【正文】 樣，這類年會要求一流的會場、職業(yè)演說家的演說、效果絕佳的會場布置與視聽設備以及周密的計劃，還應提前指定在會上發(fā)言的人。如果能邀請一位客座演說家活躍會場氣氛，將有助于激發(fā)聽眾的興趣和熱情。應讓每一個將要發(fā)言的人了解自己何時發(fā)言以及發(fā)言時間的長短。要點? 安排重要活動時，計劃越周密，考慮越周詳，越易取得成功。? 輔以視聽技術，信息接收效果會更佳。? 象尊重和關心供應商那樣，尊重并關心出席研討會和大型會議的員。? 在某些重要場合，公司可以花錢雇人表演和或演講。? 大型會議或研討會后，還應組織后續(xù)活動，否則這類會議往往收效甚微。小提示 63： 選擇新會場時要聽聽別人的建議。26 / 42 選擇會場會場無形中向與會者傳遞著大量信息。選擇舉行大型會議或研討會的會場時，應認真考慮此次會議或研討會的會場時，應認真考慮此次會議有哪些要求，然后選擇與會議的規(guī)模及類型相稱的會場。若要舉行大型會議，須選擇一個能容納所有與會者的會場；而開辦講習班時，挑選一個中等大小的房間再另增幾個小房間，只要使學員能夠分組工作就足夠了。預訂會場前，應檢查會場設備是否齊全，如電子設備和其他設備（麥克風、投影儀等） 、為與會者準備的舒適的坐席以及餐飲設施等。要與不要要保證與會者確知如何到達會場并有交通工具。不要讓與會者在未做準備的情況下作即興演講。要制定日程表，其中要包括休息時間。不要邀請無關緊要的人物出席會議。要準備隨時修訂會議議程以防會議超時。不要忘記通過征求反饋意見來檢查會議是否成功。 銷售中的溝通銷售是商務活動的基礎，這不僅僅是就說服外部顧客購買商品而言。在所有商務場合，均可運用銷售技巧贏得他人的贊同與支持，獲得資源或說服他人放棄反對意見。小提示 64： 如果說你想作“軟性推銷” ，那么請用提問的方式提出觀點。 軟性推銷最好的推銷總是“軟性的”：設法使人產生某種需求，然后對滿足這一需求做出承諾。你可以把這種銷售手段運用到工作中去，使你的“推銷術”能夠隨機應變。軟性推銷技巧包括：? 通過提問與聆聽了了解情況，而不是輕下斷言；? 稍停片刻，讓他人有機會回答；? 如果遇到反對意見，要表示你能夠理解——實際上仍堅持自己的觀點，直到你的觀點被對方接受為止。 運用軟性推銷技巧面帶微笑、手掌伸展、掌心向上，這是軟性推銷慣用的技巧。你要表現(xiàn)出友好的態(tài)度與令人信服的姿態(tài)，而不是咄咄逼人。另外，運用手勢有助于強調你的話。自然的微笑張開手掌的手勢小提示 65： 傾聽來自潛在顧客的反對意見。他們可為你提供線索，幫你成交。27 / 42 硬性推銷傳統(tǒng)的硬性推銷法是通過把人逼到一定位置，強迫他人做出決定的方式進行推銷。如果你想在工作中實踐某一想法，在距成功只有一步之遙時，你應保持積極的態(tài)度，并運用硬性推銷技巧。其策略如下：? 提出所謂“最后”報價；? 強調機不可失；? 指明競爭形勢；? 做出不容妥協(xié)、毫不含糊的提議；? 要求對方當場表態(tài)。小提示 66： 請一位同事閱讀你寫的商務信件，檢查它們是否清晰明了。 運用書面材料推銷運用書面材料推銷，無論是通過郵件推銷產品還是向同事“推銷”提議，往往遵循著一些似乎相互矛盾的規(guī)則。例如，在針對外部人員的營銷活動中，長信的推銷效果明顯優(yōu)于短信；而在向內部人員分發(fā)備忘錄時，簡短文伯的效果往往更顯著。無論用長信還是短信，在信的開頭你都應闡明寫信目的。寫信時應注意激發(fā)讀者興趣，論述切中要點，所舉實例真實可信。信件的結尾宜清晰、簡潔并表現(xiàn)出積極的態(tài)度。小提示 67： 做每一筆生意時，都應把它看作你與對方的一次合作。 利用計算機個人電腦已發(fā)展成為一種得力的推銷工具。你可以把潛在顧客的姓名和地址存入數(shù)據(jù)庫，甚至可以在與客戶進行電話交談的同時查訪與其有關的資料。熒屏上的數(shù)據(jù)能使你提高辦事效率，并幫助你同對方成效。在推銷金融服務方面，計算機尤為有效：輸入買方的財政狀況方面的具體數(shù)據(jù)后，許多電腦程序會幫你設計出有針對性的方案。 推銷點子與概念推銷方面的基本技巧在許多重要的管理工作中都適用。無論在組織內還是組織外，學說幾句“行話”都是邁向成功的關鍵。下次當你勸說別人接受自己的想法時，你不妨試一試下面的軟性或硬性推銷術語：“那天同您談過后，我產生了這樣的想法。 ”“這正是我們所孜孜以求的，如果不盡快采取行動，一定會讓對手占先。 ”“我們沒有太多時間考慮這一提議——應該當機立斷。 ”“這筆生意由我們來做是再合適不過的了。 ” 成功談判要進行談判，首先要掌握一流的溝通技巧。因為你需要清楚地闡明你的提議并正確理解對方提出的條件。在各種類型的管理工作中，這種技巧都是至關重要的，所以你應盡量提高這種技巧。小提示 68： 選擇不同個性的人組成談判小組。 為談判做準備28 / 42準備越充分，談判成功的可能性越大。準備過程中，首先要確立談判目標，然后決定派誰參加談判。你要想好，該派一個人還是一個小組呢？如果派一個小組，哪些人在一起能構成最佳組合？談判前，應確保談判小組已對問題進行了徹底調查，并確定了立場。調查結果有助于雙方協(xié)商，共同制定談判日程并獲得對方認可。小組還應提前作至少一次角色預演。最后，確定你們的底線，即你們的最低目標。 掌握談判技巧談判專家往往把自己的談判策略建立于需求（通常是對方需求）的基礎上。若你“針對對方的需求”而展開談判，就可以冒最小風險取得最大控制權。抓住時機是很關鍵的。在辯論與討價還價過程中，你要揣摩對方的想法，并且不失電動機地抬高或改動報價、拒絕對方提議或提出新條件。時時注意把敵對意見轉化為合作態(tài)度。你可以問一些引導生問題，如“您打算簽約嗎“，這可以使你的態(tài)度更為溫和，同時還有助于吸引對方的注意力，獲取與發(fā)出信息，并刺激對方思考。 談判步驟戰(zhàn)略戰(zhàn)術設計提出建議表明立場并展開辯論討價還價總結并達成協(xié)議小提示 69： 考慮最理想的結果是怎樣的，然后考慮如何才能取得這樣的結果。 購物談判購物談判過程中，有兩點必須考慮清楚。第一，確定你所需要的是什么（而不是你想要的） 。記住：賣方的工作就是勸你相信，你們的需求與他們提供的產品恰好吻合。第二，決定你準備付多少錢。為自己設定一個上限，不要超過它。在這種談判中，先開價的一方往往處于劣勢，所以應爭取讓對方先開價。小提示 70： 與供應商分享有用信息，這會幫你獲得更好的交易。 與供應商斡旋與供應商談判時，傳統(tǒng)作法是從多個供應商處索要報價單（以便形成有益的競爭） ，傾聽對方報價，狠狠殺價并要求對方大幅度降價，然后把自己提出的價格稍稍抬高一點兒，最后在盡可能低的價格水平上成交。如供應商在供貨或質量方面不過關，則需再次談判。一種更有效的新做法是選擇最好的供應商。談判時，爭取使雙方的報價都降低，并共同分享利潤。這種談判方法不是僅在價格問題上做文章，而是先談妥可靠性及其他一些與價格無關的問題，然后再討論實際價格。小提示 71： 記?。寒敓o利可圖時，沒有人會繼續(xù)罷工。 同員工商談29 / 42在就工作質量與生產力問題同員工商談時，單獨溝通是頗為有效的。記?。哼_成協(xié)議時，如果讓對方覺得他們占了便宜（即使事實并非如此） ，將對你很有利。如果你要對付的是一個老練的職業(yè)談判家（可能牽涉到某一工會） ，他們的要求超過了你為自己設定的上限，這時應冷靜沉著，集中精力將談判結果維持在你設定的限定內。 編寫報告報告是供他人閱讀的正式文件。報告的內容要正確，結構要合理并要得出確定的結論。如果有人要求你寫報告，要保證完稿后的報告滿足他提出的所有要求。小提示 72： 毫不猶豫地刪減報告中多余的內容。小提示 73： 根據(jù)你對讀者的了解，對報告進行加工以適合讀者口味。 為寫報告作調查如果你想?yún)R報自己參加的某項活動，應核查每個細節(jié)以確保報告的內容準確無誤。如果有人要你寫關于某一方面，比如說開拓市場的報告，應把需要了解的內容光煥發(fā)寫出成一系列要點，然后記下你所參考消息的材料，并使它們與要點相匹配，要確保所有要點都已講到。定稿前，保證你所參考的材料至少得到一個可靠權威的證實。要與不要要使每一份報告生動有趣。 不要用詞含混，段落不宜過長。要一字不差地引用接受訪談者的原話。不要濫用單數(shù)第一人稱代詞“我” ，不要表現(xiàn)出個人偏見。要強調最重要的調查結果與事實。 不要跑題或忽然轉換話題。要用數(shù)字標注段落以便前后互相參照，并隔開要點。不要在證據(jù)不足時下結論。要用標題標明不同主題，與主題相關的內容用副標題標明。沒有對參考資料進行仔細核對前，不要匆忙將報告付印。 組織報告開頭幾段應闡明寫報告的目的并概括主要觀點。在報告的主體部分，用論據(jù)論證調查結果，論證要按邏輯順序展開，各段落用數(shù)字標明。標題、副標題和實心黑點可以幫助你有效地組織報告，并可引導讀者注意重要事實。下劃線和黑體字可以用來表示強調。在報告末尾，可以簡要地提出行動建議。小提示 74： 抓住機會親自向聽眾講解報告。 確保清晰報告并非文學作品，然而，好報告卻遵循著文學作品的寫作規(guī)范。撰寫時應注意避免歧義，如果你對結論不十分肯定，應講明存在著其他可能性，并鼓勵讀者自己作判斷。盡量多用短句。最重要的是要從讀者的角度出發(fā)考慮問題，想一想他們是否能夠理解你的意思？如有可能，分發(fā)報告前請一位朋友或同事30 / 42審閱。小提示 75： 不要妄下斷言。 力求簡潔如果能做到簡潔，你的報告將清晰易懂。盡量用最少的字表達最多內涵。盡量用簡單的句子代替復雜的長句。在報告的主要結論上多下功夫。報告的每一部分前可以寫一段簡短的摘要。寫完后通讀報告，盡可能多作刪減，這有助于提高文章的含金量。 講解報告準備口頭講解報告時，問一問自己，這兩點哪一點更重要：引發(fā)聽眾討論還是對聽眾施以影響？如果你要在會上提出一個觀點，應當場把報告分發(fā)給聽眾，如果有條件，可使用視聽設備進行總結。而當你站在中立的立場上，例如要討論可行性研究報告，應該提前分發(fā)材料。在這種情況下，開會前你一定要做好充分準備，以便解答聽眾提出的問題并處理反對意見。 用視聽設備演示用先進的視聽設備與卓越的演說技巧演示與解說你得出的結論，可以增強大家對會上分發(fā)的報告的印象。視覺形象可使聽眾迅速接受報告內容。 撰寫提議提議不同于報告之處在于：它是自我推銷性質的文件，它的目的在于說服讀者接受提議的內容。例如，在公司內，你可提議公司增加在電腦或員工方面的投資。小提示 76： 在準備提議并力爭使它得以通過的過程中要爭取同盟者。 為寫提議作調查為了成功，所有項目都應與組織的總體目標保持一致。在動筆寫提議前，調查一下該提議是否與組織的總體計劃相一致，以及兩者符合的程度如何。安排調查時應做到如下幾點。? 查明怎樣才能使提議符合公司的總體戰(zhàn)略要求，以及提議內容與目前的活動和將來的計劃有無沖突。? 查明應考慮哪能些方面（資金、人力資源或法律問題等） ，并了解這些方面會給公司帶來什么影響。? 向決策者們詢問他們期望實現(xiàn)的短期、中期與長期目標分別是什么。? 收集所需信息以支持提議，并準備進入下一階段——安排提議的結構。 草擬提議闡述提議內容解釋做出這一提議的原因以及它將起到作用31 / 42預測所需資源，并表明該提議符合預算標準指定負責人，規(guī)定時限以行動計劃作結論小提示 77： 問一問自己：為什么有的提議失敗了，而有的提議卻能成功。小提示 78： 運用軟性推銷技巧使人接受你的提議。 提議的設計提議與報告的格式大體相同：提議的開頭要概述提議內容；論證過程中用標題組織行文；最后在結論中重述要點。你的提議應充滿積極樂觀的態(tài)度——你的熱情會使讀者相信你有能力把提議中所述的前景變?yōu)楝F(xiàn)實。如果要承擔一定風險，應講清你已充分考慮過潛在的不利因素，然后集中論述積極方面。 自我提問這項提議的花費多大？會涉及到哪些人？若這項提議被接受，它將帶來哪些利益（在經濟、銷售、質量等方面）？該項提議應怎樣實施？為什么提議要在此時提出？你為什么相信提出的計劃能夠取得成功？ 后續(xù)活動分發(fā)提議時，應讓接受者了解你準備在什么時間、以什么方式采取后續(xù)活動，以及你是否期望他們作書面答復。無論把提議發(fā)給公司內部的同事，還是發(fā)給外部的供應商或顧客，分發(fā)后開會討論提議內容的做法將大有裨益。有條件的話，在會上演講時可使用視聽設備；因為提議的視覺效果越強烈，它獲得通過的機會就越大。可是要記?。簾o論你的演講多么生動，明顯沒有說明力的提議是不會被接受的。 撰寫商務計劃如果為了創(chuàng)建企業(yè)而申請一筆資金，愿意向你提供資金的借方很可能要看你的商務計劃。撰寫這種文件時應先寫清提議，然后展開討論，最后得出結論。預測在一段時間（一般情況下至少三年）內可能發(fā)生的情況與有關的數(shù)據(jù)，用預測結果支持你的提議。你的商務計劃應表明：你能處理好財務問題；你已經把各種因素考慮在內，做出了最好與最壞估測；如果這一計劃得以實施，會有很多贏利的機會。計劃書的設計：確保你的商務計劃形式正規(guī)化：有標題頁與目錄頁，并且有封面、封底，裝訂精良。 創(chuàng)造視覺效果即使是最有希望獲得通過的報告和提議也可能為糟糕的格式、圖表及印刷式樣所損害，而設計精美的文件往往會帶來更好（可能是決定性）的效果。若有條件，應請專業(yè)人員來做這部分工作。小提示 79： 增加一些意義明確的標題與說明文字——這是讀者最先讀到的32 / 42內容。小提示 80： 文件中盡量多用彩色圖像、圖表和表格。 評估設計需要無論設計什么樣的文件，都應向最高的可行標準挑戰(zhàn)。但是，應注意根據(jù)不同需要選擇設計方法。例如，設計外部銷售文件時，應恰當?shù)剡\用