【正文】 樣，這類年會(huì)要求一流的會(huì)場(chǎng)、職業(yè)演說家的演說、效果絕佳的會(huì)場(chǎng)布置與視聽設(shè)備以及周密的計(jì)劃，還應(yīng)提前指定在會(huì)上發(fā)言的人。如果能邀請(qǐng)一位客座演說家活躍會(huì)場(chǎng)氣氛，將有助于激發(fā)聽眾的興趣和熱情。應(yīng)讓每一個(gè)將要發(fā)言的人了解自己何時(shí)發(fā)言以及發(fā)言時(shí)間的長短。要點(diǎn)? 安排重要活動(dòng)時(shí)，計(jì)劃越周密，考慮越周詳，越易取得成功。? 輔以視聽技術(shù)，信息接收效果會(huì)更佳。? 象尊重和關(guān)心供應(yīng)商那樣，尊重并關(guān)心出席研討會(huì)和大型會(huì)議的員。? 在某些重要場(chǎng)合，公司可以花錢雇人表演和或演講。? 大型會(huì)議或研討會(huì)后，還應(yīng)組織后續(xù)活動(dòng)，否則這類會(huì)議往往收效甚微。小提示 63： 選擇新會(huì)場(chǎng)時(shí)要聽聽別人的建議。26 / 42 選擇會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)無形中向與會(huì)者傳遞著大量信息。選擇舉行大型會(huì)議或研討會(huì)的會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會(huì)議或研討會(huì)的會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會(huì)議有哪些要求，然后選擇與會(huì)議的規(guī)模及類型相稱的會(huì)場(chǎng)。若要舉行大型會(huì)議，須選擇一個(gè)能容納所有與會(huì)者的會(huì)場(chǎng)；而開辦講習(xí)班時(shí)，挑選一個(gè)中等大小的房間再另增幾個(gè)小房間，只要使學(xué)員能夠分組工作就足夠了。預(yù)訂會(huì)場(chǎng)前，應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備是否齊全，如電子設(shè)備和其他設(shè)備（麥克風(fēng)、投影儀等） 、為與會(huì)者準(zhǔn)備的舒適的坐席以及餐飲設(shè)施等。要與不要要保證與會(huì)者確知如何到達(dá)會(huì)場(chǎng)并有交通工具。不要讓與會(huì)者在未做準(zhǔn)備的情況下作即興演講。要制定日程表，其中要包括休息時(shí)間。不要邀請(qǐng)無關(guān)緊要的人物出席會(huì)議。要準(zhǔn)備隨時(shí)修訂會(huì)議議程以防會(huì)議超時(shí)。不要忘記通過征求反饋意見來檢查會(huì)議是否成功。 銷售中的溝通銷售是商務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)，這不僅僅是就說服外部顧客購買商品而言。在所有商務(wù)場(chǎng)合，均可運(yùn)用銷售技巧贏得他人的贊同與支持，獲得資源或說服他人放棄反對(duì)意見。小提示 64： 如果說你想作“軟性推銷” ，那么請(qǐng)用提問的方式提出觀點(diǎn)。 軟性推銷最好的推銷總是“軟性的”：設(shè)法使人產(chǎn)生某種需求，然后對(duì)滿足這一需求做出承諾。你可以把這種銷售手段運(yùn)用到工作中去，使你的“推銷術(shù)”能夠隨機(jī)應(yīng)變。軟性推銷技巧包括：? 通過提問與聆聽了了解情況，而不是輕下斷言；? 稍停片刻，讓他人有機(jī)會(huì)回答；? 如果遇到反對(duì)意見，要表示你能夠理解——實(shí)際上仍堅(jiān)持自己的觀點(diǎn)，直到你的觀點(diǎn)被對(duì)方接受為止。 運(yùn)用軟性推銷技巧面帶微笑、手掌伸展、掌心向上，這是軟性推銷慣用的技巧。你要表現(xiàn)出友好的態(tài)度與令人信服的姿態(tài)，而不是咄咄逼人。另外，運(yùn)用手勢(shì)有助于強(qiáng)調(diào)你的話。自然的微笑張開手掌的手勢(shì)小提示 65： 傾聽來自潛在顧客的反對(duì)意見。他們可為你提供線索，幫你成交。27 / 42 硬性推銷傳統(tǒng)的硬性推銷法是通過把人逼到一定位置，強(qiáng)迫他人做出決定的方式進(jìn)行推銷。如果你想在工作中實(shí)踐某一想法，在距成功只有一步之遙時(shí)，你應(yīng)保持積極的態(tài)度，并運(yùn)用硬性推銷技巧。其策略如下：? 提出所謂“最后”報(bào)價(jià)；? 強(qiáng)調(diào)機(jī)不可失；? 指明競爭形勢(shì)；? 做出不容妥協(xié)、毫不含糊的提議；? 要求對(duì)方當(dāng)場(chǎng)表態(tài)。小提示 66： 請(qǐng)一位同事閱讀你寫的商務(wù)信件，檢查它們是否清晰明了。 運(yùn)用書面材料推銷運(yùn)用書面材料推銷，無論是通過郵件推銷產(chǎn)品還是向同事“推銷”提議，往往遵循著一些似乎相互矛盾的規(guī)則。例如，在針對(duì)外部人員的營銷活動(dòng)中，長信的推銷效果明顯優(yōu)于短信；而在向內(nèi)部人員分發(fā)備忘錄時(shí)，簡短文伯的效果往往更顯著。無論用長信還是短信，在信的開頭你都應(yīng)闡明寫信目的。寫信時(shí)應(yīng)注意激發(fā)讀者興趣，論述切中要點(diǎn)，所舉實(shí)例真實(shí)可信。信件的結(jié)尾宜清晰、簡潔并表現(xiàn)出積極的態(tài)度。小提示 67： 做每一筆生意時(shí)，都應(yīng)把它看作你與對(duì)方的一次合作。 利用計(jì)算機(jī)個(gè)人電腦已發(fā)展成為一種得力的推銷工具。你可以把潛在顧客的姓名和地址存入數(shù)據(jù)庫，甚至可以在與客戶進(jìn)行電話交談的同時(shí)查訪與其有關(guān)的資料。熒屏上的數(shù)據(jù)能使你提高辦事效率，并幫助你同對(duì)方成效。在推銷金融服務(wù)方面，計(jì)算機(jī)尤為有效：輸入買方的財(cái)政狀況方面的具體數(shù)據(jù)后，許多電腦程序會(huì)幫你設(shè)計(jì)出有針對(duì)性的方案。 推銷點(diǎn)子與概念推銷方面的基本技巧在許多重要的管理工作中都適用。無論在組織內(nèi)還是組織外，學(xué)說幾句“行話”都是邁向成功的關(guān)鍵。下次當(dāng)你勸說別人接受自己的想法時(shí)，你不妨試一試下面的軟性或硬性推銷術(shù)語：“那天同您談過后，我產(chǎn)生了這樣的想法。 ”“這正是我們所孜孜以求的，如果不盡快采取行動(dòng)，一定會(huì)讓對(duì)手占先。 ”“我們沒有太多時(shí)間考慮這一提議——應(yīng)該當(dāng)機(jī)立斷。 ”“這筆生意由我們來做是再合適不過的了。 ” 成功談判要進(jìn)行談判，首先要掌握一流的溝通技巧。因?yàn)槟阈枰宄仃U明你的提議并正確理解對(duì)方提出的條件。在各種類型的管理工作中，這種技巧都是至關(guān)重要的，所以你應(yīng)盡量提高這種技巧。小提示 68： 選擇不同個(gè)性的人組成談判小組。 為談判做準(zhǔn)備28 / 42準(zhǔn)備越充分，談判成功的可能性越大。準(zhǔn)備過程中，首先要確立談判目標(biāo)，然后決定派誰參加談判。你要想好，該派一個(gè)人還是一個(gè)小組呢？如果派一個(gè)小組，哪些人在一起能構(gòu)成最佳組合？談判前，應(yīng)確保談判小組已對(duì)問題進(jìn)行了徹底調(diào)查，并確定了立場(chǎng)。調(diào)查結(jié)果有助于雙方協(xié)商，共同制定談判日程并獲得對(duì)方認(rèn)可。小組還應(yīng)提前作至少一次角色預(yù)演。最后，確定你們的底線，即你們的最低目標(biāo)。 掌握談判技巧談判專家往往把自己的談判策略建立于需求（通常是對(duì)方需求）的基礎(chǔ)上。若你“針對(duì)對(duì)方的需求”而展開談判，就可以冒最小風(fēng)險(xiǎn)取得最大控制權(quán)。抓住時(shí)機(jī)是很關(guān)鍵的。在辯論與討價(jià)還價(jià)過程中，你要揣摩對(duì)方的想法，并且不失電動(dòng)機(jī)地抬高或改動(dòng)報(bào)價(jià)、拒絕對(duì)方提議或提出新條件。時(shí)時(shí)注意把敵對(duì)意見轉(zhuǎn)化為合作態(tài)度。你可以問一些引導(dǎo)生問題，如“您打算簽約嗎“，這可以使你的態(tài)度更為溫和，同時(shí)還有助于吸引對(duì)方的注意力，獲取與發(fā)出信息，并刺激對(duì)方思考。 談判步驟戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)設(shè)計(jì)提出建議表明立場(chǎng)并展開辯論討價(jià)還價(jià)總結(jié)并達(dá)成協(xié)議小提示 69： 考慮最理想的結(jié)果是怎樣的，然后考慮如何才能取得這樣的結(jié)果。 購物談判購物談判過程中，有兩點(diǎn)必須考慮清楚。第一，確定你所需要的是什么（而不是你想要的） 。記?。嘿u方的工作就是勸你相信，你們的需求與他們提供的產(chǎn)品恰好吻合。第二，決定你準(zhǔn)備付多少錢。為自己設(shè)定一個(gè)上限，不要超過它。在這種談判中，先開價(jià)的一方往往處于劣勢(shì)，所以應(yīng)爭取讓對(duì)方先開價(jià)。小提示 70： 與供應(yīng)商分享有用信息，這會(huì)幫你獲得更好的交易。 與供應(yīng)商斡旋與供應(yīng)商談判時(shí)，傳統(tǒng)作法是從多個(gè)供應(yīng)商處索要報(bào)價(jià)單（以便形成有益的競爭） ，傾聽對(duì)方報(bào)價(jià)，狠狠殺價(jià)并要求對(duì)方大幅度降價(jià)，然后把自己提出的價(jià)格稍稍抬高一點(diǎn)兒，最后在盡可能低的價(jià)格水平上成交。如供應(yīng)商在供貨或質(zhì)量方面不過關(guān)，則需再次談判。一種更有效的新做法是選擇最好的供應(yīng)商。談判時(shí)，爭取使雙方的報(bào)價(jià)都降低，并共同分享利潤。這種談判方法不是僅在價(jià)格問題上做文章，而是先談妥可靠性及其他一些與價(jià)格無關(guān)的問題，然后再討論實(shí)際價(jià)格。小提示 71： 記?。寒?dāng)無利可圖時(shí)，沒有人會(huì)繼續(xù)罷工。 同員工商談29 / 42在就工作質(zhì)量與生產(chǎn)力問題同員工商談時(shí)，單獨(dú)溝通是頗為有效的。記?。哼_(dá)成協(xié)議時(shí)，如果讓對(duì)方覺得他們占了便宜（即使事實(shí)并非如此） ，將對(duì)你很有利。如果你要對(duì)付的是一個(gè)老練的職業(yè)談判家（可能牽涉到某一工會(huì)） ，他們的要求超過了你為自己設(shè)定的上限，這時(shí)應(yīng)冷靜沉著，集中精力將談判結(jié)果維持在你設(shè)定的限定內(nèi)。 編寫報(bào)告報(bào)告是供他人閱讀的正式文件。報(bào)告的內(nèi)容要正確，結(jié)構(gòu)要合理并要得出確定的結(jié)論。如果有人要求你寫報(bào)告，要保證完稿后的報(bào)告滿足他提出的所有要求。小提示 72： 毫不猶豫地刪減報(bào)告中多余的內(nèi)容。小提示 73： 根據(jù)你對(duì)讀者的了解，對(duì)報(bào)告進(jìn)行加工以適合讀者口味。 為寫報(bào)告作調(diào)查如果你想?yún)R報(bào)自己參加的某項(xiàng)活動(dòng)，應(yīng)核查每個(gè)細(xì)節(jié)以確保報(bào)告的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如果有人要你寫關(guān)于某一方面，比如說開拓市場(chǎng)的報(bào)告，應(yīng)把需要了解的內(nèi)容光煥發(fā)寫出成一系列要點(diǎn)，然后記下你所參考消息的材料，并使它們與要點(diǎn)相匹配，要確保所有要點(diǎn)都已講到。定稿前，保證你所參考的材料至少得到一個(gè)可靠權(quán)威的證實(shí)。要與不要要使每一份報(bào)告生動(dòng)有趣。 不要用詞含混，段落不宜過長。要一字不差地引用接受訪談?wù)叩脑挕２灰獮E用單數(shù)第一人稱代詞“我” ，不要表現(xiàn)出個(gè)人偏見。要強(qiáng)調(diào)最重要的調(diào)查結(jié)果與事實(shí)。 不要跑題或忽然轉(zhuǎn)換話題。要用數(shù)字標(biāo)注段落以便前后互相參照，并隔開要點(diǎn)。不要在證據(jù)不足時(shí)下結(jié)論。要用標(biāo)題標(biāo)明不同主題，與主題相關(guān)的內(nèi)容用副標(biāo)題標(biāo)明。沒有對(duì)參考資料進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)前，不要匆忙將報(bào)告付印。 組織報(bào)告開頭幾段應(yīng)闡明寫報(bào)告的目的并概括主要觀點(diǎn)。在報(bào)告的主體部分，用論據(jù)論證調(diào)查結(jié)果，論證要按邏輯順序展開，各段落用數(shù)字標(biāo)明。標(biāo)題、副標(biāo)題和實(shí)心黑點(diǎn)可以幫助你有效地組織報(bào)告，并可引導(dǎo)讀者注意重要事實(shí)。下劃線和黑體字可以用來表示強(qiáng)調(diào)。在報(bào)告末尾，可以簡要地提出行動(dòng)建議。小提示 74： 抓住機(jī)會(huì)親自向聽眾講解報(bào)告。 確保清晰報(bào)告并非文學(xué)作品，然而，好報(bào)告卻遵循著文學(xué)作品的寫作規(guī)范。撰寫時(shí)應(yīng)注意避免歧義，如果你對(duì)結(jié)論不十分肯定，應(yīng)講明存在著其他可能性，并鼓勵(lì)讀者自己作判斷。盡量多用短句。最重要的是要從讀者的角度出發(fā)考慮問題，想一想他們是否能夠理解你的意思？如有可能，分發(fā)報(bào)告前請(qǐng)一位朋友或同事30 / 42審閱。小提示 75： 不要妄下斷言。 力求簡潔如果能做到簡潔，你的報(bào)告將清晰易懂。盡量用最少的字表達(dá)最多內(nèi)涵。盡量用簡單的句子代替復(fù)雜的長句。在報(bào)告的主要結(jié)論上多下功夫。報(bào)告的每一部分前可以寫一段簡短的摘要。寫完后通讀報(bào)告，盡可能多作刪減，這有助于提高文章的含金量。 講解報(bào)告準(zhǔn)備口頭講解報(bào)告時(shí)，問一問自己，這兩點(diǎn)哪一點(diǎn)更重要：引發(fā)聽眾討論還是對(duì)聽眾施以影響？如果你要在會(huì)上提出一個(gè)觀點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)把報(bào)告分發(fā)給聽眾，如果有條件，可使用視聽設(shè)備進(jìn)行總結(jié)。而當(dāng)你站在中立的立場(chǎng)上，例如要討論可行性研究報(bào)告，應(yīng)該提前分發(fā)材料。在這種情況下，開會(huì)前你一定要做好充分準(zhǔn)備，以便解答聽眾提出的問題并處理反對(duì)意見。 用視聽設(shè)備演示用先進(jìn)的視聽設(shè)備與卓越的演說技巧演示與解說你得出的結(jié)論，可以增強(qiáng)大家對(duì)會(huì)上分發(fā)的報(bào)告的印象。視覺形象可使聽眾迅速接受報(bào)告內(nèi)容。 撰寫提議提議不同于報(bào)告之處在于：它是自我推銷性質(zhì)的文件，它的目的在于說服讀者接受提議的內(nèi)容。例如，在公司內(nèi)，你可提議公司增加在電腦或員工方面的投資。小提示 76： 在準(zhǔn)備提議并力爭使它得以通過的過程中要爭取同盟者。 為寫提議作調(diào)查為了成功，所有項(xiàng)目都應(yīng)與組織的總體目標(biāo)保持一致。在動(dòng)筆寫提議前，調(diào)查一下該提議是否與組織的總體計(jì)劃相一致，以及兩者符合的程度如何。安排調(diào)查時(shí)應(yīng)做到如下幾點(diǎn)。? 查明怎樣才能使提議符合公司的總體戰(zhàn)略要求，以及提議內(nèi)容與目前的活動(dòng)和將來的計(jì)劃有無沖突。? 查明應(yīng)考慮哪能些方面（資金、人力資源或法律問題等） ，并了解這些方面會(huì)給公司帶來什么影響。? 向決策者們?cè)儐査麄兤谕麑?shí)現(xiàn)的短期、中期與長期目標(biāo)分別是什么。? 收集所需信息以支持提議，并準(zhǔn)備進(jìn)入下一階段——安排提議的結(jié)構(gòu)。 草擬提議闡述提議內(nèi)容解釋做出這一提議的原因以及它將起到作用31 / 42預(yù)測(cè)所需資源，并表明該提議符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)指定負(fù)責(zé)人，規(guī)定時(shí)限以行動(dòng)計(jì)劃作結(jié)論小提示 77： 問一問自己：為什么有的提議失敗了，而有的提議卻能成功。小提示 78： 運(yùn)用軟性推銷技巧使人接受你的提議。 提議的設(shè)計(jì)提議與報(bào)告的格式大體相同：提議的開頭要概述提議內(nèi)容；論證過程中用標(biāo)題組織行文；最后在結(jié)論中重述要點(diǎn)。你的提議應(yīng)充滿積極樂觀的態(tài)度——你的熱情會(huì)使讀者相信你有能力把提議中所述的前景變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。如果要承擔(dān)一定風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)講清你已充分考慮過潛在的不利因素，然后集中論述積極方面。 自我提問這項(xiàng)提議的花費(fèi)多大？會(huì)涉及到哪些人？若這項(xiàng)提議被接受，它將帶來哪些利益（在經(jīng)濟(jì)、銷售、質(zhì)量等方面）？該項(xiàng)提議應(yīng)怎樣實(shí)施？為什么提議要在此時(shí)提出？你為什么相信提出的計(jì)劃能夠取得成功？ 后續(xù)活動(dòng)分發(fā)提議時(shí)，應(yīng)讓接受者了解你準(zhǔn)備在什么時(shí)間、以什么方式采取后續(xù)活動(dòng)，以及你是否期望他們作書面答復(fù)。無論把提議發(fā)給公司內(nèi)部的同事，還是發(fā)給外部的供應(yīng)商或顧客，分發(fā)后開會(huì)討論提議內(nèi)容的做法將大有裨益。有條件的話，在會(huì)上演講時(shí)可使用視聽設(shè)備；因?yàn)樘嶙h的視覺效果越強(qiáng)烈，它獲得通過的機(jī)會(huì)就越大?？墒且涀。簾o論你的演講多么生動(dòng)，明顯沒有說明力的提議是不會(huì)被接受的。 撰寫商務(wù)計(jì)劃如果為了創(chuàng)建企業(yè)而申請(qǐng)一筆資金，愿意向你提供資金的借方很可能要看你的商務(wù)計(jì)劃。撰寫這種文件時(shí)應(yīng)先寫清提議，然后展開討論，最后得出結(jié)論。預(yù)測(cè)在一段時(shí)間（一般情況下至少三年）內(nèi)可能發(fā)生的情況與有關(guān)的數(shù)據(jù)，用預(yù)測(cè)結(jié)果支持你的提議。你的商務(wù)計(jì)劃應(yīng)表明：你能處理好財(cái)務(wù)問題；你已經(jīng)把各種因素考慮在內(nèi)，做出了最好與最壞估測(cè)；如果這一計(jì)劃得以實(shí)施，會(huì)有很多贏利的機(jī)會(huì)。計(jì)劃書的設(shè)計(jì)：確保你的商務(wù)計(jì)劃形式正規(guī)化：有標(biāo)題頁與目錄頁，并且有封面、封底，裝訂精良。 創(chuàng)造視覺效果即使是最有希望獲得通過的報(bào)告和提議也可能為糟糕的格式、圖表及印刷式樣所損害，而設(shè)計(jì)精美的文件往往會(huì)帶來更好（可能是決定性）的效果。若有條件，應(yīng)請(qǐng)專業(yè)人員來做這部分工作。小提示 79： 增加一些意義明確的標(biāo)題與說明文字——這是讀者最先讀到的32 / 42內(nèi)容。小提示 80： 文件中盡量多用彩色圖像、圖表和表格。 評(píng)估設(shè)計(jì)需要無論設(shè)計(jì)什么樣的文件，都應(yīng)向最高的可行標(biāo)準(zhǔn)挑戰(zhàn)。但是，應(yīng)注意根據(jù)不同需要選擇設(shè)計(jì)方法。例如，設(shè)計(jì)外部銷售文件時(shí)，應(yīng)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用