【正文】 送文件 ” 視圖中，單擊 “ 已發(fā)送文件 ” ，如圖 538所示： 已發(fā)送文件列表中顯示了已發(fā)送的文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、緩急等，單擊標(biāo)題即可打開當(dāng)前文件記錄，如圖 539所示： 可以對(duì)已發(fā)送的文件進(jìn)行回執(zhí)情況的查看，單擊操作條上的“發(fā)文跟蹤”按鈕即可進(jìn)入“查看公文發(fā)送日志”界面，如圖 540所示： 公文發(fā)送日志中記錄了該文件的公文標(biāo)題、文件字號(hào)、發(fā)送人、最新發(fā)送時(shí)間，并將所有接收單位的接收情況以表格形式羅列，可以查看每個(gè)接收方的簽收時(shí)間、拒收時(shí)間和退文原因（備注里的是退文原因）。 已歸檔發(fā)文 公文文件發(fā)送完畢后，會(huì)自動(dòng)進(jìn)行歸檔操作，歸檔成功的文件均進(jìn)入 “ 發(fā)文管理 ” 的 “ 已歸檔發(fā)文 ” 視圖中，單擊 “ 已歸檔發(fā)文 ”，如圖 541所示： 單擊標(biāo)題打開文件記錄，如圖 542所示： 單擊操作條上的“瀏覽”按鈕可以用來瀏覽歸檔后的黑頭黑章的GD文件如圖 543所示： 瀏覽完畢可以將其關(guān)閉。 文件草稿 文件草稿中存放的是在未完成的“新建發(fā)文”時(shí)保存的文件，單擊“發(fā)管 理”下的“文件草稿”，如圖 544所示： 打開相應(yīng)草稿文件記錄即可進(jìn)行編輯修改 。 聯(lián)合發(fā)文實(shí)例說明 系統(tǒng)的聯(lián)合發(fā)文方式有兩種：一種聯(lián)合發(fā)文單獨(dú)蓋章，另一種聯(lián)合發(fā)文聯(lián)合蓋章。 聯(lián)合發(fā)文單獨(dú)蓋章，幾個(gè)單位協(xié)商聯(lián)合發(fā)文，內(nèi)容達(dá)成一致后由主辦方起草發(fā)文，并且最終只蓋一個(gè)公章主辦方的公章（文頭幾個(gè)單位都有）。 聯(lián)合發(fā)文聯(lián)合蓋章，文件由主辦方起草，公章是每個(gè)單位自己蓋章，主辦方先蓋。 下面以省政府和省委聯(lián)合發(fā)文為例，主辦方是省政府。 在聯(lián)合發(fā)文的模版中起草文件，并且插入公章定位圖片，如圖 545所示： 注意：聯(lián)合單位的順序應(yīng)該是固定不變的，我們可以提前把單位名稱放好，然后插入公章定位圖片，在插入公章定位圖片時(shí)候需要注意，先插入主辦方的公章定位，因?yàn)橹鬓k方先蓋章。 如上例插入的第一個(gè)公章定位應(yīng)該放在省政府的位置上（右邊），第二個(gè)放在協(xié)辦方省委的位置上（左邊）。這個(gè)單位順序以及查圖片的順序打擊一定要熟練掌握。 把 word文件轉(zhuǎn)換為 sep文件，然后到公文傳輸系統(tǒng)中蓋章發(fā)送。 這里不在演示文件轉(zhuǎn)換過程，直接以主辦方的操作員的帳號(hào)登陸傳輸系統(tǒng)。 新建聯(lián)合發(fā)文 單擊 “ 發(fā)文管理 ” 下的 “ 新建發(fā)文 ” ，會(huì)出現(xiàn)如圖 546的界面， 在文種選擇里面包括 “ 正式公文 ” 和 “ 其它 ” ，其中，正式公文就是我們平時(shí)指的正式的紅頭文件；而 “ 其它 ” 指的是不需要蓋章的那一類文件，在后面的發(fā)文里面我們以正式公文為例。選擇文種后點(diǎn)擊 “ 確定 ” ，如圖 3－ 47所示： 用戶可依據(jù)實(shí)際情況填寫秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、文件標(biāo)題、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、錄入人等內(nèi)容；并且，在所填項(xiàng)左側(cè)有“ *”的表示是必填的內(nèi)容，右側(cè)有下拉箭頭或按鈕的，可以單擊進(jìn)行選擇，如秘密等級(jí)、緊急程度等；單擊“主送機(jī)關(guān)”右側(cè)的按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出選擇 主送單位的對(duì)話框；簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)等可直接進(jìn)行選擇；單擊“公文正文”域后面的按鈕，如圖 547所示： 單擊 “ 瀏覽 ” 按鈕，選擇需要粘貼的正文，然后點(diǎn)擊 “ 上傳文件 ”按鈕，把正文上傳到服務(wù)器上，最后點(diǎn) “ 完成 ” 按鈕，如圖 548所示： 如果添加的 Sep文件有誤 ， 可以選擇這個(gè)文件后面的 “ 刪除 ” 按鈕 ，刪除該文件 ， 然后重新上傳文件 。 注意： “ 公文正文 ” 只能是版式文件，并且一次只能上傳一個(gè)公文文件。 如果文件還有附件，單擊“公文附件”域的右側(cè)按鈕按照提示進(jìn)行附件添 加，文件類型是任意的。聯(lián)合發(fā)文方式要選擇聯(lián)合發(fā)文聯(lián)合蓋章，同時(shí)在聯(lián)合單位里選擇協(xié)辦單位，順序要和蓋章順序一致。如圖549所示 如果登記完畢可按“保存”按鈕完成此項(xiàng)工作，如圖 550所示： 單擊“保存”按鈕，如圖 551所示： 提示用戶登記發(fā)文成功后，該文件記錄自動(dòng)轉(zhuǎn)移到 “ 發(fā)文管理 ”下的 “ 蓋章加密 ” 流程下等待蓋章。 聯(lián)合發(fā)文蓋章加密 登記完畢后的新建發(fā)文進(jìn)入到待蓋章文件列表，選擇 “ 發(fā)文管理” 下的 “ 蓋章加密 ” ，如圖 552所示： 右側(cè)視圖中列出的是等待蓋章的文件列表，單擊標(biāo)題打開該文件記錄，如圖 553 所示： 在蓋章前應(yīng)先瀏覽正文以檢查其正確性，單擊“瀏覽”按鈕，如圖554： 瀏覽完畢后，如發(fā)現(xiàn)問題，可重新登記；若正確，單擊“關(guān)閉窗口”或單 擊右上角的“”將文件關(guān)閉。然后單擊“蓋章”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)搜索 U盤或軟盤上的公章，并彈出選擇公章對(duì)話框，如圖 555所示： 選擇要加蓋的公章，單擊“確定”按鈕，如圖 556所示 ： 輸入正確的公章密碼后，單擊“確定”按鈕，如圖 557所示： 單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)打開公文閱讀器進(jìn)行瀏覽，如圖 558所示： 選擇書生公文瀏覽器中的“退出”或直接關(guān)閉書生公文瀏覽器，系統(tǒng)返回到電子公文傳輸系統(tǒng)界面，系統(tǒng)提示確認(rèn)蓋章是否正確，如圖 559所示： 單擊 “ 確定 ” ，則系統(tǒng)完成蓋章過程；單擊 “ 取消 ” ，則蓋章過程取消。 至此，主辦方蓋章完成，蓋完公章后蓋章文件還在待蓋章里并沒有像單獨(dú)行文到待發(fā)送里，需要等所有協(xié)辦方全部蓋完公章才到待發(fā)送里。 協(xié)辦方蓋章，以協(xié)辦方帳戶登陸（例：省委）需要協(xié)助蓋章的文件會(huì)在協(xié)辦方的 “ 收文管理 ” 列表中的 “ 聯(lián)合蓋章 ” 中顯示，點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)去，直接點(diǎn)擊左上方的 “ 聯(lián)合蓋章 ” 按鈕，接下來的蓋章操作和單獨(dú)蓋章步驟一樣，這里不在重復(fù)演示。如圖 560所示。 待發(fā)送聯(lián)合發(fā)文 所有單位蓋章完畢的文件，文件記錄自動(dòng)進(jìn)入到主辦方 “ 發(fā)文管理 ” 下的 “ 待發(fā)送文件 ” 流程等待發(fā)送，單擊 “ 待發(fā)送文件 ” ，如圖 561所示： 單擊標(biāo)題即可打開當(dāng)前文件記錄進(jìn)入到文件發(fā)送界面，如圖 562所示： 為保證其正確性可對(duì)其進(jìn)行瀏覽檢查，若正確可單擊“發(fā)送”按鈕，若在“新建發(fā)文”中還沒有設(shè)置收文單位，則系統(tǒng)將自動(dòng)彈出“請(qǐng)選擇收文單位，再進(jìn)行發(fā)送！”對(duì)話框，單擊“選擇地址”按鈕，再選擇樹形結(jié)構(gòu)，如圖 562所示： 例：我這個(gè)文件要發(fā)給海西州政府和德令哈市政府。 我們點(diǎn)擊海西州前面的 “ +”號(hào)，展開如圖 563所示： 第一列顯示上級(jí)單位列表，點(diǎn)擊上級(jí)單位名稱前的 ‘ +’號(hào)可以展開下級(jí)單位列表，注意每個(gè)單位名稱前都有打印份數(shù)顯示。 鼠標(biāo)選中收文單位，就會(huì)在中間的列表顯示當(dāng)前單位，此時(shí)雙擊當(dāng)前單位名稱或者選中當(dāng)前單位點(diǎn)擊向右的箭頭，要選擇的收文單位就會(huì)到第三列收文單位列表。 如果需要修改收文單位的打印份數(shù)，有兩種修改方式： （ 1）單個(gè)單位修改，雙擊收文單位列表中的收文單位，會(huì)顯示修改打印份數(shù)對(duì)話框，如圖 564所示： 設(shè)置正確的打印份數(shù)，選擇“確定”。 （ 2）如果所有收文單位的打印份數(shù)權(quán)限相同的話可以統(tǒng)一修改打印份 數(shù)，選中所有的收文單位， （先按住鍵盤上的 Ctrl鍵再分別選擇收文單位）如圖 565所示： 在收文單位列表上方的統(tǒng)一設(shè)置份數(shù)的對(duì)話框輸入打印份數(shù)，后點(diǎn)擊 “ 統(tǒng)一設(shè)置份數(shù) ” 。 如果本單位系統(tǒng)管理員建立了 “ 用戶群組” ，用戶也可以選擇 “ 按群組發(fā)送 ” ，選中右側(cè)列表中的相應(yīng)群組名稱，并選擇該群組中相應(yīng)單位，如果接收方為該群組中的所有單位則可以選中 “ 全選 ” ，在被選中的單位名稱后面發(fā)文方可以針對(duì)每一個(gè)單位設(shè)定不同的可打印份數(shù)，設(shè)置完成后單擊 “ 確定 ”按鈕。 確認(rèn)文件無誤后單擊 “ 發(fā)送 ” 按鈕，彈出界面 566所示： 單擊 “ 確定 ” 按鈕，提示 “ 發(fā)送成功 ” ，如圖 567所示： 收文管理 收文管理是用來完成文件的接收、打印、簽收或拒收、歸檔等工作的。 待處理收文 新接收且沒有處理的文件均放在 “ 收文管理 ” 下的 “ 待處理收文 ”中，單擊 “ 待處理收文 ” ，如圖 545所示： 文件依照用戶發(fā)送時(shí)間排序，文件緩急為 “ 特急 ” 的文件，標(biāo)題使用紅色嘆號(hào)標(biāo)明，單擊文件標(biāo)題即可進(jìn)入公文收文登記簿，如圖546所示： 依照文件操作流程，首先單擊“瀏覽”按鈕查看文件，如圖 547所示： 瀏覽完畢后將其關(guān)閉，先打印，打印正常的紙質(zhì)文件后，系統(tǒng)返回收文登記簿界面，若瀏覽和打印文件無誤，單擊“簽收”按鈕，如圖 548所示： 單擊 “ 確定 ” 按鈕，彈出簽收成功的窗口，如圖 549所示： 單擊“確定”按鈕，則該記錄被自動(dòng)轉(zhuǎn)移到“收文管理”下的“已簽收文件”視圖下；若瀏覽此文件有問題需要退文，請(qǐng)單擊圖 546操作條上的“拒收”按鈕，如圖 550所示： 單擊 “ 確定 ” 后，彈出界面如圖 551所示： 正確填寫退回原因后，單擊 “ 確定 ” 按鈕，如圖 552所示： 單擊 “ 確定 ” 按鈕則文件被成功退回， “ 拒收 ” 的文件被自動(dòng)轉(zhuǎn)移到 “ 收文管理 ” 下的 “ 拒收文件 ” 視圖下。 已簽收文件 簽收完畢的文件均被存被在 “ 已簽收文件 ” 視圖列表中，單擊 “已簽收文件 ” ，右面視圖中列出的都是已簽收的文件列表，如圖 553所示： 單擊文件標(biāo)題進(jìn)入文件記錄，如圖 3－ 54所示： 可以對(duì)其進(jìn)行瀏覽、打印、歸檔的處理，方法同發(fā)文過程相同不再介紹（ 注：歸檔后的文件將不能再進(jìn)行打印工作 ），歸檔后的文件記錄自動(dòng)轉(zhuǎn)移到 “ 已歸檔收文 ” 流程。 聯(lián)合蓋章 如果需要聯(lián)合蓋章，文件會(huì)被送到“聯(lián)合蓋章”里來，如圖 555所示 ： 單擊文件標(biāo)題，可以打開文件，進(jìn)行蓋章，如圖 556所示： 點(diǎn)擊 “ 聯(lián)合蓋章 ” 按鈕，進(jìn)行蓋章操作。蓋章完成后，公文將被保存到發(fā)出聯(lián)合蓋章請(qǐng)求的單位的 “ 待發(fā)送文件 ” 里。 拒收文件 在收到正式公文后，為了保證公式公文的有效性，如發(fā)現(xiàn)文件有誤都可以進(jìn)行拒收操作（操作如 ），拒收的文件都被存放在這里，單擊 “拒收文件”，進(jìn)入拒收文件列表界面，如圖 557所示： 如果需要查看文件作廢的原因，可單擊“查看日志”，系統(tǒng)會(huì)彈出拒收此文件的詳細(xì)信息，如圖 558所示： 若想瀏覽拒收文件，在圖 558中單擊文件標(biāo)題進(jìn)入文件記錄，如圖 559所示： 可以對(duì)其進(jìn)行瀏覽、查看操作。 已歸檔收文 歸檔后的文件都被存放在 “ 收文管理 ” 下的 “ 已歸檔收文 ” ，單擊 “ 已歸 檔收文 ” ，右面視圖下顯示的是已歸檔文件的列表，如圖 560所示： 單擊標(biāo)題打開文件記錄，如圖 561所示： 查詢統(tǒng)計(jì) 主要是進(jìn)行收發(fā)文的查詢統(tǒng)計(jì)工作，幫助您完成簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)查詢操作。單 擊“查詢統(tǒng)計(jì)”，如圖 562所示： 查詢統(tǒng)計(jì) 單擊 “ 查詢統(tǒng)計(jì) ” 下的 “ 查詢統(tǒng)計(jì) ” ，如圖 563所示： 首先選擇查詢范圍，分為發(fā)送文件或接收文件；查詢要素為文件標(biāo)題、文號(hào)、機(jī)關(guān)代字；在查詢內(nèi)容中輸入查詢條件，然后單擊“ 開始查詢 ” 即可。 也可以單擊 “ 高級(jí)查詢 ” 按鈕進(jìn)行更多組合，如圖 564所示： 組合相關(guān)條件后，選擇添加按鈕添加到條件框中；選中條件框中的某種條件，單擊 “ 刪除 ” 按鈕可以刪除相關(guān)條件。 查詢條件設(shè)置完畢后，單擊 “ 執(zhí)行查詢 ” 按鈕即可進(jìn)行查詢，單擊 “ 取消 ” 按鈕可以返回簡(jiǎn)單條件查詢框。 查詢結(jié)果如圖 565所示： 發(fā)文清單 單擊 “ 查詢統(tǒng)計(jì) ” 下的 “ 發(fā)文清單 ” ，如圖 566所示： 如需要查詢已發(fā)送文件的清單，在如上圖界面選擇要查詢的時(shí)間段后，單擊 “ 確定 ” 如圖 567所示： 單擊如上圖右上角生成 EXCEL按鈕 后，可以將查詢結(jié)果生成EXCEL表格，如需打印可以直接打印查詢結(jié)果。 收文清單 單擊 “ 查詢統(tǒng)計(jì) ” 下的 “ 收文清單 ” ，如圖 568所示： 如需要查詢已收文件的清單，在如上圖界面選擇要查詢的時(shí)間段后，單擊 “ 確定 ” 如圖 569所示： 單擊如上圖右上角生成 EXCEL按鈕 后，可以將查詢結(jié)果生成 EXCEL表格，如需打印可以直接打印查詢結(jié)果。 用印記錄 文件蓋章完畢后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成用印記錄，便于用戶查詢印章的使用信息，單擊“查詢統(tǒng)計(jì)”下的“用印記錄”，如圖 570所示： 作廢記錄 在任何流程下發(fā)現(xiàn)文件有誤都可以進(jìn)行作廢操作，作廢的文件都被存放在“查詢統(tǒng)計(jì)”下的“作廢記錄”中，單擊“作廢記錄”，如圖 571所示： 退出系統(tǒng) 單擊“用戶退出”下的“用戶退出”按鈕可以退出系統(tǒng)，返回登錄界面， 如圖 572所示： 謝 謝