【正文】 子文件的歸檔前整理 2. 套別。歸檔電子文件套號(hào)，用大寫(xiě)英文字母 A或 B表示。 A表示封存保管；B表示查閱利用。 3. 名稱。即歸檔項(xiàng)目名稱。 4. 密級(jí)。盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最高密級(jí)。 5. 保管期限。盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最長(zhǎng)保存時(shí)間。 6. 軟、硬件平臺(tái)。識(shí)別或運(yùn)行光盤(pán)內(nèi)電子文件的軟、硬件環(huán)境。 （三）歸檔電子文件登記表 歸檔的電子文件在整理完成后，還應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的 《 歸檔電子文件登記表 》 ，其內(nèi)容和格式可參閱附錄一中的 《 歸檔電子文件登記表 》 。 歸檔電子文件登記表可以制成電子表格，由系統(tǒng)根據(jù)歸檔電子文件的機(jī)讀目錄或著錄、標(biāo)引信息自動(dòng)填寫(xiě)。歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件及其機(jī)讀目錄、登記表同時(shí)移交給檔案部門，歸檔電子文件登記表如果是數(shù)字形式的，還應(yīng)賦有紙張打印件。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 一、電子文件歸檔的含義和特點(diǎn) 電子文件歸檔的含義有廣義和狹義之分 。 廣義的歸檔 是包括電子文件的形成、收集、積累、鑒定、著錄、標(biāo)引和向檔案部門移交等在內(nèi)的一個(gè)完整過(guò)程。 狹義的電子文件歸檔 是將應(yīng)歸檔的電子文件經(jīng)過(guò)整理，確定其檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上拷貝、刻錄到可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)載體上向檔案部門移交，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子文件信息轉(zhuǎn)存、登錄到由檔案部門控制的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。 本節(jié)所指屬狹義的歸檔。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 電子文件歸檔的特點(diǎn)具體包括： 第一，電子文件的歸檔不單純?cè)谖募幚硗戤吅?，而是在文件的形成時(shí)期就要?dú)w檔。 第二，電子文件的存在狀況使其可用多種方式進(jìn)行歸檔。 第三，電子文件的歸檔范圍有所擴(kuò)大，不僅對(duì)文件本身，對(duì)文件存在的軟件環(huán)境和背景信息、元數(shù)據(jù)等皆需要?dú)w檔。 第四，由于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件生成大多采用“雙套制”，在歸檔電子文件的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，這也在一定程度上增加了歸檔的復(fù)雜性。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 二、電子文件的歸檔范圍 （一）確定歸檔范圍的原則 1. 按現(xiàn)行文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行。 2. 要考慮電子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡可能具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。 3. 電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。 （二）歸檔范圍的具體內(nèi)容 具體來(lái)說(shuō)，歸檔范圍包括程序類文件和數(shù)據(jù)類文件，即是收集積累范圍內(nèi)經(jīng)鑒定有必要保存歸檔的部分。對(duì)此可參閱電子文件收集積累范圍。但有一些具體的與電子文件特點(diǎn)有關(guān)的問(wèn)題需要進(jìn)一步說(shuō)明： 第四節(jié) 電子文件的歸檔 ?草稿和定稿。 必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過(guò)拷貝保留原文，加稿本號(hào)后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。 ?各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等。 數(shù)據(jù)庫(kù)大多是動(dòng)態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生變化，新加進(jìn)來(lái)的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對(duì)于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個(gè)數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更動(dòng)?？截愰g隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容而定，如一星期、一個(gè)月等?？截惪梢匀斯みM(jìn)行，也可以由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)實(shí)施。 ?電子郵件（ Email）。 隨著電子通信技術(shù)的普及，無(wú)論是機(jī)關(guān)、企業(yè)還是個(gè)人都將大量使用電子郵件方式交換信息，許多“正式文件”也將以電子郵件形式發(fā)出，所以，必須將其納入歸檔范圍之中。電子郵件的挑選很麻煩，可事先制定具體的辦法加以控制。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 ?會(huì)議文件。 電子時(shí)代將有很多會(huì)議采用電視會(huì)議方式，與會(huì)者身處異地，通過(guò)電腦屏幕“見(jiàn)面”、作主題發(fā)言、討論問(wèn)題，作出決議。這種會(huì)議可能沒(méi)有統(tǒng)一發(fā)布的會(huì)議文件，如不提前采取必要的措施很容易發(fā)生遺漏。機(jī)關(guān)檔案工作人員須“跟蹤追擊”，隨時(shí)了解本機(jī)關(guān)通過(guò)電子通信舉行的各種活動(dòng)，督促有關(guān)人員把文件收集起來(lái)歸檔保存。 ?與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。 所謂“支持性文件”是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時(shí)應(yīng)把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。 ?與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。 主要包括兩方面內(nèi)容：一是產(chǎn)生電子文件所使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書(shū)、圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等；一是在電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，如系統(tǒng)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、說(shuō)明、程序框圖、測(cè)試分析報(bào)告、技術(shù)鑒定材料等。這些文件與電子文件的正常運(yùn)行具有密切的聯(lián)系，不可忽視。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 三、電子文件歸檔方式 （一）對(duì)電子文件歸檔方式的各種提法 1. 馮惠玲在 《 無(wú)紙收藏 》 一文中提出介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交兩種方式： 介質(zhì)移交方式 是指機(jī)關(guān)內(nèi)各部門將自身形成的電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)在某種存儲(chǔ)介 質(zhì)上交檔案機(jī)構(gòu)保存。 網(wǎng)絡(luò)移交方式 是指各部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向檔案機(jī)構(gòu)傳輸文件。移交方式可依機(jī)關(guān)計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)的配置情況而決定。 2. 《 電子文件歸檔和管理規(guī)范 》 中提出了邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式： 邏輯歸檔 （ Logical Filing）指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置 而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。 物理歸檔 （ Physical Filing）指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上， 向檔案部門移交的過(guò)程。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 3. 《 電子文件歸檔及管理方法研究 》 課題組提出卸載式歸檔和在線式歸檔兩種方式： 在線式歸檔 指按一定要求，將運(yùn)轉(zhuǎn)在主機(jī)或具有一定規(guī)模網(wǎng)絡(luò)中的電子文件，經(jīng)過(guò)歸檔處理，集中存放在主機(jī)或指定的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的規(guī)定區(qū)域，并向檔案部門移交的過(guò)程。 卸載式歸檔 指按一定要求，把計(jì)算機(jī)中的電子文件經(jīng)過(guò)歸檔處理卸載至規(guī)定的可脫機(jī)保存的載體上，并向檔案部移交的過(guò)程。 4. 董永昌、何嘉蓀主編 《 電了文件與檔案管理 》 提出脫機(jī)歸檔模式和聯(lián)機(jī)歸檔模式： 脫機(jī)歸檔模式 是用脫機(jī)保存的載體將電子文件向檔案部門移交，是物理歸檔的一種方式。也可以把它叫做實(shí)物上的歸檔。 聯(lián)機(jī)歸檔模式 是檔案管理員從終端設(shè)備直接與系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)話式操作，及時(shí)收集歸檔所需要的各種數(shù)據(jù)，迅速處理各種登記手續(xù)，完成歸檔工作。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 （二）歸檔的具體方法 1. 脫機(jī)介質(zhì)歸檔的方法 （ 1）將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本錄入存儲(chǔ)載體上。 （ 2）壓縮歸檔。 （ 3）備份歸檔。 2. 網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的方法 （ 1）集中式歸檔。 （ 2）分布式歸檔。 （ 3）滯后歸檔。 （ 4）實(shí)時(shí)歸檔。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 四、電子文件的歸檔要求 ，按照歸檔鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交到檔案部門。 2. 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至具有耐久性的載體上，一式三 套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件， 則應(yīng)解密后再完成上述工作。 3. 檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作出統(tǒng)一規(guī)定， 采用的載體，按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光 盤(pán)、硬磁盤(pán)等。禁止用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 4. 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全 宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入時(shí)間等。歸檔后的電子文件載體應(yīng)設(shè) 置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。 5. 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附 《 歸檔電子文件登記表 》 第四節(jié) 電子文件的歸檔 6. 需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。 7. 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1年。 8. 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔，脫機(jī)備份一至兩套，一套封存保管，必要時(shí)再?gòu)?fù)制一套異地保存。 9. 電子文件歸檔的格式要求。各類電子文件的內(nèi)容信息，無(wú)論是存儲(chǔ)在載體還是用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞，其管理格式，特別是數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等一定要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的要求，不能自行其是，以防將來(lái)有讀取不出的惡果發(fā)生。 10. 編制電子文件的歸檔說(shuō)明。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 五、電子文件的歸檔移交 （一）移交時(shí)間 電子文件的脫機(jī)介質(zhì)歸檔或網(wǎng)絡(luò)信息滯后歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔移交，具體可視其情況而言。 （二）移交檢驗(yàn) 檢驗(yàn)項(xiàng)目包括： 1. 載體有無(wú)劃痕，是否清潔。 2. 有無(wú)病毒。 3. 核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)。 4. 核實(shí) 《 歸檔電子文件登記表 》 、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。 5. 對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。 （三）移交手續(xù) 驗(yàn)收合格后，檔案保管部門應(yīng)填寫(xiě) 《 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 》 ，并簽字蓋章。 《 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 》 一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份檔案保管部門自存。 本 章 結(jié) 束 第五章 電子文件的整序 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 一、檔案機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件保管的歷史責(zé)任 目前，在電子文件保管者問(wèn)題上有 三種情況 ：由文件形成部門保管由計(jì)算機(jī)站、信息中心等專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)保管，由檔案部門保管。 許多單位沒(méi)有明確規(guī)定電子文件由 “ 誰(shuí)來(lái)保管 ” ，因此，往往由電子文件形成者自行保管。但由于形成部門所關(guān)心的主要是電子文件的現(xiàn)實(shí)作用，而很少能夠考慮其 “ 檔案價(jià)值 ” ，因此丟失、損壞、查找不便的現(xiàn)象普遍存在。而由計(jì)算機(jī)站、信息中心保管，雖然具有計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的優(yōu)勢(shì)，但是，這類機(jī)構(gòu)的工作人員缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，處置文件不夠科學(xué)、慎重，難以維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系。因此電子文件由檔案人員來(lái)負(fù)責(zé)保管 ,不僅有利于信息檢索、利用和共享，而且有利于各機(jī)關(guān)、各地區(qū)對(duì)電子文件管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 二、收藏電子文件的檔案館類型 （一）傳統(tǒng)檔案館（室） （二）虛擬檔案館 （三）數(shù)字檔案館 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 三、電子文件進(jìn)館的方式和程序 （一）電子文件進(jìn)館的方式 1. 打印電子文件，在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)內(nèi)保管電子文件 2. 以脫機(jī)保存電子文件的載體方式保管電子文件 3. 以紙質(zhì)副本和電子副本雙重備份方式保管電子文件 4. 以電子雙套制方式保管電子文件 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 （二）電子文件進(jìn)館的程序 檔案館對(duì)電子文件的超前控制 （ 1）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn) （ 2）制定方案 （ 3）統(tǒng)一要求 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 進(jìn)館電子文件的鑒定和審查 ? 被移交的電子文件是否是原來(lái)設(shè)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)入檔案館保存的。 ? 被移交的電子文件的價(jià)值是否被鑒定過(guò)，是否具有持久價(jià)值。 ? 技術(shù)、格式與載體是受不斷改變的技術(shù)制約的，因而不能制定一個(gè)規(guī)范去進(jìn)行控制。 ? 是否具有符合檔案館對(duì)電子文件要求的足夠數(shù)據(jù)與背景信息文件。 ? 具有該文件職能已被聯(lián)邦政府終止的證明，并①?zèng)]有該文件領(lǐng)域的繼承部門；②沒(méi)有任何其他機(jī)構(gòu)與部門對(duì)文件進(jìn)行保管；③因?yàn)楸Ｃ芏荒転槠渌块T存儲(chǔ)。 ? 資源效力已被評(píng)估 ,并易于管理。 ? 擬移交文件的格式與載體符合檔案館當(dāng)前要求。 ? 移交部門必須滿足檔案館對(duì)文件移交與存取的標(biāo)準(zhǔn)所需的全部處理要求 。 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 （三）電子文件的接收 檔案保管部門根據(jù)立檔單位填寫(xiě)的 《 電 子文件目錄 》《 載體標(biāo)簽 》 等，按要求對(duì)電子文 件進(jìn)行逐一驗(yàn)收。檔案館驗(yàn)收合格后，填寫(xiě) 《 歸 檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 》 ，雙方辦理 交接手續(xù)。 第二節(jié) 電子文件信息整序 一、組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù) （一）組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)的意義 1. 組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以集中、統(tǒng)一地管理電子文件內(nèi)容及相關(guān)信息，保持電子文件信息之間的有機(jī)聯(lián)系。 2. 是對(duì)電子文件著錄、標(biāo)引項(xiàng)目的確定和電子文件利用前數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，是電子文件檢索系統(tǒng)建立的前提，是電子文件信息管理系統(tǒng)中最關(guān)鍵部分 第二節(jié) 電子文件信息整序 （二）組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)注 意的問(wèn)題 1. 檔案數(shù)據(jù) 2. 數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求 3. 電子文件數(shù)據(jù)的取得和裝入 第二節(jié) 電子文件信息整序 二、電子文件的有機(jī)聯(lián)系與虛擬整理技術(shù) （一）電子文件有機(jī)聯(lián)系 （二）虛擬整理技術(shù) （三）以來(lái)源原則為指導(dǎo)組織電子文件信 息 第二節(jié) 電子文件信息整序 三、電子文件信息整序的實(shí)施 （一）標(biāo)引在電子文件信息整序中的作用 電子文件的內(nèi)容識(shí)別是通過(guò)標(biāo)引獲得的，電子文 件的有序結(jié)構(gòu)也是通過(guò)標(biāo)引實(shí)現(xiàn)的。對(duì)電子文件標(biāo)引的 過(guò)程也就是對(duì)電子文件信息整序的過(guò)程。 第二節(jié)