【正文】 管理職能共享服務(wù)－財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)經(jīng)理、總賬會(huì)計(jì)、會(huì)計(jì)檔案管理員，檔案室檔案管理員，稽核人員，分管總經(jīng)理管理文件會(huì)計(jì)檔案管理流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單調(diào)閱申請(qǐng)調(diào)閱人財(cái)務(wù)經(jīng)理會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿調(diào)閱登記會(huì)計(jì)檔案管理員財(cái)務(wù)經(jīng)理 流程描述 立卷歸檔主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能 裝訂編號(hào)1167。 各明細(xì)賬會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)登記過賬后，將相關(guān)會(huì)計(jì)憑證及原始憑證交由總賬會(huì)計(jì)復(fù)核；167。 總賬會(huì)計(jì)按照憑證編號(hào)順序排列，復(fù)核會(huì)計(jì)憑證編制是否正確，檢查所附原始憑證是否完整，如發(fā)現(xiàn)由缺損的，應(yīng)聯(lián)系各相關(guān)會(huì)計(jì)找出缺少的原始憑證；167。 由各級(jí)公司自行保管的原始憑證，總賬會(huì)計(jì)應(yīng)審核各級(jí)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理的復(fù)核確認(rèn)，并將相關(guān)復(fù)核文件附于會(huì)計(jì)憑證后；167。 經(jīng)復(fù)核無誤后，總賬會(huì)計(jì)按照會(huì)計(jì)憑證的類別及編號(hào)順序排列進(jìn)行組卷，保證不漏號(hào)、不跳號(hào)，所附原始憑證、匯總表等附件正確、齊全，根據(jù)會(huì)計(jì)政策中的會(huì)計(jì)檔案裝訂具體要求進(jìn)行裝訂成冊(cè)，敲頁碼章，并按月歸集；167。 會(huì)計(jì)賬簿的裝訂編號(hào)參照會(huì)計(jì)憑證裝訂編號(hào)。中共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心總賬會(huì)計(jì) 整理立卷2167。 總賬會(huì)計(jì)復(fù)核裝訂后，在檔案封面上用黑色或藍(lán)黑色墨水鋼筆填寫機(jī)構(gòu)名稱、幣種、年度、月份、起止編號(hào)、保管期限、憑證及附件頁數(shù)和冊(cè)號(hào)，并在包角封簽處及裝訂欄加蓋會(huì)計(jì)名章，同時(shí)復(fù)核人員在憑證封簽處和封面的會(huì)計(jì)主管欄加蓋復(fù)核人名章；167。 為了便于會(huì)計(jì)憑證的保管和查找，會(huì)計(jì)檔案保管員應(yīng)在會(huì)計(jì)憑證冊(cè)上填寫該冊(cè)屬于當(dāng)月的第幾本憑證，以及總憑證冊(cè)數(shù)；167。 經(jīng)過整理裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員分年度、分保管期限，按憑證、賬簿、報(bào)表的排列順序編案卷號(hào)，填寫在案卷封面案卷號(hào)欄內(nèi)；低共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員 編制 案卷目錄3167。 財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員對(duì)編好案卷號(hào)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編制案卷目錄，每年編一本，作為查找案卷的檢索工具，同時(shí)作為財(cái)務(wù)中心向檔案部門的移交目錄，一式兩份，一份存財(cái)務(wù)中心，一份交檔案部門備案。低共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員 檔案保管主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能 存放保管4 167。 為保護(hù)會(huì)計(jì)檔案不受磨損，對(duì)編好案卷號(hào)的會(huì)計(jì)檔案要裝入案卷盒保管，并按案卷盒脊背的內(nèi)容（年度、保管期限、案卷號(hào)）依次填寫無誤；167。 歸檔的紙制會(huì)計(jì)檔案應(yīng)鎖在文件柜中，由會(huì)計(jì)核算經(jīng)理和會(huì)計(jì)檔案管理員保管鑰匙，；167。 為方便財(cái)務(wù)中心查找利用，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)中心的會(huì)計(jì)檔案管理員負(fù)責(zé)保管一年，期滿后編造清冊(cè)移交檔案部門保管。中共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員編制 保管清冊(cè)5 167。 財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員及時(shí)清理會(huì)計(jì)年度終了一年以上的紙制會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)案卷目錄，編制保管清冊(cè)，與檔案室的檔案管理員辦理交接手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案交檔案室統(tǒng)一管理。中共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員 移交保管6167。 辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)有會(huì)計(jì)核算經(jīng)理和檔案部負(fù)責(zé)人監(jiān)督執(zhí)行，核對(duì)清點(diǎn)無誤后，雙方在清冊(cè)上簽字確認(rèn)。中檔案室檔案管理員 檔案調(diào)閱主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能調(diào)閱申請(qǐng)1 167。 公司內(nèi)部調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，必須到財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員或檔案室檔案管理員處辦理借閱手續(xù)；167。 司法機(jī)關(guān)查處案件需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須持有司法機(jī)關(guān)的公函或介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；167。 查閱人填寫會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單，說明調(diào)閱憑證編號(hào)、申請(qǐng)人、調(diào)閱原因等情況。低會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 – 相關(guān)部門查閱人審批2 167。 共享服務(wù)—財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)核算經(jīng)理審核調(diào)閱申請(qǐng)單，詳細(xì)了解調(diào)閱原因，確認(rèn)同意后在憑證調(diào)閱申請(qǐng)單上簽字批準(zhǔn)；167。 公司外部人員的調(diào)閱申請(qǐng)必須經(jīng)由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；167。 若財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)審核的會(huì)計(jì)核算經(jīng)理不在，會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單應(yīng)由公司管理層分管經(jīng)理或副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批。高共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)經(jīng)理陪同查閱3 167。 查閱人員在會(huì)計(jì)檔案管理員陪同下，調(diào)閱相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；167。 原則上不允許將會(huì)計(jì)檔案帶出共享服務(wù)－財(cái)務(wù)中心或檔案管理室，調(diào)閱人應(yīng)在共享服務(wù)－財(cái)務(wù)中心或檔案管理室內(nèi)查閱；167。 會(huì)計(jì)檔案一經(jīng)裝訂后，不得擅自拆封，抽取憑證。中共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員、檔案室檔案管理員抄錄復(fù)制審批4167。 查閱人若需要抄錄或復(fù)制有關(guān)的證據(jù)或資料，必須提請(qǐng)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)核算經(jīng)理審批，在調(diào)閱申請(qǐng)單備注欄上作記錄。中共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)經(jīng)理抄錄復(fù)制5167。 查閱人在會(huì)計(jì)檔案管理員的陪同下抄錄或復(fù)制所需要的證據(jù)和有關(guān)資料；167。 檔案室應(yīng)配備閱覽處，以及必要的復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備。中相關(guān)部門查閱人調(diào)閱登記6167。 查閱人進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理員必須登記會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿，列明憑證調(diào)閱申請(qǐng)單編號(hào)、調(diào)閱日期、調(diào)閱檔案編號(hào)、內(nèi)容摘要，并且由經(jīng)辦人和調(diào)閱人簽字；167。 公司外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案的介紹信由檔案管理員妥善保管，并將查閱日期和卷號(hào)、查閱目的等有關(guān)情況登記在案，由經(jīng)辦人簽字，以備查考。中會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿 – 共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理員、檔案室檔案管理員 檔案銷毀主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能檔案銷毀鑒定確認(rèn)1167。 會(huì)計(jì)檔案的保管年限應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案保管期限表執(zhí)行，保管期不得低于相應(yīng)期限規(guī)定；167。 會(huì)計(jì)檔案的保管期滿后，會(huì)計(jì)檔案管理員提出會(huì)計(jì)檔案的銷毀申請(qǐng)，由檔案部門負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)核算經(jīng)理鑒定確認(rèn)，提請(qǐng)稽核部門審查。高檔案室檔案管理員、共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)核算經(jīng)理審查2167。 稽核人員審核申請(qǐng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案資料，核對(duì)檔案案卷目錄，確認(rèn)核銷請(qǐng)求屬實(shí)，并經(jīng)過適當(dāng)?shù)蔫b定確認(rèn)，出具稽核意見。高稽核人員編制銷毀清冊(cè)3167。 經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)核算經(jīng)理鑒定確認(rèn)、稽核部門審查后，檔案管理員編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；167。 對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，有檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案案卷目錄中列明；167。 銷毀清冊(cè)列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。高檔案室檔案管理員審批4167。 公司管理層分管總經(jīng)理審核檔案銷毀清冊(cè)，復(fù)核相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理材料，確認(rèn)后在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。中分管總經(jīng)理監(jiān)銷5167。 檔案部門和財(cái)務(wù)中心同時(shí)委派人員負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案銷毀；167。 監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理；167。 會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序必須嚴(yán)格按照政府規(guī)定的程序，以及公司的內(nèi)部管理流程進(jìn)行。高檔案部門、共享服務(wù)財(cái)務(wù)中心委派人員第三部分 附件附件2 新增/改進(jìn)單據(jù)索引索引號(hào)單據(jù)名稱相關(guān)步驟會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單會(huì)計(jì)檔案調(diào)用申請(qǐng)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單編號(hào)_________申請(qǐng)人申請(qǐng)日期調(diào)閱日期調(diào)閱憑證號(hào)憑證附件數(shù)調(diào)閱原因：共享服務(wù)－財(cái)務(wù)中心審核意見調(diào)閱人簽字經(jīng)辦人簽字備注附件3 內(nèi)部管理報(bào)告索引號(hào)名稱編制人審核人報(bào)告頻率相關(guān)步驟會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿總帳會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)經(jīng)理日常會(huì)計(jì)檔案調(diào)用會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿申請(qǐng)單編號(hào)調(diào)閱日期檔案編號(hào)摘要事由附件數(shù)調(diào)閱人簽名經(jīng)辦人附件4 主要業(yè)績考核指標(biāo)樣本匯總部門KPI說明共享服務(wù)－財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)定期復(fù)核情況定期復(fù)核會(huì)計(jì)科目的有效性、及時(shí)性編制報(bào)表錯(cuò)誤率未及時(shí)編制管理報(bào)表或編制的管理報(bào)表出現(xiàn)錯(cuò)誤的次數(shù)/年復(fù)核失職率在復(fù)核所有應(yīng)復(fù)核的財(cái)務(wù)資料時(shí)未發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的次數(shù)/年制作憑證錯(cuò)誤次數(shù)根據(jù)原始憑證制作固定資產(chǎn)增加、折舊、報(bào)廢、盤點(diǎn)的錯(cuò)誤次數(shù)編制分錄及時(shí)性各明細(xì)帳會(huì)計(jì)超過規(guī)定的日期編制分錄的次數(shù)/年