【正文】 第二層為“（一）”，第三層為“1.”，四層為“（1）”。（五）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（六）用詞、用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。（七）文件中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、具修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。（八）草擬以項(xiàng)目部名義發(fā)出的文件，一律使用公用專用擬稿紙；草擬部門應(yīng)在草稿空白處，簽署擬稿人姓名。（九）草擬文件應(yīng)注明，新版文件發(fā)出時(shí)，已經(jīng)發(fā)出同樣/類似內(nèi)容的舊版文件是否自動(dòng)作廢。（一）文件簽批權(quán)凡以中國(guó)建筑工程總公司白云國(guó)際機(jī)場(chǎng)項(xiàng)目部名義發(fā)文，重要的或涉及面廣的文件，必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽批。一般工程技術(shù)問(wèn)題往來(lái)文件則可由總工和工程經(jīng)理簽批。擬稿人在文件草稿簽名后，由職責(zé)單位負(fù)責(zé)人在草稿空白處簽名批準(zhǔn)。（三）文件審批重點(diǎn)：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，文字表述是否準(zhǔn)確，文種使用、文件格式是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。（四）審批文件，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，應(yīng)視為同意。草擬、修改和簽批文件，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書(shū)寫(xiě)。（一） 草擬文件簽批后，由文員負(fù)責(zé)編號(hào)、打印排版。（二） 以公司項(xiàng)目部名義行文的打印文稿，由原擬稿人核對(duì)，由行政部文件與資料主管人員負(fù)責(zé)校對(duì)，檢查打印排版是否規(guī)范。（三） 采用負(fù)責(zé)人簽名批準(zhǔn)的文件，相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)確認(rèn)文件編號(hào)、格式、打印正確后，方可簽名批準(zhǔn)；（四） 需加蓋項(xiàng)目部印簽的文件，印簽管理人員應(yīng)確認(rèn)文件編號(hào)、格式、打印正確后，方可簽發(fā)或加蓋印簽。（一） 文件簽發(fā)權(quán)重要的或涉及面廣的文件，必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)。一般工程技術(shù)問(wèn)題往來(lái)文件則可由總工和工程經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)形式為：在打印、排版正確的文件簽名處簽名批準(zhǔn)。（二） 文件發(fā)出所有發(fā)出文件都必須在行政部登記、編號(hào)，并至少拷貝兩份，一份加蓋“存檔”印章，存入有關(guān)檔案；其余拷貝根據(jù)簽批向外發(fā)出。收文的辦理白云機(jī)場(chǎng)項(xiàng)目部文件文件編號(hào)：收文日期：傳閱拷貝簽字助理經(jīng)理商務(wù)經(jīng)理工程經(jīng)理總工程師財(cái)務(wù)部行政部勤保部合約部物資部計(jì)劃部工程部機(jī)電部安全部策劃部技術(shù)部質(zhì)控部項(xiàng)目經(jīng)理（一）收文由行政部和技術(shù)部負(fù)責(zé)。行政部收到文件后，加蓋收文印章，由行政部文員登記記錄于有關(guān)登記冊(cè)內(nèi)；文件內(nèi)如果附有草圖，應(yīng)在登記時(shí)列明。同時(shí)，將文件拷貝兩份，一份蓋上“存檔”印章，存入有關(guān)檔案內(nèi)；一份蓋上文件傳閱印章，交由項(xiàng)目經(jīng)理批示傳閱人員及拷貝數(shù)量。技術(shù)部收到文件后，加蓋收文印章，由文員登記記錄于有關(guān)登記冊(cè)內(nèi)；文件內(nèi)如果附有草圖，應(yīng)在登記時(shí)列明。同時(shí)，將文件拷貝兩份，一份蓋上“存檔”印章，存入有關(guān)檔案內(nèi)；一份送行政部蓋上文件傳閱印章，交由項(xiàng)目經(jīng)理批示傳閱人員及拷貝數(shù)量。文件傳閱后分類歸檔。對(duì)于緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。文件傳閱印章（見(jiàn)上頁(yè)右圖）。（二）承辦部門或承辦人應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于或不適宜本部門或本人辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的行政部或本部門，并詳細(xì)說(shuō)明理由。（三）送項(xiàng)目經(jīng)理批示或有關(guān)部門、個(gè)人辦理的公文，行政部或各部門文員要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。（四）凡涉及到其他部門的問(wèn)題，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與其他部門協(xié)商處理。（五）收文編號(hào)樣式行政部收文編號(hào)樣式：CSCEC/白云機(jī)場(chǎng)/行政/年月日/流水號(hào)/[收文]技術(shù)部收文編號(hào)樣式：CSCEC/白云機(jī)場(chǎng)/技術(shù)/年月日/流水號(hào)/[收文]其中，年月日為6位數(shù)，格式：。流水號(hào)為4位數(shù)，編號(hào)從0001到9999。流水號(hào)記錄當(dāng)日的接收文件的順序。每日文件編號(hào)從0001起編。文件的更改，如工作指令、計(jì)劃表等，由項(xiàng)目經(jīng)理或者總工/工程經(jīng)理簽批。文件需要標(biāo)明更改版本及日期。文件的拷貝應(yīng)在印有傳閱印章的文件上進(jìn)行。如果文件屬于控制文件，拷貝需要蓋上拷貝控制印章。各單位再拷貝文件分發(fā)時(shí)，由單位負(fù)責(zé)人登記及蓋上單位控制印章。各類表格可由使用者連續(xù)影印及使用，但必須在收到新版表格時(shí)，立即將舊版表格廢棄，并蓋上“作廢”印章。由項(xiàng)目部發(fā)送出去的傳真必須采用公司規(guī)定格式。對(duì)于圖紙、文件等不能采用公司規(guī)定格式的內(nèi)容，只能作為傳真文件的附件發(fā)送，并且須在傳真正文里注明。對(duì)于所發(fā)送傳真文件，原件須在行政部登記存檔。其他部門如需保存，則保存復(fù)印件。如傳真文件為技術(shù)文件，則原件由技術(shù)部立卷，在行政部登記備案。處理程序?yàn)椋喉?xiàng)目部/部門收到傳真文件后，由文員做好收文登記，行政部記錄備案。文員負(fù)責(zé)將文件傳真拷貝兩份，一份蓋“存檔”印章，存入有關(guān)檔案；一份蓋上文件傳閱印章，由項(xiàng)目經(jīng)理批示傳閱人員及拷貝數(shù)量；傳閱后分類歸檔。對(duì)于緊急傳真，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。同時(shí)，文員負(fù)責(zé)向傳真發(fā)送方提交傳真確認(rèn)書(shū)，請(qǐng)對(duì)方對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。獲得對(duì)方確認(rèn)后，文員負(fù)責(zé)銷毀傳真件。經(jīng)項(xiàng)目部/部門負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)的的傳真文件復(fù)印件視為文件原件，與文件原件等效。經(jīng)項(xiàng)目部/部門負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)的的傳真文件復(fù)印件按照本章所述的文件管理程序進(jìn)行管理。電子郵件作為一種高效、快捷、方便的信息交流工具在本工程中將會(huì)有大量應(yīng)用。但是考慮到目前網(wǎng)絡(luò)安全的現(xiàn)狀，電子郵件的安全問(wèn)題顯得十分重要與必要。因此，本工程要求所有的電子郵件的收發(fā)都必須采取安全措施。要求一般內(nèi)容的電子郵件，必須使用數(shù)字簽名；內(nèi)容機(jī)密的電子郵件，傳輸前還必須進(jìn)行加密處理。本項(xiàng)目中規(guī)定，電子郵件可以作為聯(lián)絡(luò)及傳送數(shù)據(jù)的工具，但對(duì)所有電子郵件，除需要進(jìn)行電子認(rèn)證外，還必須對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行書(shū)面認(rèn)證。行政部/技術(shù)部文員負(fù)責(zé)將收到的電子郵件打印、拷貝共兩份，一份蓋“存檔”印章，存入有關(guān)檔案；一份蓋上文件傳閱印章，由項(xiàng)目經(jīng)理批示傳閱人員及拷貝數(shù)量；傳閱后分類歸檔。對(duì)于緊急公務(wù)，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。同時(shí)，行政部/技術(shù)部文員負(fù)責(zé)向電子郵件發(fā)送方提交電子郵件確認(rèn)書(shū)，請(qǐng)對(duì)方對(duì)電子郵件內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。本工程中，影像資料指照片、錄影帶，電子資料指以光碟、軟磁碟存放的資料。本工程中，按照業(yè)主、監(jiān)理公司等有關(guān)要求，定期對(duì)工程進(jìn)度情況拍照歸檔。重要文件的電子版以及電子郵件必須定期進(jìn)行保存整理。同時(shí)編號(hào)歸檔。為統(tǒng)一文件標(biāo)記，項(xiàng)目部所用的主要印章將作統(tǒng)一管理，加以記錄。每種印章的用途由項(xiàng)目經(jīng)理指定。主要印章包括：1．項(xiàng)目部印章2．施工圖印章3．作廢施工圖及文件印章4．文件存檔印章5．文件拷貝控制印章6．文件傳閱印章7．項(xiàng)目部收文印章（分兩枚：行政部和技術(shù)部）8．ISO9000受控印章9．文件已發(fā)印章10．合約部資料專用印章、歸檔和銷毀公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中國(guó)建筑工程總公司有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值，分別整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，正確反映本項(xiàng)目的主要工作情況，以便于保管和利用。行政文件，原件由行政部立卷，其他部門如需保存，則保存復(fù)印件。技術(shù)文件，原件由技術(shù)部立卷，并在行政部統(tǒng)一登記備案。行政部與技術(shù)部須定期分別出版正在執(zhí)行文件的最新版目錄。以保證現(xiàn)場(chǎng)文件始終使用最新版。案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向行政部移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。沒(méi)有歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)?shù)怯?，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。項(xiàng)目文件按照以下幾類歸檔序號(hào)立 卷 名 稱序號(hào)立 卷 名 稱A項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理文件H施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)方案B文件與資料管理目錄I技術(shù)文件C合約文件J會(huì)議紀(jì)要D政府文件K計(jì)劃管理文件E經(jīng)濟(jì)文件L施工日記F公司/部門往來(lái)文件M物資管理文件G分包商管理文件N業(yè)主、設(shè)計(jì)院、監(jiān)理及分包商的往來(lái)文件、工作聯(lián)系單（分類目錄如下表）業(yè)主、設(shè)計(jì)院、監(jiān)理及分包商的往來(lái)文件序號(hào)A業(yè)主往來(lái)函BB1B2業(yè)主/監(jiān)理公司/設(shè)計(jì)院 聯(lián)系函甲方代表監(jiān)理工程師C1C2C3C4答疑表（建筑/結(jié)構(gòu)/機(jī)電）確認(rèn)函知會(huì)函資料傳遞信DD1D2D3D4D5D6指定分包商人防電信煤氣發(fā)電機(jī)及環(huán)保變配電市政工程EE1E2E3E4E5E6E7E8E9專業(yè)分包商電梯行李分揀處理系統(tǒng)其它弱電工程分包閉路電視可視對(duì)講火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警有線電視智能化設(shè)計(jì)（局域網(wǎng)等）擦窗機(jī)/其它大型設(shè)備FF1F2F3F4F5F6F7主要分包商土建分包商鋼結(jié)構(gòu)分包商張拉膜分包商機(jī)電分包商裝修分包商材料供應(yīng)商幕墻分包商/外墻裝飾分包文件查閱。在項(xiàng)目部設(shè)置閱圖（文）室，供項(xiàng)目部有關(guān)人員使用。文件借閱。借閱人必須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，重要文件則必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽批，然后在行政部/技術(shù)部登記備案方可借閱。文件歸還。借閱人必須按期歸還所借閱資料，資料歸還時(shí)，須在原借閱部門（行政部/技術(shù)部）登記備案。為加快信息的處理過(guò)程及信息，本項(xiàng)目需要建設(shè)一個(gè)具有一定規(guī)模的局域網(wǎng)。信息管理作為項(xiàng)目管理中的重要一部分。在本項(xiàng)目的運(yùn)作中，信息與數(shù)據(jù)的主要載體是文檔，工作體現(xiàn)在大量的文檔中，包括公文、圖紙、票據(jù)、文件等。對(duì)于本項(xiàng)目，工程復(fù)雜，文檔數(shù)量也將會(huì)十分龐大，僅僅靠傳統(tǒng)手段管理起來(lái)存在一定難度，例如查找困難，重復(fù)利用困難等。管理運(yùn)作中也經(jīng)常產(chǎn)生大量的重復(fù)工作，明明前人作過(guò)的工作，后人還要重新開(kāi)始，造成資源的巨大浪費(fèi)，同時(shí)也將影響到工程的總體管理。因此，利用現(xiàn)代信息管理手段有效地管理文檔十分必要與緊迫。對(duì)于本項(xiàng)目，我們計(jì)劃在局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立一個(gè)高效的文件管理輔助系統(tǒng)。概括的講，所建文件管理輔助系統(tǒng)將具備以下功能：⑴ 電子化文檔管理系統(tǒng)，首先要解決文件電子化的問(wèn)題，目前，人們已經(jīng)習(xí)慣于用計(jì)算機(jī)來(lái)生成電子的文檔，如Office、CAD等。需要解決的是紙面文件的掃描問(wèn)題。通過(guò)高效的軟硬件系統(tǒng)，解決紙面文件的自動(dòng)掃描。⑵ 存儲(chǔ)文檔管理系統(tǒng)必須有很好的存儲(chǔ)系統(tǒng)，用戶可以自行選擇文檔的存儲(chǔ)方式。文檔應(yīng)該可以存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)、光盤庫(kù)、磁盤庫(kù)或者Web服務(wù)器上。文檔可以方便地轉(zhuǎn)出，以供用戶重復(fù)使用。⑶ 編目成熟的文檔管理系統(tǒng)應(yīng)該有靈活的編目功能，能夠根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行任意層次化的編目。⑷ 查詢提供方便的查詢功能，可以按照文檔的各種屬性來(lái)查詢。⑸ 原件查看提供對(duì)人們常用文檔格式的原件查看功能，包括Office文檔、CAD圖紙和圖象文件。⑹ 原件標(biāo)注在不修改原件的情況下，提供對(duì)原件的標(biāo)注功能。⑺ 版本控制可以控制文檔的 Check in 和 Check out 功能，并自動(dòng)對(duì)文檔的版本進(jìn)行標(biāo)注和控制。⑻ 工作流支持工作流軟件進(jìn)行接口，實(shí)現(xiàn)文檔工作流的圖形化控制。⑼ 多級(jí)安全管理對(duì)文檔實(shí)現(xiàn)多級(jí)安全控制，包括文檔的輸入、修改、查看、輸出等。⑽ 多平臺(tái)支持支持各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。⑾ Web上運(yùn)行可以在Web方式下使用文檔系統(tǒng)。同時(shí)還要求系統(tǒng)具有高度穩(wěn)定性，且便于維護(hù)。編號(hào)表格內(nèi)容備 注1便箋2書(shū)信（函）3收信回執(zhí)4傳真5傳真/電郵確認(rèn)書(shū)6軟盤傳遞7會(huì)議紀(jì)要本工程施工進(jìn)度計(jì)劃包括設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建造、安裝、試運(yùn)行、移交等內(nèi)容。整個(gè)工程的施工進(jìn)度計(jì)劃由四級(jí)計(jì)劃形成，各級(jí)計(jì)劃的編制均以上一級(jí)計(jì)劃為依據(jù)，逐級(jí)展開(kāi)。四級(jí)施工進(jìn)度計(jì)劃通過(guò)總進(jìn)度計(jì)劃、六個(gè)月滾動(dòng)計(jì)劃、月計(jì)劃和周計(jì)劃的形式來(lái)體現(xiàn)?？傔M(jìn)度計(jì)劃：以合同要求的工期和合同中規(guī)定的工作內(nèi)容為依據(jù)編制的總控制計(jì)劃，是為施工總決策人提供的一個(gè)概要性的計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃由以下因素確定：1）開(kāi)工前的準(zhǔn)備工作2）開(kāi)工日期的確定3）合同中規(guī)定的工程內(nèi)容4）以里程碑形式確定各分包商在全部施工過(guò)程中各階段的控制點(diǎn)。六個(gè)月滾動(dòng)計(jì)劃：該計(jì)劃是承包商進(jìn)行計(jì)劃管理的主要進(jìn)度計(jì)劃。是施工監(jiān)督、管理報(bào)告（內(nèi)部）和按照規(guī)定向業(yè)主提交每季施工進(jìn)度報(bào)告的基礎(chǔ)。其內(nèi)容是對(duì)總進(jìn)度計(jì)劃的適當(dāng)細(xì)化。月計(jì)劃：是總承包商作為當(dāng)月工程施工的的主要計(jì)劃。該計(jì)劃包括以下內(nèi)容：1）設(shè)計(jì)進(jìn)度2）現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度3）試運(yùn)行進(jìn)度這些計(jì)劃要體現(xiàn)出機(jī)械設(shè)備使用狀況、必要的臨時(shí)工作、各項(xiàng)工程內(nèi)容工作的持續(xù)時(shí)間和施工順序以及各分包商之間交叉配合的安排。周計(jì)劃：是詳細(xì)的階段進(jìn)度計(jì)劃，依據(jù)三級(jí)計(jì)劃編制。是實(shí)現(xiàn)總進(jìn)度計(jì)劃工期目標(biāo)的根本保證，該進(jìn)度計(jì)劃將被總承包商緊密的監(jiān)控，最后將提供逐日“密集”管理計(jì)劃表。工程總承包合同簽定后，總包商策劃部在合同簽訂之日始14日內(nèi)做出詳細(xì)的施工總進(jìn)度計(jì)劃和施工組織設(shè)計(jì)，提交給業(yè)主批準(zhǔn)后作為實(shí)施的依據(jù)。1）施工總進(jìn)度計(jì)劃編制依據(jù)（1）工程總承包合同。根據(jù)工程總承包合同，滿足合同中對(duì)業(yè)主的承諾和約定，確保工程按時(shí)按量和按質(zhì)交工。（2）工程施工大綱和管理大綱。根據(jù)總包商制訂并經(jīng)業(yè)主和監(jiān)理審訂的施工大綱和管理大綱，滿足工程施工技術(shù)要求和工程管理要求。按照工程總承包合同和施工大綱及管理大綱的要求而編制的工程施工總進(jìn)度計(jì)劃是工程施工的總綱。2）施工總進(jìn)度計(jì)劃編制內(nèi)容工程施工總進(jìn)度計(jì)劃以形象進(jìn)度為主線，以各種計(jì)劃為主要內(nèi)容。