vt-gc-wi015項目施工過程文檔管理操作指導書-資料下載頁
2025-04-17 02:05本頁面
【正文】 提交給文件簽發(fā)人簽發(fā)之前，應(yīng)全部送交予文檔管理員進行形式審核。過程 C文檔管理員審核發(fā)文草稿格式、編碼等是否正確。審查內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交及是否齊全。所有項目公司成員須按本項目規(guī)定的程序、格式和編碼來提交文件。如未合乎， 文檔管理員有權(quán)要求其重新提交。過程 D 發(fā)文草稿格式、編碼等不正確，文件草擬人需修改并重新提交。過程 E 文件簽發(fā)人將審查文件內(nèi)容并確定是否可以簽發(fā)。過程 F 文件簽發(fā)人按文件內(nèi)容及重要性或其權(quán)限利判斷是否需要會簽。過程 G不需會簽的文件，文件簽發(fā)人不同意簽發(fā)，要求文件起草人修改。需要會簽的文件，有關(guān)各方不同意簽發(fā)，要求文件起草人修改。文件起草人按要求修改并重新提交文件。過程 H 有關(guān)各方審閱需會簽的文件，并確認是否同意會簽。過程 J文件簽發(fā)人簽發(fā)文件。文檔管理員分發(fā)原件及復印件, 對所發(fā)文件進行登記，并按統(tǒng)一的歸檔編碼系統(tǒng)將原件或復印件歸檔。15 / 18附錄 2 文件收進流程圖登記文件 amp。 蓋上傳閱印章文檔管理員送呈項目工程副總審閱 amp。 批注予有關(guān)人員文件外是否注明為密件 , 私人信件或標書文件是否合乎程序要求文擋管理員按批注分發(fā)后 , 原件按編號歸擋項目公司員工收到文件文檔收進過程結(jié)束通知該單位修正并再提交直接送交收件人YNYN過程 A過程 C過程 B過程 D過程 F過程 G過程 E過程 H文件收進流程圖說明16 / 18過程 A所有送交本項目的書信文件，包括郵遞、手送、傳真等，將全部統(tǒng)一由文檔管理員收取。業(yè)主方所有人員，無論人任何渠道收到提交給業(yè)主的文件都必須先交予文檔管理員。需自行緊急處理的文件，可自己立即復印，而原件必須在復印后立即交給文檔管理員。過程 B 如文件外包裝或封面未注明為“私人”、“密件”或“標書”，則進入程序D。過程 C如文件外包裝或封面注明“私人”、“密件”，文件直接送交予收件人。如文件外注明為“標書”，文件將直接送交予本項目招標負責人。文檔管理員將不拆封及不登記該類文件。過程 D文檔管理員審核來件內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交及是否齊全。所有設(shè)計及顧問單位、監(jiān)理單位和承包商單位須按本項目規(guī)定的程序、格式和編碼來提交文件。如來件嚴重違反規(guī)定，文檔管理員可要求對方重新提交。過程 E 該有關(guān)單位將按規(guī)定修正文件并重新提交文件給文檔管理員。過程 F文檔管理員按規(guī)定格式登記該來件，在首頁蓋上收文傳閱章并填寫收文日期，如何將來件交給項目工程副總。過程 G項目工程副總將在收文傳閱章上注明執(zhí)行人員、傳閱人員、抄送人員、轉(zhuǎn)發(fā)單位的名字。過程 H文檔管理員按項目工程副總的批示為“執(zhí)行”、“抄送”人員，每人復印一份文件?！稗D(zhuǎn)發(fā)”是指將該文件轉(zhuǎn)發(fā)給與工程有關(guān)的外部單位（如設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等）?！稗D(zhuǎn)發(fā)”應(yīng)根據(jù)需要以傳真或信函的方式進行?！皞鏖啞睍r如果文件不超過 20 頁，亦應(yīng)將該文件復印一份供有關(guān)人員傳閱。如果文件超過 20 頁，可將該文件原件傳閱。上述流程結(jié)束后，將來件原件按統(tǒng)一的歸檔編碼系統(tǒng)歸檔。17 / 18附錄 3 文檔編號（參考）編號以“1” 字開頭的是由項目公司發(fā)出的文件編號 發(fā)文單位 收文單位1001 發(fā)達環(huán)球建筑設(shè)計咨詢有限公司1011 前進工程設(shè)計咨詢有限公司1021 精細建筑工料測量師有限公司1031 網(wǎng)景市建筑設(shè)計研究院1041 北京方正林國際工程咨詢有限公司1201 其他顧問公司1301 網(wǎng)景市第六建筑公司1601項目公司 所有從項目公司發(fā)給收文單位的的文件（包括信函、傳真、傳送單等）其他機構(gòu)或部門公司內(nèi)部文件編號以“2” 字開頭的是由與項目相關(guān)的單位發(fā)出的文件編號 公司名稱 備注2022 發(fā)達環(huán)球建筑設(shè)計咨詢有限公司2022 前進工程設(shè)計咨詢有限公司2021 精細建筑工料測量師有限公司2031 網(wǎng)景市建筑設(shè)計研究院2041 北京方正林國際工程咨詢有限公司2091 其他顧問公司該公司發(fā)出的與項目相關(guān)的所有工程文件18 / 182101 網(wǎng)景市第六建筑公司編號以“3” 字開頭的是政府部門發(fā)出的文件編號以“4” 字開頭的文件是關(guān)于該項目的報告及會議紀要編號 公司名稱 備注3001 政府審批公共設(shè)施 政府部門文件4001 報告、會議紀要以上是已制訂的文件編號目錄，可根據(jù)工作需要，由項目工程副總和文檔管理員隨與項目有關(guān)的單位的增加而添加新的編號。
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