【正文】 理部門負(fù)責(zé)人備案。，備份文字?jǐn)?shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動(dòng)硬盤等各種會(huì)計(jì)載體由財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同公司高層領(lǐng)導(dǎo)指定專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管。其他人如需使用必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同技術(shù)管理部門有關(guān)負(fù)責(zé)人一起進(jìn)行簽字登記后方可借用并及時(shí)退回。，其專門負(fù)責(zé)人在職責(zé)范圍內(nèi)按程序進(jìn)行使用和登記，對于特殊事項(xiàng)，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可使用，并進(jìn)行相應(yīng)登記。、文件保密柜等財(cái)務(wù)專用設(shè)備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)封存保管，主管領(lǐng)導(dǎo)只有在非常特殊情況下，并至少要會(huì)同兩位領(lǐng)導(dǎo)或使用人在場方可開封取出鑰匙開啟保險(xiǎn)柜或保密柜。，視其情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)處罰。第十一部分 會(huì)計(jì)檔案管理辦法一、會(huì)計(jì)檔案：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其它憑證；會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其它會(huì)計(jì)帳簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其它財(cái)務(wù)報(bào)告；其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊；財(cái)務(wù)管理規(guī)定類：制度、辦法、規(guī)定；文書類：經(jīng)濟(jì)合同、工作計(jì)劃、總結(jié)等。 ，依次在右上角編寫頁號(hào)，按年度立卷，移交專人保管。 ，字跡己擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷?！　。捍疟P、光盤、硬盤等?！　?，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名簡明，能確切反映案卷內(nèi)容，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰?！　　！　??！　。蓪Ｈ素?fù)責(zé)整理、立卷、裝訂成冊，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊?！　?；會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿等會(huì)計(jì)檔案于月度終了2日內(nèi)移交總部財(cái)務(wù)中心。所有檔案移交時(shí)，必須填寫移交清單，各會(huì)計(jì)主管與檔案管理員辦理交接手續(xù)。移交清單按年統(tǒng)一裝訂。　　，應(yīng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同主管和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。二、檔案保管、月依次排列，分公司編寫頁號(hào)、卷號(hào)，起止年度和保管期限。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)?！　?，分年度編制目錄號(hào)，案卷目錄號(hào)不得重復(fù)?！　　n案目錄登記簿、檔案查閱登記薄，嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案毀損、散失和泄露?！　?，應(yīng)繪制案卷存放示意圖，以便對檔案管理狀況進(jìn)行全面清查?！　?，對于清查中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取積極有效的措施，保護(hù)檔案的安全。　　，不得將會(huì)計(jì)檔案隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！　?、防火、防塵、防潮、防蟲。三、檔案查詢，對歸檔的會(huì)計(jì)檔案必須編制《案卷目錄》以及《會(huì)計(jì)檔案歸檔登記簿》，以利于有關(guān)公司的查閱利用。，應(yīng)持公司正式介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)但不得復(fù)制。20內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)，方可辦理查閱復(fù)制手續(xù)。，認(rèn)真填寫《檔案查閱登記簿》。，如有特殊需要，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。借出的會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù) 。，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封、標(biāo)記、抽換。，會(huì)計(jì)檔案管理員必須現(xiàn)場監(jiān)督四、檔案移交25．會(huì)計(jì)檔案管理員工作變動(dòng)時(shí)，要辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。 26．移交時(shí)，由原管理員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明會(huì)計(jì)檔案所屬會(huì)計(jì)檔案名稱卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、己保管期限等內(nèi)容。 27．交接雙方應(yīng)就移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)清查無誤后辦理交接，并由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。 28．交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上鑒名或蓋章。 29．檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。五、檔案銷毀，并編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。 ，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。 ，由公司共同派員監(jiān)銷。 ，要按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案。，監(jiān)銷人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。 ，不得銷毀。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。第十二部分 財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)設(shè)備管理維護(hù)職責(zé)制度一、網(wǎng)絡(luò)中心對財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)(服務(wù)器)管理維護(hù)職責(zé)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)管理要求和有利于網(wǎng)絡(luò)路由管理、維護(hù)，財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)(服務(wù)器)由信息部負(fù)責(zé)管理與維護(hù)，其管理維護(hù)職責(zé)：負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。根據(jù)財(cái)務(wù)管理總體目標(biāo)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)本著科學(xué)合理、安全可靠、經(jīng)濟(jì)實(shí)用的原則，網(wǎng)絡(luò)一次建設(shè)，軟件逐步升級(jí)，功能完善。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，充分考慮未來財(cái)務(wù)管理的需要，留有足夠的功能開發(fā)和發(fā)展空間。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)設(shè)置。財(cái)務(wù)專用主服務(wù)器采用方正DELL服務(wù)器，128m內(nèi)存，熱插拔硬盤，提供數(shù)據(jù)熱備份，配置財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)交換機(jī)，將所有分公司、店面、超市終端計(jì)算機(jī)并入統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之中，直接接入中心交換機(jī)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)互聯(lián)、跨網(wǎng)段、跨平臺(tái)管理。在網(wǎng)絡(luò)拓樸結(jié)構(gòu)上既自成體系。財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全可以通過網(wǎng)絡(luò)的防火墻實(shí)現(xiàn)抵御外來非法入侵，確保財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)互聯(lián)、實(shí)時(shí)結(jié)算、實(shí)時(shí)查詢，真正做到安全可靠、正常運(yùn)行。指定專人負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)管理。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)管理是確保網(wǎng)絡(luò)安全可靠運(yùn)行的基本保障，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備(服務(wù)器)及網(wǎng)絡(luò)干線的安全、可靠暢通的日常維護(hù)管理由信息部負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)中心網(wǎng)管人員提供培訓(xùn)和技術(shù)支持。財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的開機(jī)及使用密碼，由財(cái)務(wù)中心指定專人負(fù)責(zé)設(shè)定、變更。信息部在技術(shù)上提供安全防范措施，確保財(cái)務(wù)專用服務(wù)器未經(jīng)財(cái)務(wù)中心主管允許，任何人無法進(jìn)行有關(guān)維 護(hù)、操作。如有違反上述制度規(guī)定、占用服務(wù)器資源等等現(xiàn)象，造成財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能正常運(yùn)行、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、泄密的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。二、財(cái)務(wù)中心對財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟、硬件設(shè)備管理維護(hù)職責(zé)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)用戶身份的建立、登錄、確認(rèn)，實(shí)行兩級(jí)管理，即：網(wǎng)絡(luò)用戶身份管理和財(cái)務(wù)軟件用戶身份管理。財(cái)務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)專人負(fù)責(zé)用戶身份的管理、維護(hù)，并對用戶身份有關(guān)的安全管理負(fù)責(zé)。由財(cái)務(wù)總監(jiān)授權(quán)的專門管理人員，經(jīng)信息部培訓(xùn)后，進(jìn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)用戶身份管理及有關(guān)財(cái)務(wù)軟件的維護(hù)、管理，未經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，任何人員不得進(jìn)入信息部機(jī)房，不得在財(cái)務(wù)主服務(wù)器上進(jìn)行任何操作。負(fù)責(zé)對各終端操作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及終端設(shè)備的管理維護(hù)，各終端通過已建立的通道和各自權(quán)限修改及查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，客戶終端IP地址配置、計(jì)算機(jī)編號(hào)、使用人員以及財(cái)務(wù)分工權(quán)限的設(shè)置由財(cái)務(wù)總監(jiān)確定，變更必須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。各終端使用人員初次登錄時(shí)可在授權(quán)范圍內(nèi)自行修改自己的登錄密碼及口令，做好登錄口令的保密。當(dāng)修改自己的密碼時(shí)，切忌用電話號(hào)碼、出生日期、姓名等易被他人破譯的數(shù)字符號(hào)作密碼，以防他人盜用，確保系統(tǒng)安全。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)硬、軟件設(shè)備站點(diǎn)由各分公司統(tǒng)一管理使用，各站點(diǎn)終端設(shè)備專門用于結(jié)算制單、帳務(wù)處理、報(bào)表處理，任何人員不得進(jìn)行游戲和處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)以外的事務(wù)，凡不按規(guī)定使用造成財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的，要追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。嚴(yán)格設(shè)備管理，責(zé)任到人。為確保系統(tǒng)軟、硬件設(shè)備不受病毒干擾，所用軟盤必須在進(jìn)行病毒檢測、消除病毒后方可進(jìn)行操作。下班時(shí)，各站點(diǎn)應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，檢查關(guān)閉各項(xiàng)電源開關(guān)。三、嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)權(quán)限設(shè)置，調(diào)整完善電算崗位職責(zé)各分公司財(cái)務(wù)結(jié)算、制單、審核崗位必須嚴(yán)格按照制單、審核、查詢、系統(tǒng)維護(hù)崗位權(quán)限設(shè)置進(jìn)行操作，各崗位操作人員不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置。如因工作需要，需涉及他人權(quán)限設(shè)置范圍的，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。杜絕以竊取他人口令的方式進(jìn)入他人權(quán)限系統(tǒng)操作。各崗位要做到當(dāng)天的業(yè)務(wù)當(dāng)天處理完畢，日清月結(jié)。制單憑證摘要規(guī)范、憑證審核無誤方可入帳。結(jié)算制單崗位要嚴(yán)格按預(yù)算掌握各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算報(bào)銷，防止赤字。每天除在服務(wù)器硬盤備份外，每月結(jié)帳后，都必須將當(dāng)月數(shù)據(jù)用移動(dòng)硬盤雙備份，分類妥善保管。月末，根據(jù)需要，打印出各類總帳、明細(xì)帳、日記帳。出納收銀崗位要充分利用金蝶軟件的出納管理功能，強(qiáng)化對貨幣資金的控制。完成現(xiàn)金、銀行日記帳的登記和查詢，出納崗位每天下班前要打印出現(xiàn)金日報(bào)表，并與庫存現(xiàn)金核對一致，現(xiàn)金與帳不符時(shí)，必須查清方可下班。進(jìn)行銀行自動(dòng)和手工兩種方法對帳，對未達(dá)帳款跟蹤檢查。4．工資核算站點(diǎn)結(jié)合自己工作，要按上述各站點(diǎn)要求進(jìn)行帳務(wù)處理，并密切同其他部門的聯(lián)系。完成經(jīng)費(fèi)計(jì)提、分?jǐn)?、成本結(jié)轉(zhuǎn)、往來結(jié)算的站點(diǎn)（崗位）要及時(shí)完成當(dāng)月的業(yè)務(wù)處理。各崗位上機(jī)要嚴(yán)格按操作程序進(jìn)行，業(yè)務(wù)操作結(jié)束后，應(yīng)通過“注銷命令”退出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以防他人冒用。各崗位要根據(jù)財(cái)政部對會(huì)計(jì)電算化管理的規(guī)定和要求，進(jìn)一步建立完善會(huì)計(jì)工作電算操作管理、維護(hù)管理、帳務(wù)處理、檔案管理等制度。第十三部分 經(jīng)濟(jì)合同管理辦法一、總則，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。、銷售、采購、借款、維修、保險(xiǎn)等方面的合同，不包括勞動(dòng)合同。，合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。，負(fù)責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)，財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行、合同文本保管與結(jié)算工作。二、合同的訂立，經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立經(jīng)濟(jì)合同。，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面經(jīng)濟(jì)合同。，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同：(1) 單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)一萬元的；(2) 有保證、抵押或定金等擔(dān)保的；(3) 我方先予以履行合同的；(4) 有封樣要求的；(5) 合同對方為外地單位的；（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行的期限、地點(diǎn)、和方式、違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。，應(yīng)當(dāng)封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。，按本辦法第十三條規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，否則該業(yè)務(wù)不能成立，并追究相關(guān)人員責(zé)任。、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào)，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。，憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法律顧問、財(cái)務(wù)中心等職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。，合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理特批。，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進(jìn)行編號(hào)并登記。，合同文本及復(fù)印件由法律顧問、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存，原件由財(cái)務(wù)中心留存。，統(tǒng)一予以編號(hào)。三、合同的履行，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行，每一合同設(shè)一臺(tái)帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：(1)應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；(2) 收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的。，財(cái)務(wù)中心應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。四、合同的變更和解除、財(cái)務(wù)中心、法律顧問等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。，掛號(hào)寄發(fā)或由對方簽收，掛號(hào)或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。，合同編號(hào)不予改變。五、其他，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。、財(cái)務(wù)中心應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由財(cái)務(wù)中心據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報(bào)。（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號(hào)整理存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。，移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。財(cái)務(wù)中心2004年11月55 / 55