【正文】 參謀助手作用。九、規(guī)范性與隨機(jī)性秘書辦文辦會(huì)辦事，都有著自身的規(guī)律性。把握住工作中的規(guī)律，不僅有利于保證工作的質(zhì)量，而且有利于提高工作效益。同時(shí)。秘書在日常工作中，要處理大量隨機(jī)發(fā)生的問題，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地完成隨機(jī)發(fā)生的工作任務(wù)，才能確保組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書職能活動(dòng)既有規(guī)范性，又有隨機(jī)性。秘書有規(guī)范的職能活動(dòng)，維系著機(jī)關(guān)辦公事務(wù)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供有序的服務(wù)。秘書職能活動(dòng)的隨機(jī)性，能夠應(yīng)付突發(fā)事故或隨機(jī)事件，使組織運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)工作不受干擾，以確保組織的動(dòng)態(tài)穩(wěn)定。秘書只有將工作中的規(guī)范性和隨機(jī)性統(tǒng)一起來，才能保證其工作主動(dòng)有序的進(jìn)行，靈活機(jī)動(dòng)地完成任務(wù)。十、間接性與直接性 秘書無論出謀獻(xiàn)策還是辦文理事，都必須通過領(lǐng)導(dǎo)和各執(zhí)行部門才能發(fā)揮作用，其發(fā)揮效益，有一定的間接性；同時(shí)，秘書的各項(xiàng)工作對組織管理，都能產(chǎn)生直接的影響，直接影響組織管理效益。秘書在工作實(shí)踐中，既要注意其工作的間接效益性，從決策和執(zhí)行中，分析自己工作的間接效果，進(jìn)而不斷地改進(jìn)工作，提高效益，又要認(rèn)真分析各項(xiàng)具體工作對組織管理各方面的具體的、直接的影響，加強(qiáng)工作的責(zé)任感，改進(jìn)工作的方法和技巧。 秘書職能活動(dòng)的效益，間接地體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和各子系統(tǒng)的效益中。秘書的職能影響，滲透到組織各個(gè)方面，直接聯(lián)系著組織的上下左右，聯(lián)系著組織的內(nèi)外。因此，秘書在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中，能夠充分地發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，使組織各子系統(tǒng)之間，領(lǐng)導(dǎo)與組織成員之間，組織與環(huán)境之間，通過秘書的信息溝通和各種職能活動(dòng)，配合更加和諧，組織運(yùn)轉(zhuǎn)更能具有整體效益。 秘書職能活動(dòng)中的對立統(tǒng)一現(xiàn)象與對立統(tǒng)一的應(yīng)用，遠(yuǎn)不止表現(xiàn)在上面列舉的這些方面，但僅就以上列舉的這些方面，對秘書活動(dòng)的影響也是相當(dāng)大的。善于運(yùn)用對立統(tǒng)一規(guī)律去認(rèn)識事物，處理問題，秘書職能活動(dòng)才能順應(yīng)形勢的發(fā)展符合組織管理的需要，取得滿意的成效，否則秘書認(rèn)識事物、處理問題，就會(huì)有失偏頗，出現(xiàn)疏漏和失誤。第四節(jié) 秘書工作中的有關(guān)原則 在實(shí)踐需要的基礎(chǔ)上，以科學(xué)的規(guī)律為依據(jù)，形成的行為標(biāo)準(zhǔn)和衡量相應(yīng)事物的準(zhǔn)則，就是原則。在秘書工作實(shí)踐中，遵循秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律以及對立統(tǒng)一規(guī)律，在處理各項(xiàng)事務(wù)中按相應(yīng)的原則辦事，有利于提高工作的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)工作的規(guī)范性，克服隨意性，有利于避免或減少疏漏和失誤。 一、一般性原則 秘書工作中的一般性原則，指的是在全部秘書職能活動(dòng)中，都應(yīng)遵守的原則。它是秘書工作一般規(guī)律的具體體現(xiàn)，是秘書工作對秘書工作行為的客觀要求，也是評價(jià)秘書職能活動(dòng)的重要準(zhǔn)則。 所謂正面效益原則，就是秘書工作價(jià)值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利，必須以有效補(bǔ)益和優(yōu)化社會(huì)效益、組織管理效益和領(lǐng)導(dǎo)工作效益為出發(fā)點(diǎn)，必須在工作效能作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標(biāo)。嚴(yán)格遵從正面效益原則，秘書才能把握和堅(jiān)持正確的工作目標(biāo)，避免個(gè)人目標(biāo)違背和偏離事業(yè)發(fā)展的正確目標(biāo)，并為著實(shí)現(xiàn)事業(yè)發(fā)展目標(biāo)和組織管理及領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，挖掘自己的潛能，創(chuàng)造性地開展工作，充分地發(fā)揮工作效能。遵從這一原則，秘書才能在每一項(xiàng)事務(wù)、每一道程序、每一個(gè)環(huán)節(jié)，全部具體工作過程中，都為實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)和各項(xiàng)具體目標(biāo)而努力，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、效率標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)和工作要求辦事；遵從這一原則，秘書才能端正思想動(dòng)機(jī)，無私奉獻(xiàn)，甘當(dāng)無名英雄，才能具有良好的心理素質(zhì)，具有頑強(qiáng)的意志力，在工作中不怕困難，不怕疲勞，不怕挫折，堅(jiān)定不移地努力完成工作任務(wù)；遵從這一準(zhǔn)則，秘書才能為實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)大的事業(yè)目標(biāo)和具體的任務(wù)目標(biāo)，自覺地加強(qiáng)理論和實(shí)踐能力的學(xué)習(xí)和磨煉，不斷地提高自己的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，永不滿足，通過強(qiáng)化自身的工作效能，促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。 2．以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則是指秘書的一切職能活動(dòng)，必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，按領(lǐng)導(dǎo)工作的需要提供全面、周密、及時(shí)、有效的服務(wù)。在工作目標(biāo)上，與領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)保持高度的一致性；在工作計(jì)劃上，以為完成領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃服務(wù)為依歸；在工作行為上，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開；在工作活動(dòng)中，注重樹立和維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，突出領(lǐng)導(dǎo)，隱蔽自己，甘居幕后；在工作謀劃上，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)出謀獻(xiàn)策，拾遺補(bǔ)缺；在時(shí)間、精力和智能上，注重對領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)益，做好鋪墊、代勞、拓展等綜合服務(wù)工作；在溝通聯(lián)絡(luò)上，充分發(fā)揮紐帶和橋梁作用，密切領(lǐng)導(dǎo)與群眾、領(lǐng)導(dǎo)與社會(huì)公眾、領(lǐng)導(dǎo)與上級組織、領(lǐng)導(dǎo)與往來單位的關(guān)系和聯(lián)系，使領(lǐng)導(dǎo)耳聰目明，代表公眾利益開展領(lǐng)導(dǎo)工作，樹立和維護(hù)良好的領(lǐng)導(dǎo)形象和組織形象。遵從這一原則，秘書才能從紛繁的工作任務(wù)中抓住有序安排工作的關(guān)鍵，分清主次，有效地提供綜合服務(wù)；遵從這一原則，秘書才能準(zhǔn)確地把握發(fā)揮職能作用的有效途徑；遵從這一原則，才能充分地體現(xiàn)秘書工作價(jià)值。 3．具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原則 具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原則，是指在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，各秘書崗位的分工、各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接、首尾相連，形成“閉環(huán)回路”和連續(xù)運(yùn)作的工作流程，維護(hù)工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，充分發(fā)揮整體功能。 遵從具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原則，秘書的辦文工作必須將草擬、審批、制發(fā)等發(fā)文處理環(huán)節(jié)，與收受、分辦、擬辦、催辦、注辦等收文處理環(huán)節(jié)形成相互銜接、首尾相連，分工配合的“閉環(huán)回路”；發(fā)文、收文處理，文件歸檔、文書檔案的整理、保管與開發(fā)利用形成“閉環(huán)回路”；秘書會(huì)前籌辦、會(huì)中服務(wù)，會(huì)后事務(wù)處理及會(huì)務(wù)工作總結(jié)，為開展新的會(huì)務(wù)工作積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并作好準(zhǔn)備等環(huán)節(jié)，要形成“閉環(huán)回路”；秘書輔助決策工作中，決策前、決策中、決策執(zhí)行反饋、決策效果評估、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為新的決策做準(zhǔn)備等一系列輔助工作環(huán)節(jié)，也應(yīng)形成“閉環(huán)回路”。 遵從這一原則，秘書工作的輔助決策、會(huì)務(wù)組織、文書檔案工作、受權(quán)辦事、信訪工作、信息處理、督促檢查工作、接待工作等，都可按具體工作目標(biāo)的分解、流程設(shè)計(jì)、環(huán)節(jié)銜接，構(gòu)成首尾相連，有序地連續(xù)運(yùn)作的閉環(huán)流程。這樣，就可避免迷失方向或出現(xiàn)差錯(cuò)，并有助于提高工作效益。 一是秘書工作職能的分解必須與目標(biāo)結(jié)構(gòu)體系相銜接并協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)職能活動(dòng)過程與目標(biāo)的一致性；二是以秘書工作職能和目標(biāo)為基本依據(jù)，建立秘書工作組織機(jī)構(gòu)體系和人員職責(zé)分工系統(tǒng)，使秘書工作職能由具體工作人員承擔(dān)，秘書工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以組織措施為可靠保證；三是在秘書工作職能分解與組建工作系統(tǒng)中，要職能分解與人員分工相結(jié)合，工作流程要嚴(yán)密、無遺漏、不脫節(jié)，工作規(guī)范明確、具體，人員工作任務(wù)滿負(fù)荷。這樣才能構(gòu)建高效的閉環(huán)運(yùn)作的工作流程。 二、專門性原則 專門性原則是針對不同具體工作的原則。它在秘書工作的不同工作領(lǐng)域中發(fā)揮作用。 1．受權(quán)理事雙重角色原則 受權(quán)理事雙重角色原則，指的是秘書在受權(quán)辦理特定工作事務(wù)中，兼有“領(lǐng)導(dǎo)代表”和“秘書”雙重角色。在工作上要代表領(lǐng)導(dǎo)在委授權(quán)力范圍行使職權(quán)，處理問題；在工作態(tài)度和待人接物上要以秘書身份，不能以領(lǐng)導(dǎo)者自居。 領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)給秘書，指定其處理特定事務(wù)時(shí)，秘書擁有領(lǐng)導(dǎo)者委授的處理特定事務(wù)的處置權(quán)，但其職務(wù)和身份，仍是秘書。人們在特定問題的處理過程中，把受權(quán)理事的秘書作為領(lǐng)導(dǎo)人看待；而在相互交往中又以對待秘書的慣例待之。這就在主觀和客觀上，具有了兩重性。遵從受權(quán)理事雙重角色原則，秘書一是要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍，只能在授權(quán)范圍內(nèi)代行領(lǐng)導(dǎo)的處置權(quán)，若特定問題超出了領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍，就必須以秘書身份向領(lǐng)導(dǎo)請示，照領(lǐng)導(dǎo)的指示辦理；二是忠實(shí)地代表領(lǐng)導(dǎo)，處事中維護(hù)事業(yè)公利和組織整體利益，站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度觀察問題、分析問題、思考處置問題的辦法，貫徹領(lǐng)導(dǎo)工作的一貫思路，敢作敢為敢于負(fù)責(zé)，圓滿地完成工作任務(wù)；三是要擺正自己的位置，說話行事、待人接物仍合乎秘書身份。要謙虛謹(jǐn)慎，尊重群眾，尊重職能部門負(fù)責(zé)人，尊重當(dāng)事人和相關(guān)單位，不能自稱“領(lǐng)導(dǎo)”，不能以“代表領(lǐng)導(dǎo)”以勢壓人，訓(xùn)斥人，更不能搞瞎指揮，隨意發(fā)號施令；四是要將“代表領(lǐng)導(dǎo)行使處置權(quán)”與“秘書辦事”兩者緊密結(jié)合起來，統(tǒng)一起來。既要代表領(lǐng)導(dǎo)把事務(wù)處理好，又要以秘書辦事的態(tài)度，忠實(shí)體現(xiàn)組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖，尊重各方，協(xié)調(diào)關(guān)系，自覺地用雙重身份的尺度，來要求自己，衡量自己的工作行為。 2．綜合協(xié)調(diào)強(qiáng)化整體功能原則 綜合協(xié)調(diào)強(qiáng)化整體功能原則，指的是秘書在處理協(xié)調(diào)工作中，要按照整體大于部分之和的原理，充分發(fā)揮綜合部門的作用，正確使用各種協(xié)調(diào)手段，從目標(biāo)、利益、功能、節(jié)奏等多方面促進(jìn)各子系統(tǒng)、各要素、各相關(guān)方面協(xié)調(diào)配合，緩化矛盾，強(qiáng)化整體合力，維護(hù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。 遵從這一原則，秘書一是要準(zhǔn)確把握失調(diào)狀況、分析失調(diào)原因，抓住主要矛盾和主要矛盾的主要方面，做到胸中有數(shù)；二是要從整體目標(biāo)和整體利益出發(fā)，具體分析失調(diào)有關(guān)各方的共同之處、相近之處、相容之處，以及差異之處、沖突之處，共同商定協(xié)調(diào)辦法；三是在處理過程中，要在維護(hù)整體目標(biāo)和整體利益的基礎(chǔ)上、強(qiáng)化共同之處，化解和緩解差異之處；四是要加強(qiáng)溝通，促進(jìn)相互理解、相互配合，使失調(diào)問題協(xié)調(diào)解決。 遵從這一原則，秘書協(xié)調(diào)的基點(diǎn)，應(yīng)是強(qiáng)化整體功能，維護(hù)和增強(qiáng)整體合力，要通過協(xié)調(diào)使有關(guān)各方服從大局，加強(qiáng)共識，緩化矛盾，維護(hù)組織的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。 3．有效信息溝通原則 有效信息溝通原則，指的是要以提高信息利用的效果為出發(fā)點(diǎn)，在收集信息時(shí)盡可能全面、真實(shí)準(zhǔn)確，在加工處理信息時(shí)注重識別、篩選、分析、綜合，在傳輸信息時(shí)盡可能注重針對性、有效性、適用性，盡可能提高信息的利用價(jià)值。在防止信息不全、溝通不暢、傳遞和反映不及時(shí)，信息供給不適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的需要的同時(shí)，防止信息泛濫、信息失真、信息干擾等。 遵從這一原則，秘書一是要構(gòu)建健全的信息網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)的信息處理程序；二是要對重點(diǎn)問題和關(guān)鍵問題的信息要加強(qiáng)調(diào)查研究，直接地、充分地占有實(shí)踐中產(chǎn)生的真實(shí)信息；三是要努力提高信息加工的科學(xué)性；四是要把握領(lǐng)導(dǎo)工作對信息的需要，有針對性地及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供有效信息；五是要在辦文辦會(huì)中提高效率，防止信息泛濫和虛假信息造成的信息污染；六是要以務(wù)實(shí)求真的科學(xué)態(tài)度對待信息工作，消除和防止信息工作中的報(bào)喜不報(bào)憂等不良現(xiàn)象。練習(xí)思考題 ? ? ? ? ? ． 、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通中應(yīng)遵循哪些原則?37 / 3