)標(biāo)（橫幅） ；安排服務(wù)員；會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生；如逢雨天，還需備用雨傘。21（二）安全保衛(wèi)安全保衛(wèi)是會(huì)務(wù)工作的重中之重，具體內(nèi)容包括與安全預(yù)案的制定；有關(guān)安全、交通部門協(xié)調(diào)；安排警衛(wèi)工作；疏通道路；布置停車場(chǎng)；引導(dǎo)來(lái)賓車輛；大型群眾集會(huì)需向公安機(jī)關(guān)申報(bào)等等。（三）媒體宣傳宣傳工作包括與有關(guān)媒體單位的聯(lián)系協(xié)調(diào)；錄像拍攝工作；宣傳報(bào)道工作；向相關(guān)工作組領(lǐng)取并發(fā)放記者證和工作人員證等。22七、會(huì)務(wù)工作中一些注意事項(xiàng)（一）掌握接待總體情況、服從總體工作安排會(huì)務(wù)接待工作是一項(xiàng)涉及面廣、程序繁多、聯(lián)系密切的系統(tǒng)工程，是由多項(xiàng)工作流程、內(nèi)容組成,又由眾多部門和大量人力共同參與完成的，工作流程包括嘉賓的迎送、嘉賓的簽到、禮品發(fā)放與接收、車輛調(diào)度、交通疏導(dǎo)、飲食住宿等方方面面的內(nèi)容。所以宏觀上對(duì)整體接待的了解和把握有助于工作人員明確自身位置及與之相銜接的種種環(huán)節(jié)。由于會(huì)務(wù)工作的復(fù)雜性，必然要進(jìn)行分組和分工，每個(gè)工作崗位都是會(huì)務(wù)活動(dòng)不可缺少的重要組成部分。（二）外樹(shù)形象、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)作為逗留時(shí)間不長(zhǎng)的嘉賓，主要是從工作人員的儀態(tài)舉止、談吐學(xué)識(shí)感受****人文積淀和精神風(fēng)貌，因此有幾點(diǎn)具體要求：熱情、開(kāi)朗、寬容、穩(wěn)重，與嘉賓接觸要熱情，語(yǔ)言表述要到位，說(shuō)話要注意分寸。反應(yīng)迅速，靈活處理。會(huì)務(wù)工作中往往會(huì)遇到意想不到的變化，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，如時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而靈活處理，根據(jù)情況作出正確判斷，迅速采取措施。有禮有節(jié)，大方得體。在會(huì)務(wù)過(guò)程中，我們要遵守“尊重原則 ”，最大限度的使嘉賓感到滿意，但要把握一定的“度” ，做到有禮有節(jié)，大方得體。（三）分工協(xié)作、密切配合正如前面所說(shuō)，會(huì)務(wù)接待是個(gè)系統(tǒng)工程，光靠一兩個(gè)單位或負(fù)責(zé)人是難以勝任的，各工作組的工作人員必須明確責(zé)職，分工負(fù)責(zé)，又23團(tuán)結(jié)協(xié)作，配合默契，互相補(bǔ)臺(tái)，才能為完成接待任務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（四）注意安全安全是會(huì)務(wù)工作的前提。要高度重視安全問(wèn)題，制定會(huì)議突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。要注意嘉賓的安全，同時(shí)也要注意自身的安全。
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