【正文】 制 文 件 處 理 表 單 時(shí) ， 模 塊 管 理 員 可 根 據(jù) 單 位 的 實(shí) 際 情 況 定 制 一 份 帶 表 格 、正 文 、 附 件 的 文 件 ， 也 可 以 包 含 其 中 的 一 項(xiàng) 或 多 項(xiàng) 。 更 重 要 的 是 ， 系 統(tǒng) 中 的 公 文不 再 只 局 限 于 傳 統(tǒng) 的 公 文 形 式 ， 可 以 包 含 文 字 、 表 格 、 聲 音 、 圖 像 、 錄 像 、 傳 真 、Email、 Word 文 檔 、 Excel 表 格 、 掃 描 照 片 等 非 結(jié) 構(gòu) 化 信 息 。? 權(quán) 限 的 嚴(yán) 格 設(shè) 定京 華 ExOA2022 辦 公 自 動(dòng) 化 系 統(tǒng) 的 文 件 有 雙 重 權(quán) 限 設(shè) 置 ：? 文 件 類(lèi) 型 的 權(quán) 限 設(shè) 置對(duì) 于 不 同 的 文 件 類(lèi) 型 會(huì) 有 不 同 的 權(quán) 限 設(shè) 置 ， 如 擁 有 收 文 登 記 權(quán) 限 的 用 戶(hù) 也許 只 是 少 數(shù) ， 但 擁 有 發(fā) 文 擬 稿 權(quán) 限 的 用 戶(hù) 則 可 能 是 全 體 人 員 ， 因 而 管 理 工 具 端 提供 了 對(duì) 文 件 類(lèi) 型 的 權(quán) 限 設(shè) 置 功 能 ， 模 塊 管 理 員 根 據(jù) 不 同 文 件 類(lèi) 型 不 同 的 處 理 情 況分 配 哪 些 人 具 有 讀 取 、 新 建 、 訪 問(wèn) 、 刪 除 、 歸 檔 等 不 同 的 操 作 權(quán) 限 。 普 通 用 戶(hù) 首先 要 擁 有 對(duì) 該 類(lèi) 型 文 件 操 作 的 權(quán) 限 ， 才 可 辦 理 相 應(yīng) 的 文 件 。? 文 件 辦 理 步 驟 的 權(quán) 限 設(shè) 置在 文 件 的 實(shí) 際 辦 理 中 ， 公 文 管 理 系 統(tǒng) 提 供 了 “所 見(jiàn) 即 所 得 ”的 權(quán) 限 分 配 ，即 通 過(guò) 綁 定 相 應(yīng) 流 程 的 相 應(yīng) 步 驟 ， 設(shè) 定 每 一 步 驟 對(duì) 文 件 正 文 、 附 件 、 文 件 處 理 表單 、 流 程 的 操 作 權(quán) 限 ， 能 否 查 看 、 修 改 、 是 否 保 留 修 改 痕 跡 等 等 。 普 通 用 戶(hù) 即 使有 該 類(lèi) 型 文 件 的 操 作 權(quán) 限 ， 沒(méi) 有 相 應(yīng) 辦 理 步 驟 的 權(quán) 限 同 樣 也 無(wú) 法 對(duì) 文 件 進(jìn) 行 操 作16 / 36或 修 改 。? 文 件 處 理 表 單 的 更 改與 流 程 的 設(shè) 計(jì) 一 樣 ， 公 文 設(shè) 計(jì) 工 具 也 提 供 了 圖 形 化 的 界 面 。 當(dāng) 用 戶(hù) 的 文 件處 理 表 單 發(fā) 生 變 化 時(shí) ， 無(wú) 須 修 改 任 何 源 代 碼 便 可 輕 松 地 修 改 文 件 處 理 表 單 、 修 改權(quán) 限 設(shè) 置 ， 使 公 文 的 定 制 和 更 改 更 好 地 適 應(yīng) 辦 公 業(yè) 務(wù) 的 變 化 。? 用 戶(hù) 、 文 件 的 日 常 管 理 與 維 護(hù)除 了 定 制 流 程 、 公 文 ， 模 塊 管 理 員 還 可 利 用 管 理 工 具 對(duì) 公 文 管 理 系 統(tǒng) 有 關(guān)部 門(mén) 、 級(jí) 別 、 用 戶(hù) 的 變 動(dòng) 情 況 進(jìn) 行 日 常 的 管 理 與 維 護(hù) ， 可 對(duì) 公 文 的 文 件 夾 管 理 、公 文 的 缺 省 打 開(kāi) 模 式 、 公 文 圖 片 、 公 文 鎖 等 情 況 進(jìn) 行 管 理 與 維 護(hù) ， 從 而 保 證 特 殊情 況 下 文 件 的 正 常 運(yùn) 作 、 保 證 公 文 管 理 系 統(tǒng) 中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) 更 適 應(yīng) 單 位 用 戶(hù) 的 操 作習(xí) 慣 。. 檔案管理 子系統(tǒng)京 華 ExOA2022 辦 公 自 動(dòng) 化 系 統(tǒng) 完 全 體 現(xiàn) 了 文 檔 一 體 化 思 想 ， 為 南 京 奧 體中 心 提 供 一 套 完 全 符 合 國(guó) 家 檔 案 管 理 規(guī) 范 、 與 公 文 管 理 系 統(tǒng) 緊 密 結(jié) 合 的 檔 案 系 統(tǒng)（ 包 括 全 文 檢 索 功 能 ） 。 該 檔 案 系 統(tǒng) 不 僅 提 供 了 規(guī) 范 、 全 面 、 簡(jiǎn) 單 、 靈 活 、 網(wǎng) 絡(luò)化 的 檔 案 管 理 與 利 用 功 能 ， 同 時(shí) 與 公 文 管 理 系 統(tǒng) 緊 密 結(jié) 合 ， 為 南 京 奧 體 中 心 的 文檔 一 體 化 管 理 提 供 了 全 面 的 解 決 方 案 。. 主要功能特點(diǎn)? 提 供 包 括 檔 案 管 理 、 檔 案 利 用 、 報(bào) 表 設(shè) 計(jì) 、 檔 案 統(tǒng) 計(jì) 、 全 文 檢 索 在 內(nèi) 的全 面 的 功 能 模 塊 ；? 提 供 國(guó) 家 標(biāo) 準(zhǔn) 的 文 檔 體 系 結(jié) 構(gòu) ， 類(lèi) 目 設(shè) 置 ， 序 列 編 排 ；? 采 用 嚴(yán) 格 、 合 理 的 體 系 結(jié) 構(gòu) ， 系 統(tǒng) 具 有 良 好 的 安 全 性 ， 如 每 個(gè) 普 通 用 戶(hù)均 有 單 獨(dú) 的 密 級(jí) 限 制 ， 文 檔 管 理 員 可 查 詢(xún) 檔 案 的 銷(xiāo) 毀 、 移 交 等 操 作 情 況檔案管理文件歸檔檔案統(tǒng)計(jì)借閱審批檢索查詢(xún)檔案銷(xiāo)毀轉(zhuǎn)移接收17 / 36等 ；? 增 強(qiáng) 了 同 流 轉(zhuǎn) 系 統(tǒng) 的 集 成 功 能 ， 在 文 檔 一 體 化 的 管 理 與 利 用 方 面 有 獨(dú) 特的 突 破 ；? 提 供 按 “件 ”歸 檔 的 新 歸 檔 方 法 的 管 理 方 案 ， 使 檔 案 的 現(xiàn) 代 化 管 理 更 加完 善 、 全 面 ；? 提 供 檔 案 管 理 的 分 級(jí) 安 全 體 系 ， 可 以 按 部 門(mén) 、 組 別 、 用 戶(hù) 甚 至 具 體 的 文件 、 案 卷 分 配 管 理 或 查 看 權(quán) 限 ， 適 合 檔 案 嚴(yán) 格 分 級(jí) 管 理 的 大 型 機(jī) 關(guān) 、 企事 業(yè) 單 位 ；? 提 供 著 錄 界 面 的 靈 活 自 定 義 功 能 ， 用 戶(hù) 可 任 意 增 加 著 錄 字 段 以 滿 足 不 斷擴(kuò) 展 的 業(yè) 務(wù) 需 要 ， 滿 足 新 型 載 體 檔 案 的 特 殊 要 求 ；? 提 供 基 本 資 料 、 附 加 資 料 的 自 定 義 功 能 ， 可 自 定 義 基 本 著 錄 項(xiàng) 目 、 附 加著 錄 項(xiàng) 目 的 選 項(xiàng) 內(nèi) 容 ， 降 低 重 復(fù) 勞 動(dòng) ， 提 供 管 理 效 率 ；? 提 供 多 主 題 詞 庫(kù) 功 能 ， 并 能 進(jìn) 行 主 題 詞 的 自 動(dòng) 標(biāo) 引 ， 方 便 檔 案 管 理 員 的工 作 。? 提 供 流 水 號(hào) 自 定 義 功 能 ， 可 對(duì) 日 常 管 理 中 自 動(dòng) 生 成 流 水 號(hào) 的 生 成 規(guī) 則 、適 用 范 圍 、 依 賴(lài) 字 段 等 信 息 進(jìn) 行 定 義 ， 從 而 定 制 出 完 全 符 合 本 單 位 管 理需 求 的 流 水 號(hào) ；? 支 持 全 文 檢 索 （ 對(duì) 檔 案 正 文 及 附 件 內(nèi) 容 的 檢 索 ） 、 簡(jiǎn) 單 查 詢(xún) 與 組 合 查 詢(xún) ，查 詢(xún) 方 便 靈 活 ， 用 戶(hù) 能 根 據(jù) 單 位 的 查 詢(xún) 習(xí) 慣 構(gòu) 造 查 詢(xún) 條 件 、 定 制 查 詢(xún) 界面 ；? 提 供 收 發(fā) 文 管 理 與 檔 案 管 理 兩 套 數(shù) 據(jù) 無(wú) 縫 連 接 的 子 系 統(tǒng) ， 既 可 實(shí) 現(xiàn) 收 發(fā)文 、 圖 書(shū) 、 資 料 等 非 檔 案 信 息 與 檔 案 的 分 開(kāi) 管 理 ， 又 可 實(shí) 現(xiàn) 兩 套 系 統(tǒng) 數(shù)據(jù) 的 相 互 傳 遞 、 共 享 ；? 可 自 定 義 檔 案 報(bào) 表 格 式 ， 支 持 檔 案 報(bào) 表 的 套 打 功 能 ；? 提 供 真 正 的 網(wǎng) 絡(luò) 化 管 理 功 能 ， 檔 案 管 理 員 可 通 過(guò) 分 配 權(quán) 限 將 不 同 類(lèi) 型 檔案 的 管 理 權(quán) 限 下 放 到 單 位 內(nèi) 部 各 部 門(mén) ， 由 各 部 門(mén) 協(xié) 助 相 應(yīng) 部 門(mén) 檔 案 的 立卷 歸 檔 ；? 提 供 真 正 的 網(wǎng) 絡(luò) 化 利 用 功 能 ， 普 通 用 戶(hù) 在 網(wǎng) 上 便 可 直 接 查 找 、 借 閱 權(quán) 限范 圍 內(nèi) 的 檔 案 。. 系統(tǒng)組成18 / 36檔 案 管 理 子 系 統(tǒng) 也 包 括 WEB 客 戶(hù) 端 與 管 理 工 具 端 兩 部 分 ， 其 中 ， WEB客 戶(hù) 端 主 要 在 于 實(shí) 現(xiàn) 檔 案 的 網(wǎng) 絡(luò) 化 利 用 ， 側(cè) 重 于 普 通 用 戶(hù) 的 檔 案 利 用 ； 管 理 工 具端 則 在 于 實(shí) 現(xiàn) 檔 案 的 日 常 管 理 及 有 關(guān) 方 面 的 自 定 義 設(shè) 置 ， 側(cè) 重 于 檔 案 管 理 員 的 日常 管 理 工 作 。1).WEB 客 戶(hù) 端基 于 Inter/Intra 模 式 構(gòu) 建 的 京 華 ExOA2022 辦 公 自 動(dòng) 化 系 統(tǒng) 對(duì) 于 其中 的 檔 案 管 理 系 統(tǒng) ， 同 樣 也 提 供 了 WEB 訪 問(wèn) 方 式 。 檔 案 管 理 系 統(tǒng) 的 WEB 端主 要 為 普 通 用 戶(hù) 提 供 網(wǎng) 絡(luò) 化 的 檔 案 利 用 ， 檔 案 管 理 員 在 WEB 端 則 可 以 進(jìn) 行 著錄 標(biāo) 引 、 借 閱 單 審 批 等 簡(jiǎn) 單 的 管 理 工 作 。檔 案 管 理 系 統(tǒng) WEB 端 可 實(shí) 現(xiàn) 以 下 功 能 ：? 普 通 用 戶(hù) 查 找 權(quán) 限 范 圍 內(nèi) 的 檔 案普 通 用 戶(hù) 在 檔 案 管 理 系 統(tǒng) WEB 端 所 能 查 看 的 都 是 在 自 身 權(quán) 限 范 圍 內(nèi) 的 檔案 ， 普 通 用 戶(hù) 對(duì) 權(quán) 限 范 圍 內(nèi) 的 檔 案 可 進(jìn) 行 靈 活 多 樣 的 查 找 。? 可 自 行 選 擇 信 息 的 顯 示 項(xiàng) 目不 同 的 用 戶(hù) 對(duì) 檔 案 有 不 同 的 關(guān) 注 點(diǎn) ， 不 同 的 查 找 也 會(huì) 有 不 同 的 關(guān) 注 信 息 ，而 通 常 計(jì) 算 機(jī) 上 一 屏 幕 并 無(wú) 法 完 全 顯 示 檔 案 所 有 的 著 錄 信 息 ， 為 了 滿 足 對(duì) 關(guān) 注 信息 的 不 同 需 求 ， 系 統(tǒng) 提 供 了 字 段 選 擇 功 能 ， 用 戶(hù) 可 自 行 選 擇 信 息 的 顯 示 項(xiàng) 目 ， 如顯 示 檔 案 的 題 名 、 保 管 期 限 、 文 件 字 、 文 號(hào) 的 信 息 ， 或 顯 示 檔 案 的 題 名 、 密 級(jí) 、收 文 順 序 號(hào) 、 發(fā) 文 順 序 號(hào) 的 信 息 等 。? 檔 案 的 簡(jiǎn) 單 查 詢(xún) 、 組 合 查 詢(xún) 、 模 糊 檢 索檔 案 的 查 詢(xún) 界 面 可 根 據(jù) 各 單 位 實(shí) 際 的 不 同 由 檔 案 管 理 員 自 行 定 義 ， 而 普 通用 戶(hù) 便 可 在 WEB 端 在 已 定 義 好 的 查 詢(xún) 界 面 輸 入 簡(jiǎn) 單 、 組 合 甚 至 是 模 糊 的 查 詢(xún) 條件 查 找 所 需 檔 案 。 如 在 題 名 欄 里 輸 入 某 個(gè) 詞 查 找 到 題 名 中 含 有 該 詞 的 所 有 檔 案 。? 可 保 存 查 詢(xún) 條 件對(duì) 于 經(jīng) 常 性 的 查 詢(xún) ， 用 戶(hù) 還 可 將 查 詢(xún) 條 件 保 存 下 來(lái) ， 日 后 凡 是 符 合 該 查 詢(xún)條 件 的 （ 包 括 日 后 才 歸 檔 的 ） 檔 案 ， 用 戶(hù) 只 需 點(diǎn) 擊 該 查 詢(xún) 條 件 便 可 直 接 查 看 到 有關(guān) 信 息 ， 從 而 避 免 了 用 戶(hù) 的 重 復(fù) 查 找 ， 提 高 了 檔 案 的 查 找 效 率 。? 全 文 檢 索全 文 檢 索 是 對(duì) 檔 案 正 文 或 附 件 內(nèi) 容 的 查 找 。 對(duì) 于 時(shí) 間 長(zhǎng) 久 的 檔 案 ， 用 戶(hù) 通常 都 不 記 得 相 關(guān) 的 著 錄 信 息 （ 如 題 名 、 保 管 期 限 、 文 件 字 、 文 號(hào) 等 ） ， 只 是 依 稀記 得 所 包 含 的 內(nèi) 容 ， 肯 定 檔 案 內(nèi) 容 里 所 包 含 的 某 些 詞 語(yǔ) ， 利 用 京 華 辦 公 自 動(dòng) 化 系19 / 36統(tǒng) 提 供 的 全 文 檢 索 功 能 ， 輸 入 這 些 詞 語(yǔ) 便 可 查 找 到 所 需 的 檔 案 。? 閱 覽 室 里 的 檔 案 查 閱對(duì) 于 一 些 保 密 性 不 強(qiáng) 的 檔 案 ， 管 理 員 可 通 過(guò) 分 配 閱 覽 室 權(quán) 限 允 許 普 通 用 戶(hù)不 經(jīng) 借 閱 便 可 直 接 查 看 內(nèi) 容 。 因 而 ， 對(duì) 于 WEB 端 的 “閱 覽 室 ”內(nèi) 存 放 的 開(kāi) 放檔 案 ， 普 通 用 戶(hù) 無(wú) 須 填 寫(xiě) 借 閱 單 便 可 任 意 查 閱 內(nèi) 容 。? 普 通 用 戶(hù) 借 閱 檔 案對(duì) 于 非 閱 覽 室 內(nèi) 的 檔 案 ， 普 通 用 戶(hù) 若 要 查 看 檔 案 內(nèi) 容 ， 則 系 統(tǒng) 會(huì) 提 供 借 閱單 要 求 普 通 用 戶(hù) 填 寫(xiě) 。 填 寫(xiě) 完 的 借 閱 單 會(huì) 送 到 具 有 審 批 權(quán) 限 的 檔 案 管 理 員 處 ， 直至 檔 案 管 理 員 同 意 普 通 用 戶(hù) 的 審 批 ， 該 用 戶(hù) 才 可 直 接 在 WEB 端 查 看 到 文 件 的內(nèi) 容 ， 并 提 交 檔 案 利 用 的 反 饋 信 息 。? 檔 案 管 理 員 對(duì) 檔 案 的 著 錄 標(biāo) 引對(duì) 于 擁 有 管 理 權(quán) 限 的 檔 案 管 理 員 ， 還 可 在 WEB 端 對(duì) 檔 案 進(jìn) 行 簡(jiǎn) 單 的 管 理工 作 ， 如 對(duì) 檔 案 的 著 錄 標(biāo) 引 、 修 改 等 。? 檔 案 管 理 員 對(duì) 借 閱 單 的 審 批對(duì) 于 普 通 用 戶(hù) 提 交 的 借 閱 單 ， 檔 案 管 理 員 可 直 接 在 WEB 端 進(jìn) 行 審 批 工 作 ：查 看 普 通 用 戶(hù) 所 提 交 的 借 閱 單 、 查 看 借 閱 的 檔 案 內(nèi) 容 、 對(duì) 借 閱 單 做 出 同 意 或 不 同意 的 審 批 意 見(jiàn) 。 經(jīng) 檔 案 管 理 員 審 批