【正文】 積累范圍，制定電子文件的收集積累范圍。電子文件的第二次鑒定是在電子文件脫機(jī)保存在移動(dòng)載體上時(shí)進(jìn)行的，這次鑒定的內(nèi)容既包括對(duì)內(nèi)容價(jià)值鑒定，也包括技術(shù)鑒定。 宏觀職能鑒定法在電子文件鑒定中得到了一定程度的肯定和發(fā)揚(yáng)。雙套制的存在使得我們?cè)阼b定電子文件的同時(shí)，也必須鑒定與之相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件。 （二）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)鑒定的依據(jù)是硬件、軟件、載體及其相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。因此，對(duì)于歸檔電子文件和歸檔介質(zhì)，應(yīng)使用查毒、殺毒軟件進(jìn)行檢測(cè)和處理。 通過上述分析可以看出，對(duì)電子文件的兩種鑒定方法應(yīng)客觀看待。 特里 ?三次和四次鑒定是在電子文件作為檔案管理過程中進(jìn)行的，主要由檔案部門負(fù)責(zé)，會(huì)同有關(guān)部門人員一起進(jìn)行。鑒定內(nèi)容包括內(nèi)容價(jià)值鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面。其次，電子文件的鑒定工作不像傳統(tǒng)文件那樣只是在文件運(yùn)行的一個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，而是在電子文件管理的許多環(huán)節(jié)都存在，這就使得電子文件鑒定與多項(xiàng)工作相聯(lián)系，內(nèi)容上有很多交叉的地方。從這一點(diǎn)而言，鑒定在重要性上又是居第一位的。 （ 3）電子文件管理的軟、硬件沒有配套。 ?廣義的電子文件管理系統(tǒng) 是包括所有與電子文件管理有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性，保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。我國(guó) 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 中指出：“對(duì)歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。 ?從以等級(jí)結(jié)構(gòu)中原始文件產(chǎn)生部門為中心的實(shí)際來源轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰儎?dòng)、臨時(shí)、甚至“虛擬”的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)為重點(diǎn)的概念來源。 有效性 有效性 是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 第二節(jié) 電子文件管理的指導(dǎo)思想和原則 （二）前端控制原則 所謂“ 前端控制 ”是指針對(duì)電子文件的管理，從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）一直到歸檔整個(gè)過程給予全盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。 ? 背景信息是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 澳大利亞 《 記錄未來 —— 電子文件管理的方針和政策 》 （ 1995年）：其記載信息的形式適合于用數(shù)字計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、加工和交流的文件。電子檔案是指那些在計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成與運(yùn)行的并作為檔案保存的電子文件；虛擬檔案不僅包括電子檔案，同時(shí)也包括了那些傳統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)化產(chǎn)物。 ?20世紀(jì) 80年代末之后，“電子文件”一詞開始使用，出于職業(yè)習(xí)慣，人們也開始使用“電子檔案”這一名稱。在這一階段，軌跡被捕捉并整合成為檔案。厄普沃德的“循環(huán)周期論” 澳大利亞檔案學(xué)者佛蘭克 第三節(jié) 電子文件的原始性與法律證據(jù)效力 第四節(jié) 電子文件的形成規(guī)律和生命周期 一、電子文件的形成規(guī)律 電子文件的形成規(guī)律 是指電子文件從制作到生成的過程中所表現(xiàn)出來的種種內(nèi)在規(guī)律性。 第三節(jié) 電子文件的原始性與法律證據(jù)效力 ?電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。 如關(guān)于電子文件的 “ 虛擬性 ” 和信息與載體的可分離性，是引起人們廣泛爭(zhēng)議的兩個(gè)問題。不解決橋或船的問題，過河就是一句空話。 電子文件管理學(xué)與相關(guān)學(xué)科之間的關(guān)系。 一、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作的影響 ，改變著人們管理檔案的方式和手段 ——電子文件 （ 4個(gè)方面） （一）建立電子文件管理學(xué)的必要性 建立電子文件管理學(xué)是信息技術(shù)發(fā)展的必然要求 建立電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)的時(shí)代要求 建立電子文件管理學(xué)，保護(hù)電子記憶，是檔案工作的歷史使命 建立電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)理論和學(xué)科建設(shè)的內(nèi)在需要 二、創(chuàng)建電子文件管理學(xué)的必要性和可行性 、檔案管理研究理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可供借鑒 論為基礎(chǔ) 、經(jīng)驗(yàn)和方法 （二）建立電子文件管理學(xué)的可行性 三、電子文件管理學(xué)的研究對(duì)象和任務(wù) （一）電子文件管理學(xué)的名稱和概念 “ 電子檔案工程學(xué) ” “ 電子檔案學(xué) ” “ 電子文件管理學(xué) ” ——它既可以避免因偏重技術(shù)而造成不必要的混亂現(xiàn)象；也可以使電子文件管理學(xué)內(nèi)涵與外延名實(shí)相符 ， 準(zhǔn)確概括地反映電子文件管理的實(shí)踐活動(dòng)和理論需要 。不解決方法問題，任務(wù)也只能瞎說一頓。 第二節(jié) 電子文件的基本特點(diǎn)和作用 二、電子文件的作用 （一）使用電子文件可以改變辦公方式和提高辦公效率 （二）電子文件的產(chǎn)生，意味著信息處理走向自動(dòng)化，并有利于文檔一體化的實(shí)現(xiàn) （三）電子文件能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化傳輸，充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢(shì) （四）電子文件能集成多元化信息 （五）電子文件有利于組建國(guó)家綜合信息系統(tǒng) 第二節(jié) 電子文件的基本特點(diǎn)和作用 第三節(jié) 電子文件的原始性與法律證據(jù)效力 一、電子文件的原始性 （一）傳統(tǒng)文件的原始性 （二）電子文件原始性認(rèn)定的困難 ?電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。 ?目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。 電子文件的形成與業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展同步進(jìn)行 電子文件的形成依賴于系統(tǒng) 電子文件信息形成與存儲(chǔ)分散化 數(shù)據(jù)類型與文件格式多樣化 電子文件信息的生成動(dòng)態(tài)性 二、電子文件的生命周期 文件生命周期理論 的基本內(nèi)容可以概括為三個(gè)方面：文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程；這一過程依據(jù)文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段；文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理形式之間存在一定對(duì)應(yīng)關(guān)系。厄普沃德 (Frank Upward)等從另一角度對(duì)電子文件生命周期理論進(jìn)行了描述： “ 往復(fù)運(yùn)動(dòng)于生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程。 第三圍：用來建立、回憶和傳播機(jī)構(gòu)記憶的系統(tǒng)（將文件組織起來作為記憶）。 ?1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，戴維 因而，虛擬檔案有比電子檔案更為廣泛的信息來源，它可以囊括各種類型的檔案信息。 《 澳大利亞文件管理標(biāo)準(zhǔn) 》 （ 1997年）：由電子計(jì)算機(jī)交流和維護(hù)的文件。 ? 結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式、以及載體、附件等方面的信息。 前端控制的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面： 一是整體規(guī)劃。 第二節(jié) 電子文件管理的指導(dǎo)思想和原則 三、 “ 后保管模式 ” 思想 后保管模式是加拿大檔案學(xué)者 T 第二節(jié) 電子文件管理的指導(dǎo)思想和原則 第三節(jié) 電子文件管理模式 一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式 （一）對(duì)電子文件實(shí)行統(tǒng)一管理 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 規(guī)定：“文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。它構(gòu)成一個(gè)更為宏觀的管理系統(tǒng)，最大限度地完善電子文件的管理。 （ 4）管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)電子文件管理的需要。因此，把鑒定作為電子文件管理的控制核心，是對(duì)鑒定地位的重新認(rèn)識(shí)。 連續(xù)性 從文件的形成、辦理、歸檔到存儲(chǔ)、開放、利用、銷毀整個(gè)過程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有鑒定的身影。 ?電子文件的三次鑒定 一般由機(jī)關(guān)（企事業(yè)）檔案室在電子文件保管期滿時(shí)進(jìn)行，也是一種全面鑒定，可結(jié)合電子文件的復(fù)制進(jìn)行。其主要任務(wù)是對(duì)已到保管期限的電子文件重新審查鑒定，把失去保存價(jià)值的電子文件剔除銷毀。特克將這種鑒定法稱之為“后保管鑒定法”。我們?cè)谔岢毮荑b定法的同時(shí)，也要認(rèn)識(shí)到直接鑒定法的作用。 （五）載體狀況鑒定 電子文件的載體是信息最直接的“生存環(huán)境”，主要有磁帶、磁盤、光盤等，載體質(zhì)量發(fā)生問題會(huì)直接損傷存儲(chǔ)在上面的信息。國(guó)家檔案局已于 1996年制定和頒布了 《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 （ DA/T15—95），是目前技術(shù)鑒定的主要標(biāo)準(zhǔn)。 雙套制條件下對(duì)文件的鑒定，應(yīng)充分發(fā)揮兩者的優(yōu)長(zhǎng)，采取審慎的態(tài)度，不能錯(cuò)誤地認(rèn)為有電子文件，就可以輕率地銷毀紙質(zhì)文件，反之亦然。 宏觀職能鑒定法拋棄了根據(jù)當(dāng)前和未來社會(huì)需要來確定和預(yù)測(cè)文件價(jià)值的觀點(diǎn)，這種鑒定方法得到了國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的認(rèn)同，被稱為實(shí)用的評(píng)估法，在電子文件鑒定中已得到了廣泛的認(rèn)可和采用。電子文件的第三次鑒定從理論上講應(yīng)該是檔案室在電子文件保管期滿時(shí)進(jìn)行。同時(shí)，電子文件收集積累范圍還應(yīng)根據(jù)各部門文件形成情況以及電子文件的特點(diǎn)確定。 對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。 對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)之前，通過對(duì)記有檔案標(biāo)識(shí)的內(nèi)容進(jìn)行鑒定歸檔。 （四）結(jié)構(gòu)是文件的格式，必須予以采集，以便該文件今后可以遷移到所需要的最新硬件與軟件中。也就是說，文件間的歷史有機(jī)聯(lián)系，如果不是由人們（可以通過計(jì)算機(jī)）在文件形成過程中加以記錄和描述（著錄），或在信息整序過程中加以處理（按歷史聯(lián)系分類并以具體的事件為單位組織成虛擬的案卷），那么這種歷史有機(jī)聯(lián)系就不可能保持住或檢索出來，再好的計(jì)算機(jī)軟件也不可能做到這一點(diǎn)。這種立卷結(jié)果是單份的電子文件，而不是傳統(tǒng)立卷的結(jié)果 ——作為組合體的案卷。 光盤序號(hào) 分隔符 電子文件類別代碼 分隔符 項(xiàng)目代號(hào) 分隔符 檔案類目號(hào) （ 1）檔案類目號(hào)按檔案分類執(zhí)行，根據(jù)需要可用到二級(jí)類目號(hào)。 A表示封存保管；B表示查閱利用。識(shí)別或運(yùn)行光盤內(nèi)電子文件的軟、硬件環(huán)境。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 電子文件歸檔的特點(diǎn)具體包括： 第一，電子文件的歸檔不單純?cè)谖募幚硗戤吅?，而是在文件的形成時(shí)期就要?dú)w檔。對(duì)此可參閱電子文件收集積累范圍。 ?電子郵件（ Email）。 所謂“支持性文件”是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。 2. 《 電子文件歸檔和管理規(guī)范 》 中提出了邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式： 邏輯歸檔 （ Logical Filing）指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置 而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 （ 2）壓縮歸檔。對(duì)于加密電子文件， 則應(yīng)解密后再完成上述工作。 9. 電子文件歸檔的格式要求。 5. 對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 二、收藏電子文件的檔案館類型 （一）傳統(tǒng)檔案館（室） （二）虛擬檔案館 （三）數(shù)字檔案館 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 三、電子文件進(jìn)館的方式和程序 （一）電子文件進(jìn)館的方式 1. 打印電子文件，在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)內(nèi)保管電子文件 2. 以脫機(jī)保存電子文件的載體方式保管電子文件 3. 以紙質(zhì)副本和電子副本雙重備份方式保管電子文件 4. 以電子雙套制方式保管電子文件 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 （二）電子文件進(jìn)館的程序 檔案館對(duì)電子文件的超前控制 （ 1）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn) （ 2）制定方案 （ 3）統(tǒng)一要求 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 進(jìn)館電子文件的鑒定和審查 ? 被移交的電子文件是否是原來設(shè)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)入檔案館保存的。 第一節(jié) 檔案館對(duì)電子文件的收藏 （三）電子文件的接收 檔案保管部門根據(jù)立檔單位填寫的 《 電 子文件目錄 》《 載體標(biāo)簽 》 等，按要求對(duì)電子文 件進(jìn)行逐一驗(yàn)收。 第二節(jié) 電子文件信息整序 一、組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù) （一）組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)的意義 1. 組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以集中、統(tǒng)一地管理電子文件內(nèi)容及相關(guān)信息，保持電子文件信息之間的有機(jī)聯(lián)系。 ? 技術(shù)、格式與載體是受不斷改變的技術(shù)制約的，因而不能制定一個(gè)規(guī)范去進(jìn)行控制。 《 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 》 一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份檔案保管部門自存。 10. 編制電子文件的歸檔說明。禁止用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 2. 網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的方法 （ 1）集中式歸檔。 第四節(jié) 電子文件的歸檔 3. 《 電子文件歸檔及管理方法研究 》 課題組提出卸載式歸檔和在線式歸檔兩種方式： 在線式歸檔 指按一定要求，將運(yùn)轉(zhuǎn)在主機(jī)或具有一定規(guī)模網(wǎng)絡(luò)中的電子文件，經(jīng)過歸檔處理，集中存放在主機(jī)或指定的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的規(guī)定區(qū)域，并向檔案部門移交的過程。 ?與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。電子郵件的挑選很麻煩，可事先制定具體的辦法加