【正文】 細(xì)記錄后報(bào)告系統(tǒng)管理員； 　　 ◆系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整要求； 　　 ◆財(cái)務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時(shí)，應(yīng) 　　 由系統(tǒng)管理員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測試后才能交操作人員使用運(yùn)行。 　　 ◆軟件維護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。 　　 會計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù) 　　 ◆ 會計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專 　　 職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。 　　 ◆由于憑證填制或錄入錯(cuò)誤而導(dǎo)致會計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤只能通過憑 　　 證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護(hù)操作給予修正。 　　 ◆下述情況下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作： 　　 A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； 　　 B、記帳時(shí)中斷； 　　 C、錯(cuò)誤操作引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤； 　　 ◆一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 　　 并無法修正或更換硬件設(shè)備時(shí)才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。 　　 A、 數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序 　 　B、 系統(tǒng)管理員對維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求； 　 　C、 系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會計(jì)人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會計(jì)數(shù)據(jù)； 　　 D、 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無誤后通知操作使用人員。 　　 會計(jì)科目的維護(hù)： 　　 會計(jì)科目不得隨意改動(dòng)、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計(jì)主 　　 管批準(zhǔn)后并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動(dòng)，原則上年中不許改動(dòng)、 　　 增刪會計(jì)科目。確需增刪改的，需報(bào)批準(zhǔn)，并做相應(yīng)的并帳、分 　　 帳、撤帳等處理。 　　 會計(jì)軟件的升級： 　　 應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報(bào)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組 　　 織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫升級報(bào)告，形成文檔進(jìn)入檔案。 　　 會計(jì)軟件的管理： 　　◆ 財(cái)務(wù)部門在獲得會計(jì)軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。 　　◆ 運(yùn)行中的會計(jì)軟件必須安裝在計(jì)算機(jī)硬盤上，一般情況下不得重新安裝。 　　三、軟件系統(tǒng)的安全與保護(hù) 　　◆ 操作人員運(yùn)行的會計(jì)軟件必須是經(jīng)過編譯的程序；會計(jì)數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。 　　◆ 根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。 　　系統(tǒng)維護(hù)登記表 　　時(shí)間 報(bào)請人 審批人 　　維護(hù)人 維護(hù)類型 　　一、維護(hù)原因： 　　二、維護(hù)操作： 　　三、結(jié)果： 　　四、備注： 　　數(shù)字化管理檔案管理制度 　　數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。 　　數(shù)字化管理檔案是ERP活動(dòng)的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動(dòng)的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。 　　一、檔案管理的任務(wù)： 　　◆ 收集和整理應(yīng)入檔的會計(jì)資料； 　　◆ 保管和利用好會計(jì)檔案； 　　◆ 遵守會計(jì)檔案的保存期限。 　　二、檔案管理制度的內(nèi)容： 　　 會計(jì)憑證的收集和整理： 　　 會計(jì)憑證是會計(jì)檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的書面證明，是會計(jì)核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 　　 首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計(jì)憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計(jì)檔案范圍和不必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。 　　其次，與主要負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)； 　　第三，根據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管容易散失。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。 　　第四，認(rèn)真填好會計(jì)憑證封面，封面各記事欄是事后查帳有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和依據(jù)。年度和月份要寫全，匯總本號要寫清從第***號至第***號；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號都要填寫清楚。 　　 會計(jì)帳簿的收集和整理 　　會計(jì)帳簿是由計(jì)算機(jī)提供的打印功能打印出總帳、明細(xì)帳、銀行帳、日記帳等會計(jì)帳薄。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》保管。年度終了時(shí)，必須將一年會計(jì)帳簿都打印出來統(tǒng)一整理，與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。檢查打印的會計(jì)帳簿是否按序號打印，是否有殘缺，有遺漏。然后將各帳簿按照會計(jì)科目排列，加封面后裝訂成本。會計(jì)帳簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全?！皢挝幻Q”要寫全稱；“帳簿名稱”要寫帳簿的全稱，不要寫科目編碼；“帳簿頁數(shù)”要寫帳的有效頁數(shù)；會計(jì)主管人員和記帳員都蓋章或答字。卷脊上必須寫上“***年度****帳”，以便保存利用。 　　 會計(jì)報(bào)表的收集和整理 　　會計(jì)報(bào)表是指由計(jì)算機(jī)根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一規(guī)定設(shè)主的格式打印出的外部報(bào)表。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》的規(guī)定，由報(bào)表管理與檔案管理的人員統(tǒng)一收集，整理和保存。年終，將全年的會計(jì)報(bào)表與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。在檢查無誤后，按時(shí)間順序加封面后裝訂成冊。封面逐項(xiàng)寫明表的名稱、頁數(shù)、日期等，經(jīng)會計(jì)負(fù)責(zé)人審核蓋章后，可歸檔保存。 　　 數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理保管。由系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)展程度統(tǒng)一收集，整理并交檔案管理員存檔。 　　 磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理 　　存貯在硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》的規(guī)定，帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一建立。備份次數(shù)由每月不得少于一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。 　?。ǘ?jì)檔案的保管和利用 　　 只有計(jì)算機(jī)提供的打印功能打印出的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿，會計(jì)報(bào)表等核算資料，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的簽字或蓋章認(rèn)可，才能做為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計(jì)憑證，會計(jì)帳簿待會計(jì)核算資料不能做為正式的書面檔案資料保存。 　　 計(jì)算機(jī)打印出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字或蓋章認(rèn)可。 　　 各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，必須填寫《檔案移交登記表》（見附錄十），以明確責(zé)任。 　　 查閱已入檔的會計(jì)核算資料必須填寫《檔案查閱登記表》（見附錄十一），不許在會計(jì)檔案上做任何記錄、勾劃和涂改，更不能抽撤單據(jù)，違者應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。 　　 對于硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)不得直接進(jìn)行非會計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作。 　　 備份的軟盤在存檔和查閱時(shí)，必須填寫《檔案移交登記表》和《檔案查閱登記表》。磁盤會計(jì)數(shù)據(jù)外借使用時(shí)，只能使用備份軟盤的付本，硬盤和正式備份軟盤不得外借使用。 　　（三） 會計(jì)檔案的保存期限： 　　 對于計(jì)算機(jī)打印出的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表保存期限按 　　《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。 　　 軟盤形式的會計(jì)檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會計(jì)科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。明細(xì)帳、記帳憑證及其它數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要存毀。 　　附錄十 　　檔案移交登記表 　　移交日期 移交內(nèi)容 移交人簽字 檔案管理員簽字 備注 　　 　　附錄十一： 　　查閱檔案登記表 　　查閱日期 查閱人姓名 查閱內(nèi)容 歸還日期 備注33 / 33