【正文】 同一機構(gòu)（問題）形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，便于實體查閱。 二、采用“保管期限 年度 機構(gòu)（問題）”分類方案的排架法 即將檔案盒按永、長、短不同的保管期限分別排架，同一保管期限中按年度順序排列，同一年度內(nèi)按分類方案中的機構(gòu)（問題）順序排列。歸檔文件采用此方法，在庫房管理時，便于區(qū)分不同保管期限進(jìn)行檔案保管和保護(hù)方便進(jìn)館，但在每個保管期限后要預(yù)留空架，以防止倒架。 三、采用“問題 年度 保管期限”分類方案的排架法 即將檔案盒按分類方案中所確定的問題順序分別排列上架，同一問題中按年度順序排列，同一年度中按保管期限順序排列。采用此方法，可將檔案按問題集中排架，但在每個問題后要預(yù)留空架，以防止倒架。 四、采用“保管期限 年度”分類方案的排架法 這種方法適用于內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡單，文件形成數(shù)量少的單位。實際上與采用“保管期限 年度 機構(gòu)（問題）”分類方案排架法類似。 要點回顧： １、文書檔案的整理工作，大致可以分成哪幾個步驟或環(huán)節(jié)？具體是什么？ 九個 件的確定（確定件） → 文件的修整 → 裝訂 → 分類 → 排列 → 編制歸檔號 → 編目 → 裝盒 → （排架） 裝訂文件時，應(yīng)該遵循的規(guī)則如下： （ 1）正本在前，定稿在后； （ √） （ 2）正文在前，附件在后； （ √） （ 3）原件在前，復(fù)件在后； （ √） （ 4）被轉(zhuǎn)發(fā)文在前，轉(zhuǎn)發(fā)文在后； （ ） （ 5）來文在前，復(fù)文在后； （ ） （ 6）計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，發(fā)文稿紙在前，正文在后； （ ） （ 7）不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，外文本在前，中文本在后； （ ） （８）將若干全宗所屬不明或所屬全宗已經(jīng)不復(fù)存在的檔案匯集起來，共同形成全宗匯集。 （ ） （９）采用三級分類法時，在一個檔案盒內(nèi)，出現(xiàn)的文件只能是同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）的文件。 （ √） （１０）一個事由只能形成一份文件。 （ ） 按照 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 ，歸檔文件可以按年度、保管期限、（ ）進(jìn)行分類。其中必選項為（ ）和（ ）。 傳統(tǒng)的文書檔案整理思路是實行案卷級整理，而新的 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 則是實行（ ）級整理，因此也更加簡單，便于操作。 （ ）是在整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu) (問題 )、頁數(shù)等編號項目 如何判定一個單位是立檔單位，它所形成的所有檔案稱為一個全宗？ 某單位的分類方案如下，請問它是采用的何種分類方法？ 2022：辦公室 永 長 短 業(yè)務(wù)處 永 長 短 法規(guī)處 永 長 短 …… ２００ 3： 辦公室 永 長 短 業(yè)務(wù)處 永 長 短 法規(guī)處 永 長 短 …… ２００ 4： …… 采用組織機構(gòu)分類法時 （ 1）歸類時主要是看文件是由哪個機構(gòu)發(fā)出的就可以了。 （ ） ★主要是看哪個機構(gòu)對文件進(jìn)行了實質(zhì)性的辦理工作，而不能僅看發(fā)文名義或處理名義 。 （ 2） 廣告公司客戶部起草了一份關(guān)于客戶答謝會的邀請函，以公司的名義發(fā)出，那么，該份函件應(yīng)歸入（ ）當(dāng)中。 客戶部 （ 3）由立檔單位領(lǐng)導(dǎo)人或中心機構(gòu)負(fù)責(zé)起草辦理的全局性、綜合性文件，應(yīng)歸入（ ），即（ ）類。 中心機構(gòu) 辦公室（廳） 文件排列時，應(yīng)該注意 （ 1）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按（ ）結(jié)合（ ）排列。 事由 時間 （ 2）事由是指（ ），或（ ），或（ ）。 一件具體的事 一個具體的問題 一段較緊密的工作過程 （ 3）調(diào)資、任免、獎懲等項工作可統(tǒng)稱為“人事工作”，因此人事工作就是一個事由。 （ ） ★ 事由的確定宜從小從簡，“統(tǒng)計”“財務(wù)”“黨務(wù)”等都不能稱為一個事由。 小王最近有個工作調(diào)動，因牽涉到編制的轉(zhuǎn)化，問題比較復(fù)雜，他需要查閱自己的工資檔案，因此來到 市人事局檔案室。 該局的全宗號為 20，在檔案管理人員的幫助下，小王從 2022年該局勞資科形成的長期保存的文件檔案盒中，找到了第３ 0份文件。這份文件總共１０頁，包括兩個部分： 一部分是以本局名義，于 2022年 5月 24日出臺的“ 人事發(fā)〔 2022〕 46號文件”，即 《 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省人事發(fā) 〔 2022〕 ２３號文件的通知 》 ，共２頁。 一部分是省人事廳于 200５年３月１２日出臺的“省人事發(fā)〔 2022〕 ２３號文件”，即 《 關(guān)于2022年度事業(yè)編制轉(zhuǎn)行政編制的機關(guān)事業(yè)單位人員工資調(diào)整的說明 》 ，共８頁 。 這正是自己想要的東西，找到目標(biāo)文件，小王欣喜若狂，但高興之余，卻意外的發(fā)現(xiàn)：整份文件中，恰恰是自己需要查詢的第 8頁缺了半頁，查詢工作因此出現(xiàn)困難。 請問：（１）小王在哪可以看到該份文件的歸檔章？歸檔章是什么樣子的？ （２）在上題中，該份文件在歸檔文件目錄中應(yīng)該如何體現(xiàn)？ 思路：這是一份特殊的文件，因為它是由兩個文件組合而成的“份”：即轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文。當(dāng)轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一份裝訂時，順序應(yīng)該是轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。所以，答案：（１）歸檔章應(yīng)該是蓋在“ 人事發(fā) 〔 2022〕46號文件”首頁上端中間的空白處。 ２０ 2022 ３０ 勞資科 長期 １０ （２） －－件號項。由題干得知為“３０”。 －－責(zé)任者、文號、日期項。由題干“以本局名義，于 2022年 5月 24日出臺的‘ 人事發(fā)〔 2022〕 46號文件’”。則責(zé)任者應(yīng)為“ 市人事局”，注意是全稱，而不能寫“本局”“本部”“本公司”等字樣。 文號照錄： 人事發(fā) 〔 2022〕 46號。 日期：幾份文件合并為一份文件時，判定該”件““的日期，應(yīng)以裝訂在最前面的文件日期為準(zhǔn)。即2022０５２４，而不是 200５０３１２。 －－題名項。從實用的角度出發(fā)，為防止漏檢，標(biāo)題要體現(xiàn)出被轉(zhuǎn)發(fā)文的主要內(nèi)容。便于檢索。應(yīng)為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省人事發(fā) 〔 2022〕 ２３號文件［關(guān)于2022年度事業(yè)編制轉(zhuǎn)行政編制的機關(guān)事業(yè)單位人員工資調(diào)整的說明］的通知 －－頁數(shù)項：１０。 －－備注：注意是整份文件的第８頁缺損?？勺椋旱冢疙撊卑腠摗? 歸 檔 文 件 目 錄 件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注 市人事局 10 １ 根據(jù)下面的文書檔案的目錄封面，判斷一下它們分別是采用何種裝訂成冊的方式？ 歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 機構(gòu) (問題 ) 歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 保管期限 機構(gòu) (問題 ) 歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 保管期限 ? 如何管好名片 豐富人脈 人脈經(jīng)營是大學(xué)問，而名片管理更是必要的先修課程。拿出一迭迭名片，在大堆名字當(dāng)中，有些是除了存款和股票之外的重要人脈資產(chǎn)，可是通常還有更多人因為久沒聯(lián)絡(luò)，讓名片的價值逐漸貶值，非?？上?。 秘技 1：列出分類表及關(guān)鍵詞 ? 擔(dān)任企業(yè)顧問講師的楊舜仁，對于名片管理有豐富的經(jīng)驗。楊舜仁平日就有把名片 e化的習(xí)慣， 2022年因為網(wǎng)絡(luò)泡沫離開新浪網(wǎng)時，他發(fā)出了 6000封電子郵件，告訴大家他已經(jīng)離職，以及新的聯(lián)絡(luò)方式，沒想到收到 300封回復(fù)，包括了 6份全職工作?！负玫拿芾?，是經(jīng)營人脈的基礎(chǔ)。楊舜仁以自身經(jīng)驗說。 名片如何管理，讓很多人煩惱。楊舜仁指出，名片管理是一套觀念和方法，不必花大錢購買新軟件，只要用outlook就能作好名片管理的工作。建構(gòu)名片電子數(shù)據(jù)庫的第一步是列出分類表及關(guān)鍵詞；楊舜仁把名片分為「客戶、同事、廠商、媒體、訊息、工商、親友與其它」，另外也依據(jù)親疏程度分為 c1到 c6六級，分別是「VIP、 Often 、 OK、 Seldom、 Reference、 Database」。 而關(guān)鍵詞指一般名片上沒有，而需自行記下的數(shù)據(jù)。楊舜仁認(rèn)為這個部分因個人需求而異，但「遇到對方的時間、地點、場合，當(dāng)時做什么等數(shù)據(jù)是必備的。甚至對方當(dāng)天穿什么衣服、生日、血型、星座等個人數(shù)據(jù)，端看個人需要自行增減。 秘技 2：完整的名片數(shù)據(jù)域位規(guī)畫 完成分類表及關(guān)鍵詞等人脈數(shù)據(jù)庫的基本架構(gòu)規(guī)劃工作，接下來就是像姓名、電話與地址等名片數(shù)據(jù)的字段規(guī)劃。楊舜仁指出，理論上字段越多越完整越好，但字段太多也會耗費更多的處理時間，他建議至少應(yīng)該包括下面的字段數(shù)據(jù)：姓名（中英文）、工作數(shù)據(jù)（公司部門與職稱）、地址（商務(wù)地址、住家地址、其它地址）、電話與傳真及行動電話、電子信箱（公司與個人永久信箱）、網(wǎng)址?；蛘呖梢允莻€人需要建立更個人化的資料，如： ICQ、生日、昵稱、個人化稱謂、介紹人、統(tǒng)一編號等其它字段。 所有的字段與關(guān)鍵詞都要輸入， outlook上沒有適當(dāng)對應(yīng)位置的就在記事欄輸入，如此名片的數(shù)據(jù)才算完全數(shù)字化，如果為了節(jié)省一時的時間沒有輸入完整數(shù)據(jù)，日后的補登，將花費難以想象的時間。 數(shù)據(jù)不完整與格式不標(biāo)準(zhǔn)，是許多人名片管理的致命傷，楊舜仁說，名片上的數(shù)據(jù)要精準(zhǔn)的輸入到相關(guān)字段上，做好數(shù)據(jù)與字段標(biāo)準(zhǔn)化的工作，未來數(shù)據(jù)才能有好的加值應(yīng)用基礎(chǔ)。他建議，公司與職稱要紀(jì)錄完整正式名稱，未來信封信紙上會用得到。電話的格式考慮未來、語音及大哥大的整合使用，務(wù)必紀(jì)錄區(qū)域號碼與分機，例如（ 02） 25463400、（ 0800） 123123 或 （ 0936） 208284。地址格式也要包含國家郵政編碼及縣市、區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)等完整地址。如臺北市中山區(qū)建國北路二段 188號 7樓。 秘技 3：建立定期聯(lián)絡(luò)網(wǎng) 在名片 e化初期，因為數(shù)據(jù)的登入往往工程浩大。楊舜仁建議，先把名片分成三堆，分別是要數(shù)字化、不確定、確定不要的三種。完成后再將原來不確定的分三堆，幾次之后就會建構(gòu)出一些合適的名單了。 名片 e化完畢后，接下來要用電子郵件建立定期聯(lián)絡(luò)網(wǎng)。楊舜仁強調(diào)要善用關(guān)鍵詞，寄適當(dāng)?shù)男畔⒔o對的人，不要一視同仁亂寄一通，收件者感受不到的你的誠意，效果自然就打了折扣。例如獅子座的本周運勢，當(dāng)然就只寄給獅子座的朋友。定期與不同分類群分享固定型式信息，像工商群組就以分享商業(yè)情報為主，長久下來，就能建立自己的個人品牌。這其實這就是分眾行銷的概念，因此，最初關(guān)鍵詞的定義是否適當(dāng)，就決定了人脈數(shù)據(jù)庫的成敗。 楊舜仁舉例，像有位代理 LV精品的朋友，要在三天內(nèi)找到能把國外產(chǎn)品教材傳授給當(dāng)?shù)貙９裥〗愕姆N子講師，酬勞是一天 2萬，為期 14天，最好是曾有業(yè)務(wù)、或講師經(jīng)驗，當(dāng)過空姐更好，于是楊舜仁在他的數(shù)據(jù)庫中打航空、講師、業(yè)務(wù)等關(guān)鍵詞，就找到 80筆數(shù)據(jù)，用電子郵件告知他們這個信息。結(jié)果大家紛紛回信，謝謝他提供這個高薪的工作機會，而朋友也因順利找到人而感激他。其實我只花 20分鐘，就同時和 81個人打關(guān)系。楊舜仁笑著說。 但人脈經(jīng)營最重要的還是誠心。楊舜仁認(rèn)為名片數(shù)據(jù)庫的建制，只不過讓幫助別人變得更容易。他強調(diào)，接下來進(jìn)一步找機會與人實體互動，多幫別人忙，廣結(jié)善緣自然讓人脈資產(chǎn)越來越豐富。 報刊、雜志的整理