竣工資料編制指南(26)-資料下載頁
2025-04-06 04:51本頁面
【正文】 、霉菌及其他有害物質。宜將磁帶、錄像帶改制成光盤，以延長保質期。保管期限，可根據科技文件材料中相關的內容來確定。 2）音像材料檔案，要按形成順序排列，分別編寫流水編號。3）要求編寫案卷目錄。 檔號（臨時） （1）每冊（或分冊或本）均要求編制檔號，由于存在不同的接收單位，所以每冊（或分冊或本）只編制一個臨時檔號，用鉛筆（B型）書寫。正式檔號由項目業(yè)主根據檔案部門的要求統(tǒng)一填寫。 （2）臨時檔號根據高速公路工程的特點用字母或數(shù)字的形式表示該案卷所代表的工程類別、項目名、合同段、部、冊、分冊、本。 （3）工程類別為公路（GL）；項目名取兩個漢語拼音，當不同的兩個項目的兩個漢語拼音字母完全相同時，其中一個項目可取三個字母，三個字母中一個字母小寫；合同段取合同代號；部、冊、分冊、本用阿拉伯數(shù)字表示。不按合同段分開來裝訂時，合同號用“0”代替。工程類別、項目名、合同段、部、冊、分冊（如果有分冊）的代號之間用“ ”隔開，冊（或分冊）與本（如果有幾本時）之間用“—”隔開，本的阿拉伯數(shù)字順序號外加圓括號。 （4）舉例說明： a）臨長路第一部第二冊（只有一本時），臨時檔號為：“GLLC012”； b）潭邵路05合同段第三部第二冊第四分冊第三本，臨時檔號為：“GLTS05324—（3）”； c）衡棗路11合同段第四部第十二冊第二本，臨時檔號為：“GLHZ11412—（2）”。 d）臨長路第五監(jiān)理處（監(jiān)理合同代號為“E”）第五部第一冊第四分冊（只有一本時），其臨時檔號為：GLLCE514。 文件裝訂 裝訂準備 1）分兩種卷面規(guī)格裝訂（照片、音像材料除外，照片、），即AA3規(guī)格（）。A4（297210）為豎式，A3（297420）為橫式。 2）對于破損資料，應進行托裱。對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬。 3）去掉文件上的金屬物，以免銹蝕文件。 4）取案卷底邊、裝訂邊整齊，以免文件散失。5）。6）原件與復制件不宜混裝，一式幾套的竣工文件中應有一套原件。 裝訂 1）該裝訂的文件采用線裝訂，裝訂線與左側邊緣的距離為10mm。 2）薄本采用縫紉機裝訂。超過縫紉機的裝訂厚度時采用三孔一線的方法手工裝訂（孔距為8cm），裝訂線采用財務專用打臘線，線結打在背后，要求拉緊。 3）裝訂后用不易老化變質的膠將卷皮小心細致地貼裝上，（或切除）富余值。當卷皮較厚時，采用鉛筆根據案卷的厚度及卷面規(guī)格在卷皮內面小心畫出脊背線，然后將直尺靠近畫出的鉛筆線用無墨水的圓頭硬筆來回劃動，再沿劃動處內折，用力壓出脊背線，最后涂膠貼裝卷皮。 檔案盒 檔案盒規(guī)格 檔案盒由湖南省高速公路管理局統(tǒng)一定做，其外表尺寸有： 長寬尺寸 310220mm (裝A4文件，豎式) 310430mm （裝A3文件，橫式） 脊背尺寸 50、60mm 可以簡稱為“A420”、“A320”……“A460”、“A360”，其樣式見附件六。 封面印刷如附件六（1）~（2），脊背印刷如附件六（3），借卷守則（其內容見附件三）印在封面的反面。 裝盒 應選擇合適規(guī)格的檔案盒，每盒可裝多本（案卷）。為避免在運輸途中損壞，每盒以裝滿為宜。 檔案盒封面填寫 1）檔號：，用鉛筆填寫臨時檔號。 2）密級：暫時不填，由接收單位填寫。 3）卷內頁數(shù)：填寫每盒內每本（案卷）中用鉛筆編寫的實際頁碼之和（如盒內裝兩本，兩本的頁數(shù)分別是11201，則填成“115+210=316”）。 4）保管期限：可據第一章述及到的《湖南省公路工程竣工文件編制及檔案管理辦法》（具體文件見“范本”中E部分）的規(guī)定填寫。請注意同一案卷保管單位不同，保管期限也不相同。當同一盒內（或案卷內）有不同保管期限的科技文件時，其保管期限為該盒內（或案卷內）文件保管期限的最大值。 5）編制單位、。 6）歸檔單位：統(tǒng)一為項目業(yè)主。 7）歸檔日期：項目業(yè)主負責竣工文件的部門收到或登記編制好的竣工文件的日期。 8）縮微號：不填 9）類別：高速公路10）案卷題名：要求以短語形式全面、簡潔、明了地概括全盒（案卷）內容，以不超過50個字為宜，填寫在“案卷題名”下（檔案盒）正中處。題名必須涵蓋項目名稱、合同段、部與冊或分冊的文件名、樁號、具體文件名等內容，同一項目內不應有完全相同的案卷題名。例如（封面的案卷題名）：案卷題名：臨長高速公路 竣工文件 第十一合同段施工文件 路基工程 K179~K180段壓實度檢測資料 11）檔案盒上方的空白欄暫時不填，由接收單位酌情填寫。 12）脊背上檔號的填寫如前面所述，其案卷題名應先打印，然后粘貼上去。24 / 24
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