【正文】 細記錄后報告系統(tǒng)管理員； 　　 ◆系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會計軟件參數(shù)調(diào)整要求； 　　 ◆財務部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時，應 　　 由系統(tǒng)管理員進安裝和運行，測試后才能交操作人員使用運行。 　　 ◆軟件維護后進行系統(tǒng)維護登記。 　　 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復 　　 ◆ 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復操作必須由系統(tǒng)維護人員或天心公司專 　　 職維護人員負責，其他人員均不得進行維護操作。 　　 ◆由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑 　　 證更正方法進行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護操作給予修正。 　　 ◆下述情況下只有維護人員才能實施數(shù)據(jù)的修正操作： 　　 A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； 　　 B、記帳時中斷； 　　 C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤； 　　 ◆一般情況下不允許實施數(shù)據(jù)恢復操作，只有當硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 　　 并無法修正或更換硬件設備時才能實施數(shù)據(jù)的恢復操作。 　　 A、 數(shù)據(jù)修正與恢復的程序 　 　B、 系統(tǒng)管理員對維護人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復要求； 　 　C、 系統(tǒng)維護人員在系統(tǒng)管理員和會計人員的指導下修正或恢復會計數(shù)據(jù)； 　　 D、 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復后的數(shù)據(jù)，確定準確無誤后通知操作使用人員。 　　 會計科目的維護： 　　 會計科目不得隨意改動、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計主 　　 管批準后并授權有關人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、 　　 增刪會計科目。確需增刪改的，需報批準，并做相應的并帳、分 　　 帳、撤帳等處理。 　　 會計軟件的升級： 　　 應由系統(tǒng)管理維護人員報財務主管批準，由系統(tǒng)管理員組 　　 織，維護人員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。 　　 會計軟件的管理： 　　◆ 財務部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。 　　◆ 運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。 　　三、軟件系統(tǒng)的安全與保護 　　◆ 操作人員運行的會計軟件必須是經(jīng)過編譯的程序；會計數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。 　　◆ 根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設置操作人員的操作權限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密，不得泄露。 　　系統(tǒng)維護登記表 　　時間 報請人 審批人 　　維護人 維護類型 　　一、維護原因： 　　二、維護操作： 　　三、結(jié)果： 　　四、備注： 　　數(shù)字化管理檔案管理制度 　　數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。 　　數(shù)字化管理檔案是ERP活動的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。 　　一、檔案管理的任務： 　　◆ 收集和整理應入檔的會計資料； 　　◆ 保管和利用好會計檔案； 　　◆ 遵守會計檔案的保存期限。 　　二、檔案管理制度的內(nèi)容： 　　 會計憑證的收集和整理： 　　 會計憑證是會計檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟活動的書面證明，是會計核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 　　 首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計檔案范圍和不必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。 　　其次，與主要負責憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)； 　　第三，根據(jù)適當厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管容易散失。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。 　　第四，認真填好會計憑證封面，封面各記事欄是事后查帳有關事項的最基礎的索引和依據(jù)。年度和月份要寫全，匯總本號要寫清從第***號至第***號；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號都要填寫清楚。 　　 會計帳簿的收集和整理 　　會計帳簿是由計算機提供的打印功能打印出總帳、明細帳、銀行帳、日記帳等會計帳薄。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》保管。年度終了時，必須將一年會計帳簿都打印出來統(tǒng)一整理，與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。檢查打印的會計帳簿是否按序號打印，是否有殘缺，有遺漏。然后將各帳簿按照會計科目排列，加封面后裝訂成本。會計帳簿封面的有關內(nèi)容要寫全?！皢挝幻Q”要寫全稱；“帳簿名稱”要寫帳簿的全稱，不要寫科目編碼；“帳簿頁數(shù)”要寫帳的有效頁數(shù)；會計主管人員和記帳員都蓋章或答字。卷脊上必須寫上“***年度****帳”，以便保存利用。 　　 會計報表的收集和整理 　　會計報表是指由計算機根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一規(guī)定設主的格式打印出的外部報表。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》的規(guī)定，由報表管理與檔案管理的人員統(tǒng)一收集，整理和保存。年終，將全年的會計報表與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。在檢查無誤后，按時間順序加封面后裝訂成冊。封面逐項寫明表的名稱、頁數(shù)、日期等，經(jīng)會計負責人審核蓋章后，可歸檔保存。 　　 數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理保管。由系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)進展程度統(tǒng)一收集，整理并交檔案管理員存檔。 　　 磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理 　　存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》的規(guī)定，帳務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一建立。備份次數(shù)由每月不得少于一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。 　?。ǘ嫏n案的保管和利用 　　 只有計算機提供的打印功能打印出的會計憑證、會計帳簿，會計報表等核算資料，經(jīng)過主管領導和系統(tǒng)管理員的簽字或蓋章認可，才能做為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計憑證，會計帳簿待會計核算資料不能做為正式的書面檔案資料保存。 　　 計算機打印出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字或蓋章認可。 　　 各業(yè)務經(jīng)辦人與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，必須填寫《檔案移交登記表》（見附錄十），以明確責任。 　　 查閱已入檔的會計核算資料必須填寫《檔案查閱登記表》（見附錄十一），不許在會計檔案上做任何記錄、勾劃和涂改，更不能抽撤單據(jù)，違者應視情節(jié)輕重進行嚴肅處理。 　　 對于硬盤上的會計數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不得直接進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作。 　　 備份的軟盤在存檔和查閱時，必須填寫《檔案移交登記表》和《檔案查閱登記表》。磁盤會計數(shù)據(jù)外借使用時，只能使用備份軟盤的付本，硬盤和正式備份軟盤不得外借使用。 　?。ㄈ?會計檔案的保存期限： 　　 對于計算機打印出的會計憑證、會計帳簿和會計報表保存期限按 　　《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。 　　 軟盤形式的會計檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會計科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。明細帳、記帳憑證及其它數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要存毀。 　　附錄十 　　檔案移交登記表 　　移交日期 移交內(nèi)容 移交人簽字 檔案管理員簽字 備注 　　 　　附錄十一： 　　查閱檔案登記表 　　查閱日期 查閱人姓名 查閱內(nèi)容 歸還日期 備注33 / 33