【正文】 人員使用運行。 ◆軟件維護后進行系統(tǒng)維護登記。 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復 ◆ 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復操作必須由系統(tǒng)維護人員或天心公司專 職維護人員負責，其他人員均不得進行維護操作。 ◆由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑 證更正方法進行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護操作給予修正。 ◆下述情況下只有維護人員才能實施數(shù)據(jù)的修正操作： A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； B、記帳時中斷； C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤； ◆一般情況下不允許實施數(shù)據(jù)恢復操作，只有當硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 并無法修正或更換硬件設備時才能實施數(shù)據(jù)的恢復操作。A、 數(shù)據(jù)修正與恢復的程序B、 系統(tǒng)管理員對維護人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復要求；C、 系統(tǒng)維護人員在系統(tǒng)管理員和會計人員的指導下修正或恢復會計數(shù)據(jù)；D、 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復后的數(shù)據(jù)，確定準確無誤后通知操作使用人員。 會計科目的維護： 會計科目不得隨意改動、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計主 管批準后并授權有關人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、 增刪會計科目。確需增刪改的，需報批準，并做相應的并帳、分 帳、撤帳等處理。 會計軟件的升級： 應由系統(tǒng)管理維護人員報財務主管批準，由系統(tǒng)管理員組 織，維護人員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。 會計軟件的管理：◆ 財務部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管?！?運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。三、軟件系統(tǒng)的安全與保護◆ 操作人員運行的會計軟件必須是經(jīng)過編譯的程序；會計數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼?！?根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設置操作人員的操作權限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密，不得泄露。系統(tǒng)維護登記表時間報請人審批人維護人維護類型一、維護原因：二、維護操作：三、結果：四、備注：數(shù)字化管理檔案管理制度數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。數(shù)字化管理檔案是ERP活動的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。一、檔案管理的任務：◆ 收集和整理應入檔的會計資料；◆ 保管和利用好會計檔案；◆ 遵守會計檔案的保存期限。二、檔案管理制度的內(nèi)容： 會計憑證的收集和整理： 會計憑證是會計檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟活動的書面證明，是會計核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計檔案范圍和不必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。其次，與主要負責憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)；第三，根據(jù)適當厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管容易散失。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。第四，認真填好會計憑證封面，封面各記事欄是事后查帳有關事項的最基礎的索引和依據(jù)。年度和月份要寫全，匯總本號要寫清從第***號至第***號；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號都要填寫清楚。 會計帳簿的收集和整理會計帳簿是由計算機提供的打印功能打印出總帳、明細帳、銀行帳、日記帳等會計帳薄。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》保管。年度終了時，必須將一年會計帳簿都打印出來統(tǒng)一整理，與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。檢查打印的會計帳簿是否按序號打印，是否有殘缺，有遺漏。然后將各帳簿按照會計科目排列，加封面后裝訂成本。會計帳簿封面的有關內(nèi)容要寫全?！皢挝幻Q”要寫全稱；“帳簿名稱”要寫帳簿的全稱，不要寫科目編碼；“帳簿頁數(shù)”要寫帳的有效頁數(shù)；會計主管人員和記帳員都蓋章或答字。卷脊上必須寫上“***年度****帳”，以便保存利用。 會計報表的收集和整理會計報表是指由計算機根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一規(guī)定設主的格式打印出的外部報表。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》的規(guī)定，由報表管理與檔案管理的人員統(tǒng)一收集，整理和保存。年終，將全年的會計報表與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。在檢查無誤后，按時間順序加封面后裝訂成冊。封面逐項寫明表的名稱、頁數(shù)、日期等，經(jīng)會計負責人審核蓋章后，可歸檔保存。 數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理保管。由系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)進展程度統(tǒng)一收集，整理并交檔案管理員存檔。 磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》的規(guī)定，帳務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一建立。備份次數(shù)由每月不得少于一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。（二）會計檔案的保管和利用 只有計算機提供的打印功能打印出的會計憑證、會計帳簿，會計報表等核算資料，經(jīng)過主管領導和系統(tǒng)管理員的簽字或蓋章認可，才能做為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計憑證，會計帳簿待會計核算資料不能做為正式的書面檔案資料保存。 計算機打印出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字或蓋章認可。 各業(yè)務經(jīng)辦人與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，必須填寫《檔案移交登記表》（見附錄十），以明確責任。 查閱已入檔的會計核算資料必須填寫《檔案查閱登記表》（見附錄十一），不許在會計檔案上做任何記錄、勾劃和涂改，更不能抽撤單據(jù)，違者應視情節(jié)輕重進行嚴肅處理。 對于硬盤上的會計數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不得直接進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作。 備份的軟盤在存檔和查閱時，必須填寫《檔案移交登記表》和《檔案查閱登記表》。磁盤會計數(shù)據(jù)外借使用時，只能使用備份軟盤的付本，硬盤和正式備份軟盤不得外借使用。（三） 會計檔案的保存期限： 對于計算機打印出的會計憑證、會計帳簿和會計報表保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。 軟盤形式的會計檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會計科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。明細帳、記帳憑證及其它數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要存毀。附錄十檔案移交登記表移交日期移交內(nèi)容移交人簽字檔案管理員簽字備注附錄十一：查閱檔案登記表查閱日期查閱人姓名查閱內(nèi)容歸還日期備注34 /