【正文】 合作，來完成這一共同目標。 我們采購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變 （一）在3個月內(nèi)完成采購體系的建立，包括采購制度，工作流程，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核，每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。 （二）在6個月內(nèi)完善采購體系，修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌，高效，準確的運行。 （三）在1年內(nèi)建立高效的采購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失，建立完善的采購管理體系，能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利，能看到采購成本降低帶來的實際效果。 （四）在1年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。 （五）大膽設想：5—10年后，公司以自主設計，自主研發(fā)牽頭，以符合科技進步的產(chǎn)品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依托，建立一個集研發(fā)、設計、生產(chǎn)、安裝、調試、售后服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。 目前起草的《供應科管理制度和工作流程》與《供應商管理辦法》只是依據(jù)原來在工程項目公司及生產(chǎn)廠家的采購工作中所積累的經(jīng)驗做的一個現(xiàn)行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題，修改失誤，爭取在幾個月內(nèi)修改出一套完整的，適合公司具體情況的采購系統(tǒng)體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們供銷科工作的進步，真正達到降低采購成本，推動公司發(fā)展的目標。朝陽昊天有色金屬有限公司K3系統(tǒng)管理辦法（試行）擬稿商務部擬稿日期2011年6月25日編號審核總經(jīng)理審核日期年 月 日復 印 號批準總經(jīng)理辦公會批準日期年 月 日生效日期年 月 日頒發(fā)部門：商務部執(zhí)行部門：公司各單位第一條 為規(guī)范公司物流管理，達到降低庫存，減少資產(chǎn)流失，保證成本真實性，特制訂本管理辦法。第二條 K3系統(tǒng)操作基本規(guī)定 各單位上崗人員（計劃員、采購員、成本核算員、材料員、保管員、財務會計等）必須經(jīng)過專業(yè)培訓，達到上崗許可標準。 各級操作人員必須以高度的責任心及嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度對待每一筆經(jīng)濟業(yè)務。及時、準確的按照操作流程規(guī)范錄入、制作、審核相應單據(jù)、票據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性、及時性、準確性。各級操作人員必須明確自己的權限范圍，設立自己操作密碼，做到責任清晰、規(guī)范操作，確保整個系統(tǒng)的保密性及運行的正確性、連續(xù)性。不得擅自同意他人代辦自己的業(yè)務。所有操作人員必須遵循“單據(jù)與業(yè)務同步”原則。對于特殊情況先發(fā)生的業(yè)務必須在2個工作日內(nèi)(節(jié)假日順延)補全審核手續(xù)。第三條 相關部門和單位的職責與要求一、財務科負責對各單位的實際領料用途進行終審。 材料會計要在業(yè)務員報賬兩日內(nèi)對業(yè)務單據(jù)進行核對，核對無誤后對采購發(fā)票和入庫單進行勾稽。月底結賬時，首先要對沒有發(fā)票的入庫單進行暫估業(yè)務處理，然后在存貨核算模塊中對本月的各種入庫、出庫進行核算，然后生成相應的憑證。 所有業(yè)務必須在物流系統(tǒng)關聯(lián)生成，禁止在總賬系統(tǒng)直接做收款和付款憑證，以確保業(yè)務數(shù)據(jù)與總賬數(shù)據(jù)的一致性。 對各單位的能源耗用單據(jù)進行終審及相應憑證的生成。為保證其它業(yè)務正常進行，每月必須在月初完成上月所有財務結賬工作。二、設備科負責設備、備件、工程材料、固定資產(chǎn)和維修費的審核。 負責車輛及用油定額的管理。 領料用途（修理費）審核。三、生產(chǎn)科 生產(chǎn)用油的審核。 計劃產(chǎn)量與實際產(chǎn)量的錄入，計劃產(chǎn)量要求前月28日前錄入完畢，實際產(chǎn)量要求次月初錄入完畢。四、檢測中心 負責對需要檢驗物料的檢驗，錄入質檢單。 根據(jù)采購科錄入的檢驗申請單，對檢驗物料進行取樣檢驗，根據(jù)檢驗申請單下推生成質檢單，并進行審核。五、各單位各單位指定人員（材料員）負責新增物料(無編碼)的填報工作，物料的名稱和規(guī)格型號必須符合標準，需特殊說明的在技術參數(shù)中詳述，嚴禁自行編造。各單位按財務管理制度規(guī)定時間及時上報下月的資金計劃，每月根據(jù)實際情況按要求進行付款申請單及費用報銷單的填報。第四條 采購科業(yè)務人員職責與要求 編碼維護人員采購部要指定專人負責新增物料的審批和編碼工作以及現(xiàn)有物料編碼的維護工作，確保同種物料代碼的唯一性。在代碼的新增和維護同時，要維護好默認的計劃員、采購員以及物料的默認倉庫，并按要求維護好物料的類別及入賬科目。 維護時要嚴格按照編碼規(guī)則進行維護，一旦編碼進行啟用，不得隨意進行禁用（或修改）。 計劃員1）根據(jù)二級單位月度物料計劃和倉儲部庫存信息情況（即時庫存量、在途量、可用量），每月月底前將下月所購物料均衡完畢。 2）對月中追加的臨時計劃，要求在兩個工作日內(nèi)均衡完畢。 3）根據(jù)物料需求的重要性和緊急程度，對于現(xiàn)有庫存能滿足二級單位需求的要及時做調撥通知單，對于需采購的，要在均衡申請單中明確用料日期,并于物料采購入庫后及時做調撥通知單。 4）考核采購員是否按時完成采購，保管員是否及時準確發(fā)貨。 5）對物料需求計劃執(zhí)行情況進行分析，對因虛報形成的庫存進行考核。 6）及時對庫間調撥進行審核，并根據(jù)實際情況有權要求二級庫退庫進行重新分配。7）根據(jù)采購均衡申請單及時準確上報下月資金計劃。采購員 1)負責辦理 “采購訂單”、“入庫通知單”、“檢驗申請單”、“采購發(fā)票”、“資資金計劃”、“付款申請單”和“費用發(fā)票”等業(yè)務。 2)負責維護和新增供應商代碼，以確保供應商代碼的唯一性。需要新增的供應商必須是公司相關部門根據(jù)供應商管理規(guī)定共同確認的供應商。 3)根據(jù)均衡申請單要求進行業(yè)務安排，供應商和價位確定后，生成“采購訂單”。對于不能按要求采購的要及時與計劃員溝通，以便使用部門有時間做應急準備。 4)根據(jù)“采購訂單”中的運輸信息(運輸計劃)生成運輸申請單。 5)根據(jù)到貨物料屬性和到貨數(shù)量，免檢的根據(jù)采購訂單下推生成“入庫通知單”，需要檢驗的物料，要附加生成“檢驗申請單”，當月無發(fā)票的要及時辦理暫估入庫。 6)收到發(fā)票后，根據(jù)供應商提供的銷貨原發(fā)票和保管員錄入的外購入庫單，錄入“采購發(fā)票”，經(jīng)領導審核在兩日內(nèi)（實際發(fā)票日期為準）交財務進行報賬。7)及時對退回的物料進行業(yè)務處理，根據(jù)實際處理情況將處理結果反饋在相應的“采購檢驗單”中（如“讓步接收”、“降價”、“扣重”、“退貨”等），并在“備注”中錄入詳細降價或扣重的價格和數(shù)量。8）月末根據(jù)采購訂單中需在下月進行付款的供應商，及時錄入資金計劃，在實際付款時錄入相應的付款申請單第五條 供應科業(yè)務人員職責與要求驗收員 及時組織對采購入庫的物料進行驗收，不符合驗收標準或賬、物不符的嚴禁入庫，并通知采購員。保管員 1）所有合格物料入庫手續(xù)必須在物料到庫兩日內(nèi)完成。如因沒有入庫通知單造成不能按時辦理入庫的，對采購部進行考核。2）對已入庫且檢驗不合格的物料要及時退回。 3）及時并嚴格按發(fā)貨通知單發(fā)貨。4）定期對庫存進行盤點，對報廢物料及時調撥到報廢物資庫，對將要報廢的物料要及時通知采購部計劃員。 組織相關部門對二級庫進行定期盤點、分析，對因虛耗形成的帳外物資進行考核。第六條 供應科人員職責與要求材料員1)負責新增編碼通知單的填報2)負責本單位二級計劃的審核，及時對各核算單元用料的合理性（質量、數(shù)量等）進行審核。3）負責本單位二級計劃的均衡，考慮本單位的庫存信息（即時庫存量、在途量、可用量等）把需要采購的量均衡成一級計劃。4) 根據(jù)物料需求的重要性和緊急程度，對于現(xiàn)有庫存能滿足各核算單元需求的要及時做領料出庫單，對于需采購的，要在均衡時明確用料日期，用料日期一定要按實際情況如實填寫。保管員 1）所有合格物料入庫手續(xù)必須在物料到庫兩日內(nèi)完成。2）對不合格的物料要及時退回。 3）及時并嚴格按領料出庫單發(fā)貨。4）定期對庫存進行盤點，對報廢物料及時調撥到總部報廢物資庫，對將要報廢的物料要及時通知本單位材料員。各核算單元負責人1)負責二級計劃的填報。2)負責領料出庫單的審核。3)負責對未耗用完的物料及時辦理退庫。 成本核算員 1)負責二級計劃及領料出庫單中領料用途的審核 2)負責本單位成本核算報表的核對3）負責本單位水電汽耗用單中費用科目的審核4）負責本單位付款申請單及費用報銷單的錄入5）負責本單位水電汽的入賬科目進行審核 能源核算員需根據(jù)本單位各核算單元實際耗用水電汽情況在每月月末及時錄入水電汽耗用量，對取暖費同時要錄入核算單價。 單位負責人 負責一級計劃、水電汽耗用單、資金計劃、付款申請單、費用報銷單以及領料出庫單的審核。第七條 考核辦法由于K3系統(tǒng)是一個關聯(lián)很強的系統(tǒng)，下步工作都是由上步工作關聯(lián)生成，每個人的不及時錄入單據(jù)都可能影響到其它業(yè)務不能及時完成，因此，要求各部門必須按要求及時處理相關業(yè)務。商務部負責組織K3系統(tǒng)管理全面的考核，審計監(jiān)察、生產(chǎn)部、企劃部負責對關聯(lián)單位和責任人進行考核。為確保該系統(tǒng)的正常運行，各考核單位當月月底前，應將考核結果匯總報企劃部信息中心進行考核，未能在當月扣罰的可在次月兌現(xiàn)?？己隧椖績?nèi)容要明確，以便核實。（考核細則見附件一）對于相同問題屢次出現(xiàn)錯誤的責任人，要加大處罰力度，經(jīng)濟上按2倍的比例遞增扣罰；影響嚴重的調離本崗位；造成重大損失的按公司相關規(guī)定追究各級管理責任。各考核單位對應考核而未考核的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，審計監(jiān)察信將按考核項目額度的2倍扣罰考核單位。第八條 本辦法由商務部部負責起草、修訂。本辦法由商務部負責解釋。附件1； K3系統(tǒng)管理辦法考核細則考核單位：商務部 生產(chǎn)部 單位：元/次 被考核單位考核項目扣罰標準(操作員)扣罰標準(單位)各分公司供應科未按規(guī)定日期上報計劃的。205050100虛報計劃、或重報計劃造成庫存增大的。50100100200用料日期填寫不符合實際的。50100100200物料名稱、規(guī)格不明確且無技術參數(shù)說明或無物料要求的。205050100即時庫存與實際庫存不符的。50100100200調撥通知單未及時審核或審核后未及時發(fā)貨的。205050100未按通知單要求發(fā)貨的（特別是“白條出庫”現(xiàn)象）。50100100200對到貨物料（已有入庫通知單）未及時辦理入庫的。205050100調撥入庫單未在2日內(nèi)審核完畢的。205050100虛耗造成新增帳外物資或資產(chǎn)流失的。100200200500物料先到且沒有入庫通知單的。50100100200到貨物料驗收不合格的。50100100200即時庫存與實際庫存不符的。50100100200各分公司供應科未在用料日期以內(nèi)完成采購的；50100100200因采購原因造成需退庫的；205050100對已調撥入庫的物料未辦入庫手續(xù)的；50100100200調撥入庫物料與計劃不符的；50100100200