【正文】 、 登錄、編目、 、排架等環(huán)節(jié)。 歸檔制度內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量、 等四大部分。 、檔案館的管理模式的三大矛盾是： 收藏與使用的矛盾、 、服務(wù)與責(zé)任的矛盾。 第五章 思考題與案例分析 3 — 79 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義 狹義的文獻(xiàn)保護(hù) ，是指保護(hù)文獻(xiàn)實(shí)體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的自然壽命。 廣義的文獻(xiàn)保護(hù) ，除上述內(nèi)容之外，還包括維護(hù)文獻(xiàn)實(shí)體的秩序狀態(tài)，使文獻(xiàn)在存放和使用中始終有序，即：文獻(xiàn)信息存儲(chǔ)。 — 80 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義 （ 2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容 ① 文獻(xiàn)庫(kù)房的建設(shè) ▲ 庫(kù)房選址 ▲ 地勢(shì)較高，地基堅(jiān)硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠(yuǎn)離易燃易爆場(chǎng)所和產(chǎn)生大氣污染的工礦企業(yè) ▲ 防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲，設(shè)置安全出口，安裝檔案柜等基本設(shè)備。 ▲ 庫(kù)房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) — 81 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義 （ 2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容 ① 文獻(xiàn)庫(kù)房的建設(shè) ② 文獻(xiàn)庫(kù)房管理 ▲ 第一，進(jìn)出庫(kù)制度 ▲ 第二，庫(kù)房溫濕度控制 ▲ 第三，“八防”措施 ▲ 非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房 ▲ 檔案人員在非工作時(shí)間內(nèi)一般不得進(jìn)入庫(kù)房 ▲ 不許在庫(kù)房中吸煙、喝水和吃東西 ▲ 庫(kù)房溫度： 14℃ ～ 20℃ ▲ 相對(duì)濕度： 50 %～ 65 % ▲ 防火、防水、防潮、防霉 防蟲、防光、防塵、防盜 — 82 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義 （ 2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容 ① 文獻(xiàn)庫(kù)房的建設(shè) ② 文獻(xiàn)庫(kù)房管理 ③ 文獻(xiàn)修復(fù) ▲ 去污 ▲ 去酸 ▲ 加固 ▲ 修裱 ▲ 紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡恢復(fù)與顯示 ▲ 計(jì)算機(jī)修復(fù) ▲ 清除文獻(xiàn)上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑。 ▲ 方法：機(jī)械去污、溶劑去污、氧化去污等 ▲ 紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強(qiáng)度下降。 ▲ 方法：液相去酸法和氣相去酸法。 ▲ 鉛筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍(lán)墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復(fù)寫紙的字跡不耐熱，需要加固。 ▲ 方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網(wǎng)加固。 ▲ 用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文獻(xiàn)進(jìn)行修補(bǔ)或托裱，恢復(fù)文獻(xiàn)原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。 ▲ 包括：物理法（攝影） 化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù) ▲ 照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡褪變后，可在計(jì)算機(jī)上用圖像處理軟件進(jìn)行修復(fù)。 — 83 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件歸檔的含義 它是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的電子文件，在活動(dòng)結(jié)束后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。 （ 2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇 ▲ 利用磁盤脫機(jī)采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤的方式。這種方式，如果磁盤質(zhì)量較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失或不可讀。 ▲ 采用網(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤存貯的方式。這種方式簡(jiǎn)便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間應(yīng)該建立和開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線（專用電子系統(tǒng)）。 （ 3）電子檔案存儲(chǔ)載體的選用 ▲ 常用的載體有磁盤、磁帶和光盤。 磁盤、磁帶對(duì)保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。 光盤具有對(duì)保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長(zhǎng)、存取速度快、不易損壞等特點(diǎn)，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲(chǔ)載體，選用時(shí)要注意選擇不可擦寫的光盤。 （ 4）電子文件的歸檔管理 ▲ 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。 — 84 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）保證電子檔案載體物理上的安全 ▲ 要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。這一點(diǎn)和傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的內(nèi)容是一致的。 （ 2）保證電子檔案內(nèi)容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)就無(wú)法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對(duì)電子檔案本身，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。 （ 3）對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù) 對(duì)電子檔案載體進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行有效的修正或更新。操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)范程序進(jìn)行，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)誤操作，都可能造成難以彌補(bǔ)的損失。 檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程要進(jìn)行記錄。 — 85 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子檔案提供利用的方式 ▲ 提供拷貝 （拷貝后利用） ▲ 網(wǎng)絡(luò)傳輸 （在網(wǎng)上查閱） ▲ 直接利用 （在電子檔案館查閱） （ 2）電子檔案利用管理的內(nèi)容 ▲ 電子檔案利用者及利用工作者的管理 （使用權(quán)限的管理） 。 ▲ 對(duì)提供利用載體的管理 （拷貝的提供和回收） 。 ▲ 電子檔案利用中的安全管理。 — 86 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子檔案利用中的安全管理 實(shí)行利用權(quán)限控制，防止 無(wú)關(guān)人員非法讀取 ，防止在利用過(guò)程中 泄密和損傷 信息，并對(duì)使用過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)控。 采用網(wǎng)絡(luò)傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要加密處理，并對(duì)所用的密鑰進(jìn)行定期或不定期更換。 （ 2）電子檔案內(nèi)容的安全管理 由于電子檔案的內(nèi)容信息與載體是可以分離的，因而隨時(shí)都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)，會(huì)因受到電腦病毒的攻擊而損壞。保護(hù)的技術(shù)途徑：防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等 。 （ 3）電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，還要增加防磁、防震、防輻射。 — 87 — Information Management 6 企業(yè)知識(shí)管理 企業(yè)知識(shí)管理概述 知識(shí)是人類已經(jīng)認(rèn)識(shí)的、具有一定系統(tǒng)性的信息集合體。 知識(shí)的類型： ① 顯性知識(shí)和隱性知識(shí) ② 內(nèi)部知識(shí)和外部知識(shí) ③ 個(gè)體知識(shí)和企業(yè)知識(shí) ④ 核心知識(shí)和基礎(chǔ)知識(shí) 企業(yè)知識(shí)管理是通過(guò)對(duì)企業(yè)外部知識(shí)和內(nèi)部知識(shí)的采集與存儲(chǔ)、交流與共享、生產(chǎn)與應(yīng)用，運(yùn)用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，最終提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的社會(huì)管理活動(dòng)的全過(guò)程。 簡(jiǎn)稱為：企業(yè)內(nèi)以知識(shí)為核心的管理活動(dòng)叫知識(shí)管理 包括：對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理 運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行管理 （ 1）提高企業(yè)創(chuàng)新能力 （ 2）提高企業(yè)應(yīng)變能力 （ 3）提高企業(yè)工作效率 （ 4）提高企業(yè)員工技能水平 （ 5）實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的價(jià)值 — 88 — Information Management 6 企業(yè)知識(shí)管理 企業(yè)知識(shí)管理概述 、整序與存儲(chǔ) （ 1）企業(yè)知識(shí)的獲取 ① 用文本資料收集， ② 用計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)收集， ③ 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集， ④ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集， ⑤ 通過(guò)與員工的交談、觀察、模仿來(lái)收集。 企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)容 （ 2）企業(yè)知識(shí)的整序 知識(shí)整序包括對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類、分析、整理、提煉和初步激活，以求形成對(duì)企業(yè)有價(jià)值的新的知識(shí)。 顯性知識(shí)的整序，與信息的整序是一致的。 隱性知識(shí)的整序，通過(guò)對(duì)員工個(gè)人、部門團(tuán)體的整序來(lái)對(duì)隱性知識(shí)間接整序 （ 3）企業(yè)知識(shí)的存儲(chǔ) 常用的知識(shí)存儲(chǔ)方法有知識(shí)倉(cāng)庫(kù)和知識(shí)地圖 知識(shí)倉(cāng)庫(kù) 它是存放信息和知識(shí)的地點(diǎn)，它存儲(chǔ)知識(shí)的條目、事件、知識(shí)的使用記錄以及來(lái)源線索，各種經(jīng)驗(yàn)、備選的技術(shù)方案、各種用于支持決策的知識(shí)，以及與數(shù)據(jù)相關(guān)的語(yǔ)境和經(jīng)驗(yàn)。 知識(shí)地圖 它是一個(gè)企業(yè)的知識(shí)位置圖。它類似地理位置的圖示，或是知識(shí)黃頁(yè)、知識(shí)目錄、按照某種路徑構(gòu)造的向?qū)綌?shù)據(jù)庫(kù)。 — 89 — Information Management 6 企業(yè)知識(shí)管理 企業(yè)知識(shí)管理概述 、整序與存儲(chǔ) 企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)容 （ 1）企業(yè)知識(shí)交流與共享的模式 關(guān)于知識(shí)共享模式最著名的是日本學(xué)者野中郁次郎和竹內(nèi) 廣孝提出的 SECI模型： 第一，社會(huì)化（ Socialization）模式 第二，外部化（ Externalization）模式 第三，綜合化（ Combination）模式 第四，內(nèi)在化（ Internalization）模式 隱性知識(shí) 顯性知識(shí) 社會(huì)化Socialization 外部化Externalization 綜合化Combination 內(nèi)在化Internalization 隱性知識(shí) 顯性知識(shí) 企業(yè)內(nèi)知識(shí)共享 SECI模型 — 90 — Information Management 6 企業(yè)知識(shí)管理 企業(yè)知識(shí)管理概述 、整序與存儲(chǔ) 企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)容 （ 1）企業(yè)知識(shí)交流與共享的模式 （ 2）企業(yè)知識(shí)交流與共享的策略 第一，個(gè)人化策略。 這主要針對(duì)隱性知識(shí)的共享，將沒(méi)有掌握某種知識(shí)的人與掌握該知識(shí)的人緊密聯(lián)系在一起，為員工之間的知識(shí)交流提供更多的機(jī)會(huì)。 第二，編碼化策略。 這主要針對(duì)業(yè)已存在的以編碼形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的知識(shí)實(shí)現(xiàn)共享的策略。 （ 3）企業(yè)知識(shí)共享內(nèi)部環(huán)境的培育 企業(yè)內(nèi)隱性知識(shí)的共享，一要在企業(yè)內(nèi)部提倡知識(shí)共享價(jià)值觀，營(yíng)造開放而又信任的合作環(huán)境， 二可組建“實(shí)體性知識(shí)沙龍”或“虛擬性知識(shí)沙龍”，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享的有效途徑。 — 91 — Information Management 6 企業(yè)知識(shí)管理 企業(yè)知識(shí)管理概述 、整序與存儲(chǔ) 企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)容 企業(yè)外部知識(shí)也包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。 外部顯性知識(shí)的獲?。?與企業(yè)信息的采集是一樣的。 外部隱性知識(shí)的獲取： 通常，注意向外部企業(yè)學(xué)習(xí)，尤其是向合作者學(xué)習(xí)，合法地了解他們的專利、藍(lán)圖、樣品以及許可證貿(mào)易等顯性知識(shí)中沒(méi)有反映的知識(shí)，以求形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的戰(zhàn)略聯(lián)盟，或者通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)手段來(lái)獲取對(duì)方的知識(shí)。 企業(yè)內(nèi)的知識(shí)應(yīng)用，主要是指利用所存儲(chǔ)的顯性知識(shí)去解決問(wèn)題并產(chǎn)生新知識(shí)的過(guò)程。 其一，利用已有知識(shí)形成新產(chǎn)品知識(shí)、新的業(yè)務(wù)過(guò)程知識(shí) 其二，員工將顯性知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中，能夠得到不同的體驗(yàn)，導(dǎo)致員工自身知識(shí)儲(chǔ)備的拓展，即增加個(gè)人的隱性知識(shí)。 — 92 — Information Management 6 企業(yè)知識(shí)管理 企業(yè)知識(shí)管理概述 企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)容 企業(yè)知識(shí)管理的要求 實(shí)施知識(shí)管理必須