【正文】 以講話形式出現(xiàn)的命令方式。 書面命令主要是指通過下任務(wù)單和命令書的形式的命令，往往顯得比較嚴肅和正式，而且可以避免口頭命令帶來的問題。 l 命令人 即接受命令的執(zhí)行人，也就是讓誰去完成任務(wù)。 l 命令內(nèi)容 即讓某個人去干什么工作，包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。 l 完成的標準 也就是說該項任務(wù)要完成到什么程度，即做成什么樣，一般分常規(guī)標準和特定標準。 常規(guī)標準即公司已做好的規(guī)定或工作標準——下令時不用講明，可以強調(diào)。 特定標準指沒有先例或未做規(guī)定的工作標準——下令時必須講明。 l 完成的標志 驗收合格，交回令簽。 l 復(fù)命的時限和方式 在什么時間以前，用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。 八小時復(fù)命制 對任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)命，如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有 困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實有不可克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標準完成， 要立即向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù)，也要復(fù)命。 “立即”：我們規(guī)定為不得超過八小時，這就叫“八小時復(fù)命制”。 這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人，可以取得下命令人的新指示，保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助，及時克服困難完成任務(wù)。無論出于什么原因，在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后，沒有向下命令人復(fù)命，延誤了工作，要由受命令人負責。 l 命令時的語言要求 A． 簡煉、準確、不需要形容和描繪。 B． 使用專業(yè)術(shù)語，概念清楚，盡可能排除誤解。 C． 有可操作性。 D． 保證傳達渠道暢通無誤。 會議 會議經(jīng)常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短，并能解決實際問題。 物業(yè)管理有限公司會議種類 NO 會議名稱 主持人 召開時間 會議內(nèi)容 參加人員 基本要求 1 公司月度工作例會 總經(jīng)理或總經(jīng)理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。2. 下個月工作計劃完成情況。 總經(jīng)理助理各部門經(jīng)理 每月28日前將書面材料交到綜合管理部以便會議中使用。 2 公司月度工作計劃例會 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在問題及解決方案。2. 下月重點工作方案研討。3. 對公司建議。 3 公司經(jīng)濟活動分析會議 總經(jīng)理 每月15日下午2:00~4:00 1. 對上個月財務(wù)管理、資金使用、經(jīng)濟效益情況給予匯報分析。2. 下個月資金計劃 及調(diào)配使用。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理財務(wù)部經(jīng)理 4 各部門月度工作例會 各部門經(jīng)理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。2. 下個月重要工作,方案研討。3. 對公司建議。 各部門員工 每月28日交會議紀要到綜合管理部 （1） 會前準備： 包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準備發(fā)言，對會議進程的預(yù)測和對策。 l 議題：不要多于三個。 l 主持人：主管級以上管理人員（不同層級會議） l 記錄人由主持人委派，即各部門文員，總經(jīng)理會議有總經(jīng)理秘書，行政例會有 行政秘書。 l 將下發(fā)的文件要做到準確，有錯誤在會前要經(jīng)過修改。 l 文件要按照與會人數(shù)復(fù)印，不要造成開會中途文件準備不全。 l 要預(yù)先考慮到保密程序。 （2） 會議通知： 根據(jù)會前準備擬定會議通知。 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發(fā)放方法和途徑。 會議紀要 l 由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。 l 會議紀要一定要有執(zhí)行人和完成時間。 l 會議紀要整理后要由會議主持人簽發(fā)。 l 如果是連續(xù)性會議（如例會），會議上要總結(jié)上次會議決議的執(zhí)行情況。 “會議的成果，凝固在會議紀要的決議中。” 公文 l 批閱文件 批閱文件，下達書面指示是重要的指揮方法之一。 l 呈報文件 按文件呈報程序向有關(guān)負責人呈報，呈報時間和批復(fù)時間要做記錄。 只能有一個人呈報，可以抄送其他人。 l 批閱文件的處理形式 三種處理形式：發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。 A． 發(fā)回即發(fā)回給呈報人執(zhí)行（或否）。 B． 批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負責人。 C． 留中有兩種情況： ① 做為資料收存。 ② 暫不處理（文件暫不處理的決定要及時通知呈報人）。 l 公司中常用的文件＝文件管理 公司內(nèi)部日常事務(wù)文件，是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存 照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。 常使用的公文種類有： 計劃、通知、總結(jié)、報告、簡報、章程、辦法、規(guī)則、準則、守則、備忘錄、 函等等。 l 公文格式 1） 標題：應(yīng)當準確簡要概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標明發(fā)文部門和公文種類。 2） 簽發(fā)人：發(fā)到哪一級的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。 3） 主送部門：即負責承辦的受文單位。 4） 正文：由開頭、主題、結(jié)尾三部分組成，或由依據(jù)、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號精確無誤，篇幅短小，一目了然。 5）發(fā)文部門落款：俗稱“下款”。發(fā)文部門應(yīng)寫部門全稱或規(guī)范化簡稱， 幾個 部門聯(lián)合發(fā)文，將主辦部門排在前面。 6）發(fā)文時間：用公元，小寫漢字數(shù)碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能省略數(shù)字。一個部門單獨成文的，按簽發(fā)人簽發(fā)的日期；幾個部門聯(lián)合制發(fā) 的，按最后一個部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。 為了便于文件管理，各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭，各部門按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件： 公司辦公室 XX辦 字[年份]第 號 財務(wù)部 XX財 字[年份]第 號 工程部 XX工 字[年份]第 號 綜合管理部 XX綜 字[年份]第 號 R—報告 P—計劃 N—通知 M—會議紀要 O—其它 例如：綜合管理部發(fā)出一份通知，那么其文件的編號為“XX綜N字[2003]第001 號”。[ ]中填寫的是年份，“第”和“號”之間填寫的是第幾號文件。 5） 附件：補充說明主題內(nèi)容的附件，與正文構(gòu)成一份完整的文件。 6） 印章：公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應(yīng)與印章一致，否則失去法定存在權(quán)。 l 公文的撰寫程序 撰寫公文時所要遵守的一定的程序，專指公文的制作流程，基本程序有： 1） 交擬 2） 擬稿 3） 核稿 4） 繕校 5） 簽發(fā) 6） 用印 7） 封發(fā) l 公文的發(fā)文程序 1）審核 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)公司辦公室審核后才可簽發(fā) 2）簽發(fā) 3）用印 4） 分發(fā) 5） 立卷 6） 歸檔 7） 銷毀 l 公文的收文程序 1） 傳遞 2） 簽收 3） 登記 4） 分發(fā) 5） 催辦 6） 查辦 7） 立卷 8） 歸檔 9） 銷毀 簽收的方法是在原件上由收件人背簽，背簽后直接放入文件夾存檔備查。 五、垂直指揮系統(tǒng)的法則 ＝溝通要求 不間斷 公司的管理要做到指揮不間斷，包括休假、下班、夜間。 l 時間不間斷。 l 最高決策不間斷。 l 指揮渠道不間斷。 及時 決策就是要不失時機。該決定時不決定是最大的失敗。 領(lǐng)導(dǎo)做出決定要有時限，任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。 前后一致 領(lǐng)導(dǎo)人在指揮時： l） 要考慮到同類事情的連續(xù)性。 2 ）要考慮到領(lǐng)導(dǎo)者本人的連續(xù)性。 3）要考慮到換屆負責人之間的連續(xù)性，基本原則是“人換法不換”。 公司不同部門之間的一致性： 凡出現(xiàn)不一致的情況，要有以下三點： A． 原則 B． 內(nèi)容 C． 轉(zhuǎn)換時間 確保執(zhí)行 可行性－確保能執(zhí)行，確保已執(zhí)行。 凡不能執(zhí)行的命令不要下。 可監(jiān)督 命令下達后要有督辦、監(jiān)察手段。26 / 26