【正文】 庫單”并移交財務部。保管人未認真驗收，導致庫存差異或質(zhì)量問題物品入庫，造成的損失由保管人額承擔，未及時填制“入庫單”并移交財務部，罰款10元/次。三、 辦公、后勤用品的發(fā)放1. 發(fā)放時間1) 分店辦公、后勤用品發(fā)放時間：詳見〈〈分店標準化執(zhí)行手冊〉〉。2) 總部辦公、后勤用品發(fā)放時間：每月25號和臨時發(fā)放。i. 25號發(fā)放物品：訂書針、回形針、A4打印紙、B5打印紙、掃把復寫紙、大本子、小本子、刀片、收據(jù)、文件夾、文件袋、抽桿夾、長尾夾、洗衣粉、肥皂、拖把、叉衣桿、紙杯、小毛巾、大毛巾、請假單、休假單、聯(lián)絡單、申領單、傳真紙。ii. 臨時發(fā)放物品：雙面膠、固定膠、小亮膠、大亮膠、簽字筆筆筒和筆芯、記號筆、電池、園珠筆筆筒和筆芯、直尺、計算器、訂書機、票夾板、剪刀、美工刀、小刀。2. 發(fā)放流程1) 分店辦公、后勤用品發(fā)放流程詳見〈〈分店標準化執(zhí)行手冊〉〉。返回目錄2) 總部25號辦公、后勤用品發(fā)放流程：每月24號各部門依據(jù)財務部通知的辦公、后勤用品耗用標準結合本部門當月實際需用量填寫“辦公用品申領登記表”經(jīng)部門主管審核簽字——財務部辦公、后勤用品核算員依據(jù)標準進行審批——行政人事部辦公、后勤用品保管人按財務部通知發(fā)放。3) 總部臨時辦公、后勤用品發(fā)放流程：個人無需打申請，直接將廢舊品、殘留品（以公司發(fā)放的物品為準）拿到行政人事部換領新品，由行政人事部統(tǒng)一登記并提交財務部。3. 注意事項1) 各部門應于每月24號上午12：00以前將經(jīng)部門主管審核簽字的“辦公用品申領登記表”移交財務部辦公后勤用品核算員審批。2) 各部門確因人員或工作內(nèi)容增加，需增加辦公、后勤用品耗用標準，各部門應提前填寫書面申請交財務部審批（申請中需詳細載明增加物品名稱、數(shù)量、增加原因），審批同意后方可領用。3) 特殊情況（如培訓、會議、裝訂資料等）補領流程：申領部門填寫“辦公用品申領登記表“并詳細注明用途，部門主管審核簽字——財務部經(jīng)理審批——行政人事部辦公、后勤用品保管人按財務部通知內(nèi)容發(fā)放。4. 附總部各部門辦公及后勤用品領用標準（詳見附件1）。1) 此標準從2010年9月1日執(zhí)行。2) 請假單、休假單部門使用完后領用，考核由行政人事部提供使用的次數(shù)，再決定是否發(fā)放。3) 大小毛巾、小刀、叉衣桿每二月按前標準發(fā)放一次。4) 特殊情況（培訓、會議、裝訂資料等）補領不在標準內(nèi)。5) 如發(fā)現(xiàn)將所領辦公用品做私用或占用，按財務制度懲罰。5. 相關處罰規(guī)定1) 部門未按規(guī)定時間申領辦公及后勤用品，部門經(jīng)理或主管罰款20元/次。2) 保管人未按時發(fā)放辦公及后勤用品，罰款20元/次，造成損失的承擔賠償責任。3) 辦公、后勤用品核算員未認真、嚴格審核“辦公用品申領登記表“，造成保管人多發(fā)，罰款10元/處，造成損失的承擔賠償責任。4) 保管人未嚴格按照財務部通知內(nèi)容發(fā)放辦公、后勤用品，造成多發(fā)或少發(fā)，罰款10元/處，造成損失的承擔賠償責任。四、 辦公、后勤用品報損1. 報損流程：庫管填制“后勤辦公用品報損申請“并詳細注明報損原因，部門經(jīng)理審核簽字——財務部辦公、后勤用品核算員現(xiàn)場予以核實并簽字確認——財務總監(jiān)審批——報損后交資產(chǎn)采購員處置并取得其殘余價值。2. 注意事項1) 財務部辦公、后勤用品核算員嚴格按照報損原因進行確認，人為損壞、保管不善造成的損壞無論金額大小一律不予報廢，追究庫管的賠償責任。2) 保管人提出虛假報廢理由報損辦公及后勤用品，罰款50元/次，造成損失的承擔賠償責任，情節(jié)嚴重者上報副總經(jīng)理處理。3) 部門經(jīng)理失職，簽字審核了虛假報廢理由的“后勤辦公用品報損申請“，罰款100元/次，造成損失的承擔賠償責任，情節(jié)嚴重者上報副總經(jīng)理處理。4) 辦公、后勤用品核算員未認真履行其職責， 簽字確認了虛假報廢理由的“后勤辦公用品報損申請“，罰款50元/次，造成損失的承擔賠償責任，情節(jié)嚴重者上報副總經(jīng)理處理。5) 賠償責任承擔原則：根據(jù)確定的責任人，由相應責任人平均承擔。返回目錄6) 辦公、后勤用品報廢后資產(chǎn)采購員應及時、盡量取得其殘余價值，并將報廢物品的處置情況報財務部辦公、后勤用品核算員，由財務部辦公、后勤用品核算員監(jiān)督報廢物品的處置。五、 辦公、后勤用品盤點1. 盤點規(guī)定1) 盤點采用實地盤點制，分為定期和不定期盤點。2) 定期盤點：每月月末最后一天。3) 不定期盤點。a. 財務部根據(jù)管理需要不定期進行抽盤。b. 庫管發(fā)生變動時，移交盤點。4) 定期盤點、移交盤點都必須進行全面、實地盤點。5) 移交盤點：保管人員發(fā)生變動時，行政人事部經(jīng)理應及時通知財務部辦理其管轄辦公及后勤用品的移交，否則由此造成的損失由行政人事部經(jīng)理承擔。6) 盤點前財務部應提供截止盤點日的辦公后勤用品帳面結余數(shù)量，并與保管人臺帳進行核對，帳帳相符后才進行盤點。7) 保管人應在盤點之前作好庫房物品的整理，將同品名、同規(guī)格的物品歸總堆放，否則罰款20元/次并限期整理。8) 盤點時由保管人清點，辦公、后勤用品核算員進行復核記載。盤點差異處理1) 盤點后，財務部于盤點結束后1個工作日內(nèi)提供帳實差異明細表交辦公、后勤用品保管人核實。2) 辦公、后勤用品保管人收到財務部提供的帳實差異明細表后，自次日起2個工作日內(nèi)查明原因回復財務部，逾期未回復則視為已確認，保管人確認后，辦公、后勤用品核算員應于2日內(nèi)視差異原因作相應處理，未查明原因的盤虧視為丟失，由保管人承擔相應賠償責任。辦公、。賠償規(guī)定1) 不同品名的辦公、后勤用品正負差異不可相互品跌，盤盈財務部根據(jù)差異原因進行調(diào)帳，盤虧由相關責任人賠償。2) 賠償規(guī)定：盤虧部分按成本價計算差異總金額，差異總金額在20元（含20元）以下免賠，超過部分全額由保管人承擔。3) 注意事項：保管人應登記辦公、后勤用品日記帳，按品名登記各類辦公后勤用品的期初結存數(shù)量、本日入庫數(shù)量、本日出庫數(shù)量、當日結存數(shù)量，否則財務部以帳面數(shù)為依據(jù)，盤點差異由保管人按相關賠償方法進行賠償。4) 其他規(guī)定：任何個人不得私用、挪用辦公及后勤用品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以私用、挪用辦公后勤用品成本金額的3倍罰款，情節(jié)嚴重者上報副總經(jīng)理處理。返回目錄 憑證管理制度文件編號：財006版本：10版本編制日期：2010/08/20編制部門：財務部提交人：　審批人：　一、憑證裝訂管理規(guī)定每月25日前將上月憑證裝訂成冊并放入憑證管理室，未按規(guī)定時間完成的扣考評分1分/天。二、財務部設出納崗位管理憑證1. 憑證管理室的鑰匙交出納保管。2. 出納、各崗位會計查詢憑證，可直接告之憑證管理員，由憑證管理員到憑證管理室拿取相應憑證交查閱人；憑證管理員應設置憑證借閱薄登記相關人員借閱、歸還憑證信息《附憑證借閱薄樣式》附表6，查閱人查閱后應在當日將憑證歸還憑證管理員，特殊情況需延遲歸還日期的，需取得財務經(jīng)理的同意，未及時歸還，罰款10元/次，憑證管理員應監(jiān)督借閱人按時歸還情況。附表6：憑證借閱登記薄借閱日期借閱人需查憑證號借閱事由歸還日期審批人：備注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3. 財務部除出納、各崗位會計查閱憑證外，其他崗位或其他部門需查詢憑證，須取得財務經(jīng)理同意。4. 外部單位查閱憑證須經(jīng)財務總監(jiān)同意。5. 憑證室新增憑證，憑證管理員應作好相應的記錄，記錄內(nèi)容包括：增加時間、憑證所屬月份、新增憑證總冊數(shù)、經(jīng)手人。6. 每月憑證管理員應對憑證室憑證進行實地盤點，并查找差異原因，若因憑證管理員疏忽造成憑證遺失，罰款100元/次并承擔相應損失。返回目錄 商品監(jiān)督管理制度文件編號：財007版本：10版本編制日期：2010/08/20編制部門：財務部提交人：　審批人：　一、 財務部崗位財務部崗位設置有：統(tǒng)計員、商品核算會計、商品核算員。二、 崗位職責一） 統(tǒng)計員崗位職責1. 按時按要求進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計及對外提供數(shù)據(jù)。2. 根據(jù)需要臨時對外提供經(jīng)相關人員批準的財務數(shù)據(jù)。3. 及時監(jiān)督分店商品變動情況，并對異常情況及時作出處理。4. 按相關商品賠償制度對分店丟失商品或盤點差異及時出具賠償通知。5. 嚴格執(zhí)行財務制度，對分店違規(guī)行為及時予以糾正，并按相關財務制度予以處罰。6. 監(jiān)督分店按時進行盤點。7. 對百勝系統(tǒng)中各分店制作各類單據(jù)的準確性、合規(guī)性進行審查、監(jiān)督。8. 及時進行調(diào)價。二）商品核算員崗位職責1. 根據(jù)配送中心的發(fā)貨記包單、商品送貨單、發(fā)貨單（托運單或發(fā)包車記錄）跟蹤監(jiān)督各分店商品收貨情況及庫房發(fā)貨情況.2. 對超過正常時間未收商品進行查詢、追蹤，直至貨物確認收到或丟失。3. 對已確認丟失的貨物及時出具丟失商品索賠明細，交相關人員予以索賠和帳務處理，并監(jiān)督款項的收回。4. 監(jiān)督分店及時上傳收貨回單。5. 監(jiān)督收貨回單填寫是否符合相關規(guī)定。6. 匯總分店上報的收貨差異，每天上午10：00以前將昨日分店商品收貨差異以形式提供給配送中心經(jīng)理。7. 每天上午10：00以前將昨日各分店商品收貨差異小于零的商品明細通過的方式傳遞給片區(qū)經(jīng)理。8. 與統(tǒng)計組核對分店實際上帳反映的收貨差異，不相符的查明原因作出處理，并將處理結果交各統(tǒng)計員監(jiān)督執(zhí)行。9. 收貨差異驗收流程：配送中心經(jīng)理收到收貨差異后于當日下午3：00以前將經(jīng)分店確認的查實結果書面回復財務部商品核算員，商品核算員依據(jù)回復對系統(tǒng)中收貨差異進行驗收或按規(guī)定進行其他單據(jù)處理。若配送中心確實無法當日核實收貨差異，配送中心需與商品核算員另約處理時間。三）商品核算會計崗位職責1. 審核原始單據(jù)的完整性及合規(guī)性。2. 規(guī)范原始單據(jù)的開據(jù)及傳遞。3. 按時出具各類報表、編制記帳憑證。4. 按時對庫存商品進行實地盤點，帳實差異查明原因作相應處理。返回目錄三、財務部商品監(jiān)督流程一）發(fā)貨監(jiān)督流程配送中心提供發(fā)貨憑證（發(fā)貨記包單、商品送貨單、托運單或包車記錄）——商品核算員監(jiān)督分店收貨情況及配送中心發(fā)出情況，并對異常情況進行查實處理——分店收貨，反映收貨差異，將商品掃描上帳。1. 商品核算員職責1) 將收貨差異匯總按時交配送中心經(jīng)理及片區(qū)經(jīng)理。2) 與統(tǒng)計組核對分店實際上帳反映的收貨差異與其上報差異是否一致，及時按流程驗收收貨差異。2. 統(tǒng)計員監(jiān)督分店商品變動情況。3. 商品核算員異常情況處理原則1) 商品核算員應于每日上午10：00以前將昨日商品收貨差異明細以形式提供給配送中心經(jīng)理及相應片區(qū)經(jīng)理（片區(qū)經(jīng)理只提供收貨差異小于0的商品差異明細）；未按時提供罰款10元/次。2) 發(fā)貨記包單、商品送貨單配送中心應于當日下班前交財務部商品核算員，未及時移交罰款10元/次并承擔由此造成的經(jīng)濟損失。3) 發(fā)貨人員應于發(fā)貨次日財務部出納到配送中心報帳時將帳務予以報銷，并提供相應的托運單或包車記錄（包車記錄需具備的內(nèi)容：發(fā)貨時間、發(fā)往分店、發(fā)貨包數(shù)、聯(lián)系電話），若員工休假的應委托人員報銷，否則相應發(fā)貨人員罰款10元/次并承擔由此造成的經(jīng)濟損失。4) 商品核算員應依據(jù)“商品送貨單”核對“發(fā)貨記包單”中所記發(fā)往各分店包數(shù)是否一致，不一致的報配送中心經(jīng)理核實差異原因，并于次日配送中心下班前以書面形式將差異原因交財務部商品核算員，商品核算員收到書面回復以后應要根據(jù)差異原因進一步予以核實、處理。配送中心經(jīng)理未及時回復差異原因罰款20元/次并承擔由此造成的經(jīng)濟損失，情況嚴重者報副總經(jīng)理處理；商品核算員未根據(jù)配送中心回復的差異原因進一步核實、處理罰款10元/次并承擔由此造成的經(jīng)濟損失。5) 商品核算員以發(fā)貨記包單為依據(jù)，核對托運及包車記錄，不一致的報配送中心經(jīng)理核實差異原因，并于次日配送中心下班前以書面形式將差異原因交財務部商品核算員，商品核算員收到書面回復以后應要根據(jù)差異原因進一步予以核實、處理。配送中心經(jīng)理未及時回復差異原因罰款20元/次并承擔由此造成的經(jīng)濟損失，情況嚴重者報副總經(jīng)理處理；商品核算員未根據(jù)配送中心回復的差異原因進一步核實、處理罰款10元/次并承擔由此造成的經(jīng)濟損失。6) 發(fā)分店商品超過正常在途時間仍在途，商品核算員應立即進行查詢，直至確定發(fā)出商品的準確情況，確定情況后立即與相關人員取得聯(lián)系并作相應處理：a. 若發(fā)出商品已確認丟失，立即向配送中心經(jīng)理提供已丟失商品的索賠明細并監(jiān)督款項的收回。索賠明細包括：商品品名、單位、數(shù)量、成本單價、成本金額（成本單價=原始購買成本*120%）。b. 若發(fā)出商品因人為原因?qū)е氯匀粫捍嬗谕羞\部，應立即與發(fā)往分店取得聯(lián)系，通知分店到指定地點按流程接回商品，并追究相關人員的賠償責任，若未造成損失通知相關部門主管予以處理。c. 若發(fā)出商品因人為原因造成商品丟失，追究相關人員的賠償責任。二）分店退貨監(jiān)督流程 1. 分店退貨流程：分店按規(guī)定取得相關人員同意后，退回商品——分店傳真相應的退貨信息到財務部——通知配送中心接貨——配送中心收到商品，開包驗收掃描入庫——分店退回商品并在報表中下帳——統(tǒng)計員提供商品退貨數(shù)據(jù)。返回目錄2. 商品核算會計處理原則1) 下帳品名、數(shù)量與退回實收品名、數(shù)量相符。2) 下帳品名、數(shù)量與退回實收品名、數(shù)量不相符，查明原因按財務制度執(zhí)行。3) 超過正常退回在途時間未收到的商品，予以查詢追蹤直至確認商品收到或丟失，若已確認商品丟失，應及時出具索賠明細交相關人員，并監(jiān)督款項的收回。