【正文】 理部門負責人備案。，備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等各種會計載體由財務主管領導會同公司高層領導指定專人統(tǒng)一負責保管。其他人如需使用必須經(jīng)主管領導會同技術管理部門有關負責人一起進行簽字登記后方可借用并及時退回。，其專門負責人在職責范圍內(nèi)按程序進行使用和登記，對于特殊事項，必須經(jīng)公司領導簽字批準后方可使用，并進行相應登記。、文件保密柜等財務專用設備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財務主管領導封存保管，主管領導只有在非常特殊情況下，并至少要會同兩位領導或使用人在場方可開封取出鑰匙開啟保險柜或保密柜。，視其情節(jié)嚴重程度，給予相應處罰。第十一部分 會計檔案管理辦法一、會計檔案：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其它憑證；會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其它會計帳簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其它財務報告；其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；財務管理規(guī)定類：制度、辦法、規(guī)定；文書類：經(jīng)濟合同、工作計劃、總結等。 ，依次在右上角編寫頁號，按年度立卷，移交專人保管。 ，字跡己擴散的應復制并與原件一并立卷?！　。捍疟P、光盤、硬盤等?！　?，應逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名簡明，能確切反映案卷內(nèi)容，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。　　?！　?。　　，由專人負責整理、立卷、裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊?！　。粫媹蟊?、會計帳簿等會計檔案于月度終了2日內(nèi)移交總部財務中心。所有檔案移交時，必須填寫移交清單，各會計主管與檔案管理員辦理交接手續(xù)。移交清單按年統(tǒng)一裝訂。　　，應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應會同主管和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。二、檔案保管、月依次排列，分公司編寫頁號、卷號，起止年度和保管期限。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號?！　?，分年度編制目錄號，案卷目錄號不得重復?！　　n案目錄登記簿、檔案查閱登記薄，嚴防會計檔案毀損、散失和泄露?！　?，應繪制案卷存放示意圖，以便對檔案管理狀況進行全面清查?！　?，對于清查中出現(xiàn)的問題應及時向主管領導匯報，并采取積極有效的措施，保護檔案的安全?！　?，不得將會計檔案隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。　　、防火、防塵、防潮、防蟲。三、檔案查詢，對歸檔的會計檔案必須編制《案卷目錄》以及《會計檔案歸檔登記簿》，以利于有關公司的查閱利用。，應持公司正式介紹信，經(jīng)公司領導和主管領導批準后，方可辦理查閱手續(xù)但不得復制。20內(nèi)部人員查閱會計檔案，應經(jīng)檔案管理員批準，方可辦理查閱復制手續(xù)。，認真填寫《檔案查閱登記簿》。，如有特殊需要，需經(jīng)公司領導和主管領導批準，方可借閱。借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù) 。，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、標記、抽換。，會計檔案管理員必須現(xiàn)場監(jiān)督四、檔案移交25．會計檔案管理員工作變動時，要辦理會計檔案移交手續(xù)。 26．移交時，由原管理員編制會計檔案移交清冊，列明會計檔案所屬會計檔案名稱卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、己保管期限等內(nèi)容。 27．交接雙方應就移交清冊所列內(nèi)容逐項清查無誤后辦理交接，并由分管領導負責監(jiān)交。 28．交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清冊上鑒名或蓋章。 29．檔案管理人員工作調(diào)動時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。五、檔案銷毀，并編制會計檔案銷毀清冊。 ，報領導批準后銷毀。 ，由公司共同派員監(jiān)銷。 ，要按會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。，監(jiān)銷人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。 ，不得銷毀。應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十二部分 財務網(wǎng)絡管理系統(tǒng)設備管理維護職責制度一、網(wǎng)絡中心對財務網(wǎng)絡平臺(服務器)管理維護職責根據(jù)網(wǎng)絡管理要求和有利于網(wǎng)絡路由管理、維護，財務計算機網(wǎng)絡平臺(服務器)由信息部負責管理與維護，其管理維護職責：負責網(wǎng)絡建設。根據(jù)財務管理總體目標，網(wǎng)絡建設本著科學合理、安全可靠、經(jīng)濟實用的原則，網(wǎng)絡一次建設，軟件逐步升級，功能完善。在網(wǎng)絡建設中，充分考慮未來財務管理的需要，留有足夠的功能開發(fā)和發(fā)展空間。負責財務網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)設置。財務專用主服務器采用方正DELL服務器，128m內(nèi)存，熱插拔硬盤，提供數(shù)據(jù)熱備份，配置財務網(wǎng)絡互聯(lián)交換機，將所有分公司、店面、超市終端計算機并入統(tǒng)一的財務管理計算機網(wǎng)絡之中，直接接入中心交換機，實現(xiàn)財務互聯(lián)、跨網(wǎng)段、跨平臺管理。在網(wǎng)絡拓樸結構上既自成體系。財務網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全可以通過網(wǎng)絡的防火墻實現(xiàn)抵御外來非法入侵，確保財務管理系統(tǒng)實現(xiàn)財務實時互聯(lián)、實時結算、實時查詢，真正做到安全可靠、正常運行。指定專人負責網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護管理。網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護管理是確保網(wǎng)絡安全可靠運行的基本保障，財務管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡設備(服務器)及網(wǎng)絡干線的安全、可靠暢通的日常維護管理由信息部負責，確保網(wǎng)絡系統(tǒng)的正常運行。負責對財務中心網(wǎng)管人員提供培訓和技術支持。財務網(wǎng)絡服務器的開機及使用密碼，由財務中心指定專人負責設定、變更。信息部在技術上提供安全防范措施，確保財務專用服務器未經(jīng)財務中心主管允許，任何人無法進行有關維 護、操作。如有違反上述制度規(guī)定、占用服務器資源等等現(xiàn)象，造成財務網(wǎng)絡系統(tǒng)不能正常運行、財務數(shù)據(jù)丟失、泄密的，要追究有關人員的責任。二、財務中心對財務管理系統(tǒng)軟、硬件設備管理維護職責負責財務管理系統(tǒng)用戶身份的建立、登錄、確認，實行兩級管理，即：網(wǎng)絡用戶身份管理和財務軟件用戶身份管理。財務總監(jiān)領導授權專人負責用戶身份的管理、維護，并對用戶身份有關的安全管理負責。由財務總監(jiān)授權的專門管理人員，經(jīng)信息部培訓后，進行財務管理系統(tǒng)用戶身份管理及有關財務軟件的維護、管理，未經(jīng)財務總監(jiān)批準，任何人員不得進入信息部機房，不得在財務主服務器上進行任何操作。負責對各終端操作人員的業(yè)務培訓及終端設備的管理維護，各終端通過已建立的通道和各自權限修改及查詢財務數(shù)據(jù)，客戶終端IP地址配置、計算機編號、使用人員以及財務分工權限的設置由財務總監(jiān)確定，變更必須經(jīng)財務總監(jiān)批準。各終端使用人員初次登錄時可在授權范圍內(nèi)自行修改自己的登錄密碼及口令，做好登錄口令的保密。當修改自己的密碼時，切忌用電話號碼、出生日期、姓名等易被他人破譯的數(shù)字符號作密碼，以防他人盜用，確保系統(tǒng)安全。財務管理系統(tǒng)硬、軟件設備站點由各分公司統(tǒng)一管理使用，各站點終端設備專門用于結算制單、帳務處理、報表處理，任何人員不得進行游戲和處理會計業(yè)務以外的事務，凡不按規(guī)定使用造成財務管理系統(tǒng)不能正常運行的，要追究有關責任人的責任。嚴格設備管理，責任到人。為確保系統(tǒng)軟、硬件設備不受病毒干擾，所用軟盤必須在進行病毒檢測、消除病毒后方可進行操作。下班時，各站點應關閉設備電源，檢查關閉各項電源開關。三、嚴格按照財務權限設置，調(diào)整完善電算崗位職責各分公司財務結算、制單、審核崗位必須嚴格按照制單、審核、查詢、系統(tǒng)維護崗位權限設置進行操作，各崗位操作人員不得擅自更改系統(tǒng)設置。如因工作需要，需涉及他人權限設置范圍的，須經(jīng)財務總監(jiān)批準。杜絕以竊取他人口令的方式進入他人權限系統(tǒng)操作。各崗位要做到當天的業(yè)務當天處理完畢，日清月結。制單憑證摘要規(guī)范、憑證審核無誤方可入帳。結算制單崗位要嚴格按預算掌握各項經(jīng)費結算報銷，防止赤字。每天除在服務器硬盤備份外，每月結帳后，都必須將當月數(shù)據(jù)用移動硬盤雙備份，分類妥善保管。月末，根據(jù)需要，打印出各類總帳、明細帳、日記帳。出納收銀崗位要充分利用金蝶軟件的出納管理功能，強化對貨幣資金的控制。完成現(xiàn)金、銀行日記帳的登記和查詢，出納崗位每天下班前要打印出現(xiàn)金日報表，并與庫存現(xiàn)金核對一致，現(xiàn)金與帳不符時，必須查清方可下班。進行銀行自動和手工兩種方法對帳，對未達帳款跟蹤檢查。4．工資核算站點結合自己工作，要按上述各站點要求進行帳務處理，并密切同其他部門的聯(lián)系。完成經(jīng)費計提、分攤、成本結轉、往來結算的站點（崗位）要及時完成當月的業(yè)務處理。各崗位上機要嚴格按操作程序進行，業(yè)務操作結束后，應通過“注銷命令”退出網(wǎng)絡系統(tǒng)，以防他人冒用。各崗位要根據(jù)財政部對會計電算化管理的規(guī)定和要求，進一步建立完善會計工作電算操作管理、維護管理、帳務處理、檔案管理等制度。第十三部分 經(jīng)濟合同管理辦法一、總則，應當簽訂經(jīng)濟合同。，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。，負責合同管理工作，指導，財務中心負責監(jiān)督合同的履行、合同文本保管與結算工作。二、合同的訂立，經(jīng)協(xié)商一致，應訂立經(jīng)濟合同。，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經(jīng)濟合同。，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業(yè)務委托的授權方式。，需授權人員在辦理登記手續(xù)，領取、填寫授權委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。，應當以書面形式訂立經(jīng)濟合同：(1) 單筆業(yè)務金額達一萬元的；(2) 有保證、抵押或定金等擔保的；(3) 我方先予以履行合同的；(4) 有封樣要求的；(5) 合同對方為外地單位的；（指貨物、勞務、工程項目等）、數(shù)量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點、和方式、違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。，按本辦法第十三條規(guī)定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準同意，否則該業(yè)務不能成立，并追究相關人員責任。、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。，憑合同流轉單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務部門、法律顧問、財務中心等職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。，合同流轉單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。，嚴禁在空白文本上蓋章，并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理特批。，應交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。，合同文本及復印件由法律顧問、具體業(yè)務部門等各部門分存，原件由財務中心留存。，統(tǒng)一予以編號。三、合同的履行，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，每一合同設一臺帳，分別按業(yè)務進展情況和收付款情況一事一記。，對具有下列情形的業(yè)務，應當拒絕付款：(1)應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；(2) 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。，財務中心應當督促付款單位出具代付款證明。，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉財務審核付款。，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。四、合同的變更和解除、財務中心、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過方可。，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。，合同編號不予改變。五、其他，有關人員應保守合同秘密。、財務中心應當根據(jù)所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由財務中心據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報。（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。，移送有關國家機關追究其法律責任。財務中心2004年11月55 / 55