【正文】 O)時間原則19世紀(jì)意大利經(jīng)濟學(xué)家帕雷托（PARETO）發(fā)現(xiàn)：80%的財富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應(yīng)用。一般表述為：在一個特定的組群或團體內(nèi)，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果，最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。表71 Pareto時間原則(80：20原則)你使用或準(zhǔn)備的時間占80%，即次要的多數(shù)問題占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的時間占20%，即重要的少數(shù)問題，造成的成果卻占80%。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個電話，可能只有5個顧客給你相約見面，就是說你花了80%的時間在約見客戶，但是只有20%的客戶跟你見面。作為一個職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個小時的時間做準(zhǔn)備，但是會議進行可能不到30分鐘，也就是說用80%的時間做準(zhǔn)備，造成的結(jié)果是20%，但是這20%的準(zhǔn)備造成了80%的結(jié)果。也可用下圖來表示：圖71 80∶20原則成果產(chǎn)出的過程中，使用時間的前20%（投入）造就了80%的成果（產(chǎn)出）；相對的，使用其余80%的時間，只有20%的效果。【自檢】一天里，你怎樣去運用時間管理的80/20原則？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序ABC分析法ABC分析法——這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗，也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中，由不同任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務(wù)，依照它們對達成職業(yè)與個人目標(biāo)的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A，比較重要的為B，不重要的為C。ABC分析法基礎(chǔ)圖72 ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級任務(wù)，次等重要的B級任務(wù)不多，其他都是不重要的，是C級任務(wù)。從功能有效的達成角度去看，C級任務(wù)的成果比較低，次要任務(wù)成果平平，而重要任務(wù)的成果比較大，這就是ABC法則。仔細(xì)回想一下，一天里實際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20%，大部分的時間，即80%的時間做的都不是特別重要的事情。任務(wù)價值觀圖73 任務(wù)價值觀消耗了20%的時間可創(chuàng)造80%的效益，可有時往往消耗了80%的時間，只創(chuàng)造了20%的效益，這叫做80/20的任務(wù)價值圖，也就是說當(dāng)你從事最重要的任務(wù)，用最少的作為就能夠達到最大的成果。最重要的任務(wù)A占15%，因為作為領(lǐng)導(dǎo)人的任務(wù)總和差不多是15%，而這些任務(wù)的本身價值就占達成目標(biāo)貢獻的65%。一個單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的A級任務(wù)。中等任務(wù)B任務(wù)，占一個領(lǐng)導(dǎo)人的綜合的比例是20%，相當(dāng)于它也只有20%的價值。較不重要的C任務(wù)，反而占到65%的時間，但是他的價值很小，只有15%。C任務(wù)，雖然數(shù)量多但是它的貢獻很小。所以對于A任務(wù)，是必須做的，應(yīng)該投入更多的時間。B任務(wù)是應(yīng)該做的，而C類任務(wù)是不值得做的。【自檢】A、B、C事件的順序是通過比較來確認(rèn)的，對于待辦的許多事項，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時間，是一項有效時間管理的方法。針對你要做的事情，利用ABC分析法來管理時間。 【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的80/20法則。決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。要運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________浪費時間的外在因素及解決方法（一）【本講要點】電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法社交閑談的原因及解決方法導(dǎo) 言使用相同的時間，不同的人有不同的結(jié)果。在時間管理中有多項因素干擾時間的有效利用，其中包括外部因素和內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費時間的原因，然后針對其原因，提出具體的解決辦法。浪費時間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談、權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進度失控、資料不全、會議耽擱、文件復(fù)雜、工作擱置、安排旅行等。針對各項因素浪費時間的原因，然后提出相應(yīng)的解決方法。浪費時間的內(nèi)在因素包括危機應(yīng)付、計劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習(xí)慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習(xí)慣。因此，浪費時間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學(xué)習(xí)做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實負(fù)責(zé)的心態(tài)來面對自己，你的工作在未來才會更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對生命的熱愛，對工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)，一個是離你的目標(biāo)很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。電話干擾的原因及解決方法浪費時間的原因電話干擾會浪費很多時間。許多經(jīng)理人認(rèn)為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時間。與電話有關(guān)的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會吸引你有很多原因，例如你假設(shè)每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負(fù)責(zé)任的結(jié)論。你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時所做的事來得重要。1．害怕冒犯別人你之所以在不該接電話的時候接電話，而且講電話的時間比應(yīng)講的時間要久，是因為害怕，如果不接的話會讓來電者覺得不愉快。2．希望保持消息靈通不想漏掉任何情形，例如助理接電話時，許多管理者會下意識地停下工作旁聽。3．自我膨脹別人打電話來向你索取資料或者信息，你會有一種好像身價不凡的感覺，這就叫自我膨脹。4．享受社交的樂趣有些人無法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動的工具，還有當(dāng)成現(xiàn)成的借口。如果你不愿意承擔(dān)某項艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時間的借口。解決的方法電話干擾的確會給你的工作產(chǎn)生干撓，帶來很多時間的浪費，會影響你的時間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。1．阻絕干擾很多人就是因為不了解過濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時間里往往都浪費在接電話上。學(xué)會過濾電話，阻絕干擾有幾個步驟。（1）處理如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關(guān)的信息。（2）轉(zhuǎn)接如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團隊里其他能夠協(xié)助的人。（3）暫緩如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個事情。（4）速辦如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時間壓縮更短。圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說：◆(處理)你稍微等一下，我翻一下我們的檔案。◆(轉(zhuǎn)接)我們的企劃主任今天下午正在著手這個計劃，要不要我把您的電話轉(zhuǎn)給他?◆(暫緩)我想他11點左右就可以回你的電話，這樣可以嗎?◆(速辦)我看我可不可以去打斷他一下。如果你沒有助理怎么辦？那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關(guān)你可以暫時切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關(guān)鍵性的時間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。2．集合所有電話在某時間段把電話一起回掉，同時去做別的事情。就是說在這個時間你同時在回電話，就不會受到電話的干擾。良好的電話交談技巧，有幾個簡單的方法：◆暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡短扼要。◆提到您有時間限制時，就說待會兒得開一個會，開會之前有一分鐘的時間，問對方還需要任何幫助嗎?◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達他辦公室，明天見。不速之客的原因及解決方法突然有人來拜訪你，只借用你一分鐘時間可以嗎？或者說你是一個經(jīng)理人，你把門大開著，就是歡迎來打擾。不速之客會造成你時間管理不當(dāng)。對于突然造訪的不速之客，及由于敞開門戶而來的不速之客，有不同的解決方法。一個高效率的現(xiàn)代人，要學(xué)習(xí)如何去應(yīng)對不速之客。突然造訪的不速之客突然有人來造訪你，“只借用你一分鐘時間可以嗎？”只占用你一分鐘時間，這絕不表示你會只花一分鐘的時間解決問題。應(yīng)對這種情況可以有以下幾個解決方法。（1）延后處理遇到不速之客干擾時，如果需要可以另外安排談話的時間，即延后處理。你可以說：“對不起，我們改天或者什么時候再來討論這件事情?！蹦憧梢援?dāng)場把約定的談話時間記在記事本上，表示你會守信用。（2）把訪客轉(zhuǎn)交給別人經(jīng)常是訪客來找到你，明明不是你的事情，那你可以轉(zhuǎn)交給別人來處理。如果可能，鼓勵部屬自己去尋找答案，或?qū)で笳移渌耐聨椭＃?）另外安排時間可以另外安排時間，重新安排與不速之客見面的時間。要定一個時間上限，這樣你可先安排好多次談話的時間，訪客在你結(jié)束見面之前也才不會感到意外，如果你對談話的時間沒有把握的話，絕對不要因為遲疑而不敢發(fā)問。對于有很多人說我可以打擾你一分鐘嗎？在你回答有或沒有之前，永遠(yuǎn)要問：什么事？對于不速之客的問題，回答時應(yīng)注意：（1）簡明扼要如果你可以回答而不至于打斷正從事的工作，千萬要扼要地回答，然后雙方都可以繼續(xù)做自己的事情。有人到你的辦公室來，你甚至可以站起來跟他講話。如果你坐著，就是給那些不速之客機會。（2）長話短說一個你以為可以很快問完的問題，有時常常會變成一個比較復(fù)雜的問題，例如與訪客談了幾分鐘以后，你發(fā)現(xiàn)這個事要多花點時間，你就可以說：◆我原以為這是個簡單的問題，但現(xiàn)在看起來問題有點復(fù)雜了，對不起，我早該問你花多少時間?！粑?2點以前要完成老板交給我的任務(wù)，把你的事情延期到明天好嗎？◆坦率直言，你可以開門見山地說，我真的不想讓你掃興，但是我現(xiàn)在真沒空，希望你能夠見諒，或者希望你能夠諒解。門戶開放的不速之客浪費時間的第二個原因就是敞開你的大門,門戶開放等于是聽命于別人，這種方式可以讓需要找你的人都能夠找到你。但是在很多情況之下，你卻變成了公然歡迎別人的打擾對象，你把門打開了，不速之客當(dāng)然會進來。(1)學(xué)會過濾◆讓部屬安排見面的時間。如果沒有助理的時候，一開始就設(shè)好時間?！舢?dāng)這個不速之客要找你談話時，你可以到別的辦公室去談，或者站起來說話?！舨凰僦腿绻悄愕纳纤净蚰愕睦习?，你要盡早謹(jǐn)慎地提到你正在替他進行的工作及完成期限，詢問自己是否可以晚一點去他的辦公室以便討論別的事情。(2)不要讓別人找到你不算是很好的方法但卻很有效的做法就是不要讓別人找到你。因為你的工作特別是你的職位越高，你的工作任務(wù)越重，你的時間就越寶貴。不讓別人找到你，即不干擾別人也就不被別人干擾。如果一個組織認(rèn)為需要強化有形的門戶開放政策的話，你和所有的同事就必須發(fā)揮相互尊重的精神，留意他人的作息時間，不要讓自己變成干擾者。用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法浪費時間的原因在競爭激烈的社會環(huán)境里，公司改組，縮小規(guī)模，裁減人員的管理方式已經(jīng)司空見慣，管理人員必須會利用較少的員工去完成較多的或至少與過去等量的工作，因為越是競爭，人手越不足,工作量就會越大。管理人員必須學(xué)會如何利用較少的人去完成更多的工作，或者說與過去等量的工作。員工能力不足或部屬欠缺完成工作的能力是浪費時間的重要原因。這意味著：◆公司雇人程序出了錯；◆該職位提供了不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，因為不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練造成員工不知道他的工作中，每一天做的最有價值的事情是什么。解決的方法教導(dǎo)員工善用時間，學(xué)習(xí)良好的時間管理，告訴他們排除干擾包括來自你的干擾，并示范如何為一天設(shè)立目標(biāo)，以及將這些目標(biāo)排出優(yōu)先次序的技巧?！景咐亢柟镜钠髽I(yè)文化中強調(diào)的逐日完成計劃的一種習(xí)慣，即OEC管理的日清、日結(jié)、日高。海爾教導(dǎo)他們的員工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更進步。提高效率就是在節(jié)約時間。他們運用每日計劃完成他們的工作，如果員工沒有做好，主管就會要求他站在海爾公司里一種叫做6S大腳印上面，檢討一下為什么今天的工作沒有完成，為什么進度沒有完成，要怎么樣做才能做得更好。改善現(xiàn)有員工運用的情況，如果還是不足，就必須擬定一套職位管理計劃，根據(jù)工作日志做一次詳盡的成本利用分析。現(xiàn)在很多員工比較缺乏成本意識，有的人是為工作而工作，不知道得他今天的工作價值，他僅是為了這個公司而上班。所以作為主管，你必須讓你的員工，你的團隊里的每一個人了解時間的成本觀念。你這個月做多少業(yè)績是用多少時間完成的，你每一次的時間成本是多少，透過這種時間成本的訓(xùn)練去影響他們