【導(dǎo)讀】辦公自動化OA解決方案

　　

【正文】 用于通訊信息管理，通訊錄包括個人通訊錄、員工通訊、關(guān)系管理和其它通訊。 面對雜亂無章的名片、眾多的通訊本，是否需要一個良好的管理軟件對其進(jìn)行管理，以免在急需要某人通訊資料時手忙腳亂？在本系統(tǒng)的通訊資料管理中，用戶不僅可以對客戶通訊資料、個人通訊資料、部門員工通訊資料、其他通訊資料等進(jìn)行分類，而且還支持自選備份（ txt或 excel 格式），在部門員工通訊中還可同時進(jìn)行郵 件及短消息的操作，另外在其它通訊欄目可設(shè)定開放瀏覽的范圍。同時關(guān)系管理還提供訪問記錄功能，每個人員只允許維護(hù)自己的記錄。 用戶可以通過搜索很方便快速地找到需要查找的信息，通過創(chuàng)建通訊錄，可以添加新的人員通訊錄，另外還提供編輯和刪除的功能。 員工通訊錄主要指機(jī)構(gòu)內(nèi)部通訊錄，內(nèi)部人員人人都可以方便快捷地查詢 ,從而在機(jī)構(gòu)內(nèi)部達(dá)到通訊信息共享。機(jī)構(gòu)內(nèi)部通訊錄由特定人員進(jìn)行錄入，一般用戶只有查詢功能。 所有通訊資料的手機(jī)號均可動態(tài)植入手機(jī)短信模塊，更加方便的將信息進(jìn)行有效利用。 文件資料管理 文件資料管理是內(nèi)部 一般文件資料的數(shù)據(jù)處理中心，可對機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有電子文件資料分類進(jìn)行儲存。 文件資料管理系統(tǒng)的主要功能包括： 無限設(shè)定下級目錄； 登錄（收集）和接收文件資料部門管理范圍內(nèi)具有一定保存價值的文件資料； 對所保存的文件資料進(jìn)行科學(xué)的整理和保管； 可對所保存的文件資料設(shè)置上傳文件、瀏覽權(quán)限； 提供文件資料信息的各種靈活查詢服務(wù)。 OA 解決方案 人力資源管理 隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，人力資源管理在 機(jī)構(gòu) 管理中的作用變得更加重要。 為方便 機(jī)構(gòu) 的人事檔案管理而設(shè)計(jì)，每個工作人員的相關(guān)個人資料都保存在本系統(tǒng)中。利用本系統(tǒng)可以進(jìn)行人 事資料的瀏覽，查詢和分析，以便于內(nèi)部的人力資源開發(fā)。內(nèi)容包括：個人檔案、基本檔案、職位變動、獎懲情況、考核情況、工資檔案（工資名目可自定義）功能和相關(guān)各種信息，同時提供高級查詢和人員分析圖。 績效考核管理 機(jī)構(gòu)的核心競爭力是由人決定的。成功的機(jī)構(gòu)是因?yàn)樗麄兊娜瞬藕蛨F(tuán)隊(duì)，而要讓人員成為人材，讓人群成為團(tuán)隊(duì)，績效考核管理是重要環(huán)節(jié)。 績效考核管理的出現(xiàn)徹底解決了機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員或團(tuán)隊(duì)考核的多樣性和復(fù)雜性，在相當(dāng)程度上保證了績效考核的科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。 在本模塊中，考核項(xiàng)、考核類型、權(quán)重模板、績效考核模板、考核方式、 考核結(jié)果、引入值都可以進(jìn)行自定義設(shè)置，并重復(fù)使用。 考核項(xiàng)是進(jìn)行考核的評定指標(biāo)，考核項(xiàng)允許用戶進(jìn)行各種考核項(xiàng)的定制，而且，考核項(xiàng)本身又可以隸屬于另一個考核項(xiàng)，從理論上講，系統(tǒng)對于考核項(xiàng)沒有任何的寬度和深度的限制； 考核類型是考核項(xiàng)的組合；所有的考核項(xiàng)最終都將隸屬于某個考核項(xiàng)類型，單位可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行考核類型的定制； 權(quán)重模板由考核項(xiàng)類型、考核項(xiàng)組成，但又具有自身的屬性，如：最大可加分、默認(rèn)分值、考核人，多個權(quán)重模板可以包含相同或者不相同的考核類型、考核項(xiàng)，可以有若干完全不同的名稱而內(nèi)容完全 一樣的權(quán)重模板來適應(yīng)多種不同的考核情況； 績效考核模板是由權(quán)重模板組合而成，一個績效考核模板可以有一個或者多個績效考核模板組合，并且可以自由定制各個權(quán)重考核模板的權(quán)重。針對于一次績效考核模板，滿分可以為任意數(shù)值，系統(tǒng)會自動將績效考核滿分進(jìn)行百分制的轉(zhuǎn)化； 系統(tǒng)還提供多種考核方式供用戶進(jìn)行選擇：如打分考核方式、文字描述考核方式、單選考核方式等。還可分為記名和不記名兩種考核形式； 考核結(jié)果是對每一次考核之后的值進(jìn)行等級上的組織。并允許用戶自定義表現(xiàn)形式并通過系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)化，使得考核結(jié)果可根據(jù)對應(yīng)的表現(xiàn)形式進(jìn) 行顯示。 系統(tǒng)還可進(jìn)行個人工作計(jì)劃及有關(guān)評析情況 (被考核人的工作計(jì)劃考核 )、指派任務(wù) (被考核 OA 解決方案 人的上級安排的工作任務(wù) )的引入；同時系統(tǒng)提供嚴(yán)格的權(quán)限限制，以保證績效考核的有效執(zhí)行； 績效考核不但包含了正常的權(quán)限設(shè)置，而且對于每個考核人都有考核項(xiàng)的可見程度的限制。除此之外，對于考核人進(jìn)行同一個權(quán)重模板考核或者對于同一次考核進(jìn)行打分，各個考核人之間的打分結(jié)果 根據(jù) 系統(tǒng)分配的比例進(jìn)行總分的計(jì)算；從一定程度上的 遏制 了考核者的作弊； 本模塊全面改善績效管理水平，使整個績效管理工作科學(xué)、客觀，便于操作，保證績效管理過程中 的信息流暢，使績效管理職能活動協(xié)同、集成，避免績效管理過程中矛盾的產(chǎn)生； 圖書資料管理 作為知識型學(xué)習(xí)型的 機(jī)構(gòu) ，一定會有大量的圖書、資料，借閱和管理都存在一定障礙。圖書資料管理功能可以很方便的對圖書資料進(jìn)行分類管理，方便查詢，而且還可以記錄借閱情況，自動保留借閱記錄。圖書資料管理實(shí)現(xiàn)了如下功能： （ 1）實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部圖書、期刊的計(jì)算機(jī)管理，使圖書資料資源得到充分利用； （ 2）工作人員可以在辦公系統(tǒng)中方便地查詢圖書期刊目錄信息，以方便學(xué)習(xí)； （ 3）實(shí)現(xiàn)圖書、期刊、電子圖書網(wǎng)上借閱。 結(jié)合工作流使用效果更佳。 辦公用品管理 辦公用品管理是針對現(xiàn)代機(jī)構(gòu)辦公用品種類繁多、管理瑣碎的特點(diǎn)進(jìn)行開發(fā)的?？筛又庇^的察看辦公用品的領(lǐng)用情況和庫存量，管理內(nèi)部辦公用品的登記、購進(jìn)、領(lǐng)用、歸還、報(bào)廢等。結(jié)合工作流使用效果更佳。 固定資產(chǎn)管理 通過“固定資產(chǎn)登記”、“固定資產(chǎn)維修”、“固定資產(chǎn)報(bào)損”、“固定資產(chǎn)出售”四個模塊，系統(tǒng)科學(xué)的管理固定資產(chǎn)。即使機(jī)構(gòu)再多，也能讓機(jī)構(gòu)管理人員隨時對機(jī)構(gòu)的根本情況一目了然。 車輛信息管理 本功能可以針對車輛進(jìn)行全方位的管理和查詢，做到車輛使用管理和車 輛費(fèi)用管理一體化， OA 解決方案 并且用戶可根據(jù)單位自身實(shí)際情況設(shè)定是否需要用車申請。結(jié)合手機(jī)短信和工作流使用效果更佳。 車 輛 登 記填 寫 車 輛 申 請 單申 請 單 審 批車 輛 歸 還費(fèi) 用 報(bào) 銷車 輛 維 修車 輛 報(bào) 廢審 批 不 通 過審 批 通 過維 修用 車 流 程車 輛 閑 置車 輛 不 在 庫 中 資源預(yù)約管理 本著協(xié)同辦公的理念，更加有效的提高機(jī)構(gòu)單位資源的利用率和管理，如車輛預(yù)約、會議室管理及辦公設(shè)備的借用等?？深A(yù)先在系統(tǒng)中估計(jì)要使用的資源時間段，其他人員就可以了解到資源是否空閑。系統(tǒng)把已占用的資源時間段進(jìn)行記錄。狀態(tài)條顯示的是當(dāng)天（ 0 點(diǎn)到 24 點(diǎn)）的資源占用情況，同一界面中還顯示了資源使用的詳細(xì)預(yù)約時間段和預(yù)約的人員名單。 如會 議室的預(yù)約，對于單位會議室安排進(jìn)行預(yù)約申請 (結(jié)合工作流管理 )，可隨時查詢使用情況，同時提高對了會議室資源的合理、充分使用。結(jié)合工作流使用效果更佳。 可及時管理和查詢信函的收發(fā)及辦理動態(tài)，避免不必要的信函資料丟失。它是單位與單位各個層次之間，進(jìn)行溝通加強(qiáng)聯(lián)系的紐帶。支持高級查詢、模糊字段查詢。 為 機(jī)構(gòu) 內(nèi)部所有工作人員提供最新行業(yè)動態(tài)、國內(nèi)外新聞、內(nèi)部新聞等，并可按類別分類 OA 解決方案 管理，新聞采用 HTML 編輯方式，并且參與閱讀的用戶可以發(fā)表自己看法和評論，開展廣泛的、不拘一格的 討論形式。它涉及面廣、操作方便，可支持上傳新聞圖片，新聞內(nèi)容中可以設(shè)置超鏈接，也可根據(jù)用戶的習(xí)慣放大字體或者是縮小字體。 考勤管理 專門為機(jī)構(gòu)進(jìn)行內(nèi)部考勤管理的模塊。功能有：員工考勤、部門考勤管理、單位考勤管理、考勤負(fù)責(zé)人設(shè)置。 系統(tǒng)根據(jù)機(jī)構(gòu)成員進(jìn)入 OA 進(jìn)行簽到簽退及其他考勤登記，無須人工記錄或另外購置考勤機(jī)，節(jié)省勞動時間，節(jié)約運(yùn)營成本，提高工作效率。具體有如下特點(diǎn)： ** 考勤時，無須排班，自動識別平時加班時間、節(jié)日加班以及周休加班時間以及曠工，遲到時間等； ** 考勤方案一經(jīng)設(shè)定，無需每月再行設(shè)定； ** 系統(tǒng)具有各種考勤統(tǒng)計(jì)功能； ** 擁有單位考勤負(fù)責(zé)權(quán)限的人員可同時查看所有員工的考勤情況及智能代簽，解脫人事人員繁重的排班錄入工作，提高考勤數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度； ** 完善的報(bào)表及查詢功能； 在線交流 手機(jī)短信（可選模塊） OA 解決方案 含 GSM 短信收發(fā)機(jī)壹臺，配合 SIM 卡使用，電腦收發(fā)短信無須專線接入，也不必上網(wǎng)，免除了與電信營運(yùn)商交涉的煩 瑣手續(xù)；而付費(fèi)方式與手機(jī)發(fā)短信息一樣。 并且收發(fā)機(jī)無須與服務(wù)器連為一體，可與任何網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)相連，并可長期穩(wěn)定工作，攜帶方便，與賽飛 OA 有關(guān)模塊有效結(jié)合 ,既可以發(fā)，亦可以收（手機(jī)發(fā)送甚至可直達(dá) OA 中某用戶，真正實(shí)現(xiàn) OA 與手機(jī)的完全互發(fā)，方便快速 ,十分實(shí)用。還具有短信群發(fā)、設(shè)定手機(jī)區(qū)段發(fā)送、短信自動分解發(fā)送、定時發(fā)送等功能，同時系統(tǒng)還提供設(shè)置每個內(nèi)部成員每月發(fā)送短信條數(shù)、可備份短信發(fā)送明細(xì)等功能，已全面支持與小靈通短信互發(fā)。 目前還可與手機(jī)短信結(jié)合使用的模塊主要有：個人工作計(jì)劃、值班管理、行政發(fā)文、遠(yuǎn)程發(fā)文、工 作流程、通訊資料管理、資源預(yù)約、車輛管理、會議管理等等，針對以上模塊系統(tǒng)還可定制有關(guān)的提醒起始標(biāo)識，充分利用了現(xiàn)代化的通訊手段。 網(wǎng)絡(luò)會議 為了方便機(jī)構(gòu)工作人員之間的交流，在本系統(tǒng)中提供了即時的網(wǎng)絡(luò)文本會議和 NetMeeting集成。文本會議可以由指定人員開設(shè)議題并設(shè)定允許參加會議的人員，與會人員可以共同進(jìn)行討論。 文本會議顧名思義是通過文字形式來實(shí)現(xiàn)的虛擬會議，是目前支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。極大地方便了協(xié)作成員之間真實(shí)、直觀的交流。NetMeeting 集成則集 成了微軟的 NetMeeting 技術(shù)，方便用戶使用電子白板、語音、視頻、文件傳輸、文件共享、屏幕控制、即時交流等功能。 焦點(diǎn)論壇 在 BBS 論壇中，有關(guān)人員可以暢所欲言，對技術(shù)、生活、合理化建議及其他感興趣的話題進(jìn)行公開交流或公開辯論。 會議管理 可根據(jù)會議具體要求合理安排會議 計(jì)劃、進(jìn)行會議審批、通知與會人員、形成會議紀(jì)要、進(jìn)行會議相關(guān)查詢等的強(qiáng)大的綜合會議管理模塊，并可直接通過發(fā)送手機(jī)短信的方式通知與會人員。 OA 解決方案 意見反饋 目前根據(jù)許多 機(jī)構(gòu) 為了 搞好內(nèi)部建設(shè)或聽取合理化建議和意見，需設(shè)立意見反 饋的有效通道，系統(tǒng)為此需求提供了意見反饋的功能。系統(tǒng)支持完全匿名以及通過上傳附件方式提供意見文本，意見反饋只有有特殊權(quán)限的人員才能進(jìn)入瀏覽。當(dāng)發(fā)送意見完成后，系統(tǒng)會還會自動通知有關(guān)人員進(jìn)行處理。 在線 SMS 在線 SMS 是一個即時在線短信息系統(tǒng)，為 機(jī)構(gòu) 內(nèi)部溝通提供了一個方便快捷的平臺。 內(nèi)外部郵件 為機(jī)構(gòu)提供一個將內(nèi)部郵件和外部 Inter 郵件整合的系統(tǒng)環(huán)境，這不僅使內(nèi)外信息溝通變得暢通，同時也使得信息的安全管理提高了一個等級； 通過電子郵件可以方便地起草、發(fā)送、瀏覽電子郵件，實(shí)現(xiàn)各類信息在 機(jī) 構(gòu) 各部門及個人之間快速的傳遞。電子郵件的應(yīng)用已成為一種協(xié)同工作的機(jī)制。 其中內(nèi)部郵件采用 HTML 編輯方式，支持密送、工作組發(fā)送、重發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、檢索、查詢、備份等功能。 在線調(diào)查 在線調(diào)查主要應(yīng)用在各種考核評比及民主調(diào)查中，可同時進(jìn)行多個在線調(diào)查，這不僅可以使以往繁瑣的考核評比及調(diào)查變得輕松快捷，同時也使評比變得更加嚴(yán)格和透明。 通過在線調(diào)查可以對所要考核評比的部門或項(xiàng)目或者其他有關(guān)調(diào)查內(nèi)容進(jìn)行記名或不記名投票表決，獲取相應(yīng)數(shù)據(jù)及三維、平面分析圖。 知識管理 知識管理是為 機(jī)構(gòu) 實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享尋找 新的途徑。知識管理型 機(jī)構(gòu) 能夠迅速對外部需求做出反應(yīng)、精明地運(yùn)用內(nèi)部資源預(yù)測外部市場的發(fā)展方向及其變化。 目前很多 機(jī)構(gòu) 面臨的最大難題是知識的積累與運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)知識共享必須得到 機(jī)構(gòu) 領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員的認(rèn)同，把學(xué)習(xí)確定為 機(jī)構(gòu) 的重點(diǎn)，以促進(jìn)工作人員彼此合作來創(chuàng)造性的建設(shè) 機(jī)構(gòu) 。 OA 解決方案 在整合了大量的知識文檔以后，將為機(jī)構(gòu)提供一個在線的全面，安全、高效的電子文件管理系統(tǒng)，將機(jī)構(gòu)原先簡單的手工文檔管理水平提高為基于知識管理的文檔管理水平，將機(jī)構(gòu)的辦公管理賦予全新的知識管理理念。 賽飛 OA 項(xiàng)目版的知識管理包括：在職培訓(xùn)、在線考試、規(guī) 章制度、學(xué)習(xí)園地、知識發(fā)現(xiàn)、電子期刊、知識模板功能并提供 查詢 。其中電子期刊具有強(qiáng)大的 圖文編輯功能，可制作精美的機(jī)構(gòu)內(nèi)部期刊 ，真正傳遞 機(jī)構(gòu) 的精神文化及機(jī)構(gòu)文化。 系統(tǒng)管理與權(quán)限設(shè)置 系統(tǒng)管理是辦公自動化系統(tǒng)的后臺模塊，也是整個辦公自動化系統(tǒng)的控制中心。在成功安裝辦公自動化系統(tǒng)后，需要首先設(shè)定系統(tǒng)的中心元素，比如：限制系統(tǒng)的可訪問時間、 IP 地址范圍、所有人員信息，身份，職務(wù)，辦公權(quán)限等，便于系統(tǒng)管理。 主要模塊有：密碼及狀態(tài)維護(hù)、部門職位級別設(shè)置、單位名稱徽標(biāo)底欄及登陸頁設(shè)置、用戶管理、工作組設(shè)置、項(xiàng)目設(shè)置、工 作流程配置、工作流程工具、模塊構(gòu)建工具、行政公文模板、行政檔案設(shè)置、檔案借閱及銷毀記錄、印章管理、印章及系統(tǒng)操作記錄、績效考核設(shè)置、系統(tǒng)綜合設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)