【導讀】XXXXXXXXXXXXXXXXX院知識管理辦公協同系統成功實施的關鍵................15

　　

【正文】 、基礎知識、專家知識、員工的工作經驗和總結等知識內容；確定這些知識內容的管理方式；通 過工具平臺、組織和制度逐步使 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院 企業(yè)信息門戶系統的使用走向正規(guī)化。 確保持續(xù)推進 機關人員掌握計算機技術的水平有高有低，這就要求在推廣應用時，要制定較科學的培訓、應用工作計劃，不能急于求成，也不可放任不管。要將有效的管理寓于優(yōu)質的服務之中，使各級領導及業(yè)務人員確實感覺到辦公系統能給自己的工作帶來很大的便利，能從中享受到優(yōu)質的服務，將辦公系統的使用變成其自覺的、從內心身處愿意的、沒有任何抵觸情緒的行為，只有這樣，一個辦公自動化系統才能順利地投入使用。 我們一直認為知識管理辦公項 目不是一撮而就的，它伴隨著管理思想的進步和技術的發(fā)展在不斷演進，它是循序漸進的階梯式的發(fā)展。因此我們在整個項目規(guī)劃設計時，必須“整體規(guī)劃、逐步推進”的策略。同時，作為系統服務商，我們 TTTTT 也將提供持續(xù)的服務和支持，來確保 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院 的 KMSS 系統能夠持續(xù)優(yōu)化及推廣。 選擇優(yōu)秀平臺 平臺的選擇關系到系統的長遠發(fā)展和系統特性的基礎，因此選擇合理的軟件平臺是一個非常重要的抉擇。 綜合辦公自動化作為 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院 比較關鍵的業(yè)務系統，在日常管理工作中的地位非常重要，其 功能發(fā)展越來越豐富，與其它業(yè)務系統的關系也越來越緊密，完全基于群xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 18 件系統的辦公自動化存在著一些局限性，已經越來越不適應系統發(fā)展的需要。因此我們建議xxxxxxxxxxxxxxxxx 院 綜合辦公系統的建設中， 采用文檔數據庫系統和關系數據庫相結合的方式 ，充分發(fā)揮群件系統和關系數據庫的優(yōu)勢： 充分結合郵件、文檔、公文、檢索查詢統計等優(yōu)勢。 在新的系統中，許多功能模塊離不開關系性數據庫的支持，如業(yè)務報表、數據統計等，這些功能模塊在關系型數據庫的基礎上能實現的更方便、更靈活。 能靈活和 ERP 系統、客戶服務系統 、財務系統等實現有機融合。 文檔數據庫系統我們將選擇業(yè)界最優(yōu)秀的電子協作和知識管理平臺 IBM 系列產品。 加強軟件柔性 充分為用戶考慮的實際需求，使功能模塊能真正被用戶所接受。加強軟件的模塊復用性，提高軟件的柔性構造功能，當用戶的需求發(fā)生改變時，可通過一定的設置調整來滿足業(yè)務變化的需求，從而提高用戶的使用效率。避免用戶哪怕僅僅是輕微的改變，都需要開發(fā)商通過定制來解決，從而有效的保護客戶的投資。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 19 第三章 xxxxxxxxxxxxxxxxx院 辦公協作系統解決方案 在信息時代，企業(yè)的無形資源（包括價值體系、思 維模式、協作、文化、經驗、思想、信息、知識）已經成為企業(yè)的戰(zhàn)略性資源和生產力要素，知識管理是企業(yè)面對新形勢下所做出的戰(zhàn)略反應，是對知識資源進行有效管理以使企業(yè)提高素質，構造核心競爭優(yōu)勢的過程。面對新條件下的競爭，管理者的最大挑戰(zhàn)莫過于創(chuàng)造一個能夠學習創(chuàng)新，積累知識，分享知識的企業(yè)組織，通過 IT技術來創(chuàng)新管理思想和管理模式，為傳統的管理思想和管理方法注入新的內涵和活力，推進信息技術和傳統產業(yè)的有機結合，以信息化的管理手段和觀念去推動傳統管理模式的創(chuàng)新，逐步實現管理信息化。 xxxxxxxxxxxxxxxxx院 知識管理平臺系統以軟件為載體創(chuàng)新管理思想，實現企業(yè)自我學習、自我修煉，幫助企業(yè)實現。 根據我們對知識管理的理解與實踐，結合 xxxxxxxxxxxxxxxxx院 有關需求，我們提出xxxxxxxxxxxxxxxxx院 基于知識辦公協作平臺的功能性設計，作為雙方協作和探討的基礎。 通信平臺 系統支持可以電子郵件、短信發(fā)送審批請求；用戶可通過郵件的鏈接打開相關的辦公應xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 20 用，進行事務的審批處理，文檔的查閱等。 電子郵件 隨著互聯網的不斷普及，企業(yè)利用電子郵件進行辦公、業(yè)務聯系等需要呈現急劇的增長。為了滿足不斷增長 的信息交換的需要，作為互聯網最為常用的電子郵件系統變的越來越龐大，傳統的郵件系統已難以適應人們的需求。特別是免費電子郵件服務的出現，更使這一問題變得越來越突出。但是企業(yè)電子郵件究竟需要具備哪些特點，或者什么樣的電子郵件最適合企業(yè)需要呢？ 理想的企業(yè)電子郵件除了一般電子郵件系統必須的特性以外，必須具備： ? 電子郵件能夠集中存儲在服務器上，而且是基于數據庫存放的，必須支持靈活的郵件管理和查詢，尤其是全文檢索。 ? 基于 WEB訪問，以支持移動辦公。 ? 與 OA及企業(yè)知識管理系統緊密集成。 ? 具備分布式的企業(yè)級部署特性。能夠支 持 LDAP或其他中心認證，保證系統的帳戶管理是企業(yè)統一的，而不是單獨的一套系統。 TTTTTWeb Mail 系統是基于 WEB 界面的基于數據庫的網絡郵件系統，具有如下功能和特性： ? 收發(fā)、回復和轉發(fā)電子郵件 可在 Web 頁面上直接書寫新電子郵件和回復轉發(fā)郵件。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 21 ? 郵箱文件夾和郵件管理 系統提供豐富的文件夾和郵件管理，使用戶在 Web 頁面上方便的管理自己的電子郵件。 系統可以顯示每個電子郵件夾的使用情況。 ? 郵箱設置 用戶密碼設置； 電子郵件過濾規(guī)則設置：電子郵件用戶可以設置自己郵箱的 Email 過濾處理功能，對符合電子郵件過濾規(guī)則的電子郵件可以采取如下操作：拒收電子郵件、將電子郵件轉移或拷貝到指定文件夾、改變郵件的重要性等、電子郵件過濾規(guī)則數量不限。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 22 ? 地址本 企業(yè)內部郵箱地址是基于組織架構的多級目錄系統。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 23 ? 察看郵箱使用狀況 用戶可以察看自己郵箱的使用情況，包括：郵箱空間占用情況，每個文件夾使用情況，新電子郵件有多少，各個文件夾中的電子郵件數量等。以便于用戶可以根據情況管理自己的郵箱。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 24 ? 郵件查詢 電子郵件用戶輸入需要查詢的關鍵字，系統將會在 發(fā)件人 、 收件人 、 標題 等欄目進行搜索，將滿足匹配條件的電 子郵件和電子郵件所在文件夾顯示出來，用戶便可以進行閱讀、移動、轉發(fā)等各種操作。 ? 名片管理 名片管理是一個個人的通信錄，管理名片的內容，并且可以通過郵件地址直接發(fā)送電子郵件，通過手機號碼直接發(fā)送短信。 可以根據需要將名片與他人進行共享，供部門或公司其他員工使用。每個人只能看到自己的名片和共享的名片。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 25 短信與移動辦公 短信服務提供用戶可以通過在線發(fā)送短信息到手機的功能。該系統適合發(fā)送容量小的信息內容，信息由手機接收。 通過該系統，用戶可以利用該短信息服務通知相關人員參加會議，而不須打許多電話或發(fā)送許多 郵件進行通知，大大提高了員工之間溝通的效率。 短信息可作為各項緊要通知、重要信息提醒的輔助方式。 短信息文檔發(fā)布后，文檔將按分類保存在系統中。 通過檢索視圖中各文檔的標題，系統將自動返回檢索結果。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 26 RTX集成 RTX 是騰訊公司推出的企業(yè)級即時通信平臺。該平臺定位于降低企業(yè)通信費用，增強企業(yè)內部溝通能力，改善企業(yè)與客戶之間的溝通渠道，創(chuàng)造新興的企業(yè)溝通文化，提高企業(yè)生產力。 RTX 平臺的主要功能，包括企業(yè)內部實時信息交互、視頻語音網絡會議、企業(yè)短信中心、企業(yè)表現定制等等。 RTX 平臺具有很高的實用性、易用性、 可管理性和安全性。除了底層采用 128 位對稱加密技術之外，在實際應用中， RTX 可以通過員工實名制、記錄對外交互信息等措施，確保企業(yè)應用的通信安全。 同時，騰訊公司為所有的 RTX 用戶提供企業(yè)級的信息服務，主要包括企業(yè)黃頁、企業(yè)間協作、網絡 IP 電話、集團短信，以及企業(yè)與網絡消費者實時溝通等等服務。 RTX 包括服務器端和客戶端軟件，全部下載后，可以很方便的在企業(yè)本地安裝服務器，迅速搭建完成一整套的企業(yè)內部即時通信平臺。 RTX 系統的技術應用，以“先進合理的企業(yè)應用理念”、“高效率的通信服務”、“安全的企業(yè)系統 服務”、“靈活的系統可拓展性”等幾個方向為指導，力求在合理理解應用邏輯的基礎上，最大限度的提高技術含量，為企業(yè)用戶提供一套優(yōu)質的即時通信系統軟件。 ? 組織架構的自由定義 RTX 系統在數據結構上將人員和部門分開定義，采用部門多層的應用，讓企業(yè)用戶可以根據自身的實際組織架構，自由的定義企業(yè)內部的部門結構和 RTX 用戶結構，以滿足企業(yè)的內部分組、分部分級等實際需求。 左圖 —— 管理臺（ RTX_Admin_Client）進行組織架構的自由定義； 右圖 —— 客戶端（ RTX_Client）在好友列表里面所呈現 的組織架構； xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 27 ? 多功能會話窗口 IM（ Instand Messaging）就是即時通信的英文縮寫。“多功能會話窗口”，是 RTX客戶端中一種基本的即時溝通工具，可以通過圖示的菜單進入： 通過菜單打開“ 多功能會話窗口 ” 常用功能和多人對話的示例 通過“多功能會話窗口”，可以進行文本信息溝通、粘貼圖片、附加文件等等。它可以允許 多人 同時參與對話溝通。 ? 六人語音會議 新的即時通信窗口中，還實現了很多多媒體方面的功能，比如，多個人進行對話的時候，通過點擊“語音”快 捷按鈕，可以輕松的實現多人音頻的溝通，效果如下圖所示： xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 28 六人語音會話 在多人語音會話中，語音會話的發(fā)起者為這次會話的主持人。主持人可以刪除或添加會話的參與者，也可以結束會話。 ? 高清晰視頻 你可以按照發(fā)起語音會話的方式發(fā)起視頻會話。視頻支持三種模式， 320*240 和 640*480的分辨率顯示更加清晰。更支持全屏幕顯示。 在視頻窗口中，通過點擊 ，來切換視頻的顯示模式。 在視頻過程中，您可以選擇開啟麥克風或者關閉。也可以選擇暫停視頻。多種選擇，讓您辦公交流更加輕松。 雙人視頻溝通示例 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知識管理辦公協同系統方案書 29 ? 文件交