【正文】 程。 30 / 55 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 當(dāng)系統(tǒng)實(shí)施上線前，中心有一些重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要以適當(dāng)?shù)姆绞郊绊樞蛞妻D(zhuǎn)至新系統(tǒng)上，同時(shí)必須根據(jù)預(yù)定上線計(jì)劃將既有系統(tǒng)的期末數(shù)據(jù)快速正確地移轉(zhuǎn)至新系統(tǒng)成為期初值, 完成正確地上線作業(yè)。 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備分為以下三類關(guān)鍵任務(wù)并分別敘述其應(yīng)注意事項(xiàng): 主數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 (Master Files)中心的主數(shù)據(jù)需要較多的整理編輯工作，包括：組織機(jī)構(gòu)、人員信息、既往流程、流程檔案、重要文件、會(huì)員公司資料、地市分會(huì)資料等等，這些數(shù)據(jù)通常也需要進(jìn)行規(guī)范化的編碼。該項(xiàng)數(shù)據(jù)整理工作原則上由中心負(fù)責(zé)完成，某網(wǎng)絡(luò)公司的業(yè)務(wù)顧問愿意進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。主數(shù)據(jù)定義的完整性和準(zhǔn)確性對未來的業(yè)務(wù)運(yùn)作和數(shù)據(jù)分析影響巨大，需要特別關(guān)注。上述主數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)量通常較大, 可能會(huì)先在臨時(shí)系統(tǒng)甚至Excel文件中編制，在系統(tǒng)上線前轉(zhuǎn)換到本項(xiàng)目開發(fā)的系統(tǒng)，因此通常大部份都會(huì)考慮利用程序做轉(zhuǎn)換工作。 但因?yàn)樾屡f系統(tǒng)上的主文件內(nèi)容不會(huì)完全相同, 因此在即使利用程序來取代大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的后, 必須安排一定的人力來作后續(xù)數(shù)據(jù)確認(rèn)及補(bǔ)充的作業(yè)。 此項(xiàng)工作會(huì)因新系統(tǒng)的環(huán)境復(fù)雜度不同而困難度不同, 一般上線準(zhǔn)備工作的安排需要在預(yù)定上線日前就提前準(zhǔn)備, 復(fù)雜的情況下可能需要考慮更早開始。以下為主要工作:? 新舊系統(tǒng)主文件詳細(xì)比對, 并歸納程序轉(zhuǎn)換規(guī)則? 撰寫并測試程序? 準(zhǔn)備舊系統(tǒng)主文件及測試環(huán)境? 測試并確認(rèn)正確性? 準(zhǔn)備最后一版的舊系統(tǒng)主文件數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)換至新系統(tǒng)上? 數(shù)據(jù)確認(rèn)? 主數(shù)據(jù)補(bǔ)充(必須經(jīng)由人為判斷的數(shù)據(jù)輸入部份) 過往重要電子郵件或公文的處理 通常在過去的工作中存在一些非常重要的電子郵件和公文等文件數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)上線后需被遷移至新的系統(tǒng)，為此某網(wǎng)絡(luò)公司將幫助中心制定一套流程和規(guī)則用于處理這些重要的數(shù)據(jù)。31 / 55 系統(tǒng)上線 本項(xiàng)目各系統(tǒng)既有一定聯(lián)系，又相對獨(dú)立，因此建議分階段的上線策略。綜合考慮業(yè)務(wù)需求和合理的項(xiàng)目實(shí)施周期，建議各系統(tǒng)按如下次序上線：1，電子郵件、公文管理、企業(yè)信息門戶、微博系統(tǒng)因?qū)嵤r(shí)間短，且是溝通互動(dòng)的必要工具，可以先期上線；2，流程管理系統(tǒng)需要根據(jù)需求進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，需要一定的周期，因此各種流程的定義可以在后續(xù)不斷完善；3，詢價(jià)系統(tǒng)的上線需要對現(xiàn)有的門戶網(wǎng)站做一些必要的調(diào)整，通過本項(xiàng)目中企業(yè)信息門戶系統(tǒng)的實(shí)施可以同步進(jìn)行。4，多維分析系統(tǒng)的運(yùn)行需要建立在一定數(shù)據(jù)規(guī)模的基礎(chǔ)上，應(yīng)此這個(gè)系統(tǒng)可以最后上線。 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與關(guān)鍵成功要素 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)某網(wǎng)絡(luò)公司根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，列出以下可能造成項(xiàng)目執(zhí)行困擾及進(jìn)度落后的因素： 項(xiàng)目一般風(fēng)險(xiǎn)以下是信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目中一般常見的可能造成項(xiàng)目執(zhí)行困擾及進(jìn)度落后的因素：1. 薄弱的項(xiàng)目決策領(lǐng)導(dǎo)與模糊的責(zé)任觀念2. 模糊的企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)與衡量標(biāo)準(zhǔn)3. 經(jīng)常改變的項(xiàng)目目標(biāo)與執(zhí)行范圍4. 未能適時(shí)了解組織接受變革的能力5. 不當(dāng)?shù)捻?xiàng)目組織架構(gòu)與決策流程6. 不適任的項(xiàng)目主管與成員7. 誤認(rèn)為項(xiàng)目的成敗是項(xiàng)目實(shí)施公司的全部責(zé)任8. 誤認(rèn)系統(tǒng)的實(shí)施可解決全面業(yè)務(wù)流程與組織整合的問題32 / 559. 實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，未能有效的執(zhí)行變革管理與溝通計(jì)劃10. 系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，未能適時(shí)完成數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作 項(xiàng)目特有風(fēng)險(xiǎn)考慮到中心業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)，我們列出本項(xiàng)目特有的可能造成項(xiàng)目執(zhí)行困擾及進(jìn)度落后的因素，需要在項(xiàng)目實(shí)施過程中特別關(guān)注：1. OA 系統(tǒng)的功能需求可能會(huì)隨著業(yè)務(wù)模型設(shè)計(jì)的深入會(huì)不斷地制定和修改，對項(xiàng)目需求定義工作產(chǎn)生較大干擾，從而影響項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度；2. 對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的范圍和格式，也可能存在不斷的變化和增加，對系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)會(huì)產(chǎn)生一定的影響；3. 中心的 IT 團(tuán)隊(duì)能否同步成長，這可能會(huì)影響該項(xiàng)目實(shí)施上線后的技術(shù)支持能力。一個(gè)變通的方案是請某網(wǎng)絡(luò)公司團(tuán)隊(duì)繼續(xù)服務(wù)提供運(yùn)行支持，但會(huì)對項(xiàng)目預(yù)算產(chǎn)生一定影響。 關(guān)鍵成功要素針對以上中心本項(xiàng)目系統(tǒng)的特點(diǎn)，為確保項(xiàng)目實(shí)施成功，某網(wǎng)絡(luò)公司建議要特別關(guān)注以下關(guān)鍵成功要素：1. 雙方高層領(lǐng)導(dǎo)的承諾與全程參與，項(xiàng)目決策主管需“全程”參與項(xiàng)目的重要會(huì)議，做出適時(shí)的決策，并負(fù)項(xiàng)目成敗的責(zé)任2. 雙方全職且精選的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員3. 某網(wǎng)絡(luò)公司派出豐富項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)顧問4. 中心業(yè)務(wù)人員突破原單位既有業(yè)務(wù)模式的思考，組織和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)5. 成立項(xiàng)目管理辦公室對各個(gè)項(xiàng)目統(tǒng)一進(jìn)行管理6. 雙方全體項(xiàng)目成員的全身心投入，切實(shí)執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃7. 及時(shí)有效的溝通8. 團(tuán)隊(duì)合作 項(xiàng)目實(shí)施的保障措施為確保項(xiàng)目進(jìn)行的順利與高品質(zhì)的產(chǎn)出，因而必須明確項(xiàng)目管理方式及遵循的依據(jù)，其內(nèi)容包含某網(wǎng)絡(luò)公司與中心雙方職責(zé)、項(xiàng)目管理、進(jìn)度管理、項(xiàng)目變更管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、品質(zhì)確保計(jì)劃、溝通方式、問題解決方法等，分別詳述于下列章節(jié)。33 / 55 項(xiàng)目管理某網(wǎng)絡(luò)公司的項(xiàng)目經(jīng)理擁有成功管理和實(shí)施大型復(fù)雜項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。他們能夠預(yù)見可能出現(xiàn)的問題，采取措施避免其發(fā)生，從而使項(xiàng)目穩(wěn)定進(jìn)行，成功結(jié)案。某網(wǎng)絡(luò)公司擁有的成熟完善的項(xiàng)目管理方法及工具，對于保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，直至成功將起著重要的作用。 進(jìn)度控制每一項(xiàng)目小組須對其進(jìn)度負(fù)責(zé)。此職責(zé)包含下列事項(xiàng)：1. 追蹤進(jìn)度：每一項(xiàng)目小組根據(jù)其時(shí)間計(jì)劃表追蹤進(jìn)度，至少每月一次，并針對落后的進(jìn)度做適時(shí)的調(diào)整與反應(yīng)2. 考慮相依性：每一項(xiàng)目小組必須考慮其相依性，并注明于主項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃表，此外，若其中有明確的優(yōu)先級（如報(bào)告或會(huì)議） ，須注明于主項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃表并與相關(guān)小組溝通。3. 擴(kuò)展詳細(xì)計(jì)劃：每一項(xiàng)目小組于項(xiàng)目進(jìn)行過程中，須擴(kuò)展詳細(xì)的時(shí)間計(jì)劃表，例如當(dāng)設(shè)計(jì)階段結(jié)束后，雛型及實(shí)施階段的詳細(xì)時(shí)間計(jì)劃將被制訂。項(xiàng)目經(jīng)理是整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度的掌控者，必須依上述三項(xiàng)將整體項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃作追蹤管理外，還須對項(xiàng)目準(zhǔn)時(shí)完成的可能性進(jìn)行評估與掌控，其方法為”CPM要徑管理 (Critical Path Management)”，在項(xiàng)目管理中，所從開始到結(jié)束，費(fèi)時(shí)間最長的工作路徑，通常便是要徑，要徑的進(jìn)度落后便會(huì)造成項(xiàng)目進(jìn)度的延后。各項(xiàng)進(jìn)度追蹤的項(xiàng)目，將遵循項(xiàng)目的WBS架構(gòu)（Work Breakdown Structure） 。 項(xiàng)目變更管理任何項(xiàng)目均可能在實(shí)施的規(guī)程發(fā)生項(xiàng)目需求或范圍的變化，在這種情況下就要求實(shí)施公司與客戶方一起，遵從科學(xué)的和合理的變更處理程序，確保項(xiàng)目組的工作在出現(xiàn)變更的時(shí)候能夠有序進(jìn)行，從而不對整體的項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和項(xiàng)目進(jìn)度造成大的負(fù)面影響。因此我們建議本項(xiàng)目采用下面的變更管理程序。 變更提出提出變更需首先填寫”變更申請表”(簡稱RFC, 見下文 “變 更申請表”)。RFC需提交由中心項(xiàng)目經(jīng)理或其他指定人員出任主席、由中心資深人員和某網(wǎng)絡(luò)公司項(xiàng)目小組人員組成的小組。小組成員的資格將34 / 55由雙方書面確認(rèn)。任何一方均可以書面形式通知另一方其人員更改的情況。小組將就RFC的技術(shù)可靠性及其對整個(gè)項(xiàng)目的影響作出評估。經(jīng)批準(zhǔn)的RFC將轉(zhuǎn)給某網(wǎng)絡(luò)公司公司， 未被批準(zhǔn)的RFC將由小組通知提出變更者本人并給出未批準(zhǔn)理由。 變更評定中心在接到小組批準(zhǔn)的RFC三(3)個(gè)工作日內(nèi)給出收訖說明以及分析RFC所需的大致時(shí)間, 并準(zhǔn)備相應(yīng)的工程修改建議書 (簡稱ECP)。某網(wǎng)絡(luò)公司會(huì)根據(jù)變更需求的范圍和復(fù)雜程度對RFC分析報(bào)告以及ECP進(jìn)行收費(fèi)，并以書面形式告知中心方預(yù)計(jì)費(fèi)用。某網(wǎng)絡(luò)公司將于中心方同意收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)后三(3)天或規(guī)定時(shí)間內(nèi)，對RFC進(jìn)行分析研究并做相應(yīng)的ECP。所有的費(fèi)用計(jì)算將依據(jù)某網(wǎng)絡(luò)公司人天的費(fèi)率進(jìn)行計(jì)算。 中心的認(rèn)可若ECP要求費(fèi)用、進(jìn)度或本協(xié)議其他條款的變更，須由中心授權(quán)代表書面同意，或由小組主席批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的ECP將作為合同的一部分并列入項(xiàng)目文件。 實(shí)施更改需在最近更新過的基準(zhǔn)文本中醒目地標(biāo)出更改的處并替換以新的文字描述。所有更改都應(yīng)用更改條標(biāo)出并注明ＥＣＰ號?；鶞?zhǔn)文件在經(jīng)過多次更改后可能需要重新修訂。整個(gè)文件在附上修訂書后可再版，即修訂版A， 修訂版B等等。修訂版只包括小組批準(zhǔn)修改的內(nèi)容或不改變文件技術(shù)內(nèi)容的打印錯(cuò)誤。 變更申請表變更要求(系統(tǒng)名稱) RFC 序號：申請人：日期(日/月/年)：35 / 55申請變更內(nèi)容：申請變更原因：變更類別(標(biāo)明 A、B 或 C)：A 功能方面 B 運(yùn)行性能方面 C 文檔方面授權(quán)人簽字： 日期： 風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)處理程序包括四個(gè)步驟：1. 風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目提出：由項(xiàng)目中各小組提出其所面臨最迫切的議題，并提出對應(yīng)的解決方案。2. 風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目列管：將所提出的項(xiàng)目與本項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目表比較，可直接列入項(xiàng)目表中或是修改原有的項(xiàng)目，使其涵蓋范圍擴(kuò)大，將其余項(xiàng)目作一分析，區(qū)分其是否屬于正進(jìn)行中的工作，（例如某些已實(shí)施的項(xiàng)目因變更關(guān)系而重新實(shí)施，但這些項(xiàng)目不影響項(xiàng)目整體時(shí)間計(jì)劃、成本，只是工作稍作復(fù)雜化。）倘若判斷為真正風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，則將其列入風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目表中。3. 風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目追蹤：各項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)追蹤其個(gè)別的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，將結(jié)果與進(jìn)度向項(xiàng)目管理辦公室報(bào)告。此追蹤的工作包括剔除風(fēng)險(xiǎn)已化解的項(xiàng)目、修改控管風(fēng)險(xiǎn)的方法及增加新的項(xiàng)目。若有必要，則由項(xiàng)目管理辦公室指派新的資源以協(xié)助風(fēng)險(xiǎn)控管。4. 風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目檢查：此風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目表可視其需要，在項(xiàng)目例會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)、討論、修改。以下為本項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目及對應(yīng)的解決方案：可能的因素 對應(yīng)解決方案薄弱的項(xiàng)目決策領(lǐng)導(dǎo)與模糊的責(zé)任規(guī)模。 項(xiàng)目決策主管需“全程”參與項(xiàng)目的重要會(huì)議，做出適時(shí)的決策，并負(fù)項(xiàng)目成敗的責(zé)任。模糊的企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)與衡量標(biāo)準(zhǔn) 轉(zhuǎn)型目標(biāo)與衡量標(biāo)準(zhǔn)需在項(xiàng)目初期明確定訂。經(jīng)常改變的項(xiàng)目目標(biāo)與執(zhí)行范圍。 項(xiàng)目籌備階段，需明確定訂項(xiàng)目的范圍與目標(biāo)。誤認(rèn)本系統(tǒng)的實(shí)施可解決全面業(yè)務(wù)流程與組織整合的問題。完整的教育訓(xùn)練，并學(xué)習(xí)其它先進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)。未能適時(shí)了解組織接受變革的能力。 在項(xiàng)目初期評估組織接受變革的能力與風(fēng)險(xiǎn)。不當(dāng)?shù)捻?xiàng)目組織架構(gòu)與決策流程。 參考相關(guān)公司企業(yè)轉(zhuǎn)型的項(xiàng)目組織架構(gòu)，減化決策的層36 / 55級，盡量與項(xiàng)目實(shí)施公司合為一體。遴選出不適任的項(xiàng)目主管與成員。 高層決策主管需親身參與并發(fā)掘問題，若遇不適任者需當(dāng)機(jī)立斷。實(shí)施項(xiàng)目時(shí)未能有效的執(zhí)行變更管理與溝通計(jì)劃。完善的變更管理與溝通計(jì)劃的規(guī)劃與執(zhí)行。系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，未能適時(shí)完成數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。 項(xiàng)目開啟時(shí)，應(yīng)籌組數(shù)據(jù)準(zhǔn)備小組,盡早評估并準(zhǔn)備所需的資料。誤認(rèn)為項(xiàng)目的成敗是項(xiàng)目實(shí)施公司的責(zé)任。 高層決策主管應(yīng)宣示其對項(xiàng)目小組及全體組織配合的期望，并宣示項(xiàng)目的成敗為全體主管的責(zé)任。欲與尚未完成的項(xiàng)目產(chǎn)生關(guān)聯(lián)， 其它項(xiàng)目的進(jìn)度或能否結(jié)案將影響本案建議明確定義此一部份的完工依據(jù)與假設(shè) 品質(zhì)確保計(jì)劃 項(xiàng)目小組的職責(zé)每個(gè)小組對其自身的工作有最直接的責(zé)任，因此小組內(nèi)的信息交流有助于其產(chǎn)出的品質(zhì)，為達(dá)此目標(biāo)，小組將使用下列工具：1. 背景文件與信息：項(xiàng)目成員所搜集及使用的信息須以會(huì)議記錄或報(bào)告的方式記錄。2. 例行會(huì)議：藉由例行會(huì)議，可讓項(xiàng)目成員與負(fù)責(zé)人的間進(jìn)行信息交流，亦有助于項(xiàng)目成員將每日或每周的工作優(yōu)先級化，并交流任何的改變與發(fā)展。例行會(huì)議中所產(chǎn)生的結(jié)果，將以總結(jié)的會(huì)議記錄方式記錄。3. 檢查：定期對時(shí)間計(jì)劃、需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施或測試細(xì)節(jié)進(jìn)行檢查，以確保高品質(zhì)的產(chǎn)出，如同例行會(huì)議，檢查過程將以總結(jié)的會(huì)議記錄方式記錄。所有文件包含會(huì)議記錄及背景信息，并將由項(xiàng)目管理辦公室建文件（如同中央數(shù)據(jù)庫） ，此將減少搜尋的困難，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)提供。除溝通外，項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人對其產(chǎn)出有責(zé)任獲得質(zhì)量控制專員（QA）的認(rèn)同、核準(zhǔn)。此負(fù)責(zé)人須與質(zhì)量控制專員接觸、協(xié)調(diào)并安排時(shí)間計(jì)劃。 項(xiàng)目管理辦公室的職責(zé)（PMO）項(xiàng)目管理辦公室對個(gè)別項(xiàng)目小組與整體項(xiàng)目負(fù)重大的責(zé)任。信息交流是注入項(xiàng)目品質(zhì)的核心，而項(xiàng)目管理辦公室將使用下列工具以利信息的交流：37 / 551. 檔案架構(gòu)：項(xiàng)目管理辦公室將開發(fā)、使用并公布中央項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。此數(shù)據(jù)庫將保存所有項(xiàng)目相關(guān)的文件，如各項(xiàng)目小組的文件如會(huì)議記錄。2. 小組接觸：項(xiàng)目管理辦公室將利用例行會(huì)議以提供相關(guān)信息與項(xiàng)目小組的狀態(tài)報(bào)告，此例行會(huì)議將由項(xiàng)目管理辦公室執(zhí)行會(huì)議記錄。3. 檢查：項(xiàng)目管理辦公室將視項(xiàng)目需求進(jìn)行檢查，如同例行會(huì)議，將由項(xiàng)目管理辦公室以總結(jié)的會(huì)議記錄方式記錄。此外，項(xiàng)目管理辦公室將與項(xiàng)目小組維持例常而非正式的接觸，包括與項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人非正式的接觸以及定期參與小組的會(huì)議與檢查。 質(zhì)量控制專員的職責(zé)（QA）某網(wǎng)絡(luò)公司將指定1位QA代表對每一相關(guān)小組做品質(zhì)檢驗(yàn)以確保產(chǎn)出的品質(zhì)，此代表雖非全職的工作但負(fù)有重大責(zé)任，囊括如下：1. 檢查小組的周期進(jìn)度：質(zhì)量控制專員與項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人可藉由會(huì)議、電話、傳真或電子郵件進(jìn)行檢查，對于重要的里程碑，則至項(xiàng)目現(xiàn)場檢查，雖然此任務(wù)并無明確的時(shí)間計(jì)劃表，亦須將檢查視為一般正式工作。2. 檢查小組的期中產(chǎn)出：一般藉由快遞送交檢查，或產(chǎn)出不多時(shí)，可藉由傳真或電子郵件傳送，回復(fù)則藉由傳真或電子郵件。此類檢查乃根據(jù)產(chǎn)出的時(shí)間計(jì)劃表，若質(zhì)量控制專員有空，可參與小組的檢查。3. 檢查小組的最終產(chǎn)出：一般方法與期中產(chǎn)出檢查相同，但最終產(chǎn)出必須在交付前被檢查。 溝通（Communication）管理溝通是項(xiàng)目成功的必要條件，然而過多的溝通會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度（例如過多的會(huì)議） 。為于有效的會(huì)議中，進(jìn)行信息交流，下列工具可于本項(xiàng)目中使用: 例行會(huì)議本項(xiàng)目將使用一系列的例行會(huì)議，并明確定義時(shí)間計(jì)劃與目標(biāo)，及嚴(yán)格控管執(zhí)行時(shí)間，以達(dá)信息交流的目的。例行會(huì)議的時(shí)間與出席者列于下表：（范例）項(xiàng)目