電子文件概述ppt課件-資料下載頁(yè)
2025-05-01 18:11本頁(yè)面
【正文】 將文字、圖形、圖像。影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化了文件對(duì)社會(huì)活動(dòng)的記憶和再現(xiàn)功能。 2022/5/29 七、信息的可操作性 第一，由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)。 第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。 2022/5/29 本章思考題 什么是數(shù)字化？數(shù)字化有何作用與意義？ 哪些種類的館藏應(yīng)該成為數(shù)字化的對(duì)象？ 電子文件的特點(diǎn)決定了它與紙質(zhì)檔案在管理方面有哪些不同？ 如何理解電子文件的信息與載體的可分離性的特點(diǎn)？ 電子文件和電子檔案有什么不同？ 2022/5/29 內(nèi)容信息、背景信息與結(jié)構(gòu)信息 內(nèi)容信息（ contentinformation) ?是指文件所包含的表達(dá)作者意圖的信息。 背景信息（ contextinformation) ?是指能證明文件形成過(guò)程和文件之間相互關(guān)系的信息，包括文件來(lái)源與傳送目的地的信息以及與內(nèi)容信息相關(guān)的其他信息，如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者等。 結(jié)構(gòu)信息（ structureinformation) ?是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式。 2022/5/29 傳統(tǒng)文件的數(shù)字化 數(shù)字化的意義： ?可以降低原件丟失與損壞的風(fēng)險(xiǎn)。 ?數(shù)字化可以使檔案館更有效地管理館藏與提供服務(wù) ?數(shù)字化可以滿足用戶對(duì)檔案的多種需求，提高利用率。 2022/5/29 記錄、文件、檔案 記錄與文件 ?記錄作為動(dòng)詞，應(yīng)與記載為近義詞，是將所見所聞?dòng)涊d下來(lái)，便于今后需要時(shí)進(jìn)行對(duì)比、校驗(yàn)或是作為參考。記載下來(lái)的材料也稱為 “ 記錄 ” 。由于記錄是有目的的記載某些信息，這就使得由此形成的記錄具有了不同于普通信息的屬性。當(dāng) “ 記錄 ” 作為名詞使用時(shí)，它的解釋更多地帶有 “ 證據(jù) ” 、 “ 憑證 ” 與 “ 為日后查考 ” 等意思。在文件管理領(lǐng)域，記錄定位于為保留憑證而記錄的信息。 2022/5/29 記錄、文件、檔案 形成目的 來(lái)源 記錄 （ 1）為證明和支持各項(xiàng)活動(dòng)提供證據(jù)； （ 2）以記錄與備查為目的； （ 3）保存以作為活動(dòng)或行為的證據(jù)； 組織或個(gè)人 信息 任意性、多元性 任意、廣泛的來(lái)源 記錄與一般信息的區(qū)別 2022/5/29 記錄、文件、檔案 形成者 形成過(guò)程 保管者 保管要求 文件 組織或個(gè)人 在履行其法定義務(wù)或開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成與接收的記錄。 權(quán)威的文件保存部門 受文件法或檔案保護(hù)，不許更改 一般記錄 無(wú)嚴(yán)格的限定 持有者 無(wú)嚴(yán)格制度約 束 文件與記錄的比較 2022/5/29 記錄、文件、檔案 作為憑證價(jià)值的文件，其記錄內(nèi)容是應(yīng)當(dāng)保持恒定不變的。因此，文件屬于一種特別的記錄，即恒定的記錄（ fixed record)。 文件是由 內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu) 共同組成的。文件的結(jié)構(gòu)是指文件的格式以及構(gòu)成文件各個(gè)要素之間的有機(jī)聯(lián)系，文件的背景即文件創(chuàng)建、接收以及使用的業(yè)務(wù)背景。 2022/5/29 記錄、文件、檔案 檔案 ?我國(guó)傳統(tǒng)的檔案學(xué)認(rèn)為，文件與檔案是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是非現(xiàn)行文件，檔案是具有保存價(jià)值且已經(jīng)歸檔保存的文件。 ?作為檔案保存，其實(shí)質(zhì)性含義就是使數(shù)據(jù)檔案化（ archivation)，即當(dāng)該數(shù)據(jù)靜態(tài)地存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)確保并證明該數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可用性；當(dāng)該數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中運(yùn)行時(shí)，其所處的系統(tǒng)應(yīng)有能力時(shí)時(shí)保證并證明系統(tǒng)中形成收到的文件都能滿足真實(shí)性、可靠性、完整性和長(zhǎng)期可用性。 2022/5/29 電子文檔、電子文件 電子文檔與電子文件的關(guān)系，如同記錄與文件管理的關(guān)系一樣。電子文檔不過(guò)是電子化記錄，它只有與被電子文件系統(tǒng)捕獲后才能成為電子文件。 2022/5/29 電子文檔、電子文件 文件 （會(huì)議文件） 文檔 （會(huì)議記錄） 編碼 （ word) 編碼 （ PDF） 編碼 （ PDF) 文檔 （演講） 包含了多個(gè)文檔和編碼的一份文件
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