【正文】 . 下個月資金計劃 及調配使用。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理財務部經(jīng)理 。4 各部門月度工作例會 各部門經(jīng)理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。2. 下個月重要工作,方案研討。3. 對公司建議。 各部門員工 每月28日交會議紀要到綜合管理部 （1） 會前準備： 包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準備發(fā)言，對會議進程的預測和對策。 l 議題：不要多于三個。 l 主持人：主管級以上管理人員（不同層級會議） l 記錄人由主持人委派，即各部門文員，總經(jīng)理會議有總經(jīng)理秘書，行政例會有行政秘書。 l 將下發(fā)的文件要做到準確，有錯誤在會前要經(jīng)過修改。 l 文件要按照與會人數(shù)復印，不要造成開會中途文件準備不全。 l 要預先考慮到保密程序。 （2） 會議通知： 根據(jù)會前準備擬定會議通知。 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發(fā)放方法和途徑。 會議紀要 l 由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。 l 會議紀要一定要有執(zhí)行人和完成時間。 l 會議紀要整理后要由會議主持人簽發(fā)。 l 如果是連續(xù)性會議（如例會），會議上要總結上次會議決議的執(zhí)行情況。 “會議的成果，凝固在會議紀要的決議中。” 公文 l 批閱文件 批閱文件，下達書面指示是重要的指揮方法之一。 l 呈報文件 按文件呈報程序向有關負責人呈報，呈報時間和批復時間要做記錄。 只能有一個人呈報，可以抄送其他人。 l 批閱文件的處理形式 三種處理形式：發(fā)回、批轉、留中。 A． 發(fā)回即發(fā)回給呈報人執(zhí)行（或否）。 B． 批轉即被呈送人不能做出決定則批轉給有關負責人。 C． 留中有兩種情況： ① 做為資料收存。 ② 暫不處理（文件暫不處理的決定要及時通知呈報人）。 l 公司中常用的文件 公司內部日常事務文件，是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存 照、公務聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。 常使用的公文種類有： 計劃、通知、總結、報告、簡報、章程、辦法、規(guī)則、準則、守則、備忘錄、 函等等。 l 公文格式 1） 標題：應當準確簡要概括公文的主要內容，一般應標明發(fā)文部門和公文種類。 2） 簽發(fā)人：發(fā)到哪一級的公文，應注明簽發(fā)人。 3） 主送部門：即負責承辦的受文單位。 4） 正文：由開頭、主題、結尾三部分組成，或由依據(jù)、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號精確無誤，篇幅短小，一目了然。 5）發(fā)文部門落款：俗稱“下款”。發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱，幾個 部門聯(lián)合發(fā)文，將主辦部門排在前面。 6）發(fā)文時間：用公元，小寫漢字數(shù)碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能 省略數(shù)字。一個部門單獨成文的，按簽發(fā)人簽發(fā)的日期；幾個部門聯(lián)合制發(fā) 的，按最后一個部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。 為了便于本公司的文件管理，現(xiàn)將各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭，請各部門 按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件： 公司辦公室 XX辦 字[年份]第 號 財務部 XX財 字[年份]第 號 工程部 XX工 字[年份]第 號 綜合管理部 XX綜 字[年份]第 號 R—報告 P—計劃 N—通知 M—會議紀要 O—其它 例如：綜合管理部發(fā)出一份通知，那么其文件的編號為“XX綜N字[2003]第001 號”。[ ]中填寫的是年份，“第”和“號”之間填寫的是第幾號文件。 5） 附件：補充說明主題內容的附件，與正文構成一份完整的文件。 6） 印章：公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應與印章一致，否則失去法定存在權。 l 公文的撰寫程序 撰寫公文時所要遵守的一定的程序，專指公文的制作流程，基本程序有： 1） 交擬 2） 擬稿 3） 核稿 4） 繕校 5） 簽發(fā) 6） 用印 7） 封發(fā) l 公文的發(fā)文程序 1）審核 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)公司辦公室審核后才可簽發(fā) 2）簽發(fā) 3）用印 4） 分發(fā) 5） 立卷 6） 歸檔 7） 銷毀 l 公文的收文程序 1） 傳遞 2） 簽收 3） 登記 4） 分發(fā) 5） 催辦 6） 查辦 7） 立卷 8） 歸檔 9） 銷毀 簽收的方法是在原件上由收件人背簽，背簽后直接放入文件夾存檔備查。 五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則 不間斷 公司的管理要做到指揮不間斷，包括休假、下班、夜間。 l 時間不間斷。 l 最高決策不間斷。 l 指揮渠道不間斷。 及時 決策就是要不失時機。該決定時不決定是最大的失敗。 領導做出決定要有時限，任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。 前后一致 領導人在進行指揮的時候： l 要考慮到同類事情的連續(xù)性。 l 要考慮到領導者本人的連續(xù)性。 l 要考慮到換屆負責人之間的連續(xù)性，在這一條上，基本原則是人換法不換。 公司不同部門之間的一致性： 凡出現(xiàn)不一致的情況，要有以下三點： A． 原則 B． 內容 C． 轉換時間 確保執(zhí)行 確保能執(zhí)行，確保已執(zhí)行。 凡不能執(zhí)行的命令不要下，這就是可行性的問題。 可監(jiān)督 命令下達后要有有效的監(jiān)察手段。費用報銷審核管理制度 費用報銷審核管理制度 　 一、目的 規(guī)范費用報銷程序，確保各項費用支出得到合理控制。 二、適用范圍 適用于公司各項報銷費用的控制。 三、職責 財務部主管負責報銷單據(jù)的及時審核。 公司各部門經(jīng)理依總經(jīng)理下發(fā)權限審核、核準，超出權限的交由總經(jīng)理核準。 四、程序要點 費用報銷的標準 (1)行政管理費用報銷的標準（見下表）： 項目職務 交通費 業(yè)務費 電話費 辦公費 差旅費 交通工具 伙食標準 住宿標準 其他補助 總經(jīng)理 合理開支，實報實銷。 部門經(jīng)理 員工 備注：業(yè)務費開支須事先向總經(jīng)理申請。 差旅費標準是指出差時間超過一天的市外出差。 (2)經(jīng)營費用的報銷審核，以公司的實際經(jīng)營狀況為依據(jù)。 報銷單據(jù)的填制要求 (1)費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的3個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù)，特殊情況可另行處理。 (2)將原始單據(jù)剪齊邊角，正面朝上（與報銷單據(jù)同向）粘貼在報銷單的反面左邊。 (3)用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內容，如：報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。 (4)采購類經(jīng)營費用，須憑有效的《請購單》和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù)，并將《請購單》、《入庫單》附在報銷單據(jù)的后面。 (5)非采購類的行政、辦公或其他費用，直接填制報銷單據(jù)。 報銷單據(jù)的審核 (1)公司費用報銷由總經(jīng)理下發(fā)主管權限,各主管依據(jù)權限給予審核\核準辦理。 (2)費用報銷由報銷人填寫，各部門負責人依權限簽字確認。 (3)財務部主管應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內，對各項報銷費用進行嚴格認真的審核，凡符合報銷標準的，審核人在財務審核欄內簽署姓名、審核日期后。報銷費用超出權限的交由總經(jīng)理審批。 (4)經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或存有其他疑問，而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準的報告時，審核人應退回報銷單據(jù)。 費用的給付 (1)報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部領取費用。 (2)財務部會計根據(jù)報銷單填寫《費用報銷登記表》的各項內容。 (3)報銷人持《費用報銷登記表》到出納處簽名領取費用。 (4)單位價格在1000元以下的報銷費用，由出納員用現(xiàn)金支付。 (5)單位價格在1000以上的報銷費用，原則上由出納員用支票支付，特殊情況的可報總經(jīng)理批準后，以現(xiàn)金支付。 (6)費用發(fā)生前借支備用金的，由出納員在借支費用中作沖減備用金處理。 費用報銷單據(jù)的保管 (1)費用報銷單據(jù)由財務部會計按順序編制記帳憑證，月末財務部經(jīng)理審核后，由會計根據(jù)會計核算制度匯總、記賬、編制相關財務分析報表。 (2)所有報銷的費用單據(jù)，由財務部加密長期保存。44 / 44