銷售合同管理制度1資料-資料下載頁
2025-05-15 05:23本頁面
【正文】 簽訂及履行情況進行登記。（一）合同簽訂情況。客戶與公司簽訂的合同、協(xié)議情況，包括歷次簽訂合同協(xié)議記錄，具體合同協(xié)議文本。按簽訂的時間先后登記。（二）合同履行情況?？蛻魵v次貨款的支付方式、支付時間。拖欠貨款的數(shù)量、時間，拖欠款還款協(xié)議，延期還款審批單。如有訴訟，明確登記訴訟標底，還款方式，生效判決的執(zhí)行過程等。第十四條 銷售公司內(nèi)部人員激勵機制的執(zhí)行情況，詳細記錄銷售產(chǎn)品、價格、數(shù)量、區(qū)域等業(yè)績，包括銷售業(yè)務員、管理人員、其他業(yè)務員、內(nèi)勤的獎罰結果。第十五條 檔案應當填寫完整的目錄并編號，以備查詢和資料定位；檔案每年分年度清理，整理成電子文檔和紙面文檔兩大類。紙面文檔按類裝訂成固定卷保存。負責管理檔案人員應正確、詳盡地填寫檔案封面的各項內(nèi)容，以便方便、快捷地進行業(yè)務操作。第十六條、重要文件（包括自制文件）應及時存檔。如有必要，可進行多份復制。第十七條、在銷售業(yè)務過程中發(fā)生的往來傳真等，如需長期存放，必須復印。這類傳真包括：提單、訂單、合同、關鍵性的客戶確認等。第十八條、出口業(yè)務檔案按年度業(yè)務發(fā)票號排放，內(nèi)銷業(yè)務檔案按客戶名稱排放。已執(zhí)行完業(yè)務檔案歸檔封存管理。第五節(jié) 客戶檔案的查閱審批第十九條 客戶檔案由公司檔案管理員統(tǒng)一管理。第二十條 營銷員在提交檔案前要認真審核、校對，確保檔案的真實準確性。第二十一條 所有客戶檔案均需有經(jīng)辦人、部門領導審批簽字方可入檔。第二十二條 每位營銷員有權隨時查閱自己所負責客戶的檔案記錄。第二十三條 總經(jīng)理、市場部部長有權查閱公司所有客戶的檔案記錄。其它營銷員或部長需查閱不屬本部負責的客戶檔案時，需辦理《借閱檔案申請表》，送銷售經(jīng)理審批后方可查閱。第二十四條 管理檔案人員應注意檔案的存放，應在方便取用的同時，注重檔案的保密。檔案借閱者必須做到：（一）愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。（二）注意保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借，防止遺失。第六節(jié) 客戶檔案的增加、修改、銷毀第二十五條 檔案管理應當保持動態(tài)性，根據(jù)新的行業(yè)發(fā)展趨勢，競爭對手的最新動態(tài)等，不斷地補充新資料。第二十六條 客戶檔案存在差錯，應當及時進行修改。對客戶檔案進行修改前要經(jīng)過銷售公司經(jīng)理的同意批示，并在留存修改記錄，和修改原因。第二十七條 銷售分公司會同大客戶關系管理中心及客戶信用評級辦公室每年召開一次客戶檔案補充更新專題會，確定年度重點關注的客戶名單。每年召開一次營銷分析會，并根據(jù)客戶訂單及履行情況，對其進行各類客戶檔案動態(tài)轉(zhuǎn)換。第二十八條 對錯誤和過時行業(yè)情報、死檔進行及時的銷毀和刪除。由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》，提交市場部部長審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后，指定專人監(jiān)督銷毀。檔案管理員應當認真核對，經(jīng)批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。附：銷售檔案管理流程圖銷售檔案管理流程圖文件歸檔業(yè)務檔案建立 執(zhí)行完報公司批準后按文件控制程度執(zhí)行銷毀檔案外部查閱須經(jīng)主管經(jīng)理批準方可查閱 外銷檔案按發(fā)票編號排放內(nèi)銷客戶檔案按客戶名稱排列合同按生產(chǎn)單位及編號排列查閱 銷毀第七節(jié) 附則第二十九條 銷售檔案管理制度如與公司檔案管理制度發(fā)生沖突，以公司的制度為準。第三十條 檔案以具有法律效力的文件紙質(zhì)文檔為主（印章和簽署是文件生效的主要標志），電子文檔為輔，紙質(zhì)、電子兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套客戶檔案。附：《借閱檔案申請表》《檔案資料銷毀審批表》借閱檔案申請表申請部門申請人借閱原因借閱檔案名稱 檔案編號 審批 日期 檔案資料銷毀審批表申請部門申請人銷毀原因銷毀檔案名稱檔案編號審核批準18
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