【正文】 來 Why Why n次因 治本對策 (遠(yuǎn)因) (永久)三、 問題解決的結(jié)果1. 解決:提出最好的解決對策2. 妥協(xié):提出滿足的解決對策3. 化解:變更目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)以消除問題4. 回避:等待提出解決對策四、 傳統(tǒng)的問題解決方式 地 位 知 識 經(jīng) 驗(yàn) 事 實(shí) Why 進(jìn)一步分析 解決五、 全面性的問題解決方式 原因分析 現(xiàn)況分析 對策擬定 (問題定義 問題發(fā)掘 問題確認(rèn)) 決策分析 再發(fā)防止六、 問題分析與解決的程序流程內(nèi)容手法 依資料分析或判斷選出問題并清楚描述之 為何是問題是否在自己能力範(fàn)圍內(nèi)可控 單純還是復(fù)雜 改善程度 資源投入 數(shù)據(jù)情報 語言情報1. 腦力激蕩2. 系統(tǒng)圖 決策目的 決策限制 決策評估 決策風(fēng)險 評估結(jié)果(標(biāo)準(zhǔn)化) 第九篇 會議要領(lǐng)一、 發(fā)言要點(diǎn)(一) 陳述三效果1. 喚起聽眾的注意,并創(chuàng)造聽眾欲望2. 令聽眾確切了解所傳達(dá)的信息3. 說服聽眾,并促使聽眾能立刻采取某些特動(二) 陳述準(zhǔn)備(1) 了解聽眾(2) 熟悉陳述的主題(3) 希望實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)(4) 將有助于實(shí)現(xiàn)上述具體目標(biāo)的各種信息羅列出來,這些信息包括一般性的消息,研究的成果,理論,案例,個人經(jīng)驗(yàn),別人的經(jīng)驗(yàn)等.(5) 根據(jù)所能運(yùn)用的陳述時間,從已經(jīng)羅列出來的各種信息中選擇最重要者與最切題者.(6) 考慮使用適當(dāng)?shù)钠鞑?切記:當(dāng)人們聽到某些事情的時候,也能同時看到這些事情,則他們對這些事情的理解程度將大為提高.(7) 準(zhǔn)備一份陳述的綱要,以供陳述時使用.(8) 備妥各種視聽器材,包括掛圖,投影片,錄音帶,幻燈片,影片,講儀等.(9) 用錄音機(jī)及錄像機(jī)作陳述演練,或是在一,兩位假想聽眾面前進(jìn)行陳述演練.(三) 陳述技巧 陳述的成敗,則除了受陳述者本人天生資質(zhì)所決定外,陳述者仍須講下列九種技巧:(1) 要與聽眾保持視線接觸.(2) 靈活運(yùn)用”停頓”技巧,以便令聽眾得以沉思及判斷所聽到的信息,并作出反應(yīng).(3) 盡量使用聽眾有切身經(jīng)驗(yàn)的,聽眾所易于體會的實(shí)例及軼事.(4) 適當(dāng)?shù)馗淖円袅?音調(diào),或語氣.(5) 善用幽默性話語.(6) 要克制足以令聽眾分心的各種舉止.(7) 注意措辭,并述說符合聽眾的程度與聽眾要求的層次的語言.(8) 以投影片,幻燈片,掛圖,或派發(fā)講義充當(dāng)講稿.(9) 設(shè)法賃發(fā)問令聽眾介入,避免從頭到尾都唱獨(dú)角戲.二、 傾聽要領(lǐng)(一) “四到”1. 眼到:觀察與會者的臉部表情,眼,手勢,體態(tài)…等以了解口頭語言的真正涵意.2. 心到:換位思考.3. 腦到:分析與會者發(fā)言的動機(jī).4. 身到:完整接收信息.(二) 六種傾聽毛病1. 白日夢.2. 只聽話語所傳達(dá)的事實(shí),而忽略其所蘊(yùn)含的觀念.3. 萎靡不振.4. 帶有感情性聽取(防拒絕)5. 情緒激動.6. 未能善用”聽”,”比”,”講”.三、 答復(fù)要領(lǐng) 許多會議主持人都 存有一種觀念,以為在會議過程中,與會者所提出的問題不僅需要獲得答復(fù),試問:當(dāng)與會者所提出的是與會議無關(guān)的問題,或是足以妨礙會議目標(biāo)的達(dá)成的問題,難道還要獲得答復(fù)嗎?由此可知,主席應(yīng)針對與會者所提出的問題作判斷,以決定它是否應(yīng)獲得答復(fù).就算與會者所提出的問題是值得答復(fù)的,有些問題則可由其他與會者答復(fù),現(xiàn)列表展示如下: 在哪些情況下? 主席 直接向主席征求答復(fù)的問題,原則上應(yīng)由主席親自答復(fù) 只有主席才能答復(fù)的問題,應(yīng)由主席親自答復(fù) 因?yàn)闀r間不夠,主席想移轉(zhuǎn)到另一議案的討論時,可由 主席親自答復(fù)以節(jié)省時間. 由誰答復(fù)? 在哪些情況下? 其 他 與 會 者 假如其他與會者能夠答復(fù)時 假如其他與會者想表示意見時 假如時間充裕時 假如主席一時不知如何答復(fù),或是需要時間去思索答案時 發(fā) 問 者 本 人 如果主席意識到發(fā)問者有意見要表達(dá)時,可讓發(fā)問者先答復(fù)他自己所發(fā)出的問題(在會議中我們常常發(fā)現(xiàn),有些具有強(qiáng)烈意見要表達(dá)的與會者,往往會先以發(fā)問者的低姿態(tài)征求主席或其他與會者意見,然后再表達(dá)其意見,以便令自己的意與別人的意見之間產(chǎn)出強(qiáng)烈的對比,從而增加自己的意見受重視的程度) 如果主席或其他與會者無法答復(fù),而主席感到發(fā)問者或許有他自己的看法時,則應(yīng)讓發(fā)問者本人答復(fù).四、發(fā)問要領(lǐng) (一)、發(fā)問目地(1) 收集資料.”你可否概要地談一談此次你在東南亞考察市場所見所聞?”(2) 透視對話者動機(jī)意向.”哪些因素促使你決定放棄此次的晉升的機(jī)會?”(3) 提供資料.”你曉不曉得公司對所有編制內(nèi)的員工均提供子女教育澤則?”(4) 鼓勵意見參與.”你對構(gòu)想中的作息時間變動持怎么樣的看法?”(5) 確定自己對話者的話語及感受理解程度.”讓我總結(jié)一下你對這個問題的看法……我這個總結(jié)是否與你的看法一致?”(6) 鼓動對話者對某一總是進(jìn)行思考.”你認(rèn)為擴(kuò)大行銷綱在當(dāng)前是不是一種明知的措?”(7) 測定意見是否一致.(8) 言歸正傳.(二)、發(fā)問模式(見下表) 方式 內(nèi) 容 例 題 備 注在特定領(lǐng)域帶出特定答復(fù)“上星期你告候幾小時” “你是否認(rèn)為現(xiàn)狀非改變不可?”廣泛領(lǐng)域帶出廣泛答得“對自己當(dāng)前的工作表現(xiàn)有什么看法?”針對對話者的語句重新措辭,以今其證實(shí)或?qū)嵮a(bǔ)充原先的答復(fù)“你剛剛說你在自己的單位內(nèi)可以獨(dú)當(dāng)一面,這是不是說你的上司能放手讓你去主持自己的部門?”要求旨伸或舉例說明“我擔(dān)心我并不完全領(lǐng)會你的意思,你能否對剛剛提及的那些觀點(diǎn)再做深一層的解釋?”賃第三者的意向以影響對話者意見“李四認(rèn)為股長的意見值得支持,不知你對股長的意見有什么看法?”以已意加諸對話者,并今對話者在窄小範(fàn)圍內(nèi)從事選擇“你希望下星期一還是下星期二再為我作同類的服務(wù)?”多種問題的問話“你可否把約翰與史密斯的家景背景,個人嗜好,過去與現(xiàn)在的工作表現(xiàn)說明一下?”問話本身已有強(qiáng)烈的答案“有同情心的人都會捐款救助彼得家,你會把對這種善舉嗎?”(三).發(fā)問注意事項(xiàng)(1) 主席在發(fā)問之前最好先擬定發(fā)問的腹稿.(2) 多用”開放式問句”,”澄清式問句”,”探索式問句”。慎用”封閉式問句”,”含第三者意見的問名”。避免使用”引導(dǎo)式問名”,”強(qiáng)迫選擇式問句”與”多種式問句”.(3) 注意發(fā)問的時機(jī).(4) 按平常對話的速度發(fā)問.(5) ”凌空式問題”.(6) 必要的時候,”瞄準(zhǔn)式問題”向特定的與會者發(fā)問.(7) 主席提出敏感性的問題時,應(yīng)附帶說明了發(fā)問者的理由.(8) 所有的問題都必須環(huán)繞一個中心主題.(9) 主席應(yīng)盡量由廣泛的問題,再移向特定的問題.(10) 主席應(yīng)盡量根據(jù)與會者對前總是的答復(fù)構(gòu)造問句.(11) 主席發(fā)問之后,一來可進(jìn)一步澄清問題的內(nèi)涵,二來可令答復(fù)者從容構(gòu)思答案(12) 主席對答復(fù)者的應(yīng)表示竭誠的歡迎.五、 結(jié)束要領(lǐng)1. 會議的總結(jié)(1) 復(fù)述這次會議的目標(biāo).(2) 總結(jié)成果.(3) 感謝參與.(4) 必要時,宣布下一次會議的目標(biāo),時間,地點(diǎn).2. 會議成敗評詁(1) 本人自我評詁.(2) 與會者調(diào)查.(3) 觀察員.3. 會議記錄的、送達(dá).(2H8H)4. 決議事項(xiàng)的追蹤.5. 適時解散已完成任務(wù)的工作組.六、 會議問題因應(yīng) 原 因 預(yù) 防 補(bǔ) 救 與 會 者 發(fā) 難澄清會議的目標(biāo)與討論討論的主題1. .2. 主席以未能澄清會議目標(biāo)或討論主題而當(dāng)眾致歉.3. 主席可以技巧地發(fā)言離題者,他的發(fā)言究竟與討論主題或會議目標(biāo)有何關(guān)系.4. 主席可以技巧地將離題者的言述擋在一邊. 與 會 者 分 分1. 澄清會議的目標(biāo)與討論的主題.2. 令與會者感到會議有益及有趣3. 慎先會議時間及地點(diǎn)1. 盡管主席能夠確定與會者的交談與討論中的主題毫無關(guān)系,主席都應(yīng)先假定他們的交談與討論中的主題有關(guān)。然后問交談?wù)哳姴活娨庹f出他們的看法,以便令其他與會者也能分享他看法.2. 作短暫的停頓,甚或稍作休息.3. 如多數(shù)的與會者都分心,則暫停會議,等造成分心的原因消失了再續(xù)會.4. 如少數(shù)的與會者分心,則主席右不予理會,亦可就本身的發(fā)言作短暫的停頓. (轉(zhuǎn)下表)(接上表) 原 因 預(yù) 防 補(bǔ) 救 與 會 者 爭 議1. 澄清會議的目標(biāo)與討論的主題,具有不同的看法或感受.2. 事先強(qiáng)調(diào)這樣的觀念:”真正重要的是:什么是對的,什么是非的”.這個觀念有助于避免題內(nèi)的爭論1. 倘若爭論是離題的,則立刻制止,并復(fù)述會議的目標(biāo)與討論的主題.2. 倘若爭論是題內(nèi)的,則:(1) 先強(qiáng)調(diào)”什么是對的”遠(yuǎn)比”誰是對的”更加,重要然后將注意力集中在論點(diǎn)本身,不再理會人物本身.(2) 征求沉默的與會者物意見.(3) 主席顯示自己的個人觀點(diǎn)或個立場. 與 會 者 拒 絕 參 與 1. 創(chuàng)造和諧的氣氛.2. 切莫令參與意見的人感到難堪.3. 令會議具實(shí)效.1. 倘若與會者因感到沉悶而拒絕參與,則主席應(yīng)鼓動其興趣.2. 倘若與會者因快場而拒絕與,則主席應(yīng)設(shè)法排除該種心理障礙.3. 倘若與會者人數(shù)眾多,與會者拒絕的現(xiàn)象將一掃而空。因?yàn)?(1) 分組討論時人數(shù)較少,與地者怯場的程度可大幅降低.(2) 各組須要輪流向全體報告討論成果,這含有競爭的成份在內(nèi).(3) 代表各組發(fā)言認(rèn)的心理負(fù)擔(dān)可以大大減輕,因?yàn)樗l(fā)表的意見無論是好還是壞,是成熟還是不成熟,都不是他本人的意見,而是整組人的意見. (轉(zhuǎn)下表)(接上表) 原 因 預(yù) 防 補(bǔ) 救與會者情緒變化1. 定立會議結(jié)束的時間2. 如會議可能無法按預(yù)定時間結(jié)束,則事先言明3. 選擇符合與會者希望的會議時間4. 令會議具有實(shí)效1. 結(jié)束會議并按排續(xù)會的時間2. 休息3. 以小故事,挑戰(zhàn)性問題或節(jié)奏的改變,重鼓與會者的興趣少數(shù)人壟斷會議1. 開會之前鼓勵所有與會者都積極興2. 如已知某人可能壟斷會議,則事先與他疏通并請他節(jié)制3. 報名發(fā)問4. 要求輸流發(fā)言1. 巧妙地阻止2. 指派工作給喜歡壟斷會議的人去做3. 故意將視線避開壟斷者,以免令他誤以為主席仍想聽取他的意見主席自己離題1. 主席本匝充分地準(zhǔn)備資料2. 主席應(yīng)時考慮與會者的發(fā)言是否離題1. 主席應(yīng)鼓勵與會者隨時指出其離題的壞習(xí)慣2. 主席一發(fā)覺自己離題,應(yīng)即刻向與會者致歉并改正.