【正文】 一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。(四)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條 文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條 檔案分類(一) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。(二)檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級細(xì)類。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。(三)同一小類(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號，以便查考。(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。(五)檔號之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條 檔案名稱及編號(一)檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案分類編號表，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第四十三條 檔號編定(一)案件如系新案，應(yīng)就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。(四)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：；；；；；；；；。(二)10年保存：、決算書類；；；。(三)5年保存：；。(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第四十六條 檔卷清理(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將收(發(fā))文登記單第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。Ⅳ.調(diào)卷第四十七條 調(diào)卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具調(diào)卷單經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。(二)管檔人員接到調(diào)卷單經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于調(diào)卷單上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。調(diào)卷單則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。(三)于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填調(diào)卷單。(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳?。第四十八條 調(diào)卷管理(一)調(diào)卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負(fù)二責(zé)處理。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意?！?機(jī)密文件第四十九條 范圍(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。(二) 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國外現(xiàn)場實(shí)習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。(三) 業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。第五十條 保管部門(一)外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。(三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。第五十一條 外來機(jī)密文件處理(一)外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班(或完工)時主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨收(發(fā))文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的工作計(jì)劃表寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。第五十三條 經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長)核準(zhǔn)后為的。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。第五十四條 歸檔(一)外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入機(jī)密文件保管備查簿，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。(二)內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入機(jī)密文件送件單，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，機(jī)密文件送件單退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入機(jī)密文件保管備查簿。第五十五條 檔案整理(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更機(jī)密文件增列表呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具機(jī)密文件銷毀表呈報總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。(二)保管人員應(yīng)于每月底查對機(jī)密文件增列表及出國計(jì)劃書或工作計(jì)劃表，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。(三)機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。第五十六條 調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。(二)保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之調(diào)卷單，應(yīng)即開立文件傳遞記錄卡一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時間填記于文件傳遞記錄卡并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。第五十七條 副本機(jī)密文件需影、復(fù)印時，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于機(jī)密文件保管備查簿；副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。第五十八條 文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。(五)擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。(六)文件分辦傳遞時，未以文件傳遞記錄卡記載或未于分辦當(dāng)日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者?！?附則第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具文件處理統(tǒng)計(jì)表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計(jì)表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。(二)處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。第六十條 文書用紙(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以業(yè)務(wù)接洽便函為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。(三)電報以電報專用紙。(四)簽呈以簽呈專用紙。第六十一條 文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。第六十二條 實(shí)施與修改本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實(shí)施，修改時亦同。66 / 66