《電子文件概述》ppt課件-預(yù)覽頁
【正文】 2/5/29 一、電子文件的產(chǎn)生 20世紀(jì)有兩件大事對人類社會的發(fā)展產(chǎn)生了重大的影響： ?計算機的產(chǎn)生 ?網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展 2022/5/29 計算機的發(fā)展 ?世界上第一臺電子計算機 ENIAC（埃尼亞克）是美國于 1946年研制成功的。 2022/5/29 網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展 ?1969年 12月 ARPA建立了 ARPANet，以后在美國國家科學(xué)基金會支持下迅速發(fā)展。 ?1996年 1月，中國公用計算機互聯(lián)網(wǎng)（ CHINANET）全國骨干網(wǎng)建成并正式開通，全國范圍的公用計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開始提供服務(wù)。 ? ?電子文件為正本、紙質(zhì)文件為副本，電子文件的法律效力被確認(rèn)。 2022/5/29 二、什么是電子文件 ?文件：是人們在社會活動中為處理各種事務(wù)而形成的、具有特定效用的信息記錄。 ?文件是提供憑證的信息，這使它與一般的信息區(qū)分開來，同時也使它必須包括三種基本成分，以保證其憑證價值。 2022/5/29 二、什么是電子文件 電子文件（ Electronic Records） ?“ 數(shù)字式文件 ” （ Digital Records） ?“ 機讀文件 ” （ MachineReadable Records） ?1997年國際檔案理事會電子文件委員會 《 電子文件管理指南 》 中的定義為： ?“ 電子文件是通過數(shù)字計算機進行操作、傳遞和處理的文件。 ” 1999年我國國家標(biāo)準(zhǔn) 《 CAD電子文件光盤存儲 、歸檔與檔案管理要求 2022/5/29 這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征： 第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（ Digital Records）。 第二，電子文件是文件（ Records）的一種類型，應(yīng)該具有文件（ Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。 結(jié)構(gòu)是文件內(nèi)容所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，過去我們可以通過紙質(zhì)文件的外觀、文體格式來識別文件，用各種物理和化學(xué)的方法來整理排列和保護文件，那時文件的結(jié)構(gòu)對于我們是外在的和直觀的。 ?主文件是指表達作者意圖、行使職能的文件。 2022/5/29 三、電子文件的類型 （四）按可否形成硬拷貝分類 ?電子文件有的是可以復(fù)制在硬拷貝（如紙張、膠片）上的，但有的只能以數(shù)字方式存在，無法有效地復(fù)制到硬拷貝上，即無法將其內(nèi)容完整地顯現(xiàn)在硬拷貝上。 ?非絕對的電子文件 ?非絕對電子文件是可以形成硬拷貝并表達原來的創(chuàng)作思想內(nèi)容的電子文件，如以 PDF、 WORD格式等形成的文件。 2022/5/29 四、電子文件的生命周期 需要按照電子文件的特點對這一理論進行部分的修正。厄普沃德（ Frank Upward）等從另外一個角度對電子文件生命周期作了描述：即“ 往復(fù)運動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程” 。 ?三是載體上記錄的數(shù)字信息往往進行過壓縮編碼、加密處理，即使有設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其內(nèi)容。從前面所說的兩種分離中我們看到，當(dāng)信息可以脫離特定載體而存在時，載體對它的 “ 束縛 ” 沒有了，計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動更新或補充。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。 背景信息（ contextinformation) ?是指能證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息，包括文件來源與傳送目的地的信息以及與內(nèi)容信息相關(guān)的其他信息，如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者等。 2022/5/29 記錄、文件、檔案 記錄與文件 ?記錄作為動詞，應(yīng)與記載為近義詞，是將所見所聞記載下來，便于今后需要時進行對比、校驗或是作為參考。在文件管理領(lǐng)域，記錄定位于為保留憑證而記錄的信息。 文件是由 內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu) 共同組成的。 ?作為檔案保存，其實質(zhì)性含義就是使數(shù)據(jù)檔案化（ archivation)，即當(dāng)該數(shù)據(jù)靜態(tài)地存儲時，應(yīng)確保并證明該數(shù)據(jù)具有真實性、完整性、可靠性和長期可用性；當(dāng)該數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中運行時，其所處的系統(tǒng)應(yīng)有能力時時保證并證明系統(tǒng)中形成收到的文件都能滿足真實性、可靠性、完整性和長期可用
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