【正文】 會(huì)議,可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則,以免浪費(fèi)時(shí)間.干擾因素分析分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排,以便尋求治理的措施.運(yùn)用《干擾因素分析表》.表56干擾因素分析表姓名:日期:年月日分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說(shuō)不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)常救火條理不清計(jì)劃不周無(wú)效會(huì)議不速之客電話干擾(1)列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類:一類是實(shí)發(fā)性干擾,一類是拖延性干擾.(2)對(duì)干擾因素排序通過對(duì)干擾因素的排序,但求找出干擾最大的因素,堅(jiān)決克服掉.(3)對(duì)突發(fā)性干擾的分析,會(huì)遇到上,下,左,干擾者順序?yàn)?(4)羅列出干擾所帶來(lái)的后果(5)尋求對(duì)策尋求前三位干擾因素的對(duì)策,其他則可以緩一步.(1)通過對(duì)干擾性因素排序,找出最需要克服的因素.(2)在拖延性干擾中,最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服缺乏自律.因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中,許多因素你可能無(wú)法把握,但是,你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己.(3)在突發(fā)性干擾中,最需要克服的是突然約見.(4)都是誰(shuí)干擾了你的時(shí)間安排,偷走了你的時(shí)間 不同的人,不同的行業(yè),不同的企業(yè),誰(shuí)對(duì)你的干擾最大 下屬,上司,同事,客戶,朋友,還是你自己 【自檢】選擇你認(rèn)為最適合的分析方法,對(duì)你的時(shí)間利用方式進(jìn)行分析.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結(jié)】,運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析,.【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急,需要馬上處理,按照優(yōu)先順序的原則,可以往后推一推,根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面.【案例】某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分:緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級(jí)部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做,優(yōu)先順序原則就是重要的排在前,不重要的排在后.【舉例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分:重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃制定部門招聘計(jì)劃拜訪重要客戶工作報(bào)告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無(wú)關(guān)人員領(lǐng)用物品報(bào)銷差旅費(fèi)四象限的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同,可以將工作分成四類,如下圖所示:圖61四象限的工作分類Ⅰ象限:既緊急又重要的事項(xiàng)緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)。重要是指對(duì)公司,急不亂,如果顧客投訴增多,每天都要處理類似事件,則要考慮產(chǎn)品是否出了問題 銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低 :重要但是不緊急的事項(xiàng)例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎(jiǎng)金提成及發(fā)放規(guī)定,新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要,等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做,就變成第一象限的工作——,重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的,一般有較充足的時(shí)間安排,但是,由于每天忙于瑣碎事務(wù),經(jīng)常把重要的事擱置起來(lái)或認(rèn)為還有時(shí)間,結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻,不僅時(shí)間倉(cāng)促,質(zhì)量和效果也不能令人滿意.:緊急但不重要的事項(xiàng)銷售經(jīng)理解決客戶投訴,電話,會(huì)議,沒有按優(yōu)先原則排序,所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來(lái)處理,顛倒了主次.Ⅳ象限:不緊急和不重要的事項(xiàng)不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力.【事例】肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話,輔導(dǎo)下屬工作,與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算,與行政部門經(jīng)理閑聊,向營(yíng)銷總監(jiān)匯報(bào)工作,與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問題,撰寫招聘計(jì)劃等.按照優(yōu)先順序原則即四象限原理,這些工作事項(xiàng)應(yīng)為:圖62四象限實(shí)例解析【自檢】運(yùn)用四象限分析法,對(duì)你一天時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行排序.【本講總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用四象限,一是重要性,可以把工作劃分為四種類型,職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作,也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng).【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第7講養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點(diǎn)】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段【忠告】時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣,不良的習(xí)慣是無(wú)意中形成的,良好的習(xí)慣可以在有意中形成.不良習(xí)慣必須改變現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì),有效的時(shí)間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求.職業(yè)經(jīng)理要管理一批人,不良習(xí)慣不僅影響個(gè)人的工作效率,也會(huì)對(duì)下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響.養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段這個(gè)階段還沒有意識(shí)到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣,也沒有意識(shí)到這個(gè)不良習(xí)慣給工作帶來(lái)的危害.已經(jīng)意識(shí)到居然有這么不好的習(xí)慣,而且這個(gè)習(xí)慣給工作帶來(lái)如此大的危害,不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的,可以借助一些測(cè)試手段來(lái)發(fā)現(xiàn).這一階段,決心改變不良習(xí)慣,可以按照前面講過的第二象限法來(lái)建立高效利用時(shí)間的習(xí)慣.在進(jìn)行面對(duì)面溝通時(shí),至少要做到以下三點(diǎn):◆在約定的時(shí)間到達(dá).◆對(duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算.◆,溝通時(shí)就無(wú)需談起.在與組織之外的人進(jìn)行溝通時(shí),也就會(huì)自然而然按上述三點(diǎn)進(jìn)行溝通了.正所謂無(wú)招勝有招,對(duì)良好習(xí)慣的意識(shí),容易受到其它事情的干擾,從而導(dǎo)致對(duì)習(xí)慣的放棄.要達(dá)到這個(gè)境界,可以采用的有效辦法是間隔重復(fù).即規(guī)定每一段時(shí)間,就自覺接受了這種做法,習(xí)慣成了自然.【自檢】對(duì)照一下,你自己是否有以下的不良習(xí)慣:□工作效率低,辦事拖拉.□時(shí)間觀念差,工作時(shí)磨磨蹭蹭.□眉毛胡子一把抓,找不到主次.□經(jīng)常被電話,不速之客干擾,延誤工作,晚上加班干.□什么事情都愿意管,認(rèn)為忙才好.□認(rèn)為下屬多請(qǐng)示匯報(bào)才有權(quán)威.□沒有目標(biāo),沒有計(jì)劃.□不善于利用零碎時(shí)間.□不會(huì)休息,不會(huì)娛樂,沒有空閑.如果你有上述一些不良習(xí)慣,就要想辦法消除,修正自己的習(xí)慣,性格以至于某些習(xí)以為常的觀念,痛下決心加以改正,:每天花30分鐘做計(jì)劃.有書面日計(jì)劃,周計(jì)劃和月度計(jì)劃.讓下屬了解你的工作習(xí)慣.排出每周工作的優(yōu)先順序.集中精力完成重要工作.使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式.學(xué)習(xí)并運(yùn)用對(duì)付干擾的方法.明確生活和工作目標(biāo).保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾.有效利用零星時(shí)間.招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備.文件柜或辦公桌整潔,條理清楚.在固定的時(shí)間里處理往來(lái)的函件.盡量將無(wú)用的文件處理掉.使每件工作善始善終,避免頭緒多而亂.除非萬(wàn)不得已才召開會(huì)議.養(yǎng)成常年使用工作效率手冊(cè)的習(xí)慣.【本講總結(jié)】本講針對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的不良習(xí)慣展開論述.養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣是職業(yè)化的要求,:不良習(xí)慣的無(wú)意識(shí)階級(jí),發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣,有意識(shí)地改變不良習(xí)慣,養(yǎng)成好習(xí)慣的無(wú)意識(shí)階段.【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第8講為什么溝而不通【本講重點(diǎn)】溝通障礙組織溝通與人際溝通溝通障礙這類障礙是由身份,則溝通障礙最小,與上司交流時(shí),下屬往往會(huì)產(chǎn)生一種敬畏感,上司和下屬所掌握的信息是不對(duì)等的,這也使溝通的雙方發(fā)生障礙.人們都習(xí)慣于堅(jiān)持自己的想法,.溝通中的雙方有一方對(duì)另一方存在偏見,或相互有成見,這會(huì)影響溝通的順暢.溝通的一個(gè)重要環(huán)節(jié)是傾聽,溝通不可能是一個(gè)人的事情,當(dāng)有一方在表達(dá)時(shí),很少用心聽別人的.溝通的參與者必須要反饋信息,:有沒有傾聽,有沒有聽懂,有沒有全懂,對(duì)方以為他已經(jīng)向你表達(dá)了意思,而你以為你所理解的就是他所要表達(dá)的,溝通雙方必須要有反饋.技巧是指有效溝通的方式,主要從下面一些角度去認(rèn)識(shí):◆你會(huì)正確表達(dá)想法嗎 ◆你能夠按對(duì)方希望的時(shí)間和方式表達(dá)想法嗎 ◆你能夠與不同職位,不同性格的人進(jìn)行溝通嗎 ◆如果已經(jīng)造成誤解,你能夠消除嗎 組織溝通與人際溝通職場(chǎng)中的人經(jīng)常遇到兩類溝通:一是組織溝通,一是人際溝通.,有健康的企業(yè)文化,有些企業(yè)有很好的會(huì)議制度,通過這種書面的形式,一些公司有內(nèi)部意見的溝通機(jī)制,像設(shè)置內(nèi)部意見箱,.人際溝通概念比組織溝通更為寬泛,人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部,同事,下屬,供應(yīng)商,經(jīng)銷商,家人,朋友等的溝通,都是人際溝通.以自然人狀態(tài)進(jìn)入企業(yè),一般容易發(fā)生兩個(gè)方面的問題:(1)把自然人狀態(tài)采用的溝通方式和方法帶進(jìn)組織之中例如,你的下屬可能會(huì)不顧場(chǎng)合,聲淚俱下地向你傾訴委屈,私下議論公司的規(guī)章制度,部門的愛莫能助人和事等等,這些行為都不應(yīng)該發(fā)生在組織內(nèi).(2)歸罪于外前面講過,如果一個(gè)組織有很好的制度和文化,有些職業(yè)經(jīng)理可能推卸責(zé)任,.溝通障礙雖然很多來(lái)自于別人,來(lái)自于組織,以及其他一些客觀原因,但是作為職業(yè)經(jīng)理,一定要善于發(fā)現(xiàn)自己存在的問題.【自檢】分析你在工作中最容易遇到的溝通障礙,并分析溝通不順暢的原因.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結(jié)】本講主要分析溝通不暢的原因.溝通不暢的常見障礙是:身份,地位不平等產(chǎn)生的距離感影響溝通順利進(jìn)行。自以為是和偏見是溝通不暢的兩種原因。傾聽和反饋是溝通中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié),不善于傾聽,缺乏反饋使溝通無(wú)法進(jìn)行。溝通需要講究技巧,缺乏技巧使溝通不能順利進(jìn)行.,避免把人際溝通的態(tài)度帶進(jìn)組織溝通中.【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________職業(yè)經(jīng)理人十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練康熙王朝中的故事CEO失敗的原因78 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