【導(dǎo)讀】文秘工作的范圍有哪些？綜合性和應(yīng)用性的特點(diǎn)。一是文書(shū)和秘書(shū)工作。包括公文的收、發(fā)、傳、查辦；印章的管理；領(lǐng)導(dǎo)指示的。傳達(dá)；信息和調(diào)研等。二是文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔、立卷、保管、查閱利用。三是接待和行政事務(wù)、會(huì)議的準(zhǔn)備。進(jìn)行跟蹤查辦、對(duì)上級(jí)批復(fù)或通知內(nèi)容的落實(shí)等。下屬公司的文秘崗位，還兼帶諸如人事、統(tǒng)計(jì)、行政后勤等工作。圍繞著企業(yè)中心任務(wù)，開(kāi)展信息與調(diào)研工作，準(zhǔn)確、及時(shí)、全面。提供各種真實(shí)新鮮的信息，以供領(lǐng)導(dǎo)決策。在文件起草、校核把關(guān)、會(huì)議預(yù)案的。準(zhǔn)備中提出預(yù)案或意見(jiàn)。文秘崗位的重要性，要求文秘人員必須具備較高的綜合素質(zhì)。示、批復(fù)、函等13項(xiàng)。公文處理的基本要求是：迅速及時(shí)、準(zhǔn)確周密、安全保密、規(guī)范統(tǒng)一。用印位置在成文日期上側(cè)，要求上不壓正文，下要"騎年蓋月"。公文的格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間。或同類(lèi)機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。成文時(shí)間是成文的年月日，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)期為準(zhǔn)。

　　

【正文】 ，還要充分發(fā)揮作者的主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性 ，依照一定 之規(guī)（總結(jié)的內(nèi)在要求），進(jìn)行生產(chǎn)，完成建造，這才能夠形成產(chǎn)品（作品）。生產(chǎn) 建造 寫(xiě)作，這是 一個(gè)工作量很大，很費(fèi)神的勞動(dòng)過(guò)程，也是一篇大文章，難文章，不易做好，需要付出極其艱苦的努力。 這也就是為什么有些人，對(duì)于怎樣搞好總結(jié)說(shuō)得頭頭是道，輪到自己來(lái)寫(xiě)，就會(huì)遭遇書(shū)到用時(shí)方恨少的尷 尬，總覺(jué)得才思枯竭、難以為繼的原因。因此我們要有艱苦磨練自己的思想準(zhǔn)備，不要指望今天似乎明白 了總結(jié)的要領(lǐng)，明天馬上就會(huì)寫(xiě)出很好的總結(jié)材料。但是有一句話是真理，那就是：勤能補(bǔ)拙，功到自然 成。惟有多讀多思多寫(xiě)，才能 拿出好的作品。 （四）努力掌握第一手資料，全面客觀 總結(jié)既然是為了找出成績(jī)和問(wèn)題，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以利再戰(zhàn)，就有必要對(duì)過(guò)去工作進(jìn)行全面回顧，不能 顧此失彼。所謂全面，一是指基本情況、成績(jī)問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、今后打算，這幾個(gè)重要的方面，都要進(jìn)行 概述，一個(gè)方面都不能少。少了就不能算是一份真正意義上的總結(jié)，就會(huì)失去指導(dǎo)工作的意義。二是指上 述各個(gè)方面，每一方面自身的內(nèi)容，也要全面反映。要對(duì)基本情況的各個(gè)方面進(jìn)行綜合反映，就要回顧當(dāng) 初的打算、決心，碰到的困難和問(wèn)題，采取解決問(wèn)題的辦法和措施，取得的成果 業(yè)務(wù)效果和 社會(huì)效果， 各界的反映，對(duì)發(fā)展進(jìn)步的意義作用等。分析問(wèn)題，既要找出各個(gè)方面存在的問(wèn)題，又要分析產(chǎn)生這些問(wèn) 題的原因。需要注意的是，全面總結(jié)，并不意味著事無(wú)巨細(xì)，面面俱到，都用同樣的篇幅、同樣的筆墨去 反映。相反，必須有所取舍，有所側(cè)重。就是說(shuō)宏觀上是全面的，微觀上是有分寸的。 （五）必須抓住工作的重點(diǎn)，詳略適宜 平鋪直敘，面面俱到，沒(méi)有重點(diǎn)或重點(diǎn)不突擊，如 大而全 。就是文章的柜架大，所做的事情說(shuō)得全； 主次不分 。就是平均著墨，該詳不詳，該略不略。 流水賬 ，全過(guò)程，只寫(xiě) 干了什么 ，不寫(xiě) 干 得怎么樣 不作分析，平平淡淡。 事無(wú)巨細(xì)的總結(jié)一遍，是毫無(wú)意義的。常見(jiàn)有的把總結(jié)寫(xiě)成了流水賬，有的寫(xiě)成了萬(wàn)年歷，有的寫(xiě)成了雜 貨鋪，人們聽(tīng)了讀了以后，感覺(jué)亂七八糟，不得要領(lǐng)，這是總結(jié)之大忌。人們的時(shí)間精力有限，必須抓住 最重要的工作情況加以總結(jié)。所謂重點(diǎn)，應(yīng)是這些方面：?jiǎn)挝坏幕韭氊?zé)任務(wù)，上級(jí)部署的重要工作，有 關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和職工群眾關(guān)注的突出問(wèn)題的解決，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生較大影響的事件的處理，付出精力最多、傾注 心血最多的工作，你的得意之作，你的最大憂患，你的最深刻的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，你的決心和希望，你的具體計(jì) 劃等等?？梢韵劝阉?們羅列出來(lái)，然后你就緊緊圍繞這些你最?lèi)?ài)最恨最牽掛的東西，去展開(kāi)敘述 重點(diǎn)總 結(jié)。就企業(yè)來(lái)說(shuō)，經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)拓展、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、安全生產(chǎn)、職工素質(zhì)等是綜合性總結(jié) 重點(diǎn)。綜合總結(jié)中，有些事情，雖然不是經(jīng)常性的職責(zé)，但在某一階段，卻成為了中心工作，使用了大量 的人力物力，取得了相應(yīng)的成效，有必要進(jìn)行總結(jié)，就要花費(fèi)一定筆墨，認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)。有一些事情，做 的也不錯(cuò)，但與工作主題相去甚遠(yuǎn)，或雞毛蒜皮，意義不大，說(shuō)了會(huì)沖淡主題，則不必多說(shuō)?？傊?，重點(diǎn) 應(yīng)該做的，受關(guān)注的，費(fèi)力大的，傾注多的，有影響的，特 想說(shuō)的那些事情。同時(shí)，一定要注意，這些 重點(diǎn)，要貼近時(shí)代，貼近生活，貼近群眾，與時(shí)俱進(jìn)。如何突出重點(diǎn) ,要掌握詳略適宜的原則。一是實(shí)則詳， 虛則略。二是新則詳，舊則略。三是特點(diǎn)詳，一般略。 （六）圍繞中心選生動(dòng)事例，緊扣主題 材料積累是寫(xiě)作的第一步，但并非所有的材料都能進(jìn)入作文，這就涉及到了材料的選擇，簡(jiǎn)單地說(shuō)， 選 擇材料就是從積累的素材中提取文章所需的部分 。即要選擇最能代表一般的典型例子來(lái)說(shuō)明本質(zhì)的東西， 這樣才能給人留下清晰的印象，也會(huì)使主題更加鮮明。那么選材時(shí)都應(yīng)注意哪些要求呢 ? 就是要圍繞中心選 材，做到選材準(zhǔn)確，抓住中心，圍繞主題，選擇素材中最有代表性的材料。 例文：《一個(gè)富有創(chuàng)新精神的東方新港 記張家港港》 張家港港 近年來(lái)崛起的長(zhǎng)江三角洲的新興港口，現(xiàn)在已經(jīng)為世人矚目了。它從 1970 年投產(chǎn)以來(lái)，已 經(jīng)同世界上十八個(gè)國(guó)家和地區(qū)四十五個(gè)港口有貨運(yùn)往來(lái)， 1985 年貨物吞吐量為三百四十多萬(wàn)噸，集裝箱吞 吐量躍居全國(guó)第五位。一個(gè)六十年代的漁村、渡口能在短時(shí)間內(nèi)建成一座東方大港，并作出如此成績(jī)，與 港口興業(yè)中的開(kāi)拓、創(chuàng)新精神是分不開(kāi)的。我們?cè)趶埣腋鄹勐?tīng)到的，看到的，感受到的一切都無(wú)不透出港 口的創(chuàng)新 精神。 五個(gè) 第一 就是這種精神的集中體現(xiàn)。 首先，張家港港是國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的第一個(gè)外輪進(jìn)入內(nèi)河港的港口。 第二，第一艘外國(guó)滾裝船 日本的巴拿馬籍輪船于 1983 年 5 月 7 日在張家港港靠岸。這在國(guó)內(nèi)是前所未 有的。張家港港在領(lǐng)會(huì)對(duì)外開(kāi)放政策的基礎(chǔ)上，勇敢地作出這樣的抉擇，堅(jiān)定地邁出了可喜的第一步，使 港口的發(fā)展上升到一個(gè)新的高度。港口對(duì)外開(kāi)放從另一個(gè)角度來(lái)看，起到了為上海等大港分流的作用。這 樣，既搞好了與國(guó)內(nèi)港口的聯(lián)系合作，又加深了與國(guó)外的交流。 第三，張家港港是第一個(gè)浮碼頭運(yùn)輸集裝箱的港口。我們參觀了港口的集 裝箱公司，那里堆放著花花綠綠 的集裝箱，有 20 噸級(jí)的，有 40 噸級(jí)的。集裝箱運(yùn)輸能提高運(yùn)輸效率。原來(lái)那種散裝的運(yùn)輸，輪船要在碼 頭停留八九天；現(xiàn)在集裝箱裝卸只需一天。另外，集裝箱還能節(jié)省勞動(dòng)力，減少貨物損壞，減少污染。浮 碼頭運(yùn)輸集裝箱難度很大，因?yàn)榇a頭是移動(dòng)的，張家港港知難而上，在這個(gè)項(xiàng)目上奪魁，這是他們創(chuàng)新精 神的又一點(diǎn)表現(xiàn)。 第四，張家港港口是第一個(gè)浮碼頭?？?35000 噸級(jí)外輪的港口。 第五，張家港港的水上木材運(yùn)輸速度居全國(guó)第一。 五個(gè) 第一 的桂冠就這樣被張家港港摘走了。當(dāng)然，這些成績(jī)的取得是與國(guó)家的 關(guān)懷分不開(kāi)的。張家港 港地理環(huán)境優(yōu)越，但更重要的是張家港港全體職工上下團(tuán)結(jié)，同心協(xié)力地結(jié)果。他們的共同目標(biāo)是為了把 張家港港建設(shè)成港口群體城市，因此，他們不甘心停留在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，他們要不斷地創(chuàng)新、開(kāi)拓。張家 港港五個(gè) 第一 是近年來(lái)張家港發(fā)展成果的結(jié)晶，張家港港從一個(gè)荒灘發(fā)展成現(xiàn)在這個(gè)新興港口，離不 開(kāi)它本身的努力，更離不開(kāi)改革開(kāi)放精神的指導(dǎo)。港口好比一個(gè)窗口，一面鏡子，它照出了改革開(kāi)放是國(guó) 家必然采取的基本戰(zhàn)略。愿張家港港 這顆黃金水道上的明珠，放出更耀眼奪目的光彩。 (1988年江蘇 省優(yōu)秀作文 ) 作者從張家港港獲得的感性材料是豐富的。 創(chuàng)新 則是作者最初的、也是最深切的感受。文章選擇五個(gè) 第一 ，作為記寫(xiě)張家港港創(chuàng)新精神的基本材料，讓人信服，令人振奮。較好地做到了選材圍繞中心， 為主題服務(wù)。 我們都有這種體會(huì)，有時(shí)人家講了半天道理，我們不知所云，而只要舉一個(gè)例子，就會(huì)豁然明白。搞總結(jié) 也是一樣。總結(jié)材料多使用抽象概括語(yǔ)言，看起來(lái)和聽(tīng)起來(lái)不如看小說(shuō)聽(tīng)故事那樣引人入勝，不容易給人 留下深刻印象。又因?yàn)榭偨Y(jié)材料一般比較全面，故篇幅也比較長(zhǎng)，看和聽(tīng)的人常常感到很累，這會(huì)削弱總 結(jié)的作用。如果在材料中適當(dāng) 加入生動(dòng)事例，情況就會(huì)大大改觀。事例說(shuō)明觀點(diǎn)，觀點(diǎn)聯(lián)想事例，二者互 補(bǔ)，相得益彰。生動(dòng)的例子才能加深讀者的印象，為總結(jié)中的觀點(diǎn)增強(qiáng)說(shuō)服力，也會(huì)加深自己對(duì)某些問(wèn)題 和觀點(diǎn)的理解和記憶，為今后的工作留下一把思考和聯(lián)想的鑰匙。生動(dòng)不是獵奇，不是編造，不是拔高， 而是來(lái)自于事例本身的鮮活。加入生動(dòng)事例，實(shí)際還是用事實(shí)說(shuō)話。當(dāng)然事例也不一定是絕對(duì)的個(gè)案，可 以概括敘述，把幾件同類(lèi)的事情集中起來(lái)說(shuō)，或使用一組數(shù)據(jù)，或借用外界的有關(guān)評(píng)價(jià)，來(lái)反映一種現(xiàn)象， 進(jìn)而證明一種思想，一種觀點(diǎn)。這是總結(jié)材料中的亮點(diǎn)，不可忽視。但是一 定要注意，事例要精選，語(yǔ)言 要精練，勿過(guò)多過(guò)長(zhǎng)！ （七）文章要有自己的特點(diǎn)，彰顯個(gè)性 這里所說(shuō)的特點(diǎn)，有三個(gè)意思： 一是要反映自身職責(zé)特點(diǎn)。比如，愛(ài)華與其他企業(yè)不同，各有自身特點(diǎn)。集團(tuán)內(nèi)部，各公司、不同的部門(mén)， 有不同的業(yè)務(wù)和職責(zé)，都有自己的特點(diǎn)?？偨Y(jié)中就應(yīng)當(dāng)反映出它們各自不同的職責(zé)特點(diǎn)，不能寫(xiě)成 通稿 。 二是要反映自身工作特點(diǎn)。 三是要反映作者水平。不同的人執(zhí)筆，會(huì)有不同的風(fēng)格，要提倡廣泛借鑒，獨(dú)立思考，自成體系。不能東 抄西湊，千篇一律，看不出作者的能力和水平。把握主題，是要解決表達(dá)一個(gè)什么意思的問(wèn)題 。表現(xiàn)特點(diǎn)， 則是解決怎樣表達(dá)這個(gè)意思，用什么語(yǔ)言、多少語(yǔ)言表達(dá)這個(gè)意思，用什么方式表達(dá)這個(gè)意思，怎樣才會(huì) 收到一個(gè)好的效果的問(wèn)題。語(yǔ)言上，有些人喜歡搞些 四六 句，讀起來(lái)朗朗上口，有些人喜歡使用排比 句，顯得很有力量，有些人喜歡工整對(duì)仗，顯得整齊美觀，有些人刻意雕琢，有些人娓娓道來(lái)，風(fēng)格迥然， 殊途同歸。只要能夠言簡(jiǎn)意明，傳情達(dá)意，不拘泥形式，不搞八股，就應(yīng)當(dāng) 允許，不必苛刻。百花齊放是 好事。 五、總結(jié)各部分的具體寫(xiě)法 標(biāo)題 總結(jié)的標(biāo)題有多種形式，最常見(jiàn)的一是文件式標(biāo)題：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、時(shí)間、主要內(nèi)容、文種 四要素 組成。 如：《愛(ài)華控股集團(tuán) 2020 年度經(jīng)營(yíng)管理工作總結(jié)》（單位名稱(chēng) 時(shí)間 主要內(nèi)容 文種）。二是命題式標(biāo)題： 主要是專(zhuān)題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，只是內(nèi)容概括，不標(biāo)明 總結(jié) 二字。如《兩心合一抓黨建，善良和諧促發(fā)展》。 三是主副雙標(biāo)題：正題標(biāo)明文章的主旨，副題具體說(shuō)明文章的內(nèi)容和文種，如《規(guī)范管理，夯實(shí)基礎(chǔ)，加 快產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整步伐 愛(ài)華控股集團(tuán)有限公司 2020 年上半年工作總結(jié)》。 前言 前言也是總結(jié)的開(kāi)頭，力求簡(jiǎn)潔、開(kāi)宗明義。用精煉、簡(jiǎn)短的文字，概括交待總結(jié)的內(nèi)容； 或者說(shuō)明所要總結(jié)的問(wèn)題時(shí)間、地點(diǎn)、背景、事情 的大致經(jīng)過(guò)等； 或者將總結(jié)的中心內(nèi)容、主要經(jīng)驗(yàn)、主要成績(jī)和效果作概況提示； 或者將工作的過(guò)程、基本的情況、突出的成績(jī)與效益等作簡(jiǎn)單的介紹，為閱讀、理解全篇總結(jié)打下基礎(chǔ)。 主要工作情況 這是總結(jié)的主要部分，篇幅大、內(nèi)容多，特別要注意層次分明、條理。常用的撰寫(xiě)思路有三種： ① 縱式結(jié)構(gòu) 按事物或?qū)嵺`活動(dòng)的過(guò)程安排內(nèi)容。寫(xiě)作時(shí)，把總結(jié)所包括的時(shí)間劃分為幾個(gè)階段，按時(shí) 間 ② 順序分別敘述每個(gè)階段的成績(jī)、做法、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。這種寫(xiě)法的好外是：事物或社會(huì)活動(dòng)的全過(guò)程清楚 明白。（寫(xiě)不好容易記流水帳 ）。 ② 橫式結(jié)構(gòu) 按事物的性質(zhì)和規(guī)律的不同，歸納后分類(lèi)別地依次展開(kāi)寫(xiě)作，便使各層次之間呈現(xiàn)并列的態(tài) 勢(shì)。這種寫(xiě)法的好處是：各層次的內(nèi)容鮮明集中。采用此種寫(xiě)法的較多。 ③ 縱橫式結(jié)構(gòu) 安排內(nèi)容時(shí)，既考慮時(shí)間的先后順序，體現(xiàn)事物的發(fā)展過(guò)程；又注意事物的邏輯關(guān)系，從 幾方面總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。此種寫(xiě)法，多數(shù)是先用縱式寫(xiě)出事物發(fā)展各階段的情況（成績(jī)、問(wèn)題），然后用 橫式歸納寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。 常見(jiàn)的外部形式也有三種： ① 貫通式 適用于篇幅較小、內(nèi)容單純的總結(jié)。全文只用段落，而用標(biāo)題、序數(shù)來(lái)顯示層次。 ② 小標(biāo)題式 將主體分為若干層次，每層加一個(gè)核心內(nèi)容的小標(biāo)題。重心突出，條理清楚。 ③ 序數(shù)式 將主體分為若干層次，用 一、二、三 序號(hào)排列，層次一目了然。 實(shí)際運(yùn)用中，小標(biāo)題加上序數(shù)式用法最為廣泛。具體內(nèi)容的一般結(jié)構(gòu)（撰寫(xiě)）規(guī)律是 四層論 小標(biāo)題； 提出問(wèn)題或依據(jù)怎樣認(rèn)識(shí)這些問(wèn)題（定義、作用、目的、危害性）；解決問(wèn)題的辦法、措施 [層次（一）、 （二）、（三）或一是、二是、三是，或首先、其次、同時(shí) ]；取得的具體成績(jī)（具體表現(xiàn)：事例、數(shù)據(jù)等 說(shuō)明） 收獲（認(rèn)識(shí)）體會(huì) 收獲（認(rèn)識(shí)）體會(huì)著重從思想認(rèn)識(shí)（理念）來(lái)總結(jié) 自身工作中得到的經(jīng)驗(yàn)，是總結(jié)的重要部份。 （ 1）要求認(rèn)真提煉歸納感受最深、思想提升最大、對(duì)今后工作具有指導(dǎo)意義和啟示的思想理論認(rèn)識(shí)。 （ 2）這種體會(huì)和認(rèn)識(shí)可以是一條或幾條，應(yīng)是發(fā)自內(nèi)心的和正確的。 （ 3）不要就事論事，要善于規(guī)納上升為理性認(rèn)識(shí)，具有一定的理論。 此部分篇幅應(yīng)少于主要工作成績(jī)部分，要求一定要有哲理性、思 想性、啟示性。 存在問(wèn)題和今后打算 ? 實(shí)事求是、一分為二地看自己工作。不遮丑，勇于解剖。 ? 對(duì)問(wèn)題要進(jìn)行歸納，找出存在的主要問(wèn)題，不展開(kāi)敘述。 ? 根據(jù)問(wèn)題提出對(duì)應(yīng) 措施或今后的工作打算。 此部分篇幅一般半頁(yè)即可（有下一階段工作安排的可稍長(zhǎng)些）。