【正文】 來(lái) Why Why n次因 治本對(duì)策 (遠(yuǎn)因) (永久)三、 問(wèn)題解決的結(jié)果1. 解決:提出最好的解決對(duì)策2. 妥協(xié):提出滿足的解決對(duì)策3. 化解:變更目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)以消除問(wèn)題4. 回避:等待提出解決對(duì)策四、 傳統(tǒng)的問(wèn)題解決方式 地 位 知 識(shí) 經(jīng) 驗(yàn) 事 實(shí) Why 進(jìn)一步分析 解決五、 全面性的問(wèn)題解決方式 原因分析 現(xiàn)況分析 對(duì)策擬定 (問(wèn)題定義 問(wèn)題發(fā)掘 問(wèn)題確認(rèn)) 決策分析 再發(fā)防止六、 問(wèn)題分析與解決的程序流程內(nèi)容手法 依資料分析或判斷選出問(wèn)題并清楚描述之 為何是問(wèn)題是否在自己能力範(fàn)圍內(nèi)可控 單純還是復(fù)雜 改善程度 資源投入 數(shù)據(jù)情報(bào) 語(yǔ)言情報(bào)1. 腦力激蕩2. 系統(tǒng)圖 決策目的 決策限制 決策評(píng)估 決策風(fēng)險(xiǎn) 評(píng)估結(jié)果(標(biāo)準(zhǔn)化) 第九篇 會(huì)議要領(lǐng)一、 發(fā)言要點(diǎn)(一) 陳述三效果1. 喚起聽(tīng)眾的注意,并創(chuàng)造聽(tīng)眾欲望2. 令聽(tīng)眾確切了解所傳達(dá)的信息3. 說(shuō)服聽(tīng)眾,并促使聽(tīng)眾能立刻采取某些特動(dòng)(二) 陳述準(zhǔn)備(1) 了解聽(tīng)眾(2) 熟悉陳述的主題(3) 希望實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)(4) 將有助于實(shí)現(xiàn)上述具體目標(biāo)的各種信息羅列出來(lái),這些信息包括一般性的消息,研究的成果,理論,案例,個(gè)人經(jīng)驗(yàn),別人的經(jīng)驗(yàn)等.(5) 根據(jù)所能運(yùn)用的陳述時(shí)間,從已經(jīng)羅列出來(lái)的各種信息中選擇最重要者與最切題者.(6) 考慮使用適當(dāng)?shù)钠鞑?切記:當(dāng)人們聽(tīng)到某些事情的時(shí)候,也能同時(shí)看到這些事情,則他們對(duì)這些事情的理解程度將大為提高.(7) 準(zhǔn)備一份陳述的綱要,以供陳述時(shí)使用.(8) 備妥各種視聽(tīng)器材,包括掛圖,投影片,錄音帶,幻燈片,影片,講儀等.(9) 用錄音機(jī)及錄像機(jī)作陳述演練,或是在一,兩位假想聽(tīng)眾面前進(jìn)行陳述演練.(三) 陳述技巧 陳述的成敗,則除了受陳述者本人天生資質(zhì)所決定外,陳述者仍須講下列九種技巧:(1) 要與聽(tīng)眾保持視線接觸.(2) 靈活運(yùn)用”停頓”技巧,以便令聽(tīng)眾得以沉思及判斷所聽(tīng)到的信息,并作出反應(yīng).(3) 盡量使用聽(tīng)眾有切身經(jīng)驗(yàn)的,聽(tīng)眾所易于體會(huì)的實(shí)例及軼事.(4) 適當(dāng)?shù)馗淖円袅?音調(diào),或語(yǔ)氣.(5) 善用幽默性話語(yǔ).(6) 要克制足以令聽(tīng)眾分心的各種舉止.(7) 注意措辭,并述說(shuō)符合聽(tīng)眾的程度與聽(tīng)眾要求的層次的語(yǔ)言.(8) 以投影片,幻燈片,掛圖,或派發(fā)講義充當(dāng)講稿.(9) 設(shè)法賃發(fā)問(wèn)令聽(tīng)眾介入,避免從頭到尾都唱獨(dú)角戲.二、 傾聽(tīng)要領(lǐng)(一) “四到”1. 眼到:觀察與會(huì)者的臉部表情,眼,手勢(shì),體態(tài)…等以了解口頭語(yǔ)言的真正涵意.2. 心到:換位思考.3. 腦到:分析與會(huì)者發(fā)言的動(dòng)機(jī).4. 身到:完整接收信息.(二) 六種傾聽(tīng)毛病1. 白日夢(mèng).2. 只聽(tīng)話語(yǔ)所傳達(dá)的事實(shí),而忽略其所蘊(yùn)含的觀念.3. 萎靡不振.4. 帶有感情性聽(tīng)取(防拒絕)5. 情緒激動(dòng).6. 未能善用”聽(tīng)”,”比”,”講”.三、 答復(fù)要領(lǐng) 許多會(huì)議主持人都 存有一種觀念,以為在會(huì)議過(guò)程中,與會(huì)者所提出的問(wèn)題不僅需要獲得答復(fù),試問(wèn):當(dāng)與會(huì)者所提出的是與會(huì)議無(wú)關(guān)的問(wèn)題,或是足以妨礙會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成的問(wèn)題,難道還要獲得答復(fù)嗎?由此可知,主席應(yīng)針對(duì)與會(huì)者所提出的問(wèn)題作判斷,以決定它是否應(yīng)獲得答復(fù).就算與會(huì)者所提出的問(wèn)題是值得答復(fù)的,有些問(wèn)題則可由其他與會(huì)者答復(fù),現(xiàn)列表展示如下: 在哪些情況下? 主席 直接向主席征求答復(fù)的問(wèn)題,原則上應(yīng)由主席親自答復(fù) 只有主席才能答復(fù)的問(wèn)題,應(yīng)由主席親自答復(fù) 因?yàn)闀r(shí)間不夠,主席想移轉(zhuǎn)到另一議案的討論時(shí),可由 主席親自答復(fù)以節(jié)省時(shí)間. 由誰(shuí)答復(fù)? 在哪些情況下? 其 他 與 會(huì) 者 假如其他與會(huì)者能夠答復(fù)時(shí) 假如其他與會(huì)者想表示意見(jiàn)時(shí) 假如時(shí)間充裕時(shí) 假如主席一時(shí)不知如何答復(fù),或是需要時(shí)間去思索答案時(shí) 發(fā) 問(wèn) 者 本 人 如果主席意識(shí)到發(fā)問(wèn)者有意見(jiàn)要表達(dá)時(shí),可讓發(fā)問(wèn)者先答復(fù)他自己所發(fā)出的問(wèn)題(在會(huì)議中我們常常發(fā)現(xiàn),有些具有強(qiáng)烈意見(jiàn)要表達(dá)的與會(huì)者,往往會(huì)先以發(fā)問(wèn)者的低姿態(tài)征求主席或其他與會(huì)者意見(jiàn),然后再表達(dá)其意見(jiàn),以便令自己的意與別人的意見(jiàn)之間產(chǎn)出強(qiáng)烈的對(duì)比,從而增加自己的意見(jiàn)受重視的程度) 如果主席或其他與會(huì)者無(wú)法答復(fù),而主席感到發(fā)問(wèn)者或許有他自己的看法時(shí),則應(yīng)讓發(fā)問(wèn)者本人答復(fù).四、發(fā)問(wèn)要領(lǐng) (一)、發(fā)問(wèn)目地(1) 收集資料.”你可否概要地談一談此次你在東南亞考察市場(chǎng)所見(jiàn)所聞?”(2) 透視對(duì)話者動(dòng)機(jī)意向.”哪些因素促使你決定放棄此次的晉升的機(jī)會(huì)?”(3) 提供資料.”你曉不曉得公司對(duì)所有編制內(nèi)的員工均提供子女教育澤則?”(4) 鼓勵(lì)意見(jiàn)參與.”你對(duì)構(gòu)想中的作息時(shí)間變動(dòng)持怎么樣的看法?”(5) 確定自己對(duì)話者的話語(yǔ)及感受理解程度.”讓我總結(jié)一下你對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法……我這個(gè)總結(jié)是否與你的看法一致?”(6) 鼓動(dòng)對(duì)話者對(duì)某一總是進(jìn)行思考.”你認(rèn)為擴(kuò)大行銷(xiāo)綱在當(dāng)前是不是一種明知的措?”(7) 測(cè)定意見(jiàn)是否一致.(8) 言歸正傳.(二)、發(fā)問(wèn)模式(見(jiàn)下表) 方式 內(nèi) 容 例 題 備 注在特定領(lǐng)域帶出特定答復(fù)“上星期你告候幾小時(shí)” “你是否認(rèn)為現(xiàn)狀非改變不可?”廣泛領(lǐng)域帶出廣泛答得“對(duì)自己當(dāng)前的工作表現(xiàn)有什么看法?”針對(duì)對(duì)話者的語(yǔ)句重新措辭,以今其證實(shí)或?qū)嵮a(bǔ)充原先的答復(fù)“你剛剛說(shuō)你在自己的單位內(nèi)可以獨(dú)當(dāng)一面,這是不是說(shuō)你的上司能放手讓你去主持自己的部門(mén)?”要求旨伸或舉例說(shuō)明“我擔(dān)心我并不完全領(lǐng)會(huì)你的意思,你能否對(duì)剛剛提及的那些觀點(diǎn)再做深一層的解釋?”賃第三者的意向以影響對(duì)話者意見(jiàn)“李四認(rèn)為股長(zhǎng)的意見(jiàn)值得支持,不知你對(duì)股長(zhǎng)的意見(jiàn)有什么看法?”以已意加諸對(duì)話者,并今對(duì)話者在窄小範(fàn)圍內(nèi)從事選擇“你希望下星期一還是下星期二再為我作同類(lèi)的服務(wù)?”多種問(wèn)題的問(wèn)話“你可否把約翰與史密斯的家景背景,個(gè)人嗜好,過(guò)去與現(xiàn)在的工作表現(xiàn)說(shuō)明一下?”問(wèn)話本身已有強(qiáng)烈的答案“有同情心的人都會(huì)捐款救助彼得家,你會(huì)把對(duì)這種善舉嗎?”(三).發(fā)問(wèn)注意事項(xiàng)(1) 主席在發(fā)問(wèn)之前最好先擬定發(fā)問(wèn)的腹稿.(2) 多用”開(kāi)放式問(wèn)句”,”澄清式問(wèn)句”,”探索式問(wèn)句”。慎用”封閉式問(wèn)句”,”含第三者意見(jiàn)的問(wèn)名”。避免使用”引導(dǎo)式問(wèn)名”,”強(qiáng)迫選擇式問(wèn)句”與”多種式問(wèn)句”.(3) 注意發(fā)問(wèn)的時(shí)機(jī).(4) 按平常對(duì)話的速度發(fā)問(wèn).(5) ”凌空式問(wèn)題”.(6) 必要的時(shí)候,”瞄準(zhǔn)式問(wèn)題”向特定的與會(huì)者發(fā)問(wèn).(7) 主席提出敏感性的問(wèn)題時(shí),應(yīng)附帶說(shuō)明了發(fā)問(wèn)者的理由.(8) 所有的問(wèn)題都必須環(huán)繞一個(gè)中心主題.(9) 主席應(yīng)盡量由廣泛的問(wèn)題,再移向特定的問(wèn)題.(10) 主席應(yīng)盡量根據(jù)與會(huì)者對(duì)前總是的答復(fù)構(gòu)造問(wèn)句.(11) 主席發(fā)問(wèn)之后,一來(lái)可進(jìn)一步澄清問(wèn)題的內(nèi)涵,二來(lái)可令答復(fù)者從容構(gòu)思答案(12) 主席對(duì)答復(fù)者的應(yīng)表示竭誠(chéng)的歡迎.五、 結(jié)束要領(lǐng)1. 會(huì)議的總結(jié)(1) 復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo).(2) 總結(jié)成果.(3) 感謝參與.(4) 必要時(shí),宣布下一次會(huì)議的目標(biāo),時(shí)間,地點(diǎn).2. 會(huì)議成敗評(píng)詁(1) 本人自我評(píng)詁.(2) 與會(huì)者調(diào)查.(3) 觀察員.3. 會(huì)議記錄的、送達(dá).(2H8H)4. 決議事項(xiàng)的追蹤.5. 適時(shí)解散已完成任務(wù)的工作組.六、 會(huì)議問(wèn)題因應(yīng) 原 因 預(yù) 防 補(bǔ) 救 與 會(huì) 者 發(fā) 難澄清會(huì)議的目標(biāo)與討論討論的主題1. .2. 主席以未能澄清會(huì)議目標(biāo)或討論主題而當(dāng)眾致歉.3. 主席可以技巧地發(fā)言離題者,他的發(fā)言究竟與討論主題或會(huì)議目標(biāo)有何關(guān)系.4. 主席可以技巧地將離題者的言述擋在一邊. 與 會(huì) 者 分 分1. 澄清會(huì)議的目標(biāo)與討論的主題.2. 令與會(huì)者感到會(huì)議有益及有趣3. 慎先會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)1. 盡管主席能夠確定與會(huì)者的交談與討論中的主題毫無(wú)關(guān)系,主席都應(yīng)先假定他們的交談與討論中的主題有關(guān)。然后問(wèn)交談?wù)哳?yuàn)不願(yuàn)意說(shuō)出他們的看法,以便令其他與會(huì)者也能分享他看法.2. 作短暫的停頓,甚或稍作休息.3. 如多數(shù)的與會(huì)者都分心,則暫停會(huì)議,等造成分心的原因消失了再續(xù)會(huì).4. 如少數(shù)的與會(huì)者分心,則主席右不予理會(huì),亦可就本身的發(fā)言作短暫的停頓. (轉(zhuǎn)下表)(接上表) 原 因 預(yù) 防 補(bǔ) 救 與 會(huì) 者 爭(zhēng) 議1. 澄清會(huì)議的目標(biāo)與討論的主題,具有不同的看法或感受.2. 事先強(qiáng)調(diào)這樣的觀念:”真正重要的是:什么是對(duì)的,什么是非的”.這個(gè)觀念有助于避免題內(nèi)的爭(zhēng)論1. 倘若爭(zhēng)論是離題的,則立刻制止,并復(fù)述會(huì)議的目標(biāo)與討論的主題.2. 倘若爭(zhēng)論是題內(nèi)的,則:(1) 先強(qiáng)調(diào)”什么是對(duì)的”遠(yuǎn)比”誰(shuí)是對(duì)的”更加,重要然后將注意力集中在論點(diǎn)本身,不再理會(huì)人物本身.(2) 征求沉默的與會(huì)者物意見(jiàn).(3) 主席顯示自己的個(gè)人觀點(diǎn)或個(gè)立場(chǎng). 與 會(huì) 者 拒 絕 參 與 1. 創(chuàng)造和諧的氣氛.2. 切莫令參與意見(jiàn)的人感到難堪.3. 令會(huì)議具實(shí)效.1. 倘若與會(huì)者因感到沉悶而拒絕參與,則主席應(yīng)鼓動(dòng)其興趣.2. 倘若與會(huì)者因快場(chǎng)而拒絕與,則主席應(yīng)設(shè)法排除該種心理障礙.3. 倘若與會(huì)者人數(shù)眾多,與會(huì)者拒絕的現(xiàn)象將一掃而空。因?yàn)?(1) 分組討論時(shí)人數(shù)較少,與地者怯場(chǎng)的程度可大幅降低.(2) 各組須要輪流向全體報(bào)告討論成果,這含有競(jìng)爭(zhēng)的成份在內(nèi).(3) 代表各組發(fā)言認(rèn)的心理負(fù)擔(dān)可以大大減輕,因?yàn)樗l(fā)表的意見(jiàn)無(wú)論是好還是壞,是成熟還是不成熟,都不是他本人的意見(jiàn),而是整組人的意見(jiàn). (轉(zhuǎn)下表)(接上表) 原 因 預(yù) 防 補(bǔ) 救與會(huì)者情緒變化1. 定立會(huì)議結(jié)束的時(shí)間2. 如會(huì)議可能無(wú)法按預(yù)定時(shí)間結(jié)束,則事先言明3. 選擇符合與會(huì)者希望的會(huì)議時(shí)間4. 令會(huì)議具有實(shí)效1. 結(jié)束會(huì)議并按排續(xù)會(huì)的時(shí)間2. 休息3. 以小故事,挑戰(zhàn)性問(wèn)題或節(jié)奏的改變,重鼓與會(huì)者的興趣少數(shù)人壟斷會(huì)議1. 開(kāi)會(huì)之前鼓勵(lì)所有與會(huì)者都積極興2. 如已知某人可能壟斷會(huì)議,則事先與他疏通并請(qǐng)他節(jié)制3. 報(bào)名發(fā)問(wèn)4. 要求輸流發(fā)言1. 巧妙地阻止2. 指派工作給喜歡壟斷會(huì)議的人去做3. 故意將視線避開(kāi)壟斷者,以免令他誤以為主席仍想聽(tīng)取他的意見(jiàn)主席自己離題1. 主席本匝充分地準(zhǔn)備資料2. 主席應(yīng)時(shí)考慮與會(huì)者的發(fā)言是否離題1. 主席應(yīng)鼓勵(lì)與會(huì)者隨時(shí)指出其離題的壞習(xí)慣2. 主席一發(fā)覺(jué)自己離題,應(yīng)即刻向與會(huì)者致歉并改正.