【正文】 1．機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。2．親啟文書(shū)原則上由信封上所指明的人開(kāi)啟，其他人不得擅自開(kāi)啟，如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。第12條 與多個(gè)部門有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如存在分歧，則由文書(shū)的主管部門出面協(xié)商，如果協(xié)商無(wú)法達(dá)成一致，則應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。第5章 文書(shū)的整理與保存第13條 文書(shū)的整理與保存1．全部完結(jié)的文書(shū)，在結(jié)辦后三天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對(duì)文件進(jìn)行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。2．員工個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。3．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類：一類是特別重要的文書(shū)，直接歸主管保存；另一類是一般的文書(shū)，由各部門保管。第14條 文書(shū)的保存年限1．永久保存文書(shū)包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定，重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)，股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū)，重要的政府許可證件，有關(guān)公司歷史的文書(shū)、決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。2．保存10年文書(shū)包括：請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及除永久保存以外的重要文書(shū)。3．保存5年文書(shū)指不需要保存10年的次重要文書(shū)。4．保存1年文書(shū)指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。第15條 注意事項(xiàng)1．對(duì)于重要的機(jī)密文件，一律放在保險(xiǎn)柜或者帶鎖的文件柜中。2．如果職務(wù)部門劃分發(fā)生變更或作出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整的結(jié)果。第6章 文書(shū)的借閱與銷毀第16條 各部門人員因工作需要借閱一般文件時(shí)，在經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱；對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。第17條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。第18條 對(duì)于多余、重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值的文件，行政部應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。機(jī)要文件一定要以焚燒的方式銷毀。任何人不得擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第7章 附則第19條 行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第20條 本制度自公布之日起實(shí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．8．2 資料借閱管理規(guī)定制度名稱資料借閱管理規(guī)定受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了加強(qiáng)對(duì)公司資料的管理和利用，確保資料的完整與安全，使現(xiàn)存資料能夠更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司閱覽室存放的文件、報(bào)紙、雜志、內(nèi)刊和音像制品等各項(xiàng)資料的借閱管理。第2章 借閱時(shí)間第3條 資料借閱時(shí)間統(tǒng)一為周一到周五8:00~17:00，地點(diǎn)為資料保管室。第4條 如果超出規(guī)定時(shí)間急需借閱資料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部經(jīng)理審批，審批通過(guò)后聯(lián)系資料保管人員辦理借閱手續(xù)。第5條 資料的借閱期限為_(kāi)___天；因工作急需借用的資料，可適當(dāng)放寬借閱時(shí)間，但最長(zhǎng)借閱期限不超過(guò)____天。第3章 借閱規(guī)則第6條 資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，主動(dòng)、熱情地做好資料借閱管理工作。嚴(yán)禁擅離職守，嚴(yán)防泄密、失密等事故的發(fā)生。第7條 公司文件資料、音像等一般只允許在公司資料室內(nèi)查閱，未經(jīng)許可，任何人不得私自將文書(shū)、音像等資料帶出室外。第8條 圖書(shū)、雜志等資料可以借出，但借閱期限不得超過(guò)____天，逾期不能歸還者，需到資料室辦理續(xù)借手續(xù)。第9條 對(duì)長(zhǎng)期借閱資料不歸還，不說(shuō)明原因，又不辦理續(xù)借手續(xù)者，資料保管人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停資料借閱。第10條 員工必須愛(ài)護(hù)所借資料，不得污染、損壞、拆散、遺失，不得涂改、圈劃、批注和剪裁。如造成借閱資料丟失或損壞，應(yīng)按原價(jià)的____倍予以賠償。第11條 資料保管人員對(duì)借閱人借出和歸還的資料，要當(dāng)面進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)后予以登記。每年年底，資料保管人員要對(duì)全年借出資料進(jìn)行清點(diǎn)、催還。如借閱人有工作需要，可重新辦理續(xù)借手續(xù)。第12條 凡調(diào)出、離職或較長(zhǎng)時(shí)間外出工作、學(xué)習(xí)的人員，離開(kāi)公司前必須歸還全部所借資料，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。第13條 資料管理人員及資料借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，對(duì)違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、罰款等處分。第4章 附則第14條 本規(guī)定未盡事宜，可參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第15條 本規(guī)定的最終解釋權(quán)歸行政部。第16條 本規(guī)定自公布之日起實(shí)施。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．8．3 資料銷毀管理規(guī)定制度名稱資料銷毀管理規(guī)定受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為規(guī)范公司文件資料的回收銷毀工作，確保公司信息安全，防止泄密事件的發(fā)生，特制定本規(guī)定。第2條職責(zé)劃分。第3條資料銷毀程序“公司文件資料銷毀審批表”交部門主管、辦公室主任審核，凡屬密級(jí)的文件資料，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。、整理經(jīng)批準(zhǔn)允許銷毀的資料，認(rèn)真核對(duì)后編制“銷毀清單”。，在銷毀資料前，對(duì)擬銷毀資料進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)與復(fù)核，資料銷毀后，分別在“銷毀清單”上簽字。，資料管理人員應(yīng)及時(shí)做好資料的整理、檢索調(diào)整等善后處理工作，并做好已銷毀資料的登記造冊(cè)、存檔工作。第4條需要銷毀的內(nèi)部文件、資料和圖表等，應(yīng)登記造冊(cè)，一律由行政部組織處理，不得由個(gè)人私自處理、銷毀，并嚴(yán)禁作為廢品出售。第5條對(duì)違反本規(guī)定造成失、泄密者，要追究其責(zé)任，對(duì)后果嚴(yán)重者將嚴(yán)肅處理，直至依法追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。第6條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。第7條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．8．4 資料保密管理規(guī)定制度名稱資料保密管理規(guī)定受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為了保證公司的整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，使公司長(zhǎng)期、穩(wěn)定、高效地發(fā)展，特制定本規(guī)定。第2條保密范圍。、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。、協(xié)議、意見(jiàn)書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。，工資性、勞務(wù)性收入及資料。第3條保密級(jí)別的劃分：一旦泄露會(huì)使公司利益遭受特別嚴(yán)重的損害。：一旦泄露會(huì)使公司利益遭受嚴(yán)重的損害，如設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙、源代碼等。：一旦泄露會(huì)使公司利益遭受較大的損害，如質(zhì)量報(bào)告、軟件修改記錄單等。第4條適用范圍公司所有人員，包括技術(shù)開(kāi)發(fā)人員、銷售人員、行政管理人員、生產(chǎn)和后勤服務(wù)人員等(以下簡(jiǎn)稱為“工作人員”)，都負(fù)有保守公司商業(yè)秘密的義務(wù)。第2章保密管理第5條秘密文件保管應(yīng)與普通文件區(qū)別開(kāi)，按等級(jí)、期限加強(qiáng)保護(hù)。第6條檔案室為材料保管重地，無(wú)關(guān)人員一律不準(zhǔn)出入。第7條檔案室(柜)內(nèi)一切設(shè)備、設(shè)施，任何人未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動(dòng)。第8條行政部應(yīng)定期檢查保密場(chǎng)所的電器設(shè)備、防盜、消防器材的完好狀態(tài)，確保秘密檔案材料的安全；對(duì)保密文件應(yīng)專門登記造冊(cè)，并定期清查，防止丟失和錯(cuò)漏。第9條傳閱保密材料由機(jī)要人員統(tǒng)一掌握，劃定傳閱范圍，不得自行擴(kuò)大，不得讓無(wú)關(guān)人員閱覽，嚴(yán)格控制傳閱件的行蹤，以防丟失。第10條嚴(yán)格限定密件的接觸范圍。凡查閱公司密件者，一律須辦理申請(qǐng)批準(zhǔn)手續(xù)和登記手續(xù)，方可使用“文件調(diào)閱單”。第11條對(duì)保密內(nèi)容未經(jīng)許可，任何人不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞；否則由此造成的后果由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任。第12條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告行政部，行政部需立即作出相應(yīng)處理。第13條公司按照有關(guān)法律規(guī)定，與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議和競(jìng)業(yè)限制協(xié)議，以維護(hù)雙方的合法權(quán)益。第14條公司工作人員離開(kāi)公司時(shí)，必須將有關(guān)本公司的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息的全部資料(如試驗(yàn)報(bào)告、數(shù)據(jù)手稿、圖紙、軟盤和調(diào)測(cè)說(shuō)明等)全部交回公司。第3章密級(jí)變更及解密第15條因工作需要或環(huán)境變化需要變更密級(jí)的，由原產(chǎn)生密件部門或行政主管提出申請(qǐng)，交具有相應(yīng)權(quán)限的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)變更。第16條對(duì)尚在保密期內(nèi)的文件事項(xiàng)，因工作需要或環(huán)境變化，需公開(kāi)但不損害公司利益的，由原產(chǎn)生密件部門或行政主管提出申請(qǐng)，交擁有相應(yīng)權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)解密。保密期屆滿，除要求繼續(xù)保密事項(xiàng)外，可自行解密。第4章違紀(jì)處理第17條對(duì)違反本規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重，分別給予教育、經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。情節(jié)特別嚴(yán)重的，公司將依法追究其法律責(zé)任。第18條利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反本規(guī)定的，應(yīng)給予警告處分，并處以元以上的罰款；性質(zhì)嚴(yán)重的，予以辭退。第5章附則第19條本規(guī)定未盡事宜，由公司另行規(guī)定。第20條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字第5章 行政辦公管理圖表5．1 日常接待管理圖表5．1．1 日常接待事項(xiàng)圖制訂接待計(jì)劃和預(yù)算訪客登記來(lái)電記錄公務(wù)接待日常來(lái)賓接待商務(wù)接待接待總結(jié)接待宴請(qǐng)接待報(bào)銷日常接待事項(xiàng)5．1．2 來(lái)訪客人登記表 編制日期： 年 月 日序號(hào)姓名所在單位來(lái)訪人數(shù)聯(lián)系方式證件號(hào)碼是否預(yù)約被訪人來(lái)訪事由時(shí)間值班員進(jìn)入離開(kāi)123…編制： 審核： 5．1．3 接待工作日記表日期年 月 日記錄人考勤記錄姓名簽到時(shí)間姓名簽到時(shí)間…………收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備 注編制： 審核：5．1．4 客戶來(lái)電記錄表 編制日期： 年 月 日來(lái)電日期來(lái)電時(shí)間客戶名稱聯(lián)系方式被訪人來(lái)電事由預(yù)約來(lái)訪時(shí)間受理人備注月日時(shí)5．1．5 來(lái)賓接待計(jì)劃表 編制日期： 年 月 日來(lái)賓單位來(lái)賓人數(shù)參觀日期姓名性別年齡職務(wù)姓名性別年齡職務(wù)來(lái)賓參觀事由及要求有無(wú)攝像及其他新聞要求接待部門主要接待人陪同人飲食安排住宿安排接車司機(jī)及車輛接待計(jì)劃接待部門負(fù)責(zé)人辦公室主任行政總監(jiān)總經(jīng)理備注5．1．6 公司參觀登記表 編制日期： 年 月 日參觀單位參觀日期參觀人數(shù)參觀區(qū)域參觀負(fù)責(zé)人公司接待部門接待負(fù)責(zé)人公司陪同人員參觀目的參觀路線參觀內(nèi)容備注5．1．7 公司參觀許可證許可編號(hào)發(fā)證日期印章參觀單位參觀日期參觀人員職務(wù)單位參觀區(qū)域參觀內(nèi)容參觀路線相關(guān)部門簽章主管副總生產(chǎn)部行政部營(yíng)銷部公關(guān)主管5．1．8 公務(wù)接待審批表來(lái)賓單位來(lái)賓人數(shù)來(lái)訪日期帶隊(duì)人姓名職 務(wù)停留期限公司接待負(fù)責(zé)人部 門職 務(wù)來(lái)訪事由接待費(fèi)用預(yù)算餐飲費(fèi)用預(yù)算額住宿費(fèi)用預(yù)算額其他費(fèi)用預(yù)算額合計(jì)預(yù)算總額陪同人員要求接待部門經(jīng)理意見(jiàn)：